Pagamenti di Assistenza per Disastri Sezione 139: Aiuto Datoriale Esente da Imposte Dopo Disastri Dichiarati a Livello Federale

Un incendio boschivo spazza una contea. Un uragano inonda una città costiera. Un tornado rade al suolo un quartiere. Nel giro di giorni, i datori di lavoro nell'area colpita ricevono la stessa domanda dal loro team finanziario: "Possiamo semplicemente inviare ai nostri dipendenti dei soldi per aiutarli?"

La risposta, sepolta in una pagina di una sezione del Codice Fiscale Interno, è sì — e il trattamento fiscale è molto più generoso di quanto la maggior parte degli imprenditori realizzi. La Sezione 139 del Codice Fiscale Interno consente a un datore di lavoro di consegnare un assegno a un dipendente dopo un disastro dichiarato a livello federale, e quel denaro non è salario. Non è soggetto all'imposta federale sul reddito. Non è soggetto alle imposte di previdenza sociale, Medicare o alla disoccupazione federale. Non appare su un W-2 o un 1099. Il datore di lavoro deduce comunque il pagamento come una normale spesa aziendale.

Sembra troppo bello per essere vero, ed è esattamente il motivo per cui la maggior parte dei datori di lavoro o non lo usa o sbaglia la documentazione quando lo fa. Questa guida illustra le regole, le spese ammissibili, i limiti che non esistono (e quelli che esistono), la documentazione di cui hai effettivamente bisogno e un esempio pratico di come amministrare un programma in poche ore invece che in pochi mesi.

Cosa Dice Realmente la Sezione 139​

La Sezione 139 è stata aggiunta al codice fiscale nel 2002, all'indomani degli attacchi dell'11 settembre. La sua regola centrale è lunga una frase: il reddito lordo non include alcun importo ricevuto da un individuo come pagamento di assistenza qualificato per disastri.

Un "pagamento di assistenza qualificato per disastri" è qualsiasi importo pagato a o a beneficio di un individuo per realizzare una delle quattro cose:

1. Rimborsare o pagare spese personali, familiari, di soggiorno o funebri ragionevoli e necessarie causate da un disastro qualificato.
2. Rimborsare o pagare spese ragionevoli e necessarie per riparare o riabilitare una residenza personale o per riparare o sostituire il suo contenuto, nella misura in cui la necessità sia attribuibile a un disastro qualificato.
3. Fornire pagamenti da parte di vettori comuni ai passeggeri a causa di morte o lesioni derivanti da un disastro qualificato.
4. Fornire pagamenti da parte del governo federale, statale o locale in relazione a un disastro qualificato per promuovere il benessere generale.

Per i datori di lavoro privati, contano solo le prime due voci. La condizione in entrambe è la stessa frase: la spesa non può essere altrimenti compensata da un'assicurazione o da un'altra fonte. Se l'assicurazione per i proprietari di casa di un dipendente ha già pagato per sostituire il tetto, il datore di lavoro non può anche rimborsare quello stesso tetto esentasse ai sensi della Sezione 139.

Cosa si Qualifica come "Disastro Qualificato"​

La Sezione 139 si basa sulla definizione di disastro dichiarato a livello federale di cui alla Sezione 165(i)(5)(A), che a sua volta fa riferimento al Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act. In termini pratici, un disastro dichiarato a livello federale è quello per il quale il Presidente ha emesso una dichiarazione di disastro maggiore o una dichiarazione di emergenza. FEMA mantiene l'elenco aggiornato su fema.gov/disasters, organizzato per stato e data.

La Sezione 139 copre anche:

• Azioni terroristiche o militari.
• Incidenti catastrofici che coinvolgono vettori comuni, come determinato dal Segretario del Tesoro.
• Altri eventi determinati dall'autorità federale, statale o locale competente come meritevoli di assistenza.

Un evento puramente locale — un incendio in un singolo edificio, un tubo scoppiato isolato, una tragedia familiare di un singolo dipendente — non è un disastro qualificato, anche se è genuinamente devastante per le persone coinvolte. La dichiarazione federale è il requisito fondamentale. Prima di emettere un assegno ai sensi della Sezione 139, conferma che il disastro è stato dichiarato e annota il numero del disastro FEMA nel fascicolo.

