完璧な請負業者を見つけました。彼女はトロントに住み、地元の相場の半額で請け負い、毎回納期より早く仕上げてくれます。そこで毎月4,000ドルを送金し、税金は彼女の問題だろうと考えます — 彼女はアメリカ人ですらないのですから。ところが会計士がたった一つの質問をして、あなたの一週間は台無しになります。30パーセントを源泉徴収しましたか？
税法の、ほとんどの中小企業が偶然に発見する領域へようこそ。非居住外国人 — 海外の請負業者、プロジェクトのために飛んでくる外国人フリーランサー、あるいはビザで米国に滞在して働く従業員 — に支払いを行うとき、IRSはあなたを源泉徴収義務者として扱います。これは正式な役割であり、正式な義務を伴います。受取人のステータスを判断し、最初の支払い前に正しい書類を回収し、正しい税率で源泉徴収し、税金を納付し、正しい申告書を提出する。どれかを怠れば、源泉徴収しなかった税金があなたのポケットから出ていく可能性があり、さらに加算税と利息が課されます。
良い知らせは、ルールが明確な論理に従っていることです。本ガイドでは支払者側の視点から、非居住外国人とは誰か、なぜ働く人の所在地よりも仕事の所在地のほうが重要か、請負業者と従業員がどう異なるか、そしてあなたを守る書類について順に説明します。
誰が非居住外国人に該当するか？
税務上、外国人とは米国市民でも米国国民でもない人のことです。非居住外国人とは、以下の2つの居住者テストのどちらも満たさなかった外国人です。
- グリーンカードテスト。 その人がその年のいずれかの時点で合法的永住者ステータスを有していたか。
- 実質的滞在テスト。 その人が加重3年日数計算式の下で、居住者として扱われるのに十分な期間、米国に物理的に滞在していたか。
両方のテストを満たさなければ、その人はその課税年度において非居住外国人です。どちらかを満たせば、通常は米国人と同様に課税され、本ガイド全体は当てはまりません — 国内の受取人と同様に扱えばよいのです。
支払者にとっての実務上の注意点が3つあります。第一に、ビザのステータスは税務上のステータスとは異なります。ある種のビザで米国に何ヶ月も住み働いていても、税務上は依然として非居住外国人であり得ます。第二に、日数が積み重なるにつれてステータスは年ごとに変わり得るため、昨年明らかに外国人だった請負業者が今年もそうであるとは限りません。第三に、あなたが実質的滞在テストを自ら運用することが求められているわけではありません — 求められているのは書類を求めることとそれを保管することであり、そこで後に登場するW-8シリーズの書式が必要になります。
誰もが驚くルール：仕事がどこで行われるかがすべてを決める
これが本ガイドで最も重要な概念です。人的サービス — 請負業者や従業員が行う仕事 — について、所得の源泉はサービスが行われた場所であり、働く人の居住地でも、あなたの会社の所在地でも、送金元でもありません。
この一つのルールが正反対の2つの結果を生み、これを混同することがこの領域における中小企業の最も一般的な誤りです。
- 完全に米国外で行われた業務は外国源泉所得です。 一般的に米国の課税、米国の源泉徴収、米国の情報報告の対象にはなりません。トロントで請負業者がすべてトロントから行う場合、源泉徴収なし、1099なし、1042-Sなしです。
- 米国内で行われた業務は米国源泉所得です。 働く人が海外に住み、海外で支払を受け、米国に数日しか滞在しない場合でも、米国の税務ルールが適用されます。同じ請負業者が2週間のオンサイト業務のためにシカゴに飛べば、その2週間分は米国源泉の報酬となります。
国境の両側にまたがる業務は、通常それぞれの場所で働いた日数に応じて按分されます。外国人受取人ごとに業務場所の簡単な記録 — 日付と都市 — を付けておいてください。IRSがいつか尋ねてきたときに、あなたの源泉徴収の判断を正当化するのはこの記録だからです。
米国内で行われた業務に対して外国人請負業者に支払う場合
非居住外国人の請負業者が米国内でサービスを行うとき、あなたはまさに源泉徴収義務者の領域にいます。手順は以下のとおりです。
租税条約が別段の定めをしない限り30パーセントを源泉徴収する
