California AB5 e il Test ABC: Classificare i Lavoratori, Usare l'Esenzione B2B e Sopravvivere a un Audit EDD

In uno degli audit EDD più silenziosamente devastanti degli ultimi anni, una piccola agenzia di marketing della Bay Area si è presentata fiduciosa. Il titolare aveva dieci "consulenti", ciascuno con un contratto di collaborazione firmato, ciascuno che fatturava mensilmente, ciascuno che presentava la propria dichiarazione dei redditi. Sei mesi dopo, l'agenzia doveva circa 480.000 dollari di arretrati di imposte sui salari, sanzioni e interessi — più la riclassificazione di ogni "consulente" in dipendente. Il titolare non aveva mai sentito parlare delle lettere "ABC."

Se operi in California, il modo in cui emetti assegni alle persone che ti aiutano a gestire la tua attività non è più una scelta privata. L'Assemblea Bill 5 (AB5) ha ribaltato l'onere della prova, ridefinito il presupposto legale e fornito all'Employment Development Department (EDD), al Franchise Tax Board (FTB) e ai tribunali un nuovo e potente test. Il costo di sbagliare si misura in accertamenti a cinque e sei cifre per lavoratore erroneamente classificato. Il costo per fare le cose per bene è per lo più procedurale — ed è questa procedura che questo articolo spiega.

Come Ci Siamo Arrivati in California: Dynamex, AB5, AB 2257 e Prop 22​

Prima del 2018, la California utilizzava il test Borello a fattori multipli (dal nome della causa del 1989 della Corte Suprema della California S.G. Borello & Sons, Inc. v. Department of Industrial Relations). Con Borello, la classificazione si basava sul "diritto di controllo" del lavoro, bilanciato da circa undici fattori secondari. Era flessibile, basato sui fatti e favorevole alle aziende che volevano consulenti.

Ciò è cambiato il 30 aprile 2018, quando la Corte Suprema della California ha deciso Dynamex Operations West, Inc. v. Superior Court. Il caso riguardava autisti di consegne in giornata che erano stati riclassificati da dipendenti a consulenti nel 2004 — puramente come mossa per ridurre i costi. La corte ha adottato il test ABC per le rivendicazioni derivanti dagli ordini salariali della California e ha spostato l'onere sulla parte contraente per dimostrare lo status di lavoratore autonomo.

Il legislatore è andato oltre. L'AB5, firmata nel 2019 ed efficace dal 1 gennaio 2020, ha codificato Dynamex e ha esteso il test ABC oltre gli ordini salariali a quasi tutte le rivendicazioni del Codice del Lavoro della California, del Codice dell'Assicurazione contro la Disoccupazione e degli ordini salariali. L'AB 2257, firmata nel settembre 2020, ha quindi ritagliato ed espanso un lungo elenco di esenzioni in risposta alle pressioni del settore. Infine, la Proposizione 22 — approvata dagli elettori californiani nel novembre 2020 e confermata dalla Corte Suprema della California — ha creato una stretta eccezione per gli autisti di ride-sharing e consegne basati su app (Uber, Lyft, DoorDash, Instacart e piattaforme simili).

Il risultato netto: il test ABC è ora la regola predefinita in California. Borello si applica solo quando un'esenzione statutaria rimuove completamente un rapporto dal test ABC.

Il Test ABC, Criterio per Criterio​

Per classificare un lavoratore come lavoratore autonomo ai sensi dell'AB5, la parte contraente deve dimostrare tutti e tre i seguenti punti. Se anche un solo criterio non è soddisfatto, il lavoratore è un dipendente.

Criterio A — Assenza di Controllo e Direzione​

Il lavoratore deve essere "libero dal controllo e dalla direzione della parte contraente in relazione all'esecuzione del lavoro, sia secondo il contratto per l'esecuzione del lavoro che di fatto." Questo è il criterio più vicino al vecchio Borello, ma ora è un requisito di base, non un fattore di bilanciamento.

In pratica, il Criterio A non è soddisfatto quando la parte contraente stabilisce l'orario del lavoratore, detta il metodo di lavoro, richiede la presenza a riunioni di staff, fornisce gli strumenti o fissa parametri di performance fissi oltre un risultato finale. Un grafico che sceglie i propri orari, sceglie il proprio software e consegna il lavoro finito generalmente lo supera. Un autista di consegne "consulente" a cui viene detto quale percorso fare, quale uniforme indossare e quali ore lavorare generalmente non lo supera.

