あなたの工場の現場監督は、今週は50時間、来週は36時間、その翌週は44時間働いています。彼女の労働時間は決して一定しないため、あなたは毎週一律の900ドルの給与を支払っています。そして年末になって、あなたは彼女に40時間を超えるすべての時間に対して、法外な率で計算された1.5倍の割増賃金を支払う義務があったことを知ります。あなたがすべてをカバーしていると思っていた給与は、政府の見解では最初の40時間しかカバーしておらず、今や遡及払いを求められています。
あなたがすでに彼女に支払っている方法に一致する合法的な代替手段があります。公正労働基準法（FLSA）の変動労働週間法に基づき、固定給与は非適用労働者のすべての労働時間を補償することができます（基本賃金は組み込まれている）。そのため、時間外労働のコストは、1.5倍ではなく、追加の半額の割増賃金のみで済みます。50時間の週では、これは追加支払いが約90ドルと270ドルの差です。しかし、この方法は精密な手段です。5つの条件のうち1つでも欠けると、全体の仕組みが崩壊し、回避しようとしていた完全な1.5倍の割増賃金に加え、記録保持違反の責任を負うことになります。
このガイドでは、計算の仕組み、合法性を保つための5つの条件、ボーナスに関する最大の未解決問題を解決した2020年の規則、そして最も一般的にこの方法を台無しにする落とし穴について説明します。
計算の仕組み（そしてなぜコストを節約できるのか）
標準的な1.5倍方式では、給与制の非適用労働者の通常賃金率は給与を40で割ったものであり、時間外労働1時間ごとにその率の150%の追加コストがかかります。変動労働週間法では、給与は働いたすべての時間に対する基本賃金をすでに支払っているものと理解され（時間外労働時間を含む）、そのため残りの半額の割増賃金のみが依然として支払われるべきものです。通常賃金率は給与をその週の総労働時間で割ったものであり、長い週には低下します。
具体的な例でその違いが明確になります。サービス技術者に毎週800ドルの固定給与を支払っているとします。
変動労働週間法による50時間の週：
- 通常賃金率：800ドル ÷ 50時間 = 1時間あたり16.00ドル
- 半額の割増賃金：8.00ドル × 10時間の時間外労働 = 80.00ドル
- その週の総支払額：880.00ドル
同じ週を標準的な1.5倍方式で計算した場合：
- 通常賃金率：800ドル ÷ 40時間 = 1時間あたり20.00ドル
- 1.5倍の割増賃金：30.00ドル × 10時間の時間外労働 = 300.00ドル
- その週の総支払額：1,100.00ドル
これは1週間で220ドルの差であり、1人の従業員が年間を通じて安定して50時間働いた場合、11,000ドル以上の差になります。そして、短い週では、従業員が32時間しか働かなくても、従業員は依然として全額の800ドルの給与を受け取ります。この対称性が要点です。雇用主はコストの予測可能性と繁忙週の時間外労働コスト削減を得て、従業員は閑散期の所得安定を得ます。
計算に組み込まれた安全装置に注意してください。通常賃金率は給与を全労働時間で割るため、労働時間が増えると低下します。これは、次の一連の条件に直接つながります。
合法性を保つための5つの条件
29 CFR 778.114の規則は、以下の状況のすべてが当てはまる場合にのみ、変動労働週間法を許可しています。これらを鎖のように考えてください。1つの輪が壊れると、その従業員に対するこの方法は無効になります。
1. 従業員の労働時間が実際に週ごとに変動している必要があります
スケジュールは実際に変動している必要があります。毎週まったく同じ45時間働く従業員は、オファーレターに何と書かれていても、変動労働週間ではありません。労働省の見解では、労働時間が40時間を上回るかつ下回る変動は必要ありません。技術者が3週間にわたって44時間、52時間、47時間働く場合でも変動しています。しかし、ほぼ同じ時間の週が続く場合は、精査の対象になります。「変動」が書類上だけに存在する場合、あなたのコンプライアンスも同様に書類上だけになります。
2. 給与は労働時間に関係なく一定である必要があります