Perché il Trattamento Fiscale è Così Favorevole​

Per un normale beneficio per i dipendenti, il percorso è questo. Il datore di lavoro paga il dipendente. Il pagamento è salario. Il datore di lavoro trattiene l'imposta federale sul reddito, la previdenza sociale e Medicare. Il datore di lavoro paga la quota datoriale di FICA e l'imposta federale sulla disoccupazione. L'importo finisce nella Casella 1 del W-2. Il dipendente deve l'imposta sul reddito sull'intero importo.

Metti i numeri su un pagamento per difficoltà di 10.000 $in uno stato con tasse elevate. Dopo le imposte sui salari e l'imposta federale e statale marginale sul reddito del dipendente, questi potrebbe trattenere da 5.500$ a 6.500 $. Il datore di lavoro ha pagato circa 10.800$ per erogarlo.

Un pagamento ai sensi della Sezione 139 è diverso. Il datore di lavoro paga 10.000 $. Il dipendente riceve 10.000$. Il datore di lavoro deduce 10.000 $. Non c'è ritenuta, nessuna segnalazione W-2, nessun 1099, nessuna FICA da nessuna delle due parti. L'IRS ha confermato nel Revenue Ruling 2003-12 che i dipendenti non sono tenuti a comprovare le spese effettive al datore di lavoro, purché gli importi siano ragionevolmente commisurati alle spese che probabilmente verranno sostenute.

Un pagamento di assistenza per disastri pulito è uno dei pochi benefici nel Codice Fiscale Interno che è genuinamente esentasse per il dipendente e interamente deducibile per il datore di lavoro allo stesso tempo.

Spese che Si Qualificano Chiaramente​

La legge usa la frase "spese personali, familiari, di soggiorno o funebri ragionevoli e necessarie". L'IRS e la comunità di professionisti hanno costruito un elenco operativo in due decenni:

• Alloggi temporanei, soggiorni in hotel e affitti a breve termine mentre una casa è inagibile.
• Pasti e generi alimentari durante lo sfollamento.
• Sostituzione di vestiti, articoli da toeletta e beni essenziali per la casa.
• Riparazioni a una residenza personale — cartongesso, coperture, pavimenti, finestre, lavori strutturali attribuibili al disastro.
• Sostituzione di beni personali danneggiati: mobili, elettrodomestici, biancheria da letto, elettronica, veicoli ad uso personale.
• Chilometraggio, carburante e costi di trasporto per evacuare, trasferirsi temporaneamente o recarsi in un luogo di lavoro sostitutivo.
• Assistenza all'infanzia e agli anziani resa necessaria dalla chiusura di scuole, evacuazioni o dallo sfollamento di chi se ne prende cura.
• Spese mediche derivanti dal disastro che l'assicurazione non copre.
• Spese funebri per i familiari persi nel disastro.
• Consulenza per la salute mentale legata al trauma dell'evento.
• Costi di tutoraggio o istruzione supplementare mentre le scuole sono chiuse.

La frase "ragionevoli e necessarie" fa qui un lavoro significativo. Un soggiorno in hotel modesto vicino alla casa della famiglia sfollata è ragionevole. Tre mesi in un resort di lusso non lo sono. L'IRS è stato chiaro sul fatto che lo standard non è un tetto rigido ma un test basato su fatti e circostanze, e "commisurato alle spese sostenute" è il punto di riferimento.

Spese che Non Si Qualificano​

Alcune categorie sono saldamente al di fuori della Sezione 139:

• Retribuzione persa o sostituzione del reddito. La Sezione 139 rimborsa le spese, non gli stipendi. Un pagamento etichettato "ti stiamo pagando per le due settimane in cui non sei potuto venire al lavoro" è salario, interamente tassabile e soggetto a dichiarazione. Se vuoi continuare a pagare i dipendenti durante un disastro, puoi farlo — ma quel denaro passa attraverso la normale busta paga.
• Spese già pagate da assicurazioni, FEMA o un'altra fonte. Il doppio beneficio annulla l'esclusione per quella parte.
• Spese aziendali. Se le apparecchiature per l'ufficio domestico di un dipendente sono danneggiate e il datore di lavoro vuole sostituirle per uso aziendale, si tratta di un normale rimborso spese, non di un pagamento ai sensi della Sezione 139.
• Regali travestiti da assistenza. La Sezione 139 non è una scappatoia per le regole relative ai regali da parte del datore di lavoro della Sezione 102. Il collegamento con il disastro deve essere reale.

