初めての従業員を雇用しました。オファーレターに署名し、W-4が机の上にあります。そして現実に直面します。最初の給与から実際に連邦税をいくら源泉徴収すべきか、いつIRSに送金すべきか、そして正しく行ったことを証明する書類は何か。これらのステップのいずれかを誤ると、ペナルティが急速に積み上がります。納付遅延だけで2%から15%の罰金です。
Publication 15（別名サーキュラーE）は、IRSが雇用主向けに発行する、まさにこのための単一のルールブックです。70ページ以上あり軽い読み物ではありませんが、連邦所得税の源泉徴収、社会保障税とメディケア税、納付スケジュール、四半期および年末申告に関するすべての答えがここにあります。以下、実用的な解釈を示します。
サーキュラーEとは何か（そして誰に必要なのか）
Publication 15（サーキュラーE）、『雇用主向け税務ガイド』は、連邦源泉徴収の対象となる賃金を支払うすべての事業主または家事使用人を対象とした、IRSが毎年更新するルールブックです。従業員（フルタイム、パートタイム、季節雇用、たとえパートタイムのバリスタ1人でも）がいる場合、この目的においてあなたは雇用主です。
このガイドがカバーする内容は以下の通りです。
- 連邦税法上の従業員とは誰か、そして1099契約社員がここに含まれない理由
- 賃金とみなされるもの（給与、賞与、チップ、課税対象のフリンジベネフィット、特定の払い戻し）
- 連邦所得税、社会保障税、メディケア税を正しく源泉徴収する方法
- それらの税金をいつ、どのように納付するか
- 提出すべき申告書 — 四半期ごとのForm 941、FUTA（連邦失業税）の年次Form 940、年末のForm W-2およびW-3
これを補完する2つの関連出版物があります。Publication 15-Aは追加の賃金とより複雑な源泉徴収状況を扱い、Publication 15-Bは健康保険や団体定期生命保険などのフリンジベネフィットの税務処理を扱います。中小企業の90%にとって、日常業務ではPublication 15自体で十分です。
給与計算代行業者を利用していても、サーキュラーEを理解する必要があります。代行業者はあなたの指示を実行しますが、期限内の納付と正確な申告に対する法的責任はあなたにあります。
毎回の給与支払いで源泉徴収または支払う3つの税金
すべての通常の給与支払いには、連邦税の3つの要素が含まれます。サーキュラーEは、2026年の税率、賃金基準額、およびその適用方法を示しています。
1. 連邦所得税の源泉徴収
一律の税率はありません。従業員のForm W-4、支払い頻度、およびPublication 15にあるIRSの源泉徴収表またはパーセンテージ法の表に基づいて源泉徴収します。
2026年の主要ポイント：
- IRSは賃金区分表とパーセンテージ法の表を毎年インフレに合わせて更新します。2026年は、単身者の標準控除が15,000ドル、夫婦合算申告の控除が30,000ドルとなり、表は2025年からわずかに変化します。昨年の表を使用すると源泉徴収不足になります。
- Form W-4（2020年改訂）では、もはや源泉徴収控除（allowances）を使用しません。従業員は現在、申告ステータス、扶養家族、その他の収入、追加の源泉徴収額を直接記載します。まだ古いW-4が手元にある場合は、従業員が新しいものを提出するまでそれを尊重します。
- 許可されている方法は2つあります。賃金区分法（表の範囲内の賃金に対する迅速な参照）とパーセンテージ法（計算式ベースで、給与計算ソフトウェアに適しています）。正しく適用すれば、どちらも同じ結果になります。
実用的なヒント：迷った場合は、基本額を調べた後、W-4のステップ4(c)からの従業員の追加源泉徴収額を加算してください。この追加額は、中小事業主が見落としがちな最も一般的な箇所です。
2. 社会保障税（OASDI）— それぞれ6.2%
2026年については、年間賃金基準額176,100ドルまでの賃金に対して社会保障税として6.2%を源泉徴収します（基準額は毎年1月に指数化・リセットされるため、最初の給与計算の前に給与計算ソフトウェアが現在の年の数値を反映していることを確認してください）。雇用主としてさらに6.2%を上乗せして負担します。従業員の年間累計賃金が基準額を超えたら、社会保障税の源泉徴収を停止しますが、メディケア税は継続します。
W-4の選択肢はこれに影響しません。上限までの一律パーセンテージです。
3. メディケア税 — 1.45%プラス追加の0.9%