従業員は、32時間の週でも55時間の週でも同じ固定給与を受け取ります。ここで多くの雇用主が静かに資格を失います。誰かが短い週に働いたときに給与を減額する、給与を時間給の偽装として扱う、または給与に加えて40時間を超える時間に対する「基本賃金」を追加で支払うことはすべて、給与が仕事が要求するどんな時間もカバーするという前提を壊します。規則は、フルスケジュールの時間が働かれなかった週でも、雇用主が全額の給与を支払わなければならないと明記しています。
3. 給与は、働いたすべての時間に対して最低賃金をカバーする必要があります
通常賃金率は給与を総労働時間で割ったものに等しいため、長い週は実効時間給を適用される最低賃金未満に引き下げる可能性があります。600ドルの週給を80時間の緊急週に分散すると、1時間あたり7.50ドルになります。これは連邦の最低賃金7.25ドルをわずかに下回り、多くの州の最低賃金を完全に下回ります。労働省は、給与が働いた週にわたって最低賃金を満たせないと予見できる場合、または実際に頻繁に不足する場合、この方法は失敗すると警告しています。給与を設定するときは、最も長い現実的な週と州の最低賃金（連邦のものではなく）に対してストレステストを実施してください。
4. 明確で相互の理解が文書で存在する必要があります
双方が、固定給与が毎週の労働時間数に関係なくすべての労働時間を補償するものであり、固定の40時間分のブロックを支払うものではないことを理解している必要があります。「給与：800ドル/週」とだけ書かれた曖昧なオファーレターではこれは確立されません。紛争が発生した場合、従業員は給与が40時間をカバーすることを意図していたと主張し、裁判所は文書がない限り同意することがよくあります。給与が労働時間数に関係なくすべての労働時間をカバーし、40時間を超える時間に対して半額の割増賃金が支払われることを平易な言葉で明記した、署名済みの同意書を取得してください。職務や賃金が変わったときはいつでも再確認してください。
5. 毎週の時間外労働に対して半額の割増賃金を実際に支払う必要があります
給与は基本賃金をカバーします。40時間を超える各時間に対する通常賃金率の半分の追加分は、その週の変動する通常賃金率で毎週計算され、支払われなければなりません。「寛大な給与を払っているので、割増賃金は組み込まれている」というのは通用しません。割増賃金は総労働時間に基づいて計算され、給与明細に表示される必要があります。忙しい月にそれを省略すると、それらの週のすべてが未払いになります。
ボーナスと手数料は互換性があります（2020年の規則以降）
長年にわたり、裁判所は給与に加えてボーナス、手数料、危険手当を支払うことがこの方法を破壊するかどうかで見解が分かれていました。一部は、追加の支払いが給与が実際には「固定」されていないことを証明すると論じました。2020年8月7日から有効な労働省の最終規則はこれを解決しました。ボーナス、手数料、割増賃金などのインセンティブ支払いは変動労働週間法と互換性があります。
1つの重大な注意点があり、それは記録保持に関するものです。FLSAセクション7(e)(1)から(8)に基づいて通常賃金率から除外できないボーナスや割増賃金（ほとんどの業績連動ボーナスや手数料が該当）は、カバーする週の通常賃金率の計算に組み込む必要があります。実際には、獲得した労働週にボーナスを配分し、各週の通常賃金率を再計算して引き上げ、その差に対して追加の半額の割増賃金を支払うことを意味します。裁量的な贈り物やその他の特定の除外可能な支払いは対象外です。あなたの変動労働週間の従業員が手数料を得ている場合、給与計算プロセスに調整ステップが必要です。手数料を時間外調整なしで支払うと、規則が防ぐはずだった未払いを再現することになります。
雇用主が台無しにする5つの方法
上記の5つの条件は法律です。これらは、実際の中小企業でそれらに最も頻繁に違反する事実パターンです。