Criterio B — Al di Fuori del Normale Corso dell'Attività​

Il lavoratore deve svolgere un lavoro "al di fuori del normale corso dell'attività della parte contraente." Questo è il criterio che sorprende la maggior parte delle aziende californiane. Non è sufficiente che il lavoratore sia indipendente o qualificato — il lavoro stesso deve cadere al di fuori di ciò che l'azienda effettivamente fa.

Un panificio che assume un idraulico per riparare un lavandino supera facilmente il Criterio B — l'idraulica è al di fuori del normale corso dell'attività di un panificio. Lo stesso panificio che assume "panettieri indipendenti" per cuocere il pane non supera il Criterio B, anche se i panettieri sono per altri versi autonomi. Uno studio legale che assume avvocati a contratto per gestire il carico di lavoro dello studio quasi certamente non supera il Criterio B. Uno studio legale che assume un grafico esterno per riprogettare il suo sito web quasi certamente lo supera.

Questo singolo criterio ha rimodellato interi settori — dal trasporto su gomita al giornalismo al ride-sharing — perché pone una domanda che non ha nulla a che fare con l'indipendenza del lavoratore.

Criterio C — Impegnato Abitualmente in un'Attività Indipendente​

Il lavoratore deve essere "abitualmente impegnato in un mestiere, occupazione o attività indipendentemente stabilita della stessa natura di quella coinvolta nel lavoro svolto." Traduzione: il lavoratore dovrebbe apparire come una vera e propria attività in corso, non solo una persona con una 1099 da un unico cliente.

Indicatori forti includono: avere più clienti, pubblicizzare pubblicamente i propri servizi, possedere le licenze commerciali richieste, mantenere uno spazio di lavoro separato, avere un'assicurazione per l'attività e avere un nome commerciale riconoscibile con proprie fatture, codici fiscali e contratti. Uno sviluppatore web con un sito web, una SRL, altri tre clienti e un portfolio supera il Criterio C. Un "consulente" che ha lavorato esclusivamente per un'azienda per due anni e non si è mai pubblicizzato verso nessun altro non lo supera.

Le Esenzioni: Quando il Test ABC Non Si Applica​

L'AB5 e l'AB 2257 hanno creato circa cinquanta esenzioni ed eccezioni. Ricadere in una non rende automaticamente un lavoratore un lavoratore autonomo — significa semplicemente che si applica il più vecchio e più indulgente test a fattori multipli Borello. Devi comunque superare il Borello. Le principali categorie di esenzione includono:

• Occupazioni specificate. Agenti assicurativi autorizzati, medici e chirurghi, dentisti, podologi, psicologi, veterinari, avvocati, architetti, ingegneri, investigatori privati, commercialisti, broker-dealer di titoli, consulenti per gli investimenti e venditori diretti (pagati a provvigione).
• Servizi professionali. Professionisti del marketing, amministratori delle risorse umane, agenti di viaggio, grafici, scrivani di sovvenzioni, artisti figurativi, alcuni fotografi e fotoreporter, scrittori freelance, editor, contributori di contenuti, illustratori, redattori copia, traduttori, agenti di elaborazione dei pagamenti e alcuni agenti iscritti.
• Agenti immobiliari e di recupero beni. Agenti immobiliari autorizzati e agenti di recupero beni autorizzati.
• Contratti business-to-business in buona fede. Discussi di seguito.
• Agenzie di intermediazione. Discusse di seguito.
• Subappaltatori edili. Subappaltatori del settore edile con regolare licenza, per iscritto, con indennità per infortuni sul lavoro separata e con i consueti indicatori di un'attività indipendente.
• Servizi di autoclub, traduttori freelance, guardie forestali registrate e varie categorie di nicchia aggiunte dall'AB 2257.

Le esenzioni hanno dettagliati sotto-requisiti. L'esenzione per "scrittore freelance", ad esempio, in precedenza limitava gli invii a 35 per testata all'anno — l'AB 2257 ha rimosso quel limite ma ha aggiunto altre condizioni. Leggi attentamente lo statuto o fallo fare a un legale prima di fare affidamento su qualsiasi esenzione.

