従業員が5人いるとします。団体健康保険プランを提供する余裕はないので、思いやりのある対応を取ります。各従業員が自分で加入する個人保険に対して、月額500ドルを払い戻すのです。全員が満足します——しかし、このまさにその取り決めが、従業員1人あたり1日100ドルの連邦物品税を引き起こす可能性があることを知るまでは。従業員5人で丸1年なら、182,500ドルです。善意の行為のために。
これは仮定の罠ではありません。IRSは10年以上前にこれを明確に示しており、小規模事業主はこのルールが本当に直感に反するために、繰り返しこれに陥っています。従業員に健康保険を払い戻すこと自体が、違法な健康保険プランになり得るのです。
善意を団体健康保険プランに変えてしまうルール
IRS Notice 2013-54に基づき、雇用主が従業員に対して個人市場の保険料を払い戻す、あるいはそれらの保険料を直接支払う取り決めは、雇用主支払プラン（employer payment plan）と呼ばれます。そして雇用主支払プランは、法の目から見れば団体健康保険プランです。
この分類がすべてです。団体健康保険プランは、Affordable Care Actの市場改革を満たさなければならず、その中には雇用主支払プランが構造上満たすことのできない2つの要件が含まれます。
- 必須医療給付に対する年間ドル上限の禁止（Public Health Service Act第2711条）。月額500ドルの払い戻しは、定義上、年間ドル上限です。
- 一定の予防ケアを自己負担なしで提供すること（PHS Act第2713条）。定額の払い戻しは、そもそも予防サービスを提供しません。
この通知はまた、あなたが頼ろうとするかもしれない逃げ道も塞いでいます。雇用主支払プランは、従業員がこれらの改革を満たすために購入する個人保険と統合することはできません。その取り決めは単独で存在し、単独で失敗し、単独で罰則を受けます。
雇用主支払プランに該当するもの
ほとんどの経営者が気づいている以上に、多くの取り決めがこの範疇に入ります。
- 税引前または税引後で、従業員に個人保険料を払い戻す——たとえSection 125カフェテリアプランを通じた場合でも
- 従業員のマーケットプレイス保険料やCOBRA保険料を保険会社に直接支払う
- 従業員が個人保険への加入証明を示した場合に限り、保険の代わりに「現金」を提供する——現金を保険加入の条件とすることは、それを支払プランにしてしまいます
- 準拠したHRAやFSAの設計以外で、自己負担の医療費を払い戻す
共通する糸は条件性です。健康保険ゆえに支払われるお金は健康保険プランです。保険加入の有無にかかわらず支払われるお金は、以下で論じるように、単なる報酬です。
Section 4980Dに基づく1日100ドルの計算
Internal Revenue CodeのSection 4980Dは、団体健康保険プランが市場改革を満たさない各日について、影響を受ける個人1人あたり1日100ドルの物品税を課します。これは従業員1人あたり年間36,500ドルであり、従業員数と期間に比例して増大します。
この罰則を特に危険なものにするいくつかの特徴があります。
- 雇用主の規模にかかわらず適用されます。 小規模事業の免税はありません。3人規模の店も大企業と同じ1人あたりの税率に直面します。
- 自分で申告することになっています。 この税金はForm 8928で自己申告し、連邦所得税申告書の期限までに提出します——そして申告書の提出期限延長はForm 8928の期限を延長しません。
- 上限だけでなく下限もあります。 合理的な理由による（かつ意図的な怠慢でない）違反には最低物品税が課されます——一般に2,500ドルで、違反が僅少（de minimis）を超える場合は15,000ドルに上がります。意図しない違反は、前年に団体健康保険プランに費やした額の10%か500,000ドルのいずれか低い方に上限が設けられています——この上限は、小規模事業主よりも大規模雇用主のはるかに役に立ちます。
- 以前の経過措置はとっくに終わっています。 IRSは小規模雇用主に2015年半ばに終了する猶予期間を与えていました。それ以降のすべてのプラン年度は完全に露出しています。
実際に免除されるのは誰か
これらのルールの対象外に真に位置する取り決めの短いリストは次のとおりです。
- 現役従業員である参加者が2人未満のプラン——たとえば、退職者専用プラン、または一般従業員の参加者がいないオーナー専用の取り決め
- 除外給付（excepted benefits）——単独の歯科、視力、および除外給付の条件を満たすほとんどの健康FSAなど
- 2%超を保有するS法人株主のための補償——その保険料は団体プラン改革ではなく、S法人の賃金算入ルールを通じて処理されます——ただしこれはオーナーを対象とするもので、あなたの他の従業員ではないことに注意してください
あなたの取り決めが、たとえ1人の一般従業員の個人保険料を払い戻すものであっても、これらのいずれもあなたを守りません。
従業員の医療費を支援する3つの合法的な方法
法律は、何も提供してはならないとは求めていません。認められた手段の1つを使うこと——あるいは無条件の報酬を与えることを求めています。以下に、最も構造化されたものから最も少ないものへと順に示します。
1. QSEHRA：小規模雇用主の払い戻しアカウント
2016年後半に議会が創設したQualified Small Employer Health Reimbursement Arrangement（適格小規模雇用主健康払い戻し取り決め）は、まさにこの問題のために作られた専用の解決策です。常時雇用換算で50人未満の従業員を雇用し、団体健康保険プランを提供していない場合、個人保険料と医療費を従業員に非課税で払い戻すことができます。
2026年の主要なルール：