州法がそれを禁止している場所で使用する。 連邦の方法はより厳しい州を無効にしません。アラスカ、カリフォルニア、ニューメキシコ、ペンシルベニアの4つの州は、一般的に自州の賃金法に基づいて変動労働週間法を禁止しており、ペンシルベニア州の最高裁判所は州法の下で違法と判断しています。カリフォルニアの日次時間外労働制度は構造的にこれと互換性がありません。これらの州のいずれかで事業を展開している場合、ここで停止してください。連邦のコンプライアンスに関係なく、この方法は利用できません。他の州ではこれに言及していない場合があり、それはそれ自体がリスクです。展開する前に地元の弁護士に確認してください。
免除されるべき労働者、または誤って分類された労働者に適用する。 この方法は非適用労働者の時間外労働を計算する方法です。誤分類を修正するものではありません。あなたの「給与制」のオフィスマネージャーが実際に時間外労働免除に該当する場合、この方法はまったく必要ありません。彼女が該当しない場合、この方法はあなたが支払うべきものを計算しますが、根底にある非適用ステータスは依然として正確な労働時間の記録を要求します。関連して、違反が発見された後に遡って給与が「意図していた」ものを再特性化してバックペイを縮小しようとしないでください。裁判所は事後的な再特性化に敵対的です。
「彼らは給与制だから」と時間記録がない。 この方法は、毎週の総労働時間を知ることを必要とします。通常賃金率は分母なしでは計算できません。この方法での給与制の非適用労働者は、時間給スタッフと同様に出退勤を記録する必要があります。毎日の労働時間記録を保持しない雇用主は二重に損をします。割増賃金を正確に計算できず、紛争では、従業員の労働時間の記憶が証拠のギャップを埋めます。
減額、控除、および懲戒による短縮週の削減。 誰かが部分的な週に働いたり、無給の半日を取ったり、懲戒停職を受けたときに給与を減らすことは、固定給与要件を破ります。免除労働者の給与基準規則では限定的な控除が許可されていますが、変動労働週間の従業員は非適用であり、各控除は給与が労働時間に応じて変動する証拠となります。出席問題は、給与計算の計算ではなく、懲戒やPTOポリシーで処理してください。
ピークシーズンに最低賃金の下限を忘れる。 造園、HVAC、税務申告、ホリデー小売業は、60時間を超える週を日常的に生み出します。45時間の標準に合わせて調整された給与は、65時間で静かに最低賃金を下回り、時間外労働のエクスポージャーがピークに達したまさにその時にこの方法を無効にすることがあります。繁忙期の前に毎回下限を再確認し、州の最低賃金と州の時間外労働規則が連邦のものよりも厳しく拘束する可能性があることを覚えておいてください。
クリーンな給与計算記録とはどのようなものか
通常賃金率が毎週変動するため、この方法は通常の給与支払いよりも多くの給与計算の規律を要求します。変動労働週間の各従業員について、毎週以下を保持してください。毎日および毎週の総労働時間、支払われた固定給与、計算された通常賃金率、40時間を超える時間に支払われた半額の割増賃金、およびその週に配分されたボーナスや手数料とその結果生じる調整。連邦の記録保持規則に基づき、これらの記録を少なくとも3年間保持してください。それが毎週の多くの計算のように聞こえるなら、それはその通りです。多くの中小企業は、この方法用に構成された給与計算ソフトウェア、または式がロックされた短い標準化されたスプレッドシートでこれを実行し、小切手が送られる前に給与計算担当者がレビューします。トラブルに巻き込まれる雇用主は、給与を設定し、同意書を提出し、その後変動する率を二度と計算しない人たちです。
初日から給与計算を監査対応可能に保つ
このような時間外労働の方法は、すべての時間を追跡し、すべての率を再計算する雇用主に報い、給与を設定して注意を払うのをやめた雇用主を罰します。変動労働週間を使用するか、単純な1.5倍を使用するかにかかわらず、明確で週ごとの給与計算記録を維持することが、防御可能なポリシーを証明可能なものに変えます。Beancount.ioは、財務データの完全な透明性と制御を提供するプレーンテキスト会計を提供します。ブラックボックスもベンダーロックインもありません。無料で始めるそして、なぜ開発者と財務専門家がプレーンテキスト会計に切り替えているのかを確認してください。