La Trappola dell'Esenzione Business-to-Business​

L'esenzione B2B è la valvola di sfogo più fraintesa dell'AB5. Per qualificarsi, il rapporto deve soddisfare dodici condizioni separate, tra cui:

1. Il fornitore di servizi commerciali è libero dal controllo e dalla direzione dell'azienda contraente di fatto e per contratto.
2. Il fornitore di servizi commerciali fornisce servizi direttamente all'azienda contraente, non ai suoi clienti.
3. Il contratto è in forma scritta.
4. Il fornitore di servizi commerciali possiede tutte le licenze commerciali e le registrazioni fiscali richieste.
5. Il fornitore di servizi commerciali mantiene una sede commerciale separata dall'azienda contraente.
6. Il fornitore di servizi commerciali è "abitualmente impegnato" in un'attività indipendente della stessa natura del lavoro svolto.
7. Il fornitore di servizi commerciali stipula effettivamente contratti con altre aziende e si presenta al pubblico.
8. Il fornitore di servizi commerciali pubblicizza e fornisce servizi al pubblico o ad altri potenziali clienti.
9. Il fornitore di servizi commerciali fornisce i propri strumenti, veicoli e attrezzature.
10. Il fornitore di servizi commerciali negozia le proprie tariffe.
11. Coerentemente con la natura del lavoro, il fornitore di servizi commerciali stabilisce i propri orari e luogo di lavoro.
12. Il fornitore di servizi commerciali non sta svolgendo un lavoro per il quale è richiesta una licenza dal Contractors State License Board.

Anche quando tutte e dodici le condizioni sono soddisfatte, si ricade comunque sul Borello — non esenzione automatica. L'esenzione B2B è volutamente ristretta.

Sanzioni Che Dovrebbero Far Leggere il Contratto Due Volte a Ogni Titolare​

Le sanzioni della California per errata classificazione sono concepite per essere punitive. Si accumulano tra le agenzie e la maggior parte degli accertamenti colpisce prima l'azienda perché il lavoratore raramente ha avuto una reale scelta nella classificazione.

• Sanzione per errata classificazione dolosa (Codice del Lavoro § 226.8): da 5.000 a 15.000 dollari per violazione; da 10.000 a 25.000 dollari per violazione se parte di un modello o pratica.
• Accertamenti fiscali EDD sui salari: Arretrati di assicurazione contro la disoccupazione, tassa per la formazione professionale, assicurazione per l'invalidità statale e ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito delle persone fisiche per un massimo di tre anni (otto anni in caso di frode).
• Sanzioni da audit EDD: Una sanzione del 10% per mancata presentazione, una sanzione del 10% per negligenza, fino al 50% per errata classificazione intenzionale e fino al 50% per frode — queste si aggiungono all'imposta sottostante.
• Accertamenti fiscali IRS sui salari: Ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito federale, FICA, FUTA, più sanzioni e interessi. Le Trust Fund Recovery Penalties ai sensi dell'IRC § 6672 possono perforare il velo societario e raggiungere personalmente funzionari e parti responsabili.
• Esposizione a salari e orari: Salario minimo, straordinari, pause pasto e riposo, rimborso spese ai sensi del Codice del Lavoro § 2802, sanzioni per i tempi di attesa, congedo per malattia retribuito e azioni rappresentative PAGA.
• Indennità per infortuni sul lavoro: Recupero premi più sanzioni per periodi non assicurati; esposizione penale per mancata copertura cronica.

Gli audit EDD spesso iniziano con qualcosa di innocuo: un singolo ex consulente richiede la disoccupazione, l'EDD la nega perché il datore di lavoro non ha riportato salari e l'auditor apre un fascicolo. Quando l'auditor finisce, ogni consulente dell'azienda è sul tavolo.

Un Flusso di Lavoro Pratico per la Conformità​

Se operi in California, il seguente processo — adattato al tuo settore — di solito chiude le lacune più grandi.

