I tuoi 1099 hanno nuove caselle per mance e straordinari: guida per il sostituto d'imposta ai cambiamenti di rendicontazione del 2026

Se quest'anno hai pagato un collaboratore, un libero professionista o un lavoratore del gig economy che percepisce mance o straordinari, la dichiarazione informativa che presenterai a gennaio ti chiederà numeri che i tuoi libri contabili probabilmente non tracciano ancora. Per il 2026, l'IRS ha ridisegnato i moduli 1099-NEC, 1099-MISC e 1099-K con caselle dedicate alle mance in contanti, ai codici di occupazione e alla retribuzione per straordinari qualificati — e contemporaneamente ha innalzato la soglia di rendicontazione da $600 a $2.000. I sostituti d'imposta che aspettano gennaio per risolvere la questione si ritroveranno a ricostruire a memoria un intero anno di dati su mance e straordinari.

Questa guida illustra cosa è cambiato, quali caselle vanno dove, le due voci che mettono in difficoltà quasi tutti i sostituti d'imposta e cosa predisporre entro la fine dell'anno affinché la stagione delle dichiarazioni scorra senza intoppi.

Perché i tuoi 1099 quest'anno sono diversi​

I cambiamenti ai moduli sono la carta che sta dietro due importanti agevolazioni fiscali: le nuove deduzioni federali dall'imposta sul reddito per mance qualificate e straordinari qualificati. Queste deduzioni, introdotte dalla legge fiscale del 2025 spesso chiamata One Big Beautiful Bill Act, si applicano in genere per gli anni d'imposta dal 2025 al 2028:

• Nessuna imposta sulle mance: una deduzione sopra la linea fino a $25.000 di reddito da mance qualificate all'anno.
• Nessuna imposta sugli straordinari: una deduzione sopra la linea fino a $12.500 di retribuzione per straordinari qualificati all'anno ($25.000 per i contribuenti congiunti).
• Entrambe le deduzioni si riducono progressivamente al superamento di $150.000 di reddito lordo modificato ($300.000 per i contribuenti congiunti).
• Entrambe riducono solo l'imposta federale sul reddito. Le retribuzioni sottostanti restano soggette ai contributi Social Security e Medicare, e la maggior parte degli stati continua a tassarle per intero.

Ecco la parte che ti riguarda come sostituto d'imposta: il Congresso ha legato entrambe le deduzioni alla rendicontazione informativa. La deduzione per le mance si collega agli importi riportati su specifiche dichiarazioni informative (o dichiarati dal lavoratore nel Modulo 4137), e la deduzione per gli straordinari si collega agli importi comunicati al lavoratore. L'IRS non può amministrare deduzioni che non può vedere — perciò i moduli del 2026 ora hanno caselle che rendono visibili mance e straordinari qualificati.

L'anno d'imposta 2025 è stato un anno di transizione. La legge è stata promulgata a metà anno, quando i sistemi di payroll e rendicontazione erano già in funzione, quindi l'IRS non ha rivisto i moduli 2025 e ha offerto un sollievo dalle sanzioni per i sostituti d'imposta che non potevano riportare i nuovi dettagli. Quel periodo di tolleranza termina con il 2026. I moduli rivisti ora sono la norma, non l'eccezione.

Le nuove caselle, modulo per modulo​

Tre moduli sono cambiati. Ecco dove si trova ciascun nuovo importo:

Alcune note pratiche su questa disposizione:

• Il passaggio del 1099-NEC dalla Casella 1 alla Casella 1a romperà qualsiasi processo che si basa sui numeri di casella — modelli di fogli di calcolo, mappature di importazione e checklist di revisione che dicono "Casella 1" devono essere aggiornati anche se non paghi mai mance o straordinari.
• I cambiamenti del 1099-K contano per le mance tramite piattaforma. I lavoratori che ricevono mance tramite app di pagamento, piattaforme di consegna e altre organizzazioni di regolamento di terze parti ora possono vedere quelle mance dettagliate nel 1099-K che ricevono. Se la tua azienda paga tramite una piattaforma anziché direttamente, verifica cosa riporterà la piattaforma in modo che i tuoi registri si riconcilino.
• I moduli sono stati anche ripuliti nell'aspetto. L'IRS ha separato l'area del nome e indirizzo del sostituto d'imposta in singole caselle di inserimento, il che dovrebbe ridurre gli errori di archiviazione dei moduli cartacei ma potrebbe spostare le posizioni dei campi nei software di scansione.

Le due voci che ti metteranno in difficoltà​

La maggior parte della nuova rendicontazione è semplice inserimento dati. Due importi non lo sono, ed entrambi genereranno la maggior parte degli errori di gennaio.

Gli straordinari qualificati sono solo la "metà"​

L'importo degli straordinari nelle nuove caselle non è tutto ciò che un lavoratore ha guadagnato lavorando ore di straordinario. La retribuzione per straordinari qualificati generalmente indica solo la maggiorazione pagata oltre la tariffa ordinaria del lavoratore, e solo quando lo straordinario è richiesto ai sensi della sezione 7 del Fair Labor Standards Act.

