あなたは最も重要な顧客への感謝のギフトに80ドルを費やし、レシートを経費フォルダーにしまい、80ドルの税控除を得たと思い込んでいました。しかし、そうではありません。IRSはそのうち25ドルだけを控除として認めます。そして、この上限は1962年から変わっていません。
これが連邦ビジネスギフト規則を一文で表したものです。寛大さは結構ですが、控除にはなりません。25ドルのラインがどこにあるのか、配偶者や家族への扱い、完全に免除されるもの、そして従業員へのギフトがまったく異なる規則に従う理由を理解すれば、給与計算の申告を危険にさらすことをやめ、調査に耐えられない過大な控除を主張することをやめることができます。
基本ルール：税年度ごとに1人あたり25ドル
事業の過程でビジネスギフトを贈る場合、税年度中に直接または間接的に特定の個人に贈ったギフトの費用のうち、控除できるのは25ドルまでです。これがすべてであり、IRSのビジネス経費FAQとPublication 463の第3章に記載されています。
この文のいくつかの言葉は重要な意味を持ちます：
- 1人あたり、1年あたり。 同じ顧客に年間3回、それぞれ20ドルのギフトを贈ると、支出は合計60ドルですが、控除は25ドルです。10人の異なる顧客にそれぞれ20ドルのギフトを贈ると、支出は合計200ドルで控除も200ドルです。なぜなら、各受取人に独自の25ドルの枠があるからです。
- 直接的または間接的。 顧客の配偶者にギフトを贈ったり、ビジネスパートナーに代わりに届けてもらったりしても、2つ目の枠が生まれるわけではありません。顧客の家族へのギフトは、その家族と独立した真のビジネス上のつながりがない限り、顧客へのギフトとして扱われます。
- あなたと配偶者は1人の納税者です。 あなたと配偶者がそれぞれ同じ顧客に20ドルのギフトを送った場合、支出は40ドルですが、控除は合計で25ドルです。
- パートナーシップでは上限が倍増しません。 25ドルの制限はパートナーシップレベルとパートナーレベルの両方に適用されるため、複数のパートナーを通じてギフトを送っても25ドルが50ドルになることはありません。
より多く使うことは常に自由です。この規則は控除を制限するものであり、寛大さを制限するものではありません。
25ドルにカウントされるもの、されないもの
付随費用は上限の対象外
彫刻、包装、ラッピング、保険、発送は、ギフト自体に実質的な価値を付加しない限り、一般的に25ドルの制限にカウントされません。24ドルのオリーブオイルのボトルにかけるギフト包装は付随的です。15ドル相当の果物を入れるが、それ自体が30ドルの価値がある装飾用バスケットは付随的ではありません。それはギフトの一部です。
テストは実質であり、ラベルではありません。ペンに金メッキを施すことは価値を付加します。20ドルのギフトを発送するために8ドル支払うことは付加しません。
4ドルのブランド品はそもそもギフトではない
25ドルの制限の目的上、以下の3つの条件をすべて満たす項目は無視します：
- 価格が4ドル以下であること、
- あなたのビジネス名が恒久的に彫刻または印刷されていること、
- 定期的に配布していること（カレンダー、ペン、マグカップ、トートバッグなど）。
会議の参加者200人に配布した3ドルのブランド入りペンは、誰の25ドルの枠にも触れません。30ドルのブランド入りジャケットは、ロゴが入っていてもコストテストに失敗するため、枠に触れます。
ギフトか娯楽かは娯楽に分類される
ギフトとも娯楽とも考えられる項目は、一般的に娯楽として扱われます。そして娯楽は非控除です。顧客に一緒に参加するつもりなく渡したシーズンチケットはギフトのように見えますが、規則ではそのカテゴリーを娯楽として扱います。顧客と一緒に試合に出席し、誠実なビジネスディスカッションがある場合、ビジネス食事と娯楽に関する異なる立証規則が適用されますが、控除を救うためにそれを25ドルのギフトと再分類することはできません。
疑わしい場合は、まず分類し、次に控除します。
ほとんどの経営者が陥る罠：顧客ギフトと従業員ギフト
ここで善意の企業が給与税のエクスポージャーを作り出します。顧客ギフトと従業員ギフトは似ていますが、税法の異なる部分にあります。
顧客と見込み客へのギフト：25ドルの控除上限
顧客、取引先、紹介元へのギフトは、上記のセクション274(b)のビジネスギフト制限に該当します。事業の申告（スケジュールC、パートナーシップ申告、または法人申告。事業形態によります）で受取人1人あたり最大25ドルを控除し、受取人は一般的にそれを除外します。以下に説明する事業目的の記録を保持してください。
従業員へのギフト：「非課税ギフト」というものは存在しない