- 上限： 本人のみの補償で年6,450ドル、家族補償で13,100ドル（毎年インフレ調整）
- すべての適格従業員に同じ条件——年齢と家族構成による変動のみが認められます
- 従業員は最低必須補償（minimum essential coverage）を保持しなければ、払い戻しを非課税で受けられません
- 書面による通知をプラン年度開始の少なくとも90日前に従業員へ
従業員に警告すべき1つの厄介な点：QSEHRAの払い戻しはマーケットプレイスの保険料税額控除をドル単位で減らし、それを完全に無効にすることがあります。あなたの払い戻しを補助金に上乗せできると思っていた従業員は、税金の時期ではなく、オープンエンロールメントの前にこれを聞く必要があります。
2. ICHRA：あらゆる規模で使える柔軟な選択肢
2020年から利用可能なIndividual Coverage HRAは、あらゆる規模の雇用主に機能し、法定の拠出上限はありません。従業員クラス（常勤、非常勤、季節、月給、時給、その他——合計11クラス）を定義し、クラスごとに月額手当を設定し、個人保険の保険料に加えて医療費を払い戻します。
ICHRAの運営はより重くなります。従業員クラスは真に区別されなければならず、より大規模な雇用主は保険料税額控除の適格性に影響する負担能力の計算に対応しなければならず、通知も必要です。しかし、QSEHRAの従業員数上限を超えて成長した事業、あるいはクラスごとに拠出を変えたい事業にとっては、これが準拠した道です。
3. 税引後の昇給：唯一の安全な回避策
正式なHRAが大掛かりすぎると感じるなら、より簡単な選択肢があります。無条件で従業員により多く支払うことです。従業員が何に使ってもよい昇給、ボーナス、または手当——保険を購入する要件も、保険加入証明の要求もないもの——は、団体健康保険プランでは全くありません。それは賃金です。あなたにとって控除可能で、従業員にとって課税対象です。
必要な規律は、完全にあなたがしないことにかかっています。
- オファーレターやハンドブックでそれを健康給付と呼ばない
- 保険を維持することや保険証を示すことを条件にしない
- 従業員がどこかで加入するかどうかに基づいて変動させない
- カフェテリアプランを通じて税引前で処理しない
お金が保険に依存した瞬間に、あなたは雇用主支払プランを再構築したことになります。昇給を真に無条件に保てば、税務処理はそのラベルに従います。すなわち通常の報酬であり、他の給与と同様にForm W-2で報告されます。
罰則を引き起こすよくある間違い
Section 125プランを通じて払い戻しを処理する。 一部の雇用主は、個人保険料の払い戻しをカフェテリアプラン経由にすれば正当化されると考えています。そうではありません——根底にある取り決めは依然として市場改革を満たさず、給与削減の仕組みが2つ目のコンプライアンス問題を追加します。
保険会社に直接支払う。 従業員ではなく保険会社に小切手を書いても何も変わりません。個人保険料の直接支払は、明示的に雇用主支払プランとして挙げられています。
「保険証を見せてくれたら負担します」。 個人保険への加入証明を条件とする現金は、当局が特に指摘する事実パターンです。その条件がプランを生み出します。
給与ソフトウェアが処理してくれると思い込む。 ほとんどの小規模事業の給与設定は、その設計が非準拠であるという警告なしに、定期的な「健康手当」の項目を喜んで処理します。ソフトウェアはあなたが伝えたことを記録するだけであり、コンプライアンスの判断はあなたのものです。
S法人のオーナー従業員ルールを忘れる。 S法人を運営している場合、2%超を保有する株主の保険料は、そのW-2のBox 1賃金に算入しなければなりません（法人が控除でき、プランの要件が満たされれば株主が自営業健康保険として控除できます）。これを逆にする——オーナーの保険料を賃金から除外する——ことは、別個の、よくある監査調整です。
すでに雇用主支払プランがある場合の対処法
この記事で現在の取り決めを認識したなら、緊急だが修正可能なものとして扱ってください。
- 非準拠の払い戻しを停止する。 取り決めの追加の各日が、追加のエクスポージャーを蓄積します。
- 準拠した手段に置き換える——QSEHRAまたはICHRAを立ち上げるか、その金額を無条件の報酬に転換します。
- Form 8928について税務アドバイザーに相談する。 過去のエクスポージャーを定量化して報告する必要があるかもしれません。合理的理由による救済と法定の上限は、まさに自発的に誤りを修正する雇用主のために存在します。
- 修正を文書化する。 古い取り決めがいつ終了し、何に置き換えられたかについての同時期の記録が、誠実さの最良の証拠です。
監査人が読むかのようにすべての医療費を追跡する
どの準拠した道を選んでも、簿記の規律は同じです。健康関連の支払いは、承認から従業員、税務フォームまで追跡可能でなければなりません。HRAプラン文書、年次の従業員通知、各払い戻しの立証、および対応する給与記録を1か所に保管してください。税引後の昇給については、その報酬が無条件であったことを示すオファーの文言を保管してください——疑問が生じた場合に、賃金と団体健康保険プランを分けるのはその文書です。給付と報酬を清潔に分けた台帳は、気が揉める問い合わせを10分のファイル取り出しに変えます。
給付の簿記を監査対応できる状態に保つ
健康給付のコンプライアンスは、あなたの記録にかかっています——プラン文書、通知、払い戻し、および給与項目がすべてきれいに相互参照されていることです。Beancount.ioはプレーンテキスト会計を提供し、財務データに対する完全な透明性とコントロールを実現するので、すべての給付の1ドルが追跡可能かつバージョン管理されます。無料で始めると、開発者や財務のプロフェッショナルがなぜプレーンテキスト会計に移行しているかをご覧ください。
