連邦W-4だけでは不十分：雇用主が必ず集めなければならない州の源泉徴収証明書

新入社員全員から署名済みのW-4を集め、給与計算に入力し、州所得税も処理済みだと思い込んでいた。ところが、ある従業員はカリフォルニアから不足納付の通知を受け取り、別の従業員はニューヨークに予想外の残税を負い、給与計算サービス業者からは聞いたこともない用紙を求められる。連邦W-4がカバーするのは連邦税だけであり、IRSが2020年に様式を刷新して以降、ほとんどの州のシステムとはそもそも共通言語を話さなくなっている。

所得税を課す州に従業員がいるなら、ほぼ間違いなく、各従業員について2つ目の源泉徴収証明書を保管する必要がある。以下では、州のレイヤーがどのように機能するのか、どの用紙を集めるべきか、そしてそれを怠ったときに何が起こるのかを解説する。

連邦W-4が不十分になった理由​

2020年以前は、連邦W-4とほとんどの州の用紙は共通の通貨を共有していた。それは「扶養控除数（allowances）」である。従業員は扶養控除数を申告し、IRSと州の税額表の両方がその数字を源泉徴収額に変換していた。

2020年の連邦様式の刷新により、扶養控除数は完全に廃止された。現在のW-4は代わりにドル建ての入力方式を採用している。ステップ3の扶養者税額控除、ステップ4(a)のその他の所得、ステップ4(c)の追加源泉徴収などである。ほとんどの州はこれに追随しなかった。州の税額表は依然として、新しい連邦様式がもはや出力しない扶養控除数、申告区分、免除数に基づいて動いている。

この不一致が問題全体の根っこにある。州独自の入力が存在しない場合、雇用主や給与システムはデフォルト設定——通常は独身の申告区分で扶養控除数ゼロ、つまり最大源泉徴収の設定——にフォールバックするか、当て推量で処理する。いずれにせよ、従業員の州源泉徴収額は実際の州税負担から乖離し、その差は申告時に突然の残税、不足納付に対する罰則、あるいは何か月にもわたって不必要に絞られた給与という形で表面化する。

3つのバケツ：どの州に何が必要か​

すべての州は3つのバケツのいずれかに分類される。次の給与計算を実行する前に、従業員の勤務州がどのバケツに入るかを把握しておこう。

バケツ1：所得税なし、州の用紙もなし​

9つの州は賃金に対して個人所得税を課していないため、集めるべき州の源泉徴収証明書は存在しない。アラスカ、フロリダ、ネバダ、ニューハンプシャー、サウスダコタ、テネシー、テキサス、ワシントン、ワイオミングである。これらの州では、連邦W-4が本当に必要なすべてである。

バケツ2：連邦W-4が二役を果たす​

ごく一部の州は、州の源泉徴収目的で連邦様式W-4を受け入れる。一般にコロラド、ニューメキシコ、ノースダコタ、ユタが該当すると言われる。これらの州の雇用主は連邦様式の入力から州源泉徴収を計算し、別途の州証明書は存在しない。

このグループは時間とともに縮小してきた点に注意しよう。かつて連邦様式に便乗していたいくつかの州は、2020年の刷新後に独自の用紙を作成し、ロードアイランドは現在、連邦W-4はロードアイランドの源泉徴収にはもはや一切使用できないと明言している。バケツ2の州で事業を行っているなら、連邦様式が今も受け入れられるかどうかを、当然視する前に州税務当局に確認しよう。

バケツ3：独自の州用紙（ほとんどの州）​

所得税を課すその他のすべての州には、独自の従業員源泉徴収証明書がある。以下は、多くの中小企業の従業員が働く州の用紙である。

この表は出発点の地図として扱い、絶対の真理とは考えないこと。用紙番号は変わるので、新しい州で従業員を受け入れる際には、州の機関で最新版を確認しよう。重要なパターンは、所得税を課すほぼすべての州が独自の紙切れを求めているということだ。

カリフォルニアのDE 4：扶養控除数は生き続ける​

カリフォルニアは連邦と州の分裂を最も明確に示す例である。州のDE 4は依然として完全に扶養控除数で動いている。従業員は通常の扶養控除数に加え、見積控除のための追加扶養控除数を申告し、雇用主がEDDの源泉徴収表を適用する。

