あなたの教会はこれまでフォーム990を提出したことがありません。教会は提出する必要がないため、税免税資格を申請したこともありません。申告書を出すこともなければ、還付を受けることもなく、ほとんどの年、IRSの誰もあなたのことを考えません。
その沈黙は免責のように感じられますが、実際は違います。IRSはあなたの教会を検査することができますが、アメリカの他のどの納税者にも適用されない一連の手続き上のハードルをクリアする必要があるだけです。それらのハードルは税法のセクション7611に定められており、教会を運営している方、理事会に所属している方、または帳簿を管理している方は、手紙が届く前にその手続きがどのように機能するかを正確に知っておくべきです。最初の通知が届いた時点で時計は動き始めており、最も不利な立場に立つ教会は、尋ねられた質問に答えられない記録を持つ教会だからです。
なぜ教会だけが他に誰も持たない手続きを得られるのか
議会は合衆国憲法修正第一条への配慮からセクション7611を制定しました。教会の監査とは、政府職員が説教、会員名簿、内部の宗教的審議を読み、その組織が「教会」であるかどうかを判断することを意味します。その干渉を最小限に抑えるため、法律はIRSに対し、懸念事項を文書で正当化し、教会に二度警告し、迅速に完了させ、その後数年間は教会に干渉しないことを義務付けています。
三つの背景的事実がこの保護を有意義なものにしています：
- 教会は自動的に免税されます。 セクション501(c)(3)の要件を満たす教会は、フォーム1023を提出したり、IRSに承認を申請したりする必要はありません。免税は法律の作用によって存在しますが、それは同時に、問い合わせを受けた場合にその資格を証明する責任も意味します。
- 教会は一般的にフォーム990を提出しません。 他のすべての公的慈善団体とは異なり、教会は年間情報申告書を提出しません。つまり、IRSはあなたの財務に対する日常的な可視性がはるかに低く、そのため調査は外部の通報、公開記録、あなたが行う申告書から始まるのです。
- 「免税」は「すべてにおいて非課税」を意味しません。 賃金は依然として賃金であり、営利目的の副業には非関連事業所得税が課される可能性があり、政治的選挙活動への介入は免税資格そのものを失う可能性があります。ほとんどの教会の税務トラブルは、これら三つの領域のいずれかから始まります。
きっかけ：文書化された「合理的な信念」
IRSは、推測やノルマ、または探索的調査に基づいて教会税務調査を開始することはできません。財務省の適切な高官が、事実と状況に基づき文書で記録された合理的な信念に基づいて、次のいずれかに該当すると判断した場合にのみ、調査を開始できます：
- その組織が教会としての免税資格を満たしていない可能性がある、または
- 非関連事業やその他の課税対象活動を行っている可能性がある。
この文書化された判断は、他のすべてが立脚する基盤です。文書化された合理的信念の判断がなければ調査はなく、裁判所は書類の記録が欠落している場合にIRSの召喚状の執行を却下してきました。
根本となる事実はどこから来るのでしょうか？IRSは驚くほど率直なリストを公表しています：新聞や雑誌の記事、テレビやラジオの報道、インターネットのウェブページ、教会が作成または配布する有権者ガイド、すでにIRSに提出されている文書（教会が提出したフォーム990-Tなど）、懸念を持つ会員や一般市民からの報告、第三者や情報提供者が保有する記録です。二つの条件が重要です。情報は合法的に入手されたものでなければならず、情報提供者からの情報が信頼できないと知られていないことが必要です。そして、教会がIRSからの繰り返しの日常的な情報提供要求を無視し続けている場合、その沈黙自体が調査を開始する合理的な理由を支持する要因として数えられます。
会計担当者にとっての実務的な教訓：きっかけはほとんどランダムな抽選ではありません。それは目に見える何かです。ニュース記事、ウェブサイト、有権者ガイド、不満を持つ内部関係者、回答よりも疑問を生む990-Tなどです。公開されているものはすべて読まれると想定してください。
最初の通知：調査は文書で開始される