1. Fai l'inventario di ogni consulente. Estrai un elenco dal tuo sistema di contabilità fornitori di ogni individuo o SRL individuale che hai pagato negli ultimi tre anni. Raggruppa per rapporto.
2. Valuta ciascuno con il test ABC. Documenta per iscritto l'analisi dei Criteri A, B e C. Dove un criterio è traballante, segnala il rapporto.
3. Per i rapporti segnalati, cerca un'esenzione. Confronta il rapporto con l'elenco delle esenzioni AB5/AB 2257. Se ne trovi una, documenta anche l'analisi Borello.
4. Rafforza i contratti. I contratti di collaborazione dovrebbero descrivere i risultati finali, non le ore; dovrebbero escludere il controllo sul metodo e sui mezzi; dovrebbero richiedere strumenti e licenze di proprietà del consulente; e dovrebbero consentire al consulente di lavorare per altri.
5. Controlla gli indicatori di attività. Chiedi a ogni consulente una licenza commerciale, una licenza professionale (se applicabile), una copia della loro assicurazione di responsabilità civile generale, un sito web di marketing o un portfolio e la conferma di almeno un altro cliente pagante.
6. Riclassifica dove necessario. Quando un rapporto non soddisfa il test ABC e non si applica alcuna esenzione, converti in W-2 — preferibilmente prima che l'EDD bussi. La riclassificazione volontaria è molto più economica di un audit.
7. Tieni traccia correttamente di spese, imposte sui salari e rimborsi. I lavoratori erroneamente classificati spesso segnalano una contabilità sciatta, che aggrava le sanzioni sia ai sensi della legge californiana che federale.

Decisioni Contabili Che Determinano il Successo o il Fallimento di un Audit di Classificazione​

Quando gli auditor EDD arrivano, chiedono libri mastri, dettagli della contabilità fornitori, riepiloghi 1099, registri paga e contratti dei consulenti. Chiedono anche email, esportazioni di software di scheduling e archivi Slack. Una quantità sorprendente di errata classificazione viene provata non attraverso il contratto — che di solito dice tutte le cose giuste — ma attraverso come si è mosso il denaro, chi ha pagato cosa e se il consulente è stato effettivamente trattato come un fornitore.

Libri contabili puliti aiutano in tre modi. Primo, ti permettono di ricostruire rapidamente il rapporto effettivo quando l'auditor lo chiede. Secondo, provano che i consulenti si sono fatti carico delle proprie spese, hanno stabilito le proprie tariffe e hanno fatturato come vere attività — prove forti ai sensi del Criterio C e dell'esenzione B2B. Terzo, limitano le valutazioni "stimate" dell'auditor. Quando le registrazioni sono deboli, gli auditor EDD stimano in modo aggressivo e l'onere torna all'azienda per confutare la stima.

La contabilità in testo semplice e con controllo di versione è particolarmente utile qui, perché ogni transazione ha una data, una controparte, un importo e una categoria che puoi cercare e provare. Se gestisci una piccola impresa di servizi in California — agenzia, consulenza, studio, negozio di sviluppo, studio medico, gruppo di ristoranti — la disciplina di tenere libri mensili puliti e separare chiaramente i pagamenti ai "fornitori" dai salari dei "dipendenti" è una delle forme più economiche di assicurazione contro gli audit che tu possa acquistare.

Errori Comuni da Evitare​

• Trattare una SRL come una "vera" attività. Una SRL individuale di proprietà di un ex dipendente, pagata solo dalla tua azienda, senza altri clienti, non è un'attività ai fini AB5 — è un dipendente con un codice fiscale.
• Fare affidamento su un vecchio contratto di collaborazione. I contratti precedenti al 2018 quasi mai soddisfano il test ABC. Aggiorna il linguaggio modello.
• Ignorare il Criterio B. La maggior parte delle aziende non soddisfa il Criterio B e non se ne rende mai conto perché si è fissata sull'assenza di controllo.
• Confondere le regole federali e californiane. L'IRS utilizza un test di common law a fattori multipli simile a Borello. Superare il controllo IRS non significa superare l'AB5.
• Dimenticare il Modulo DE 542 (Report of Independent Contractor). La California richiede ai datori di lavoro di segnalare qualsiasi consulente pagato 600 dollari o più entro 20 giorni. Saltarlo è un modo rapido per mettersi sul radar dell'EDD.
• Lasciare che un "consulente" risponda al tuo servizio clienti. Quel singolo fatto spesso rende impossibile vincere il Criterio B.

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