庇護申請の案件は、3回の分割払いで5,500ドルが支払われます。依頼者が1,800ドルを送金し、G-28を提出したからといって「獲得済み」とマークし、そのお金を使ってしまったとします。3ヶ月後、弁護士会から三者間IOLTA照合を求められましたが、信託元帳も、依頼者元帳も、どちらにも一致する銀行照合表もありません。このギャップは、会計上の問題である以前に、懲戒案件です。
移民法律事務所の簿記は、信託会計と定額着手金収益の交差点にあります。受け取った時点では未獲得のことが多く、業務の完了に応じて獲得され、返金は管轄区域によって異なる特定の規則に従う場合にのみ可能です。信託と収益の両方を同時に正しく管理することが、事務所が収益性とコンプライアンスの両方を満たす唯一の方法です。
資金の流れ: 信託と事業用の区別
依頼者の資金は、獲得されるまであなたのお金ではありません。 ほとんどの管轄区域では、移民案件の定額着手金は、委任契約書が受領時に獲得済みまたは返金不要であると明示し、依頼者が十分な情報に基づく同意を与えない限り、前払い着手金の預かり金とみなされます。デフォルトであり、セーフハーバーとなるのは、信託です。
- 未獲得の定額着手金:
借方 現金 — IOLTA $1,800/貸方 依頼者元帳負債 — IOLTA $1,800。現金は信託口座にあり、負債は帳簿に計上されています。 - マイルストーン完了時に獲得: 請願書の提出、バイオメトリクス、面接準備などです。委任契約の条件に基づきマイルストーンが完了した時点で、
借方 依頼者元帳負債 $600/貸方 収益 $600および借方 現金 — 事業用 $600/貸方 現金 — IOLTA $600と、依頼者案件を参照する信託から事業用への振替を記録します。
事務所が立て替えた依頼者費用（申請料、翻訳料）は異なり、管轄区域の規則と委任契約書に応じて、返金可能な費用として信託に保持するか、事業用から支払って売掛金として請求することができます。
三者間IOLTA照合: 毎月の証明
IOLTAを義務付けるすべての管轄区域では、少なくとも毎月の三者間照合が必要です: (1) 銀行明細書、(2) 依頼者元帳（全依頼者の未獲得残高の合計）、(3) 帳簿/銀行仕訳帳です。これら3つすべてが、未処理の預金と小切手を含めて、1セント単位で一致する必要があります。
照合:
- 銀行の期末残高 + 未達預金 − 未決済小切手 = 調整後銀行残高
- 全依頼者元帳の合計 = 信託負債総額
- 帳簿残高 = 調整後銀行残高 = 依頼者元帳合計
銀行残高が依頼者元帳合計より200ドル多い場合、未配分の預金があります — 多くの場合、銀行には入金されたが依頼者案件には計上されていない、依頼者の分割払いです。依頼者元帳合計が銀行残高より多い場合、当座貸越または現金が動いていない帳簿上の記帳があります。どちらも報告義務があります。
不一致が生じる移民特有の一般的な原因:
- 依頼者の3回の分割払いが、マイルストーンごとに分割されずに同じ案件に計上され、収益を正しく認識するまで負債が過大計上されている
- 事業用から立て替えたUSCIS申請料を、明確な返金記帳なしに信託から返金した
- 必要な委任契約書の文言なしに、受領時に獲得済みとして扱った定額着手金があり、監査人が未獲得に組み替えた
専用のIOLTA小切手帳を維持し、決して混同しないでください。IOLTAから支払われた事業費は、たとえ翌日返金されたとしても、多くの州では規則違反です。
定額着手金収益: 分割払いは収益ではない
最初の1,800ドルの支払い時点で全額5,500ドルを収益として計上する移民事務所は、収益を過大計上し、負債を過小計上しています。委任契約では、マイルストーンと各段階で獲得される金額を定義する必要があります。
雇用ベースの調整申請の例:
- 着手金: 契約時に1,800ドル — 審査が完了するまで獲得率0%
- G-28と申請書類一式の提出: 40%獲得
- RFE対応と面接準備: 40%獲得
- 面接と承認: 20%獲得
または、より単純な案件の場合は、ファイルに文書化された、予想される案件期間にわたる時間ベースの按分計算を使用します。
収益認識: 獲得した部分のみが損益計算書に計上されます。残りは依頼者負債に留まります。これは、分割払いが契約上返金不要であっても当てはまります — 「返金不要」は契約条件であり、収益認識の会計上のトリガーではありません。
終了時の返金: 依頼者が契約を終了し、着手金が返金不要の場合でも、獲得分析が依然として優先されます: 完了した業務に対して獲得した分と、合理的かつ明示的に伝えられた範囲での返金不要分を保持します。業務完了分析を文書化してください。合理性の分析なしの一律の「全着手金返金不要」条項は、多くの弁護士会で認められません。
懲戒を防ぐ管理策
- 信託の取り扱い、マイルストーンスケジュール、返金ポリシーを各案件タイプについて明記した委任契約書に、資金移動前に署名を得る
- 毎日の信託記帳、毎月の三者間照合を、簿記担当者だけでなく弁護士も署名する
- 職務の分離: 信託元帳を記録する担当者は、その案件の第二承認なしに事業用口座へ資金を移動できる権限を持たない
- 依頼者ごとではなく案件ごとの依頼者元帳: I-130が2件とN-400が1件の家族は、それぞれ独自の負債を持つ3つの元帳があります
初日から財務を整理しましょう
移民業務は、長期にわたって支払われ、マイルストーンに応じて獲得される定額着手金です。信託会計は資金がどこにあるかを証明し、マイルストーン収益はいつそれがあなたのものになったかを証明します。
Beancount.ioはその区別をプレーンテキストで維持します — すべての分割払いを依頼者負債として、すべてのマイルストーンを収益認識として、そしてすべての三者間照合を、バランスが取れていることを願うスプレッドシートではなく、生成できるレポートとして扱います。無料で始めることで、次のIOLTA明細書を3週間の再構築ではなく、1ページの証明書にしましょう。