合理的信念の要件が満たされると、IRSは懸念事項の説明を含む書面による通知を教会に送付して調査を開始しなければなりません。これが有名な二度の通知の最初のもので、教会税務調査通知と呼ばれることもあります。
教会はその後、IRSの懸念を緩和する書面による説明を提供する合理的な期間を与えられます。これはプロセス全体の中で最も重要な段階であり、教会が十分に活用していない段階です。調査のどの時点でも、教会が懸念を解決するのに十分な情報を提供すれば、帳簿や記録の検査なしに事件は終了します。
効果的な回答には三つの性質があります：書面であること、提起された各懸念に具体的に対応すること、そして記録（定款、理事会議事録、会計台帳、給与申告書、銀行明細書）によって裏付けられていることです。牧師が署名した「すべて問題ありません」という一文の保証は、調査を検査に変える方法です。
二度目の通知：検査（および協議を受ける権利）
教会が期限内に回答しない場合、または回答が懸念を解決しない場合、IRSは一般的に90日以内に、帳簿と記録を検査する必要があることを教会に通知する二度目の通知を発行できます。
二度目の通知には実際の権利が伴います：
- 事前検査協議。 二度目の通知後、検査が開始される前に、教会はIRS職員との協議を要請し、懸念事項について話し合うことができます。それを要請してください。これは、職員が記録を引き出し始める前に、問題を縮小または終了させる最後の構造化された機会です。
- 事前のIRS自身のファイル。 二度目の通知には、IRSが検査のために収集または準備した文書の写しが含まれます（FOIA開示規則と納税申告情報に関するセクション6103の機密保護の対象となります）。彼らが使用を計画しているものの多くを事前に確認できます。
- 限定された範囲。 教会記録の検査は、税額と金額を決定するために必要な範囲に限られます。また、宗教活動への調査は、組織が教会であるかどうかを決定するために必要な範囲に限られます。「必要な範囲で」というのは実際の法的制限であり、決まり文句ではありません。
二年間の時計
どの事業納税者も享受できない保護がここにあります：一般的に、教会の帳簿と記録の検査は、二度目の通知の日から二年以内に完了しなければなりません。IRSは教会の検査を無期限の宙ぶらりん状態にして、隅々まで調べることはできません。二度目の通知が届いた日にその日付を記録してください。あなたが交渉するすべての期限と検討するすべての延長は、それに照らして測定されるべきだからです。
終了後の五年間の保護
検査が終了すると、第二の保護が発動します。IRSは一般的に、同じ教会の再検査を五年間開始できません。ただし、以前の検査が免税資格の取り消し、不足額通知または査定、または教会運営の重大な変更（会計慣行の重大な変更を明示的に含む）の要請で終了した場合を除きます。
最後の例外を簿記担当者のように読んでください：検査がIRSによる会計方法の変更要請で終了した場合、それを行い、行ったことを文書化し、その文書を保管してください。五年間の保護は、注目を集めた慣行を実際に改革したことを前提としています。
セクション7611が保護しない場合：五つの例外
セクション7611は強力ですが範囲は狭いです。次の五つのカテゴリにはまったく適用されません：
- 刑事捜査。 事件が刑事事件の場合、教会手続きは適用されません。
- 他の誰かの納税義務。 教会以外の人物（牧師個人の納税申告、寄付者の過大評価された控除、業者など）の納税義務に関する調査は、教会の記録が含まれる場合でも通常の規則に従って進められます。
- 取消しおよび危険査定。 501(c)(3)による重大な政治的支出の査定を含みます。選挙活動への介入は免税資格を脅かすだけでなく、迅速な査定機構を引き起こす可能性があります。
- 税金の故意の逃避または回避の試み。
- 必要な申告書の提出を故意に怠った場合。
これらの例外に共通するパターンは、意図と第三者です。日常的なコンプライアンス違反は保護手続きの対象となりますが、故意の脱税、刑事行為、他人の税金は対象外です。
実際に調査を引き起こす三つの罠
手続きを剥ぎ取ると、ほとんどすべての教会税務調査は三つの根源のいずれかから生じています。そのすべては、法的問題になる前に簿記の問題です。
1. 事業のように見える営利活動