I Limiti che Non Esistono​

La Sezione 139 non impone un tetto legale all'importo per dipendente. Nessun limite totale al programma. Nessun limite di frequenza. Nessun numero minimo o massimo di dipendenti. Nessun test di non discriminazione, il che è insolito per un beneficio per i dipendenti — un datore di lavoro può pagare di più ai dipendenti con retribuzione più alta rispetto a quelli con retribuzione più bassa se le spese effettive del disastro lo giustificano, anche se la maggior parte dei datori di lavoro sceglie importi fissi o basati su formule per mantenere semplice l'amministrazione.

Non esiste nemmeno il requisito che il dipendente sia la vittima diretta. Un pagamento per aiutare un dipendente il cui familiare è stato ferito, o la cui casa del genitore anziano è stata distrutta, può qualificarsi se copre le spese vive del dipendente stesso per la famiglia attribuibili al disastro.

Documentazione: Cosa Serve e Cosa No​

La cosa più importante da capire sulla documentazione della Sezione 139: l'onere è leggero per il dipendente e significativo per il datore di lavoro.

I dipendenti non devono:

• Inviare ricevute al datore di lavoro.
• Tracciare e segnalare le spese effettive dollaro per dollaro.
• Firmare una dichiarazione giurata di perdita.

I datori di lavoro dovrebbero:

• Confermare la dichiarazione federale di disastro e registrare il numero del disastro FEMA.
• Adottare un breve programma scritto che descriva l'idoneità, le spese ammissibili, i limiti di pagamento e il periodo durante il quale il programma è aperto. L'IRS non ha imposto un piano scritto, ma un programma scritto è la difesa più pulita se un controllo delle buste paga in seguito mette in dubbio se i pagamenti fossero realmente assistenza per disastri ai sensi della Sezione 139 o salari mascherati.
• Stabilire importi ragionevoli e difendibili. Un approccio comune: pagamenti fissi per dipendente legati a vaste categorie di spesa (ad esempio, 2.500 $per lo sfollamento dalla residenza principale, fino a 5.000$ per un'evacuazione che dura più di una settimana).
• Documentare la data del disastro, l'ambito geografico e quali dipendenti si trovano nell'area colpita.
• Tenere i registri dei pagamenti fuori dalle buste paga. Emettere un assegno separato o effettuare un bonifico bancario non collegato alle buste paga. Non far passare il pagamento attraverso il sistema di gestione delle buste paga, perché la maggior parte dei sistemi di buste paga lo tratterà automaticamente come salario.
• Classificare la spesa in un conto di contabilità generale chiaramente etichettato — ad esempio, "Assistenza per Disastri Sezione 139 — [Nome Evento]".

La prassi migliore è un piano scritto di una pagina adottato con delibera del consiglio di amministrazione o del titolare che specifichi il disastro (con numero FEMA), la classe di dipendenti idonei, le categorie di spese, l'importo massimo per dipendente, la procedura amministrativa e la data di fine del programma. Quel documento, conservato insieme alla dichiarazione di disastro, al registro dei pagamenti e a un elenco dei destinatari, è ciò che un revisore chiederà se dovessero sorgere domande.

Contabilità Precisa Fin dall'Inizio​

Registrazioni pulite sono ciò che trasforma un programma ai sensi della Sezione 139 da un potenziale rischio di audit in un non-evento. Tre decisioni contabili contano:

1. Crea un conto di contabilità generale dedicato. Non seppellire i pagamenti all'interno di "Salari" o "Bonus". Un conto spese separato — "Assistenza per Disastri — Sezione 139" — mantiene le cifre isolate per la revisione e per l'auditor.
2. Etichetta il disastro. Che i tuoi libri siano tenuti in contabilità in testo semplice, fogli di calcolo o una contabilità tradizionale, allega un tag di metadati, una nota o un sotto-conto che nomini il disastro FEMA. Se l'IRS dovesse mai chiedersi se un pagamento fosse un vero pagamento ai sensi della Sezione 139, il riferimento al disastro prova il collegamento.
3. Separa il flusso di pagamento. Esegui i pagamenti della Sezione 139 al di fuori delle buste paga. Abbina ogni pagamento a una scrittura contabile che addebita il conto spese per assistenza disastri e accredita la cassa. Non generare una busta paga. Non includere l'importo in alcun file W-2 o 1099. Tieni traccia dell'elenco dei destinatari, della data e dell'importo in un documento di lavoro allegato alla scrittura contabile.

