대학이나 학교를 운영하면서 자체 학생을 고용하고 있거나, 캠퍼스에서 일하는 학생이라면, 매 급여에서 7.65%를 아무 이유 없이 IRS에 내고 있을 수 있습니다. 소득세가 아닙니다. 법이 내지 않아도 된다고 규정하는 사회보장세와 메디케어 세금 말입니다.
국세법 섹션 3121(b)(10)에 따라, 학생이 재학 중이고 정기적으로 수업에 출석하는 학교에 고용된 학생에게 지급되는 급여는 FICA 세금이 면제됩니다. 즉, 급여의 양쪽(근로자와 고용주) 모두 6.2%의 사회보장세와 1.45%의 메디케어 세금이 부과되지 않습니다. 학생은 매 급여에서 더 많은 금액을 챙기고, 학교는 매칭하는 고용주 부담금을 내지 않아도 됩니다. 학기 중 10,000달러의 수입에 대해 학생은 765달러를 돌려받고, 학교는 765달러를 지불하지 않아도 됩니다.
하지만 이 면제는 대부분의 급여 부서가 생각하는 것보다 범위가 훨씬 좁으며, 그 경계에서 돈을 잃거나 벌금이 부과되기 시작합니다. 이 규칙이 실제로 어떻게 작동하는지, 누가 테스트를 통과하는지, 고용주를 놀라게 하는 졸업일의 급격한 변화에 대해 알아보겠습니다.
면제의 적용 범위 — 그리고 적용되지 않는 범위
기본 규칙은 간단합니다: FICA 세금은 학생이 과정을 이수하고 있는 학교, 칼리지, 대학에 고용된 학생이 수행하는 서비스에는 적용되지 않습니다.
즉시 주목해야 할 세 가지 사항:
- FICA에만 해당됩니다. 연방(및 일반적으로 주) 소득세 원천징수는 학생 급여에 여전히 적용됩니다. "면제"가 "세금이 전혀 없다"는 뜻으로 생각하는 학생들은 4월에 불쾌한 surprise를 받게 됩니다.
- 고용주는 학교여야 합니다. 조직이 자격을 갖추는지는 주요 기능에 따라 결정됩니다. 자체 등록 학생을 고용하는 대학은 자격이 됩니다. 여름 인턴십을 위해 대학생을 고용하는 민간 기업은 — 업무가 교육적이더라도 — 자격이 되지 않습니다.
- 학생 신분은 직함이 아닌 관계에 관한 것입니다. 누군가를 "학생 근로자" 급여 코드로 분류한다고 해서 그 사람이 학생이 되는 것은 아닙니다. IRS는 근로자와 학교 간의 관계에서 교육이 우세한지 고용이 우세한지를 봅니다.
마지막 요점이 감사 결과를 만들어내는 부분입니다. IRS는 2004년 12월에 이에 대한 최종 규정(Treasury Decision 9167)과 함께 학교가 자격을 결정하는 데 사용할 수 있는 세이프 하버(Revenue Procedure 2005-11)를 발표했습니다. 학생 급여를 운영한다면 세이프 하버가 운영 매뉴얼입니다.
세이프 하버: 모든 학생 근로자가 통과해야 하는 네 가지 테스트
Revenue Procedure 2005-11에 따라, 근로자가 다음 네 가지 조건을 모두 충족하면 급여 지급액은 학생 FICA 면제 대상이 됩니다:
1. 최소 반일제 등록
학생은 해당 학습 수준에 대해 교육부가 측정하는 방식으로 최소 반일제 이상 등록해야 합니다. 학부생의 경우 일반적으로 학기당 최소 6학점입니다. 대학원생 및 전문직 학생의 경우 각 학교가 연방 교육 규정에 따라 반일제 상태를 정의하며, 등록처의 공인된 등록 지표가 급여 부서가 신뢰해야 하는 권위입니다 — 학생의 말이 아닙니다.
등록 상태는 급여 기간마다 테스트되며, 대부분의 학교는 학기 내내 지속적으로 재확인합니다. 학기 중에 학생의 등록 학점이 줄어들면 면제도 일반적으로 함께 중단되며, 일부 학교는 변경 사항을 학기 시작일로 소급 적용합니다. 그렇기 때문에 급여 시스템과 등록 시스템은 입사 시에만이 아니라 학기 내내 서로 연결되어 있어야 합니다.
2. 전일제 근로자가 아닐 것
정상 근무 시간이 주 40시간 이상인 학생은 전일제 근로자로 간주되어 학점 수에 관계없이 면제 대상에서 제외됩니다. 전체 학점 부담에 전일제 근무 시간을 더한다고 해서 구제되지 않습니다. 시간 테스트는 독립적입니다.