Con la tradizionale retribuzione a tempo e mezzo, ciò significa la "metà" extra — non l'intero pagamento a tempo e mezzo. Un lavoratore con tariffa ordinaria di $20 che lavora 10 ore di straordinario a $30 porta a casa $300 per quelle ore, ma l'importo degli straordinari qualificati è $100: la maggiorazione di $10 all'ora moltiplicata per 10 ore. Le maggiorazioni statali per straordinari giornalieri, le maggiorazioni per il fine settimana che il tuo manuale promette volontariamente e i bonus fissi per turni extra sono questioni diverse — conta solo la maggiorazione richiesta dal FLSA.

Questa distinzione è il punto di revisione più importante sui nuovi moduli. Un lavoratore conosce la sua "retribuzione per straordinari" dalla busta paga, e quel numero quasi mai coinciderà con la cifra degli straordinari qualificati. Come sostituto d'imposta, sei l'unico soggetto in grado di calcolare correttamente la maggiorazione, perché solo tu conosci la tariffa ordinaria e quali ore il FLSA ti ha obbligato a maggiorare. Se il tuo sistema di rilevazione presenze registra solo i guadagni totali per straordinari, aggiungi ora un campo per la sola maggiorazione — ricostruire le tariffe ordinarie a gennaio per un anno di orari variabili è un lavoro penoso.

Le mance richiedono un codice di occupazione​

Le sole mance in contanti non bastano per la nuova rendicontazione. I moduli 1099-NEC, 1099-MISC e 1099-K ora riportano ciascuno un Codice di occupazione con mance del Tesoro (TTOC) che identifica l'occupazione in cui il lavoratore ha ricevuto le mance. Il Tesoro e l'IRS hanno emanato regolamenti definitivi nel 2026 che identificano più di 70 occupazioni in cui i lavoratori ricevono abitualmente e regolarmente mance — camerieri, baristi, fattorini, barbieri, parcheggiatori e dozzine di altre.

Tre cose che i sostituti d'imposta sbagliano riguardo a questo codice:

1. Un importo etichettato come mancia non prova la deduzione. Se le mance siano qualificate dipende dalla legge e dalle linee guida dell'IRS, non dall'etichetta. Il codice di occupazione è un dato che l'IRS utilizza per verificare l'ammissibilità.
2. Non ogni lavoratore con mance ha un'occupazione qualificata. Inserire il codice "000" da solo segnala che le mance in contanti riportate non sono ammissibili alla deduzione. Impara quali dei tuoi percettori rientrano nelle occupazioni elencate prima di presentare, non dopo che arriva un avviso.
3. Ti serve questa informazione al momento della presentazione. L'occupazione non è qualcosa che la maggior parte degli archivi dei fornitori registra oggi. Aggiungila ai tuoi registri di onboarding e pagamento per chiunque paghi e riceva mance, allo stesso modo in cui raccogli un W-9 in anticipo anziché rincorrerlo a gennaio.

La soglia di $600 ora è $2.000 — con eccezioni​

In parallelo alle nuove caselle c'è un cambiamento di soglia che ridurrà il numero di moduli presentati da molte piccole imprese. A partire dai pagamenti effettuati dopo il 31 dicembre 2025, la soglia di rendicontazione informativa per i compensi a non dipendenti e la maggior parte dei pagamenti vari è salita da $600 a $2.000 per percettore all'anno. La soglia per la ritenuta d'acconto sostitutiva è salita a $2.000 per allinearsi, e la cifra di $2.000 è destinata ad adeguamenti all'inflazione a partire dal 2026.

Sembra semplice. Le eccezioni sono il punto in cui i sostituti d'imposta si fanno male:

• Il Modulo 1099-K segue regole diverse. Le transazioni di reti di terze parti sono tornate allo standard pre-2022: un'organizzazione di regolamento in genere riporta solo quando un percettore supera $20.000 e 200 transazioni. Non esiste una singola "regola dei $2.000 per il 1099" — la soglia NEC/MISC e la soglia del 1099-K derivano da leggi diverse.
• Le transazioni con carta di pagamento sono di nuovo separate. I pagamenti con carta seguono un proprio quadro di rendicontazione, e le piattaforme possono emettere 1099-K al di sotto della soglia federale volontariamente.
• Gli stati possono differire, e differiscono. Il Massachusetts, per esempio, richiede alle organizzazioni di regolamento di riportare pagamenti di $600 o più a percettori con indirizzo nel Massachusetts indipendentemente dal numero di transazioni. Controlla ogni stato in cui lavorano i tuoi percettori, non solo il tuo.
• Un modulo mancante non significa reddito mancante. La soglia decide se tu devi presentare — non decide se il percettore deve imposte. Un collaboratore pagato $1.800 dichiara comunque ogni dollaro. Dillo esplicitamente ai tuoi percettori; ogni stagione delle dichiarazioni produce lavoratori che presumono che nessun modulo significhi nessun reddito, e la confusione ricade prima sul sostituto d'imposta.

