金曜日の午後、あなたは作業員に札束の入った封筒を手渡します。それはシンプルで、迅速で、決定的に感じられます。しかし、その封筒が完全に合法な給与支払い方法なのか、それとも非常に高くつく問題の始まりなのかを決定する質問があります：あなたは小切手を書いたときとまったく同じように、税金を源泉徴収し、支払いを記録し、報告しましたか？
IRSは、賃金が直接預け入れ、紙の小切手、それとも現金で移動するかを気にしません。現金賃金は賃金です。Publication 15（サーキュラーE）、雇用主の税務ガイドに含まれるすべての源泉徴収、納付、報告ルールがそれらに完全に適用されます。法律が罰するのは現金そのものではなく、欠落した紙の証跡です。
現金支払いは支払い方法であり、帳簿外は犯罪です
これらの2つの概念は、同じ事業所で頻繁に発生するため、しばしば混同されます。それらを解きほぐしましょう：
- 現金で支払うとは、媒体が通貨であることを意味します。すべての税務上の義務が満たされている限り、合法です。
- 帳簿外で支払う（「アンダー・ザ・テーブル」とも呼ばれる）とは、源泉徴収がなく、記録がなく、報告がないことを意味します。媒体に関係なく違法です。源泉徴収や報告なしの直接預け入れも、現金の封筒と同じように帳簿外です。
法的責任は完全に雇用主であるあなたにあります。従業員が帳簿外での支払いを要求した場合 — 差し押さえを回避するため、福利厚生を維持するため、または税金を回避するため — それに同意してもリスクが従業員に移るわけではありません。あなたは源泉徴収されなかった税金に加えて、罰則と利息に対して引き続き責任を負います。「従業員が要求した」というのは、IRSが認識する弁護にはなりません。
Publication 15が現金賃金に対して依然として要求するもの
コンプライアンスを守った現金給与を、最後のステップ（手渡し）が1つ追加された通常の給与と考えるとよいでしょう。上流の何も変わりません。
1. 最初の現金給与日前にフォームW-4を収集する
新しい従業員は — 現金支払いかどうかに関係なく — 雇用開始時に署名済みのフォームW-4を提出する必要があります。あなたはそれを使用して、Publication 15-Tの源泉徴収表で連邦所得税の源泉徴収額を計算します。W-4が提出されていない場合、源泉徴収が不要という意味ではなく、提出しなかった人に適用されるデフォルトの税率で源泉徴収することを意味します。
2. 小切手からとまったく同じように源泉徴収する
各現金支払いから、従業員の手に渡る前にお金を確保します：
- 連邦所得税：W-4と源泉徴収表に基づく。
- 従業員のFICA負担分：社会保障6.2%（年額賃金ベースまで）＋メディケア1.45%、合わせて7.65%。高所得者は$200,000を超える賃金に対して追加の0.9%のメディケア税も負担します。これは雇用主が源泉徴収しますが、マッチングはしません。
- 州および地方所得税の源泉徴収：州が要求する場合。
そして、雇用主側の義務を追加します：マッチングの7.65%のFICA、連邦失業税（FUTA）— 各従業員の最初の$7,000の賃金に対して6%、通常は州失業保険クレジットによって0.6%に軽減されます — さらに州失業保険と、州の障害または有給休暇の拠出金。
経営者が見落としがちな実際的な結果：誰かに「現金で$800、一律」と約束した場合、その$800は手取りではなく総賃金です。あなたは逆算して計算しなければなりません — $800に対する源泉徴収を計算し、差し引き額を手渡し、差額と雇用主負担分を自分のポケットから納付します。この計算をせずに端数のきれいな現金額を約束することは、ビジネスがいつの間にか遅れを取る方法です。
3. 源泉徴収した税金をスケジュールに従って銀行を通じて納付する — 現金ではなく
源泉徴収された所得税とFICAの両半分は「信託基金」税です：あなたは賃金を支払った瞬間から政府のお金を信託で保持しています。あなたはそれらを電子的に（一般的にはEFTPSを通じて）月次または半週次のスケジュールで納付します。これはあなたのルックバック期間の責任によって決定されます。四半期の責任が$2,500未満の非常に小規模な雇用主は、四半期の申告書と一緒に支払うことができます。
これが課す規律に注意してください：現金のみの考え方で現金給与を運営することはできません。システムの納付部分は電子的でカレンダーに組み込まれており、納付を逃すと、遅延に応じて2%から15%まで段階的に増加する納付失敗罰則が発生します。
4. 他のすべての人と同様に、四半期および年次で報告する
- フォーム941：毎四半期、支払われた賃金、源泉徴収された所得税、社会保障税とメディケア税の両負担分を調整します。
- フォームW-2およびW-3：年度末後、1月31日までに従業員にW-2を提供し、社会保障庁に1月31日までに提出します。
- すべての雇用税記録 — 金額、日付、W-4、納付確認書 — を税金が支払期日になるか支払われるかのどちらか遅い方から少なくとも4年間保管します。
誰も計画しない給与明細書の問題
ここが現金給与が実際に最も頻繁に崩壊する場所であり、IRSとはまったく関係ありません。ほとんどの州は、毎給与日に項目別賃金明細書を提供することを要求しています — 総賃金、時間、レート、控除、手取りを示すもの — そしてその要件は明示的に現金を対象としています。