학교는 이 기준을 학생의 모든 일자리를 합산하여 적용하며, 개별 직위별로 적용하지 않습니다. 주 22시간씩 두 개의 캠퍼스 일자리를 합치면 주 44시간 일정이 되고, 두 급여 모두 면제가 사라집니다. 여러 캠퍼스 아르바이트를 겹치는 학생들은 선의의 부서가 모르는 사이에 이 테스트를 실패하는 가장 흔한 경우입니다.
3. "전문 직원"이 아닐 것
면제는 학생을 위한 것이지, 우연히 수업을 듣는 자격을 갖춘 전문가를 위한 것이 아닙니다. 직무가 일반적으로 학위, 면허 또는 전문 자격증을 요구하는 경우 — 교수진, 의사, 면허가 있는 상담사 — 근로자는 전문 직원이며 적극적으로 등록되어 있어도 면제가 적용되지 않습니다. 정규 전일제 직무를 수행하면서 학위를 위해 야간 수업을 듣는 경력 직원은 전형적인 실패 사례입니다: 고용이 우세하고 교육은 부수적입니다.
4. 경력직 고용 혜택이 없을 것
경력 고용 혜택(퇴직 연금 자격, 학생 임용이 제공하는 것 이상의 유급 휴가 및 병가, 생명 보험, 직원에게만 제공되는 학비 혜택)을 받는 근로자는 학생이라기보다 직원으로 보입니다. 장기간 "학생" 근로자에게 직원 복리후생 패키지를 제공하는 학교는 사실상 자신의 부적격성을 문서화하고 있는 것입니다.
여름 방학과 학교 휴일: 5주 규칙
대부분의 컴플라이언스 오류가 발생하는 곳이며, 달력에 따라 답이 바뀌기 때문입니다.
5주 이하의 방학: 학생이 직전 학기 말에 자격을 갖추고 다음 학기에 등록할 자격이 있다면 면제가 유지됩니다. 봄 방학, 추수감사절, 겨울 방학은 일반적으로 안전합니다.
5주를 초과하는 방학: 면제가 자동으로 유지되지는 않습니다. 등록하지 않은 학생의 여름 고용은 다른 급여와 마찬가지로 FICA의 적용을 받습니다. 긴 여름 방학 동안 면제를 유지하려면 일반적으로 해당 급여 기간 동안 학생이 실제로 등록해야 합니다 — 많은 학교가 학부생의 경우 여름에 3학점과 같은 기준을 설정합니다.
실질적인 결과: 매년 5월, 급여 부서는 봄 등록이 막 끝났고 0학점을 들으며 전일제 여름 근무를 하는 학생 근로자들의 물결에 직면합니다. 해당 근로자들이 여름 학기에 등록하지 않는 한, FICA 원천징수는 첫 여름 급여부터 시작되어야 합니다. 늦게 전환하는 학교는 수정 신고서로 정리해야 하는 과소 원천징수 분기를 만들거나, 초과 원천징수된 임금과 돈이 어디로 갔는지 묻는 학생들 줄을 만들게 됩니다.
졸업 절벽
졸업은 면제를 완전히 종료시킵니다. 학생이 더 이상 등록되어 있지 않고 정기적으로 수업에 출석하지 않으면 이후의 급여는 일반적인 FICA 대상 급여입니다 — 대학원 프로그램 시작 전의 졸업 후 여름 근무와, 졸업 후 같은 부서에서 정규 직원으로 계속 일하는 갓 채용된 졸업생의 급여도 포함됩니다.
주의해야 할 두 가지 전환 함정:
- 마지막 학기. 반일제 미만 등록으로 마지막 학기를 보내는 4학년 — 3학점만 듣고 마무리하는 경우 — 그 학기에는 면제 대상이 아닙니다. 가벼운 마지막 학기는 흔하며, 각각은 조용히 면제 대상 급여를 과세 대상 급여로 전환합니다.
- 대학원 사이의 공백. 봄에 졸업하고 가을에 박사 과정을 시작하며 여름 내내 실험실에서 일하는 학생은 그 공백 기간 동안에는 보호받지 못합니다. 그 급여 기간 동안 어디에도 등록되어 있지 않기 때문입니다. 등록은 예정이 아닌 현재 상태여야 합니다.
급여 시스템은 졸업 목록을 신입사원 첫날과 같은 긴급함으로 원천징수 변경 이벤트로 처리해야 합니다.