Per un'organizzazione che tiene la contabilità su un sistema in testo semplice o con controllo di versione, la cronologia delle versioni stessa diventa parte della pista di controllo. Le scritture effettuate nei giorni in cui l'assistenza per disastri è stata autorizzata, con messaggi di commit che nominano il numero FEMA, sono prova datata del programma.

Un Esempio Pratico​

Supponiamo che un uragano tocchi terra il 15 agosto. Il Presidente emette una dichiarazione di disastro maggiore il 17 agosto per diverse contee costiere. Un datore di lavoro con venticinque dipendenti, dodici dei quali vivono nelle contee dichiarate, vuole fornire aiuti.

Il 18 agosto, il titolare firma un piano Sezione 139 di una pagina adottato con delibera del consiglio. Il piano stabilisce:

• Disastro: FEMA-XXXX-DR, dichiarato il 17 agosto.
• Classe idonea: dipendenti la cui residenza principale si trova in una delle contee dichiarate alla data del disastro.
• Spese ammissibili: alloggio temporaneo, cibo durante lo sfollamento, sostituzione di beni personali danneggiati, riparazioni della residenza non coperte da assicurazione, trasporto per evacuazione, assistenza per persone a carico durante la chiusura di scuole o asili nido.
• Importi dei pagamenti: un pagamento iniziale di 2.500 $per dipendente idoneo entro cinque giorni lavorativi dall'adozione del piano, con un importo aggiuntivo fino a 5.000$ per dipendente previa una breve attestazione scritta che il dipendente ha spese non rimborsate per il disastro in categorie ammissibili.
• Periodo del programma: dal 17 agosto al 30 novembre.

Il 22 agosto, l'azienda esegue un lotto di bonifici bancari al di fuori delle buste paga, pagando 2.500 $ a ciascuno dei dodici dipendenti idonei. La scrittura contabile è:

• Dare: Assistenza per Disastri — Sezione 139 (Uragano, FEMA-XXXX-DR): 30.000 $
• Avere: Cassa Operativa: 30.000 $

Nelle settimane successive, otto dipendenti presentano brevi attestazioni e ricevono pagamenti aggiuntivi che vanno da 1.500 $a 5.000$. Il costo totale del programma è di 54.000 $. Nessuna parte di esso appare sul W-2 di alcun dipendente. L'azienda deduce l'intero importo di 54.000$ come spesa aziendale ordinaria. Nessuna ritenuta fiscale federale, nessuna FICA, nessuna FUTA, nessun 1099, nessuna implicazione per il modulo 941.

Se l'IRS dovesse mai chiedere informazioni su quella spesa di 54.000 $ per assistenza disastri in un esame successivo, l'azienda consegna la dichiarazione di disastro, il piano adottato dal consiglio, l'elenco dei soggetti idonei, il registro dei bonifici, le attestazioni e il conto CO.GE. dedicato. Lo scambio richiede minuti.

Errori Comuni da Evitare​

Una manciata di errori continua a presentarsi nei programmi della Sezione 139:

• Far passare il pagamento attraverso le buste paga. Questo converte accidentalmente il pagamento in salario. Il sistema di gestione delle buste paga trattiene, il W-2 lo riflette e il trattamento esentasse svanisce. Usa un esborso separato.
• Pagare la retribuzione persa e chiamarlo Sezione 139. La sostituzione del reddito non è coperta. Se l'obiettivo è compensare i dipendenti per gli stipendi persi, fallo passare attraverso le buste paga e accetta il costo fiscale — o usa una polizza separata per congedi legati a disastri.
• Allargare la definizione di disastro. Un incendio locale che non è un disastro dichiarato a livello federale non si qualifica. Un'emergenza medica isolata nella famiglia di un dipendente non si qualifica. Senza una dichiarazione federale, l'analisi deve cercare altrove — possibilmente ai regali della Sezione 102, ai fondi di assistenza datoriali ai sensi della Sezione 170, o semplicemente a bonus tassabili.
• Ignorare la compensazione assicurativa. Se un dipendente riceve un indennizzo assicurativo per la stessa spesa, l'esclusione della Sezione 139 non copre quella parte. I programmi di solito gestiscono questo con una semplice attestazione che il dipendente non sta cercando un rimborso per voci già coperte dall'assicurazione.
• Nessun piano scritto e nessuna documentazione. Anche se la legge non richiede né l'uno né l'altra, un programma non documentato appare indistinguibile da un bonus discrezionale agli occhi di un esaminatore. Il piano scritto è un'assicurazione a buon mercato.
• Trattare i pagamenti come reddito 1099. I pagamenti della Sezione 139 non sono soggetti a dichiarazione. Non emettere un 1099-MISC o 1099-NEC. I pochi fornitori di buste paga che hanno generato erroneamente un 1099 hanno creato confusione che richiede mesi per essere risolta.