連邦雇用税の目的上、雇用主から従業員へのギフトというものは存在しません。あるのは賃金（課税対象）と、特定の除外規定が賃金から取り除く付随福利厚生のみです。除外規定が適用されない限り、あなたがギフトと呼ぶものは賃金です。所得税の源泉徴収に加えて、社会保障税とメディケア税の対象となります。
この区別により、2つの非常に異なる結果が生じます：
現金と現金同等物は常に賃金です。 現金、小切手、ギフトカード、一般的な商品と交換できるギフト証明書、チャージカードに読み込まれたクレジットは、いかに少額であっても軽微な付随福利厚生として除外することはできません。25ドルのコーヒーショップカード、50ドルのVisaギフトカード、七面鳥と交換できる証明書は、すべて課税賃金です。その金額は給与計算を通過し、従業員のフォームW-2に表示され、源泉徴収の対象となります。カードが購入できるものを制限している場合、使用期限がある場合、未使用残高が没収される場合でも同様です。
少額で頻度の低い有形財産は除外できます。 ホリデーの七面鳥、ハム、フルーツバスケット、ワインのボトル、花、または時折の控えめな価値のイベントチケットは、セクション132に基づく軽微な付随福利厚生として認められます。価値が非常に少なく、頻度が非常に低いため、それを会計処理することが不合理である財産またはサービスです。軽微な付随福利厚生に法定の金額上限はありませんが、実務家は一般的に個々の品目を約100ドル以下に保ち、頻度を低くします（毎月ではなく年に1回か2回程度）。除外が適用される場合、従業員は税金を負担せず、あなたは付随福利厚生の提供のための通常の事業費としてその費用を控除します。
これがあなたの控除に意味すること
- 軽微な付随福利厚生として認められる従業員への60ドルのギフトバスケット：従業員にとっては非課税、あなたにとっては付随福利厚生費として控除可能。
- 同じ従業員に渡した60ドルのギフトカード：従業員にとっては60ドルの課税賃金、あなたにとっては報酬（賃金）として控除可能。給与計算を通じて報告・源泉徴収され、25ドルのビジネスギフトとして請求されるわけではありません。
- 非従業員の顧客への60ドルのギフト：ビジネスギフトとして25ドル控除可能、35ドルは非控除。
関連するが別のカテゴリーとして、勤続年数や安全に対する従業員功績賞があります。書面によるプログラムに基づいて授与される有形の個人財産であり、従業員1人あたり年間最大400ドル（適格プランでは1,600ドル）を控除でき、従業員にとっても同じ金額まで非課税です。現金、ギフトカード、休暇、および類似の項目は功績賞として認められることはありません。
一般的で高くつく間違いは、12月にすべての従業員に100ドルのギフトカードを渡し、「従業員ギフト」として経費処理し、給与計算を完全にスキップすることです。IRSの立場は明確です。その1ドルすべてが渡された日に賃金だったのです。
ビジネスギフトを実際に証明する記録
25ドルの制限が注目を集めますが、記録の欠落は過剰額よりも多くの控除を失わせます。以下の各項目を立証する適時な記録が必要です：
- 金額： ギフトの費用に加えて、別途扱っている付随費用。
- 日付： ギフトが贈られた日。
- 説明： ギフトの内容。
- 事業目的： なぜ贈られたのか（紹介への感謝、既存顧客へのホリデーの好意、特定の契約に関連する成約祝い）。
- ビジネス関係： 誰が受け取ったのか、そしてその人があなたのビジネスとどのように関連しているのか（顧客、見込み客、取引先、紹介元）。
「適時に記録」とは、支出時またはその近くで記録することを意味し、調査中に1年後にクレジットカードの明細から再構築することではありません。カードの明細はお金を使ったことを証明します。事業目的、受取人、関係を証明するものではありません。
調査に耐える実用的な最低限：
- 何を、どこで、いくらで購入したかを示すレシートを保存します。
- その取引の簿記メモに、受取人名、ビジネス関係、機会、配達日を記録します。例：「ホリデー感謝、12月18日配達 — J. Rivera、ABCデンタル（既存顧客、Q4に3件のクリーニング紹介）」
- 受取人ごとの年間合計を追跡し、税務申告時に超過分を発見するのではなく、25ドルで控除を止められるようにします。
- ギフトカードと現金同等物の配布を別の給与リスト（受取人、金額、日付）に保持し、年末までにそのリストをW-2賃金と照合します。
従業員があなたの代わりに購入したギフトを払い戻す場合、同じ立証が上流に流れます。彼らは受取人、目的、費用をあなたに文書化し、あなたはそれらの記録を自分のものとして保持します。
実際に費用がかかる5つの間違い
1. すべての顧客ギフトの全額を控除する
75ドルの顧客ギフトを75ドルで控除することは、受取人1人あたり50ドルの過大申告です。40人の顧客がいれば、2,000ドルの不認容控除に加えて正確性のエクスポージャーがあります。内部経費報告書が全額を示していても、税務ワークペーパーでは各受取人を25ドルに上限します。