非居住外国人の請負業者に支払われる米国源泉の報酬は、一般的に30パーセントの源泉徴収の対象となり、支払い前に差し引かれます。より低い税率 — ときにゼロ — が適用されるのは、その労働者の居住国が、その種類の所得を対象とする米国との所得税条約を有する場合です。米国は60カ国以上と条約を維持しており、その条件は大きく異なります。ある条約は独立人的サービスを金額のしきい値や日数未満で完全に免除し、あるものは税率を引き下げるだけであり、あるものはその所得をまったく対象としていません。
租税条約の特典は決して自動的ではありません。軽減税率を適用できるのは、受取人がそれを主張する有効な書類をあなたに提出した場合のみであり、そして — 狭い例外を除き — その書類に受取人の米国納税者番号が含まれている場合のみです。TINのない条約主張には条約税率は適用されません。書類が整うまで全額30パーセントを源泉徴収してください。
Form 1099-NECではなくForm 1042-Sで報告する
これはIRSが絶えず目にする誤りです。企業が国内のフリーランサーと同様に、外国人請負業者にForm 1099-NECを送ってしまうのです。それはしないでください。 非居住外国人への支払いはForm 1042-S（Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding）で報告し、1部をIRSに提出し、1部を受取人に交付し、付随する年次申告書としてForm 1042を提出します。どちらも一般的に暦年の翌年3月15日が期限です。今すぐその日付をマークしてください — 個人申告書の期限よりまるまる1ヶ月早く訪れ、初めて申告する人を不意打ちにします。
最初の支払い前にForm W-8BENを回収する
外国人個人に支払う前に、署名済みのForm W-8BEN（Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner）を回収してください。これは受取人が外国人であることを証明し、その居住国を特定し、そしてPart IIで租税条約の特典を主張します。請負業者が個人としてではなく外国法人を通じて働いている場合、同等の書式はForm W-8BEN-Eです。
請負業者が人的サービスの報酬について特に租税条約の免除を主張する場合、代わりに**Form 8233（Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services）**をあなたに提出することがあります。源泉徴収義務者としてのあなたの仕事はそれを確認することです。事実が誤っているように見えたり、適格性が疑わしく見えたりする場合、あなたはIRSに通知し、源泉徴収を開始しなければなりません。一見有効な書式を誠実に受け入れることはあなたを保護しますが、疑問を持つべきだったものを形式的に承認することは保護しません。
これらすべてを怠った場合のリスクを理解する
源泉徴収義務者は、源泉徴収すべきだった税金についてIRSに対して個人的に責任を負います。つまり、米国拠点の業務に対して外国人請負業者に50,000ドルを支払い、何も源泉徴収しなかった場合、IRSはその15,000ドルをあなたに対して賦課し、さらに納付怠慢加算税、欠落した1042-Sに対する情報申告書加算税、そして利息を加えることができます。請負業者に金を返送してもらうよう頼んでも、遡って修正することはできません。まず書式を回収し、正しく源泉徴収すれば、責任があなたに及ぶことはありません。
完全に海外で働く外国人請負業者に支払う場合
さて、より簡単なケース — そしてリモートの助けを雇う中小企業にとってより一般的なケースです。非居住外国人がすべてのサービスを米国外で行うとき、その報酬は外国源泉であり、一般的に源泉徴収義務もIRS報告義務もありません。30パーセントなし、1042-Sなし、いかなる種類の1099もなしです。
しかし「申告なし」は「書類なし」を意味しません。2つの習慣で身を守ってください。
- それでもForm W-8BENを回収する。 これは、当然視するのではなく外国人のステータスを確認したことの証拠です。なぜ何も報告しなかったのかをIRSがいつか問いただしたとき、署名済みのW-8BENと業務場所の記録があれば会話は終わります。それらがなければ、記憶を頼りに議論することになります。