- カリフォルニア州は、現金または個人用小切手で賃金が支払われる場合、正確な項目別明細書を別途書面で提供することを要求しています。
- ニューヨーク州は、現金か小切手かを問わず、毎給与日に賃金明細書を、総賃金と手取り賃金、控除、時間、レートを示して要求しています。
明細書なしの現金支払いは、表面上これらの法律に違反しており、現金が招く紛争に対して無防備にします：「先週の金曜日に$100不足してたよ。」署名済みの項目別領収書がなければ、その主張は労働監督官の前であなたの言葉対彼らの言葉になります — そして監督官はすでに最悪を疑っています。すべての現金手渡しには、書面の明細書と受領の署名済み確認書を添え、給与記録にファイルする必要があります。
帳簿外が崩壊したときに実際に掛かるコスト
ビジネスは、その瞬間には安く感じるため、帳簿外に流れます — 雇用主の給与税なし、申告なし、書類仕事なし。最終的な請求書は反対方向に動きます：
- 源泉徴収してマッチングすべきだった追徴税。 IRSは、源泉徴収しなかった従業員の負担分を含む、完全な雇用税の責任をあなたに対して評価できます。
- 重ねられた罰則。 申告失敗、支払い失敗、納付失敗はそれぞれ独自の罰則を持ち、さらに利息が残高が支払われるまで毎日複利で加算されます。
- 信託基金回収罰則。 内国歳入法セクション6672に基づき、信託基金税を故意に徴収または納付しなかった責任者は、**未払い額の100%**に対して個人的に責任を負います。これは設計上、法人格を貫通します — オーナー、役員、小切手署名者は個人資産からそれを負うことができます。
- 並行する州の結果。 未払いの失業保険、報告されていない給与に対する労働者災害補償のエクスポージャー（監査人は最高リスクの料率区分で再分類することが日常的です）、および州の賃金支払い罰則。
- 発見に対するコントロールなし。 たった1つのトリガーで十分です：従業員が失業または労働者災害補償を申請する、仕事中にけがをする、ローンまたは稼得所得税額控除の資格を得るために自分の申告書で収入を報告する、または単に仲たがいの後にあなたを報告する。誤分類と現金給与監査は、雇用主が見えないと思っていた労働者を表面化させます。
そして、極端な場合には刑事エクスポージャーが現実に存在します：税の故意の徴収または納付の失敗は連邦犯罪であり、州は給与詐欺を源泉徴収賃金の窃盗として訴追します。日常的な事件は手錠ではなく金銭で終わります — しかし法律書はより悪いことを許しており、それが「みんなやっている」がコンプライアンス戦略ではない理由です。
コンプライアンスを守った現金給与システムを6つのステップで
あなたの労働力が本当に現金を必要とする場合 — 銀行口座を持たない労働者、遠隔地の現場、日雇い労働 — これを構築してください：
- 書類でオンボーディング。 他の採用と同様に、署名済みのW-4、州の源泉徴収フォーム、I-9。支払い方法に関係なく労働許可を確認します。
- 実際の給与計算を実行。 給与ソフトウェアまたはPublication 15-Tの表を使用して、支払いごとの源泉徴収を計算します。端数のきれいな数字から逆算せず、必ずグロスアップします。
- 給与日前に現金を分ける。 従業員の手取り分と、信託で保持している税金分を分離します。信託のお金は、たとえ一時的でも、決してあなたが使ってよいものではありません。
- 電子的に、スケジュールに従って納付。 EFTPSに登録し、月次または半週次のスケジュールで納付します。すべての日付をカレンダーに入れます。
- 明細書とともに支払いを渡し、署名を得る。 項目別明細書と署名済み領収書を、毎回、すべての労働者に。両方をファイルします。
- すべてを申告。 四半期のフォーム941、年次のW-2、州の申告書、新規採用報告。年度末に4つの941をW-3と調整します — 不一致通知は、静かな現金の追加が大きくなるきっかけです。
もう1つの境界を尊重してください：このガイドは従業員を対象としています。家事使用人（スケジュールHの領域）と、現金で支払われる真の独立請負業者（フォーム1099-NECの報告、ほとんどの場合源泉徴収なし）には異なるルールが適用されます。従業員を請負業者と誤分類して現金で支払うことは、2つの違反を重ねることであり、抜け穴ではありません。
初日から給与記録を監査対応に保つ
現金給与は文書化に死活依存します。給与監査を生き残るビジネスは、巧妙な議論を持つものではなく、その帳簿がすべてのドルを示すものです：計算された総賃金、源泉徴収された税金、行われた納付、提出された申告書、署名された領収書。初日からの正確な簿記は、現金を責任から単なる別の支払い方法に変え、給与台帳を銀行の引き出しと提出された四半期の申告書と毎四半期調整することで、不一致がまだ小さいうちにキャッチします。
財務管理を簡素化する
チームに現金で支払うことは、単一の給与ルールからあなたを免除しません — それは単に文書化のハードルを上げるだけです。明確で完全な財務記録を維持することは、合法的な支払い方法が違法に見えるのを防ぐものです。Beancount.ioは、透明性があり、バージョン管理され、AIに対応したプレーンテキスト会計を提供します。無料で始める そして、開発者と財務専門家がプレーンテキスト会計に切り替えている理由をご覧ください。