2. 従業員ギフトカードを非課税として扱う
これはこのリストで最もリスクの高いエラーです。源泉徴収の漏れ、雇用主の給与税の漏れ、そしてW-2の過小申告が重なるためです。すべてのギフトカード、証明書、現金同等物の賞与を、与えられた給与期間に給与計算を通して処理します。年末調整として後で思い出そうとするのではなく。
3. 配偶者と家族の帰属を忘れる
顧客への25ドルのギフトと、その顧客の配偶者への25ドルのギフトは、1つの25ドルの控除であり、2つではありません。配偶者が独立してあなたの顧客または取引先であり、文書化できる別のビジネス関係がある場合を除きます。「スミス一家へ」と宛てたホリデーギフトは、世帯人数で上限が倍増することはありません。
4. ギフトを食事、消耗品、または雑費に埋め込む
総勘定元帳のさまざまな勘定に散らばったギフトは、上限を設定したり、立証したり、防御したりすることができません。専用の勘定を使用します。たとえば、「顧客ギフト（控除可能分）」と「顧客ギフト（非控除超過分）」、さらに給与計算を通した従業員賞与用の別の賃金勘定を使用します。この分割により、計上時に25ドルの計算が強制され、年末に申告者に明確な数字が提供されます。
5. 金額が少ないために記録を省略する
少額のギフトは、現金で支払われたり、個人カードで購入されたり、メモなしで配達されたりすることが最も多いものです。したがって、証明が最も難しいものです。受取人や目的が記録されていない22ドルのギフトは、調査では22ドルではなく0ドルの価値があります。
シンプルな年末ワークフロー
- ギフト勘定を抽出します。 その年に顧客ギフト、従業員ギフト、賞与にコード化されたすべての取引をエクスポートします。
- 受取人ごとに分類します。 すべての購入者、カード、払い戻しレポートにわたって、各人の支出を集計します。配偶者やパートナーが同じビジネスから贈ったギフトも含みます。
- 枠を適用します。 非従業員の場合、控除可能な費用を受取人1人あたり25ドルに上限し、超過分を非控除に移します。従業員の場合、すべての現金同等物が給与賃金に含まれていること、およびすべての有形品が軽微な付随福利厚生として認められるか給与計算を通していることを確認します。
- 除外項目を確認します。 適格な4ドル以下のブランド品と、実質的な価値を付加しない別途記載の付随的な送料、包装、彫刻を取り出します。
- 決算前に帳簿を修正します。 レシートと記憶が存在する今、再分類します。翌年10月に12月のギフトを調整することは、詳細が捏造される方法です。
- 給与計算を照合します。 従業員ギフトカードリストをW-2ボックス1の賃金に一致させ、源泉徴収が収集されたことを確認します。ポリシーが従業員に純額を保証している場合は、グロスアップします。
スプレッドシートの迷宮に陥らずに追跡する方法
25ドルの規則は実際には受取人ごとの追跡問題であり、ギフトが漠然としたメモで5つの勘定に隠れている場合、一般的な簿記がうまく処理できない種類のものです。
任意の複式簿記システムでの機能的な構造：
Expenses:Gifts:Clients:Deductible— 受取人1人あたり年間25ドルに上限。Expenses:Gifts:Clients:Nondeductible— 25ドルを超える部分。支出を正直に保つために削除せずに可視化。Expenses:Gifts:Promo-Items— 適格な4ドル以下のブランド配布物。Expenses:Employee-Awards:Taxable-Wages— ギフトカードと現金賞与。常に給与計算に紐付け。Expenses:Employee-Awards:De-Minimis— 適格な有形ギフト。
計上時に取引の説明文または添付メモに受取人と事業目的を記録します。年末には控除可能残高がすでに計算され、非控除超過分がすでに分離され、給与照合が短い調整作業になります。フォレンジックプロジェクトではありません。帳簿をプレーンテキストで管理している場合、同じ勘定分割に一貫したrecipient:およびpurpose:注釈を加えることで、将来の自分が感謝するgrep可能な監査証跡が得られます。
財務管理を簡素化
25ドルのギフト規則を正しく守ることは、ほとんどが適切なタイミングで適切な詳細を記録することです。受取人、目的、金額を適切な勘定に記録することです。Beancount.ioはプレーンテキスト会計を提供し、財務データに対する完全な透明性とコントロールを実現します。受取人ごとの上限と給与照合がブラックボックスに埋もれることなく検証可能になります。無料で始める そして、なぜ開発者と財務専門家がプレーンテキスト会計に切り替えているのかをご覧ください。