- 定期的にステータスを再確認する。 人の状況は変わります — 引っ越す、米国に何ヶ月も滞在する、米国法人を設立するなど。W-8BENは一般的に署名後3暦年の終わりまで有効であるため、ベンダーレビューのサイクルに更新を組み込んでください。
1つ注意点があります。「完全に海外」ルールはサービスの報酬を対象としています。他の支払い種類は異なる源泉ルールに従います — 外国人に支払われる米国源泉のロイヤルティ、配当、利子、賃料は、受取人が一度も国内に足を踏み入れなくても、一般的に30パーセントの源泉徴収に直面します。あなたの外国向け支払いが請負業者の請求書を超える場合、サービスルールがすべてをカバーすると仮定せず、所得の種類ごとに源泉ルールを確認してください。
非居住外国人を従業員として雇う場合
従業員は請負業者とは別のトラックであり、ルールは従業員がどこで働くか、そして租税条約が適用されるかどうかによって分かれます。
米国内での業務に対する賃金
米国内で行われたサービスに対して非居住外国人の従業員に支払われる賃金は、国内賃金と同様にForm W-2で報告される課税対象報酬です — ただし源泉徴収時に2つの重要なひねりがあります。
第一に、従業員は標準的なW-4の指示ではなく、IRS Notice 1392の特別な指示を用いてForm W-4に記入しなければなりません。主な違いは、従業員は実際の婚姻状況にかかわらずSingleにチェックを入れ、Step 4(c)の下に「Nonresident Alien」または「NRA」と記入し、児童税額控除や他の扶養者のための控除を主張できないことです。
第二に、非居住外国人は一般的に標準控除を主張できませんが、標準的な源泉徴収表は誰もができると仮定しています。これを補うために、雇用主は源泉徴収計算を行う前に従業員の賃金に追加額を加えます。これはPublication 15-Tに公表されている支払期間ごとの数値を用います。この追加を怠ると、すべてのNRAの給与で体系的に過少源泉徴収となります — 年間を通じて積み重なる静かな誤りです。
租税条約で免除される賃金
一部の条約は特定の賃金を米国課税から免除します — 通常、条約国からの学生、研修生、教師、研究者に対して、金額と期間の制限内で。そのような免除を主張する従業員は、W-4だけに頼るのではなくForm 8233をあなたに提出し、あなたは免除賃金をForm W-2ではなくForm 1042-Sで報告します。条約の免除額を超える賃金は、通常のNRA源泉徴収を伴うW-2トラックに戻ります。
社会保障税とメディケア税に関する注記
所得税の源泉徴収は給与の全体像の半分にすぎません。一般原則として、米国内の非居住外国人の従業員に支払われる賃金は、他の誰と同様のルールの下で社会保障税とメディケア税の対象となります。主な例外は、F、J、M、またはQビザの学生、学者、研修生、教師、研究者を対象とし、彼らは非居住外国人であり続ける暦年の間、一般的にこれらの税を免除されます。免除を適用する前にビザのカテゴリーと居住者ステータスを確認してください — 実質的滞在テストの下で居住外国人になったとたんに免除は失効します。
租税条約：正しく主張しなければならない割引
条約は、支払者がどちらの方向に誤るかによって、お金をテーブルに残すか、あるいはエクスポージャーを生み出すかの分かれ目です。いくつかの原則があなたを堅固な立場に保ちます。
- 実際の条約の条文を調べる。 租税条約の特典は所得の種類に固有であり、しばしば日数、金額上限、目的の条件を伴います。IRSは要約された条約表を公表していますが、条約の文言が支配します。ある国の条約がコンサルティング料を免除するからといって、隣国の条約もそうだと仮定しないでください。
- TINを要求する。 前述のとおり、書類に米国納税者番号がない個人受取人に対して、一般的に租税条約による軽減税率を適用することはできません。外国人受取人には、条約の特典を受けるためにSSNまたはITINが必要であることを早めに伝えてください — ITINの申請には数週間かかり、その間は全額30パーセントが適用されます。