Effetto netto per la maggior parte delle piccole imprese: meno moduli NEC e MISC da presentare, ma ogni modulo richiede dati più ricchi. L'onere di conformità si è spostato dalla quantità alla precisione.

Cosa fare prima di gennaio​

Ottobre è il momento giusto per sistemare questo — abbastanza vicino alla fine dell'anno perché il quadro completo sia visibile, con sufficiente margine per cambiare ciò che tracci. Segui questa checklist:

1. Separa subito la tua tracciatura. Mance, maggiorazioni per straordinari qualificati e compenso base dovrebbero accumularsi in contenitori separati per il resto dell'anno. Una soluzione solo a dicembre lascia undici mesi di ricostruzione.
2. Aggiungi un campo per la sola maggiorazione degli straordinari. Se il tuo sistema di payroll o rilevazione presenze non riesce a isolare la maggiorazione richiesta dal FLSA oltre la tariffa ordinaria, configura quel report prima dell'ultima busta paga dell'anno, quando puoi ancora validarlo su esecuzioni reali.
3. Raccogli le informazioni sull'occupazione per i percettori di mance. Determina il codice di occupazione del Tesoro di ciascun lavoratore con mance (o documenta perché si applica il codice 000) mentre il rapporto di lavoro è attivo.
4. Aggiorna l'onboarding dei fornitori. Ogni nuovo ingaggio di collaboratore dovrebbe acquisire dati W-9, dettagli del metodo di pagamento e — dove potrebbero sorgere mance o straordinari — i fatti che ti serviranno per le nuove caselle. Aggiorna l'organizer o il modulo di intake che invii ai fornitori, non solo la tua checklist interna.
5. Poni domande dirette ai tuoi fornitori di piattaforme e software. La tua piattaforma di pagamento popolerà le nuove caselle per le mance del 1099-K? Il tuo software contabile ha mappato le Caselle da 1a a 1d? I fornitori si aggiornano con tempistiche diverse, e "supportiamo i moduli 2026" merita un seguito chiedendo esattamente quali caselle sono supportate.
6. Pianifica la transizione alla trasmissione elettronica. L'IRS ha dichiarato che il suo Information Returns Intake System (IRIS) diventerà l'unica piattaforma di trasmissione elettronica nella stagione di presentazione 2027 per le dichiarazioni precedentemente accettate tramite il sistema legacy FIRE. Se presenti ancora tramite FIRE, esegui almeno un invio IRIS questa stagione così il passaggio è provato, non improvvisato.
7. Non affidarti esclusivamente ai moduli ricevuti. Con la soglia più alta, alcuni dei tuoi stessi collaboratori e percettori riceveranno meno moduli. Riconcilia i pagamenti dai tuoi libri, non dalla pila di 1099 che arrivano.

Traccialo mensilmente, non a gennaio​

Ogni voce di quella checklist è più facile come abitudine mensile che come progetto di gennaio. I sostituti d'imposta che attraversano indenni la stagione delle dichiarazioni sono quelli i cui libri separano già retribuzione base, maggiorazioni per straordinari e mance per percettore — perché la chiusura di ogni mese impone la categorizzazione mentre i cartellini e i report di regolamento sottostanti sono ancora a portata di mano.

Questa è più una questione di disciplina contabile che una questione fiscale. Se il tuo piano dei conti accorpa tutti i pagamenti ai collaboratori in un'unica voce di spesa, le nuove caselle esporranno il divario ogni gennaio d'ora in poi. Separare manodopera dei collaboratori, maggiorazioni e mance in transito in conti distinti (e riconciliare mensilmente i report di regolamento delle piattaforme con essi) trasforma l'esercizio del 1099 in un report che esegui anziché un'indagine che conduci. Per approfondimenti sulla struttura dei registri e sui flussi di riconciliazione, la documentazione copre i modelli che scalano dal primo collaboratore a un intero elenco di fornitori.

Mantieni i tuoi registri di sostituto d'imposta pronti per le verifiche​

I cambiamenti del 1099 per il 2026 premiano i sostituti d'imposta con registri puliti e granulari e puniscono tutti gli altri con l'archeologia di gennaio. Mentre imposti la tracciatura di mance, codici di occupazione e maggiorazioni per straordinari, tenere quei registri in un libro contabile trasparente e versionato ripaga due volte — una al momento della presentazione e di nuovo se l'IRS mai chiede come hai calcolato un numero. Beancount.io offre contabilità in testo semplice che ti dà completa visibilità su ogni transazione, con una cronologia che puoi confrontare e verificare. Inizia gratuitamente e fai del prossimo gennaio la stagione delle dichiarazioni che noti appena.