절대 자격이 없는 경우
등록 상태나 근무 시간에 관계없이 범주적으로 제외되는 몇 가지 분류가 있습니다:
- 의료 레지던트와 인턴. 최종 재무부 규정은 레지던트를 일정에 따라 전일제 직원으로 간주하므로, 레지던트 프로그램은 레지던트 수당에 학생 예외를 사용할 수 없습니다.
- 박사후 연구원 및 펠로우. 포스트닥은 연구를 수행하는 직원이지 과정을 이수하는 학생이 아닙니다. 대학과 관련되어 있어도 마찬가지입니다.
- 대부분의 학군 고용 환경에서 고등학생은 학생 급여 코드가 아닌 일반 조교 분류에 속합니다.
- 위에서 논의한 대로 옆에서 수업을 듣는 비학생 경력 직원.
유학생을 위한 관련 참고 사항: F, J, M 또는 Q 신분의 비거주 외국인은 다른 코드 섹션에 따라 별도의 FICA 면제 규정이 있으며, 자체적인 기간 제한이 있습니다. 세금 목적상 거주 외국인이 된 외국인 학생은 그 별도의 면제를 잃고 다른 사람들과 마찬가지로 학생 예외 규정 — 반일제 등록, 학교 고용주 등 — 에 따라 자격을 갖추어야 합니다.
급여 운영: 올바른 처리와 오류 수정
고용주의 경우, 학생 FICA 면제는 급여 관리에서 성패가 결정됩니다:
- 매 급여 기간마다 등록 상태를 확인하세요. 이상적으로는 채용 시 자기 인증이 아닌 등록처의 자동화된 피드를 통해 확인해야 합니다.
- 40시간 테스트를 적용하기 전에 모든 임용의 시간을 합산하세요.
- 방학을 달력에 표시하세요. 면제가 짧은 방학 유지 규정에 의존하는 모든 근로자를 표시하고, 새 학기가 시작될 때 등록을 재확인하세요.
- 모든 것을 문서화하세요. IRS가 면제를 조사하는 경우, 학교는 등록 기록, 시간 기록, 각 근로자 분류의 근거가 필요합니다. 규정은 학교가 FICA를 피하기 위해 고용 관계를 잘못 분류한 경우 조사관이 면제를 무시할 수 있도록 허용합니다.
실수가 발생했을 때 — 매 학기 수천 건의 임용이 바뀌기 때문에 실수는 발생합니다 — 수정 방법은 방향에 따라 다릅니다:
- FICA가 원천징수되었지만 해서는 안 되었을 경우. 고용주는 수정 고용세 신고서(Form 941-X)로 고용주 부담분과 근로자 부담분에 대한 환급 또는 크레딧을 청구하고 학생에게 상환합니다. 고용주가 이를 진행하지 않으면, 근로자는 먼저 고용주에게 요청한 후 IRS에 직접 청구(Form 843)를 제기할 수 있습니다.
- FICA가 원천징수되지 않았지만 해야 했을 경우. 고용주는 근로자와 고용주 부담분 모두에 벌금과 이자를 더해 부담해야 합니다. 조사 전에 자발적으로 수정하는 것이 조사 중에 설명하는 것보다 항상 저렴합니다.
어느 쪽이든, 전체 학생 인력을 대상으로 금액은 빠르게 누적됩니다. 그래서 이 면제는 모든 대학 내부 감사 계획에 포함되어야 합니다.
첫날부터 급여 기록을 감사 준비 상태로 유지하세요
학생 FICA 면제는 깨끗하고 연결된 기록을 가진 학교에 이익을 줍니다: 학기별 등록 기록, 모든 임용에 걸쳐 합산된 시간, 방학 달력, 졸업 목록, 그리고 각 근로자에 첨부된 분류 결정. 매 급여 기간마다 이러한 출처들을 조정하는 학교는 학생과 자신을 위해 합법적인 세금 절감을 확보합니다. 입사 시 한 번 급여 코드를 설정하고 다시는 들여다보지 않는 학교는 수정 신고서를 양산합니다.
이 동일한 규율 — 모든 근로자 분류, 모든 급여 조정, 모든 예외 사항 문서화 — 은 고용 세금의 모둔 분야에서 곤통 없는 급여와 비싼 급여를 가르는 기준입니다. 면제 상태, 등록 변동, 수정된 급여를 투명하고 버전 관리가 되는 장부에서 추적한다는 것은 모둔 수정 신고서에 감사자가 분 단 만에 따를 수 있는 증거 적이 있음을 의합니다. 수 주일이 아닌.
재무 관리 간소화
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