- 主張に書式を合わせる。 人的サービスの報酬に対する条約主張は一般的にForm 8233を通じ、他の所得種類（ロイヤルティ、配当、奨学金）に対する条約主張はW-8BENを通じます。誤った書式を使うことは、書式を使わないことと同じです。
- 年中に失効する制限に注意する。 多くの人的サービスの条約免除は、金額または日数で上限が設けられています。上限に達したら、次の1ドルから源泉徴収が始まります — 給与またはAPのプロセスは、受取人ごとの累積租税条約免除支払いを追跡する必要があり、単に一度だけスイッチを切り替えるだけではいけません。
最初の支払い前のチェックリスト
上記のルールを反復可能なルーティンに変えてください。新しい外国人受取人への最初の支払いが決済される前に、以下のすべてに「はい」と答えられるはずです。
- 業務がどこで行われるか知っていますか？ 米国内であれば源泉徴収と報告が必要で、完全に海外であれば一般的にどちらも不要です — いずれにせよ文書化してください。
- 正しい書式を回収しましたか？ 米国人にはW-9、外国人個人にはW-8BEN、外国法人にはW-8BEN-E、租税条約免除の人的サービスにはForm 8233。
- 書式は完全で署名されており、租税条約の特典を主張する場合はTINがあるか？ 不完全な書式は何も付与しません。
- 正しい税率を適用しましたか？ 米国源泉の支払いにはデフォルトで全額30パーセント、有効な条約書類がある場合のみ軽減。
- 納付と申告の義務を知っていますか？ 源泉徴収税は電子的に納付され、Form 1042と1042-Sは一般的に3月15日が期限です。
- すべては3年後に見つけられる場所に保管されていますか？ 書式、業務場所の記録、支払い記録はベンダーまたは従業員の記録に保管してください。
実際の金銭的損失を招くよくある誤り
監査人や実務家は同じ失敗を繰り返し目にします。このリストと照らし合わせて自己点検してください。
- 外国人請負業者に1099-NECを送る。 これは、受取人のステータスを判断したことが一度もないとIRSに示すシグナルです。外国人受取人は1042-Sか、あるいは何も受け取りません — 決して1099ではありません。
- 完全にリモートの海外業務に対して源泉徴収する。 不必要な30パーセントの源泉徴収は優れた請負業者を怒らせ、全員に還付の書類作業を生み出します。源泉徴収する前に業務場所を確認してください。
- 米国内で行われた業務に何も源泉徴収しない。 正反対の誤りで、はるかに高くつきます。責任があなたに及ぶからです。
- TINなしで条約税率を適用する。 書類ルールは明示的です。条約主張にTINがなければ、一般的に条約税率はありません。
- 従業員の賃金に対するNRA追加額を忘れる。 Publication 15-Tの追加額がなければ、すべてのNRAの給与で過少源泉徴収となります。
- 請負業者対従業員の問題を源泉徴収の近道として扱う。 労働者の分類は、国籍に関係なく同じコモンローのルールに従います。誰かを請負業者と呼んでも請負業者になるわけではなく、誤分類は源泉徴収の失敗に加えて独自の加算税を伴います。
初日から国境を越えた支払いを整理整頓する
国境を越えた支払いは、中小企業におけるほぼ何よりもずさんな記録管理を罰します。書式は失効し、条約の上限は静かに積み上がり、3月15日の申告期限は、あなたがまだ前年を締めている間に訪れます。解決策は構造的です — すべての外国人受取人に、署名済みのW-8BENまたは8233、業務場所の記録、租税条約免除支払いの累計を保持する完全なベンダー記録を与え、何かがIRSに提出される前に1042-S申告をそれらの記録に照合してください。
その種の透明で監査可能な証跡を維持することは、まさにプレーンテキスト会計が作られた目的です。Beancount.ioは、すべての源泉徴収の記帳、すべての外国人ベンダー残高、すべての申告照合が可視化されレビュー可能な、バージョン管理された帳簿を提供します — IRSが質問してきたときのブラックボックスはありません。無料で始めることで、国境を越えた支払いを他のすべてと同じ明確な元帳の下に置くことができます。