典型的なパターンは、教会が一般に公開された営利企業（誰にでも開かれたリサイクルショップ、コーヒーショップ、書店、有料駐車場、外部団体への施設貸し出しなど）を、潜在的な非関連事業として扱わずに運営している場合です。その活動が定期的に行われる事業であり、宗教的使命と実質的に関連していない場合、その所得はフォーム990-Tで報告される非関連事業所得税の対象となる可能性があります。帳簿は、最初の日からその活動の収入と支出をミニストリー運営から分離しておくべきです。調査の二年目にその分割を再構築することは、まさに失敗する類の作業だからです。
2. 非公式に行われる給与処理
教会は他の雇用主と同様に、従業員の賃金から所得税を源泉徴収しなければなりません。そして、ミスはリーダーの報酬を中心に集中しています：源泉徴収なしで支払われる給与、誤って適用または文書化されていない住宅手当、賃金ではないかのようにスタッフに流される愛の献金（ラブ・オファリング）など。雇用税の調査は、関係する個人に対する「他人の納税義務」の例外も巻き込む可能性があるため、特に危険です。すべての労働者（牧師、用務員、ミュージシャン、託児所の臨時職員）へのすべての支払いは、給与、責任ある指定に基づく住宅手当、または適切に文書化された請負業者への支払いとして、対応するフォームW-2、941、W-3とともに記録上分類できる必要があります。
3. 政治的選挙活動への介入
これは免税資格自体を終わらせることができるものです。教会は制限内で問題提唱活動（イシュー・アドボカシー）に従事できますが、候補者を支持または反対すること（説教壇から、教会機関紙で、教会が配布する有権者ガイドで）は、501(c)(3)にとって禁止された選挙活動介入です。有権者ガイドがIRS自身の合理的信念の情報源リストに名指しで記載されていることを忘れないでください。有権者教育は厳格に超党派に保ち、審査プロセスを理事会議事録に文書化し、それらの議事録を見つけられる場所に保管してください。
最初の通知に答えられる帳簿を維持する
7611の構造全体が報いるものを注意してください：文書で最初の通知に応答できる教会です。あなたの書面による説明が記録によって裏付けられ、IRSの懸念を解決する場合にのみ、調査は検査なしで終了します。つまり、実際のコンプライアンス作業は、手紙が届く何年も前の日常的な簿記の中で行われるのです：
- 営利活動を分離する。 書店、カフェ、貸し出し、その他の事業的な運営のために別々の収入と支出の勘定科目を設け、UBIT（非関連事業所得税）のエクスポージャーがいつでも測定可能になるようにします。
- 雇用主として給与を処理する。なぜなら、あなたは雇用主だからです。 期限内の納付、提出されたフォーム941、台帳と一致するW-2、事前に行われた文書化された住宅手当の指定。
- 敏感な決定を議事録に残す。 免税資格に関わる選択（政治活動の審査、報酬設定、関連当事者取引）は、誰かの記憶ではなく、同時期の理事会議事録に属します。
- 書類を保管する。 寄付の裏付け、銀行記録、給与申告書を保管し、取り出し可能にしておくことは、誰もナビゲートできない書類キャビネットよりも勝ります。
会衆はボランティアの会計担当者や非常勤の管理者とともにこの作業に臨みます。だからこそ、システムはシンプルで、透明で、後を継ぐ次のボランティアがレビューできるものであるべきです。理事会メンバーが誰でも読め、差分を確認でき、バックアップできるプレーンテキストの台帳（給与、UBIT活動、制限付き資金を明確に名前付けされた勘定科目で追跡）は、最初の通知への対応を慌てふためくものからエクスポートに変えます。あなたの帳簿は第一の防御線です。記帳が行われたときに立ち会っていなかった人々にも判読できるものにしてください。
財務管理を簡素化する
セクション7611の調査への対応は、期限までに明確で完全な財務記録を作成することに帰着します。これは、IRSから手紙が来たときだけでなく、毎週、優れた簿記がもたらすものです。Beancount.ioは、あなたの財務データに対する完全な透明性とコントロールを提供するプレーンテキスト会計を提供し、何がいつ変更されたかを示すバージョン履歴を備えています。無料で始める そして、理事会からの質問、あるいはそれ以外からの質問に対しても、あなたの教会の帳簿を常に準備しておいてください。