すべての賃金に対してメディケア税として1.45%を源泉徴収し（上限なし）、雇用主も1.45%を負担します。暦年で20万ドルを超える賃金（源泉徴収目的では申告ステータスに関係なく、従業員が自身の申告で合算か単独かを整理します）については、**追加メディケア税0.9%**も源泉徴収します。これは従業員のみの負担で、雇用主のマッチングはありません。
この20万ドルの閾値は、従業員ごと、給与計算ごとに適用され、配偶者の賃金は考慮されません。従業員が初めて20万ドルを超えた給与期間から追加の0.9%を適用し始め、その年の残り期間続けます。
年収6万ドルを隔週払いで支払う場合の簡単な計算：
- 社会保障税：2,307.69ドル × 6.2% = 従業員負担143.08ドル、雇用主負担143.08ドル
- メディケア税：2,307.69ドル × 1.45% = それぞれ33.46ドル
- 連邦所得税：W-4による — 調整なしの単身者で2026年の表を使用した場合、税引前控除により概算で180ドル〜210ドル
結論：社会保障税とメディケア税は機械的です。連邦所得税は、W-4の正確さが重要となる部分です。
推測せずに源泉徴収を計算する方法
Publication 15は、IRS承認の2つの方法を示しています。1つを選び、一貫して使用してください。
オプションA：賃金区分表
単一支払い頻度で手動給与計算に適しています。給与期間（週次、隔週、半月次、月次）の表を見つけ、税引前の401(k)とセクション125ベネフィットを差し引いた後の従業員の調整後賃金を特定し、次に申告ステータスと照合します。表から源泉徴収額が得られます。
制限：表は特定の賃金額までしかカバーしていません。それを超える場合は、パーセンテージ法を使用する必要があります。
オプションB：パーセンテージ法
スプレッドシートやソフトウェアに適しています。手順は以下の通りです。
- 期間の総賃金から始めます
- 税引前控除（401(k)、HSA、健康保険料）を差し引きます
- 標準控除と税区分を期間ベースに変換した1給与期間分を差し引きます（Publication 15のワークシートでこれを行います）
- 残額に累進税率（10%、12%、22%など）を適用します
- W-4のステップ4からの追加源泉徴収額を加算します
ほとんどの給与計算ソフトウェアは、内部でパーセンテージ法を使用しています。独自のシートを作成する場合は、Publication 15のワークシートを正確に複製してください。年間控除を26で割った概算は使わないでください。
税引前調整を忘れないでください
すべての金額が源泉徴収対象になるわけではありません。順序が重要です。
- 連邦所得税の対象賃金を減らす：従来型401(k)、カフェテリアプランによるHSA、セクション125の健康保険料
- 社会保障税とメディケア税の対象賃金を減らさない：401(k)（401(k)は依然としてFICAの対象）
- 適切に構成されたセクション125の健康および扶養家族介護ベネフィットについては、3つすべてを減らす
この1つの違い — 401(k)は所得税の源泉徴収からは免除されますが、FICAからは免除されない — は、初めてのスプレッドシートでよく引っかかるポイントです。
納付スケジュール：ペナルティを発生させる部分
源泉徴収するだけでは不十分です。IRSが割り当てたスケジュールに従って、源泉徴収した金額と雇用主負担分を合わせて納付する必要があります。
月次 vs. 半週次 — ルックバック期間が決定する
納付スケジュールは選択できません。ルックバック期間（前年6月30日に終了する4四半期）中に報告した総雇用税額によって決まります。2026年の場合、ルックバック期間は2024年7月1日から2025年6月30日までです。
- そのルックバック期間に5万ドル以下を報告した場合、あなたは月次納付者です。納付期限は給与支払い月の翌月15日です。
- 5万ドル超を報告した場合、あなたは半週次納付者です。水曜日から金曜日の給与支払日 → 翌週の水曜日までに納付。土曜日から火曜日の給与支払日 → 翌週の金曜日までに納付。
ルックバック期間の実績がない新規雇用主は、初年度はデフォルトで月次納付者になります。
10万ドルの翌日ルール
いずれかの日に10万ドル以上の負担額が累積した場合、翌営業日までに納付する必要があり、その暦年の残り期間と翌年は自動的に半週次納付者になります。
2,500ドルの四半期例外
四半期の総負担額（Form 941、12行目）が2,500ドル未満の場合、個別の納付を行う代わりに申告書と一緒に支払うことができます。ただし、月次納付者である場合に限ります。半週次納付者は、少額でも納付する必要があります。
納付方法