雇用主を不意打ちにする点が2つある。

• 連邦W-4がカリフォルニアで機能するのは、従業員が両方で同一の扱いを望む場合だけである——同じ婚姻状況、同じ扶養控除数、同じ追加源泉徴収。連邦様式には扶養控除数の欄がもはや一切ないため、その等価性はますます架空のものになっている。正確なカリフォルニア源泉徴収を望む人には、今やDE 4が事実上必須である。
• DE 4が保管されていなければ、独身で扶養控除数ゼロとなる。 指示により、雇用主は最大源泉徴収の設定をデフォルトとすることが求められる。複数の扶養控除数を申告するはずだった従業員にとって、このデフォルトは誰かが気づくまで毎回の給与で黙って過剰に源泉徴収する。

カリフォルニアのブラケットと税率も連邦のものとは大きく異なるため、連邦の入力を州の税額表に「大体近い」形でマッピングしても、しばしば的外れになる。採用時にDE 4を集め、結婚、離婚、出産、住宅購入の後に新しい用紙を提出するよう従業員に促そう——連邦の状況を変えるこれらのライフイベントは、通常は州の状況も変える。

ニューヨークのIT-2104：予想以上に厳しい​

ニューヨークのIT-2104は見慣れた外観だが、連邦W-4とも他州の用紙とも異なる挙動をする。

• 扶養控除数は主に扶養者と税額控除から生じ、従業員本人からではない。 ニューヨークのワークシートは、一部の州のように従業員や配偶者に扶養控除数を与えないため、連邦的な考え方を持つ労働者はしばしば過大に申告する。
• 2026年には、扶養控除数1つが1,000ドルの源泉徴収価値に相当した。 小さな数え間違いが給与ごとに実際の金額を動かす。
• この用紙は市税もカバーする。 ニューヨーク市とヨンカーズの源泉徴収は同じIT-2104に乗っているため、1つの誤った証明書が3層の源泉徴収を一度に狂わせる。
• 14を超える扶養控除数を申告すると報告義務が生じる。 雇用主はIT-2104の写しを税務局に送付する必要があり、税務局は申告区分や扶養控除数の変更を指示できる。
• IT-2104がなければ扶養控除数ゼロとなる。 カリフォルニアと同様、デフォルトは最大源泉徴収である。

旧ワークシートを使って以前にIT-2104を提出したなら、ニューヨークは2026年の新しい用紙を求めている——これらの証明書は採用時に一度だけの書類ではなく、生きた書類であるというもう一つの戒めである。

連邦の内容を州にコピーすると何が起こるか​

州の用紙を省き、給与計算に場当たり的に処理させると、2つの失敗モードが生じ、どちらも実在の人間に降りかかる。

過少源泉徴収は、従業員に4月時点での残税、そして多くの州では不足納付に対する罰則や利息を負わせる。カリフォルニアは源泉徴収不足の労働者に対し、罰則を避けるため様式540-ESによる四半期予定納税を指示している。ニューヨークは不足納付に利息を課し、その減免に極めて消極的であることで知られる。従業員はあなたを責める。給与明細の側から見れば、雇用主が「税金を処理した」からである。

独身・ゼロのデフォルトによる過大源泉徴収は、毎回の給与を静かに縮小させる。永久に失われるものはない——州は申告時に超過分を還付する——が、あなたは従業員に政府への1年間の無利子貸付を与え、あなたの給与計算業務に対する不信の理由を与えたことになる。

雇用主は士気を超えた利害関係をこのゲームに持っている。州は雇用主に正確な源泉徴収と期限どおりの納付の責任を負わせている。入力が誤っていれば、修正四半期申告、通知、罰則を意味しうる。たとえばカリフォルニアは、遅延した源泉徴収預金に対して利息に加え10パーセントの罰則を課すことができる。採用時に正しい証明書を集めることは、労働力全体で1年分の誤った源泉徴収を修正するより劇的に安くつく。