Strumenti Alternativi Quando la Sezione 139 Non si Applica​

Se l'evento non è un disastro dichiarato a livello federale, il datore di lavoro ha ancora opzioni, anche se nessuna eguaglia l'efficienza fiscale della Sezione 139:

• Regali ai sensi della Sezione 102. I trasferimenti dal datore di lavoro al dipendente non sono generalmente trattati come regali ai fini dell'imposta sul reddito, quindi questo percorso è limitato.
• Programmi di enti di beneficenza pubblici ai sensi della Sezione 170(c). Un fondo separato di assistenza per disastri per i dipendenti 501(c)(3) può concedere sovvenzioni per difficoltà esentasse ai dipendenti per una gamma molto più ampia di eventi, ma richiede una struttura caritatevole e un processo decisionale indipendente.
• Programmi di condivisione dei congedi sponsorizzati dal datore di lavoro. I dipendenti possono donare il PTO maturato a una banca di congedo per i colleghi colpiti da un grave disastro, ai sensi dell'IRS Notice 2006-59, con il dipendente donatore che non riconosce reddito.
• Distribuzioni per difficoltà da un 401(k). Il piano deve permetterle; il dipendente deve l'imposta sul reddito e possibilmente l'imposta aggiuntiva del 10%.

Ognuno di questi ha il suo posto, ma solo la Sezione 139 offre la combinazione completa di esenzione fiscale per il dipendente, deducibilità per il datore di lavoro, nessun coinvolgimento delle buste paga e nessuna dichiarazione informativa.

Coordinamento con Altre Norme Fiscali Relative ai Disastri​

Un disastro dichiarato a livello federale innesca più della sola Sezione 139. I datori di lavoro e i dipendenti colpiti dovrebbero anche verificare:

• Deduzioni per perdite da eventi calamitosi ai sensi della Sezione 165(h) per proprietà ad uso personale in un'area di disastro dichiarata a livello federale.
• Rinvii per la presentazione delle dichiarazioni e il pagamento delle imposte ai sensi della Sezione 7508A per i contribuenti nelle contee designate dalla FEMA.
• Distribuzioni pensionistiche senza penali per distribuzioni qualificate in caso di disastro, laddove il Congresso le abbia autorizzate.
• Regole di riporto delle perdite operative nette per le perdite agricole e alcune perdite legate a disastri.

Un programma ai sensi della Sezione 139 non preclude nessuno di questi — si aggiunge ad essi.

Tieni i Tuoi Registri sui Disastri Pronti per un Controllo dal Primo Giorno​

Un programma ai sensi della Sezione 139 si regge o cade sulla traccia cartacea. La dichiarazione di disastro, il piano scritto, l'elenco dei soggetti idonei, il registro dei pagamenti, le scritture contabili e il nome del conto CO.GE. devono risiedere in un luogo dove il tuo team possa trovarli anni dopo. Beancount.io è una piattaforma di contabilità in testo semplice che ti offre registrazioni finanziarie trasparenti e con controllo di versione — quando etichetti un pagamento con un numero di disastro FEMA in un libro mastro Beancount, quella nota è datata, immutabile e recuperabile su richiesta. Inizia gratuitamente e scopri perché i team che tengono a registrazioni difendibili stanno passando alla contabilità in testo semplice. Per uno sguardo più approfondito al cruscotto e al livello di reporting, l'interfaccia Fava rende facile visualizzare i conti relativi agli aiuti durante una revisione di fine anno.

La Sezione 139 è una delle disposizioni più generose e meno utilizzate del codice fiscale. Quando la prossima dichiarazione di disastro coprirà una contea in cui vivono i tuoi dipendenti, il quadro qui ti permette di rispondere in giorni, non in settimane — e permette ai tuoi dipendenti di trattenere ogni dollaro che invii loro.