すべての納付はEFTPS（電子連邦税納付システム）を通じて行われます。銀行からEFTPSを介してIRSへ直接支払うことが必須です。申告書に小切手を同封して郵送することは、ほとんどの納付で受け付けられなくなりました。期限の少なくとも1営業日前に支払いをスケジュールしてください。決済日が基準となります。
未納付ペナルティ：
- 1〜5日遅延：2%
- 6〜15日遅延：5%
- 15日超の遅延：10%
- IRSから最初の通知を受けてから10日以上経過しても未納付：15%
利息も納付期限日から発生します。これが、サーキュラーEが納付タイミングに多くのページを割いている理由です。
Form 941とW-2：行ったことを報告する方法
Form 941 — 賃金を支払う四半期ごとに提出
Form 941（雇用主の四半期連邦税申告書）は、源泉徴収した金額と納付した金額を調整します。
- 暦四半期ごとに4月30日、7月31日、10月31日、1月31日が期限です。納付が期限内かつ全額であれば、さらに10日間の猶予があります。
- 報告内容：総賃金、源泉徴収した連邦所得税、社会保障税およびメディケア税の賃金と税額（追加メディケア税を含む）、チップと疾病手当の調整。
- また、月次納付者の場合はスケジュールBを完了するか、Form 941の月次内訳を使用します。
四半期に賃金がなかったが雇用主であり続ける場合も、最終申告書を提出して最終申告のチェックボックスにチェックを入れるまで、ゼロ申告書を提出します。
Form 940 — 年次FUTA
サーキュラーEの主な焦点からは外れますが、言及されています。連邦失業税（FUTA）は、各従業員の最初の7,000ドルの賃金に対して6%で、州の失業保険を期限内に支払った場合、最大5.4%の税額控除があります。ほとんどの雇用主は実質0.6%を支払います。Form 940は毎年1月31日までに提出します。
Form W-2とW-3 — 年末
- 1月31日までに従業員にW-2を交付します（2026年の賃金の場合、1月31日が日曜日のため2027年2月1日ですが、1月31日を前提に計画してください）。
- W-2のコピーAを社会保障庁に提出し、Form W-3も1月31日までに送信します。
- 情報申告書（W-2と1099を合わせて）を10枚以上提出する場合は、電子申告が必須です。
W-2のボックス1は連邦課税賃金（税引前控除後）、ボックス3は社会保障賃金（通常、401(k)が差し引かれないため高くなります）、ボックス5はメディケア賃金です。これら3つのボックスの調整は、源泉徴収設定エラーを発見する最も迅速な方法です。
Publication 15が警告する5つの間違い（明示的には言及していませんが）
1. 源泉徴収を避けるために従業員を契約社員として扱う
サーキュラーEは従業員に適用されます。コモンロー上の支配テストで従業員であるべき人が、契約社員と表示しても源泉徴収義務はなくなりません。後日、負担額とペナルティがあなたにのしかかるだけです。関係が従業員のように見える場合（勤務時間を設定し、道具を提供し、仕事のやり方を管理している場合）、源泉徴収してください。
2. 課税対象のフリンジベネフィットを忘れる
雇用主が支払う5万ドル超の団体定期生命保険、会社車の私的使用、特定の賞与や報奨金は、源泉徴収の対象となる賃金です。Publication 15-Bに評価方法が記載されています。年末のサプライズではなく、ベネフィットが提供された期間に賃金として記帳してください。
3. チップの取り扱いミス
レストランやサロンを経営している場合、従業員は翌月10日までにチップを報告する必要があります。報告されたチップに対して所得税とFICAを源泉徴収し、Form 941で報告します。従業員の負担分を自分のポケットから支払うのではなく、従業員の通常賃金から徴収し、賃金が不足している場合は不足額を繰り越します。
4. 複数の仕事や追加の源泉徴収に調整しない
2つの仕事を持つ従業員は、両方の雇用主が標準の表を使用している場合、源泉徴収不足になる可能性があります。W-4のステップ2のチェックボックス（または複数仕事ワークシート）とステップ4(c)の追加源泉徴収は、このために存在します。源泉徴収不足の従業員には、残高不足に直面するのではなくW-4を更新するよう勧めてください。
5. 純支払日ではなく負担日を使用して納付が遅れる
納付の時計は給与支払日（賃金が利用可能になる日）から始まります。給与期間の終了日や給与計算を実行した日ではありません。月曜日に給与計算を実行し、金曜日付の小切手の場合、負担は金曜日に発生します。
2026年で実際に更新すべき変更点
サーキュラーEは毎年12月に再発行されます。2026年は、1月の最初の給与計算の前に以下を確認してください。