相互協定とマルチステートの厄介事​

標準的な州証明書に加えて、独自の用紙が必要となる状況がさらに2つある。

相互協定は、隣接州で働くある州の居住者に、自宅州にのみ税を支払わせるものである。ペンシルベニアはインディアナ、メリーランド、ニュージャージー、オハイオ、バージニア、ウェストバージニアと協定を結んでいる。ミシガンはイリノイ、インディアナ、ケンタッキー、ミネソタ、オハイオ、ウィスコンシンと。ミネソタはミシガンとノースダコタと組んでいる。従業員は勤務州の雇用主に相互協定の宣言書を提出することで免除を主張し——ウィスコンシンは様式W-220、D.C.は様式D-4A——雇用主は代わりに自宅州のために源泉徴収する。その用紙がなければ、雇用主は勤務州のために源泉徴収し、従業員は非居住者申告をして取り戻さなければならない。抜け穴に注意しよう。ニューヨークもカリフォルニアもいかなる州とも相互協定を結んでいないため、そこでの国境通勤者は両方で申告する。

遠隔勤務者や出張労働者は一般に、業務が遂行される場所で源泉徴収の対象となり、事務所のない州で証明書を集め、源泉徴収口座を登録することを意味しうる。年度途中で引っ越す従業員は、次の登録期間ではなく新しい州での初日から新しい州証明書が必要である。チームがリモート化したのに給与計算の設定が追随していないなら、今すぐ従業員全員の勤務地を源泉徴収の登録と照合して監査しよう。

実際に機能する雇用主のチェックリスト​

以下のステップを入社手続きと年次の給与レビューに組み込もう。

1. 採用時に両方の証明書を集める。 連邦W-4に加え勤務州独自の用紙を、毎回、すべてのバケツ3の州で。州の用紙を新入社員パケットの一部にして忘れられないようにする。
2. 該当する場合は相互協定の宣言書を集める。 採用時の追加の用紙1枚が、従業員を毎年の非居住者申告から救う。
3. ライフイベントと引っ越しの際に再収集する。 結婚、離婚、新しい子供、住宅購入、州をまたぐ引っ越しは、いずれも新しい州証明書を正当化する。年次で従業員に促そう——年の初めがよく機能する。
4. 免除の主張は毎年更新する。 源泉徴収の免除を主張する従業員は、一般に毎年2月中旬までに新しい証明書を提出しなければならず、さもなければ免除を失う。カレンダーに登録しておこう。
5. すべてを保管する。 署名済みの源泉徴収証明書は、雇用関係の期間に州の保存期間を加えた期間、給与記録とともに保管しよう。州があなたの源泉徴収を問いただした場合、証明書はあなたが従業員の指示に従った証拠である。
6. 四半期ごとに州別で照合する。 四半期の源泉徴収申告を提出する際、納付する前に各州の負債を給与台帳と突き合わせよう。第1四半期に欠落した証明書を見つければ修正で済むが、翌年1月に見つければW-2cのプロジェクトになる。

帳簿で州の源泉徴収を見える状態に保つ​

州の源泉徴収は、追跡を失いやすい負債の1つである。なぜなら、給与支払日と納付期限の間、その金銭はあなたの銀行口座にあり、マルチステートの雇用主は州ごとに別々の未払金をやりくりしているからだ。勘定科目表に州ごとの源泉徴収未払金勘定を別々に設け、各給与計算実行分の州負債を正しい勘定に記帳し、支払う前に各勘定を四半期申告と照合しよう。四半期ごとに残高がゼロになれば、証明書、税額表、預金がすべて一致していることがわかる。現在の設定がすべての州の源泉徴収を1つの勘定にまとめてしまっているなら、Beancountドキュメントがプレーンテキスト会計が各負債をいかに読みやすく保つかを示し、Favaダッシュボードが州ごとの残高を一目でざっと確認できるようにする。

財務管理をシンプルに​

州の源泉徴収を正しく行うことは、ほとんどが書類の習慣である。正しい証明書を、正しい時期に集め、見つけられる場所に保管する。その結果生じる負債を整理しておくことは、簿記の習慣である。Beancount.ioは、あなたの財務データに対する完全な透明性と管理を提供するプレーンテキスト会計を提供する——ブラックボックスも、ベンダーロックインもない。無料で始めるそして、開発者や財務のプロフェッショナルがなぜプレーンテキスト会計に移行しているのかを確かめよう。