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Dans l'article de blog d'aujourd'hui, nous allons décortiquer un grand livre Beancount pour les entreprises, ce qui vous aidera à comprendre les subtilités de ce système de comptabilité en partie double en texte brut.

Commençons par le code :

1970-01-01 open Assets:Bank:Mercury
1970-01-01 open Assets:Crypto

1970-01-01 open Equity:Bank:Chase

1970-01-01 open Income:Stripe
1970-01-01 open Income:Crypto:ETH

1970-01-01 open Expenses:COGS
1970-01-01 open Expenses:COGS:Contabo
1970-01-01 open Expenses:COGS:AmazonWebServices

1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses
1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT

2023-05-14 * "CONTABO.COM" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:Contabo                               17.49 USD
  Assets:Bank:Mercury                                -17.49 USD

2023-05-11 * "Amazon Web Services" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:AmazonWebServices                  14490.33 USD
  Assets:Bank:Mercury                             -14490.33 USD

2023-03-01 * "STRIPE" "Mercury Checking ••1234"
  Income:Stripe                                   -21230.75 USD
  Assets:Bank:Mercury                              21230.75 USD

2023-05-18 * "customer_182734" "0x5190E84918FD67706A9DFDb337d5744dF4EE5f3f"
  Assets:Crypto                                         -19 ETH {1,856.20 USD}
  Income:Crypto:ETH                                      19 ETH @@ 35267.8 USD

Comprendre le code​

1. Ouverture des comptes : Le code commence par l'ouverture d'une série de comptes le 1970-01-01. Ceux-ci incluent un mélange de comptes d'actifs (Assets:Bank:Mercury et Assets:Crypto), un compte de capitaux propres (Equity:Bank:Chase), des comptes de revenus (Income:Stripe et Income:Crypto:ETH), et des comptes de dépenses (Expenses:COGS, Expenses:COGS:AmazonWebServices, Expenses:BusinessExpenses, et Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT).

2. Transactions : Il procède ensuite à l'enregistrement d'une série de transactions entre le 2023-03-01 et le 2023-05-18.

   • La transaction du 2023-05-14 représente un paiement de 17,49 $ à CONTABO.COM depuis Mercury Checking ••1234. Ceci est enregistré comme une dépense (Expenses:COGS:Contabo) et une déduction correspondante du compte Assets:Bank:Mercury.

   • De même, la transaction du 2023-05-11 représente un paiement de 14490,33 $ à Amazon Web Services depuis le même compte bancaire. Ceci est enregistré sous Expenses:COGS:AmazonWebServices.

   • La transaction du 2023-03-01 montre des revenus de STRIPE déposés sur Mercury Checking ••1234, totalisant 21230,75 $. Ceci est enregistré comme un revenu (Income:Stripe) et un ajout au compte bancaire (Assets:Bank:Mercury).

   • La dernière transaction du 2023-05-18 représente une transaction crypto impliquant 19 ETH d'un client. Celle-ci est suivie sous Assets:Crypto et Income:Crypto:ETH. Le {1 856,20 USD} indique le prix de l'ETH au moment de la transaction, tandis que le @@ 35267,8 USD spécifie la valeur totale de la transaction de 19 ETH.

Dans toutes les transactions, le principe de la comptabilité en partie double est maintenu, garantissant que l'équation Actifs = Passifs + Capitaux propres est toujours vérifiée.

Réflexions finales​

Ce grand livre Beancount offre un système simple mais robuste pour le suivi des transactions financières. Comme le montre la dernière transaction, Beancount est suffisamment flexible pour prendre en compte des actifs non traditionnels comme les cryptomonnaies, ce qui témoigne de son utilité dans notre paysage financier de plus en plus numérique.

Nous espérons que cette analyse vous aidera à mieux comprendre la structure et les capacités de Beancount, que vous soyez un comptable expérimenté ou un débutant essayant de suivre vos finances personnelles. Restez à l'écoute pour notre prochain article de blog, où nous approfondirons les opérations avancées de Beancount.

Un modèle en texte brut, un flux de travail reproductible et une seule requête pour savoir « Qui me doit encore de l'argent ? »

La facturation peut sembler être une corvée, coincée entre le travail que vous avez terminé et le paiement que vous attendez. Mais un bon processus de facturation est l'épine dorsale d'un flux de trésorerie sain. Il a une double fonction : il indique clairement à vos clients ce qu'ils doivent et quand, et il fournit à votre système comptable les faits incontestables dont il a besoin.

Bien que les applications SaaS dédiées puissent envoyer des PDF automatisés et élégants, elles sont souvent assorties de frais mensuels et enferment vos données dans un silo propriétaire. Une approche légère en texte brut utilisant Beancount offre une alternative puissante. Vous pouvez transformer chaque facture en un ensemble clair d'écritures comptables, vous offrant tous les avantages du contrôle de version, de métadonnées puissantes et d'interrogation instantanée, sans abonnement requis.

La facture minimale viable (champs à ne jamais omettre)​

Avant de toucher à votre grand livre, vous avez besoin d'une facture professionnelle. Le format peut être simple, mais le contenu doit être précis. Ces champs, empruntés aux pratiques éprouvées des petites entreprises, sont non négociables.