- 源泉徴収表 — 新しい標準控除とブラケットのインフレ調整に合わせて更新されました。昨年の表をすぐに置き換えてください。
- 社会保障賃金基準額 — 2026年は176,100ドル。給与計算の上限を調整してください。
- FICA税率は変更なし — 依然として社会保障6.2%、メディケア1.45%、20万ドル超の追加メディケア0.9%。
- FUTA賃金基準額 — 連邦では依然として7,000ドルですが、州の失業保険基準額はしばしば高く（多くの州で12,000〜20,000ドル）、注意が必要です。
- Form W-4 — 2026年の改訂はありませんが、結婚、出産、副業などのライフイベントが新しいW-4の提出につながることを従業員に再確認させてください。
- 電子申告の閾値 — 情報申告書10枚以上で、W-2と1099の電子申告が依然として必須です。
IRSは紙ベースのプロセスを段階的に廃止し続けています。Form 941や940を紙で提出する場合、処理が遅くなることを想定してください。IRS承認のソフトウェアまたは代行業者を通じた電子申告が最も迅速です。
従業員2〜10人の小規模事業者向けの実装チェックリスト
最初の給与計算前：
- EIN（雇用者識別番号）を取得していない場合は取得し、EFTPSに登録し、州の源泉徴収と失業保険の口座を確認します
- 署名済みのForm W-4と州の源泉徴収フォームを収集し、W-2の不一致を避けるために社会保障番号をカードと照合します
- 給与支払い頻度を決定し、それを守ります。四半期の途中で頻度を変更すると941スケジュールBが複雑になります
各給与計算：
- 総額を計算し、正しい順序で税引前ベネフィットを差し引き、Publication 15の表を適用し、雇用主負担分を別途記録します
- スケジュールに従って納付し、EFTPSの確認番号を給与記録と一緒に保管します
- 従業員ごとの賃金、源泉徴収額、雇用主負担税を示す給与台帳を維持します。これが監査証跡です
各四半期：
- 給与台帳とEFTPSへの銀行引き落としを照合し、941を提出する前に差異を修正します
- ゼロ賃金の四半期でもForm 941を提出します
- 州の源泉徴収と州の失業保険をそれぞれのスケジュールで支払います（サーキュラーEの一部ではありませんが、同様に期限があります）
毎年1月：
- W-2を発行する前に、4つの941すべてをW-3の合計と照合します。一致しない場合は、従業員が申告する前にエラーを見つけます
- 1月31日までにW-2を交付し、W-2/W-3をSSAに提出し、FUTAのForm 940を提出します
- 600ドル以上支払った契約社員には1月31日までに1099-NECを発行します（W-2とは異なりますが、同じ日に期限が来ることが多いです）
簿記がサーキュラーEを容易にするか、困難にするか
給与税のミスは、めったに税額表から始まりません。帳簿から始まります。すべてに1つの銀行口座、給与負担を「費用」にまとめる、四半期末に源泉徴収額を再構築するために慌てる、という状態です。
各給与税に専用の元帳勘定科目を設定してください。連邦所得税源泉徴収債務、社会保障税債務（従業員分と雇用主分を分ける）、メディケア税債務、FUTA債務です。給与計算を実行するときは、これらの債務を貸方に記入し、賃金費用と雇用主給与税費用を借方に記入します。EFTPSで納付するときは、債務を借方に記入します。どの時点でも、これらの債務の残高は、あなたが負っているがまだ納付していない金額と正確に一致するはずです。それ以上でも以下でもありません。
毎月照合してください。給与計算代行業者が一括で引き落とす場合は、代行業者の詳細レポートを使用して帳簿上で分割します。また、給与記録は税金の納付期限または納付日（どちらか遅い方）から少なくとも4年間保管してください。これはサーキュラーEの記録保存要件であり、提案ではありません。
良い帳簿はまた、意思決定を表面化させます。雇用主負担の社会保障税とメディケア税を毎月の別のコスト（上限までの賃金の約7.65%）として見ることで、昇給や新規採用の真のコストをオファーを出す前に明確にできます。
財務管理を簡素化する
源泉徴収、納付、Form 941とW-2を正しく行うことは、実際には簿記の規律です。すべての給与負担を正しい勘定科目で追跡し、スケジュール通りに納付し、申告前に照合することです。Beancount.ioは、透明性があり、バージョン管理され、AI対応のプレーンテキスト会計を提供します。これにより、給与債務、納付、四半期の照合が監査可能で、期待どおりの場所に正確に保持されます。 無料で始める そして、サーキュラーEが給与計算にもたらすのと同じ厳密さを、あなたの帳簿にもたらしてください。