• Coordonnées du vendeur : Nom et adresse physique de votre entreprise.
• Coordonnées du client : Nom et (idéalement) adresse de votre client.
• Numéro de facture : Un identifiant unique et séquentiel qui n'est jamais réutilisé. FACT-045 suit FACT-044.
• Dates d'émission et d'échéance : Indiquez clairement la date d'émission de la facture et la date à laquelle le paiement est attendu.
• Lignes d'articles : Une description claire des services ou des produits, ainsi que la quantité, le taux et le total de la ligne.
• Sous-total, taxes et total : Montrez le calcul pour que le client puisse le suivre facilement.
• Notes facultatives : Un endroit pour un remerciement, des instructions de virement ou un numéro de bon de commande fourni par le client.

Pour vous aider à démarrer, nous avons créé un ensemble de modèles prêts à être modifiés qui incluent tous ces champs. Les versions tableur pré-calculent même les totaux pour vous.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Enregistrer la facture dans votre grand livre​

Une fois que vous avez envoyé le PDF de la facture à votre client, vous devez l'enregistrer dans Beancount. Il s'agit d'une étape cruciale qui reconnaît les revenus lorsqu'ils sont gagnés, et pas seulement lorsqu'ils sont payés. Le processus implique deux transactions distinctes.

1. Lorsque vous émettez la facture :

Vous créez une transaction qui déplace le montant total de votre compte Revenus vers Actifs:ComptesClients. Cela crée une reconnaissance de dette numérique dans vos livres.

; 2025‑07‑21 Facture #045  Sprint de conception Web pour Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "FACT-045 Sprint de conception Web"
  Actifs:ComptesClients             3500.00 USD  ; échéance:2025-08-04
  Revenus:Conception:Web
  invoice_id: "FACT-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_FACT-045.pdf"

Ici, vous débitez ComptesClients et créditez votre compte Revenus. Remarquez les métadonnées riches : la date d'échéance, un invoice_id unique et même un link: direct vers le PDF que vous avez envoyé.

2. Lorsque le client paie :

Lorsque l'argent arrive sur votre compte bancaire, vous enregistrez une deuxième transaction pour « clôturer » la reconnaissance de dette. Cela déplace le solde de ComptesClients vers votre compte courant.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Paiement FACT-045"
  Actifs:Banque:CompteCourant        3500.00 USD
  Actifs:ComptesClients
  invoice_id: "FACT-045"

Le solde de FACT-045 dans Actifs:ComptesClients est maintenant nul, et vos livres sont parfaitement équilibrés.

Joindre le PDF : La clé de métadonnées link: est particulièrement puissante lorsqu'elle est utilisée avec Fava, l'interface web de Beancount. Fava affichera un lien cliquable directement dans la vue de la transaction, de sorte que le document source n'est jamais à plus d'un clic. Ce flux de travail a été envisagé dès 2016 dans une demande de fonctionnalité (GitHub).

Une requête pour lister toutes les factures ouvertes​

Alors, qui vous doit encore de l'argent ? Avec ce système, vous n'avez pas besoin de chercher dans vos e-mails ou vos feuilles de calcul. Vous avez juste besoin d'une simple requête.

Enregistrez ce qui suit dans un fichier nommé factures-ouvertes.sql :

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Actifs:ComptesClients"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Maintenant, exécutez-la depuis votre ligne de commande :

bean-query books.beancount factures-ouvertes.sql

En quelques secondes, vous obtiendrez un rapport de vieillissement clair et à jour de toutes les factures impayées, indiquant l'ID de la facture, le client, la date d'émission et le montant dû. Aucun logiciel supplémentaire requis.

Automatiser les tâches fastidieuses​

La beauté du texte brut est sa scriptabilité. Vous pouvez automatiser les parties fastidieuses de ce flux de travail.

• Modèle + Pandoc = PDF : Maintenez votre modèle de facture en Markdown. Un petit script Python peut renseigner les variables (nom du client, lignes d'articles, numéro de facture), et l'outil en ligne de commande Pandoc peut le convertir instantanément en un PDF professionnel.
• Hook Git Pre-commit : Si vous stockez votre grand livre dans Git, un simple hook pre-commit peut effectuer des vérifications avant d'enregistrer votre travail. Il peut vérifier que chaque nouvel invoice_id est unique, que les écritures de la transaction sont équilibrées à zéro et que le fichier référencé dans les métadonnées link: existe réellement.
• Tâche Cron : Configurez une tâche planifiée (une tâche cron) pour exécuter votre requête factures-ouvertes.sql chaque nuit et vous envoyer le résumé par e-mail. Vous commencerez chaque journée en sachant exactement qui a besoin d'un petit rappel amical.

Une mise en garde réaliste​

Beancount est un outil comptable, pas un service de facturation. Il n'enverra pas automatiquement de rappels de paiement à vos clients ni ne traitera leurs paiements par carte de crédit. Le flux de travail est le suivant : vous créez et envoyez la facture en utilisant la méthode de votre choix (comme les modèles ci-dessus), puis vous enregistrez les écritures comptables dans votre grand livre.

Pour la plupart des freelances et des petites entreprises, cette étape manuelle est un faible prix à payer pour un système comptable à l'épreuve des balles, vérifiable et gratuit que vous possédez et contrôlez entièrement (beancount.io).

Prochaines étapes​

Prêt à prendre le contrôle de votre facturation ? Voici comment démarrer.

1. Téléchargez un modèle et utilisez-le pour créer votre prochaine vraie facture, en vous assurant d'utiliser un numéro de facture séquentiel.
2. Stockez vos PDF envoyés dans un dossier dédié comme docs/invoices/ et utilisez la clé de métadonnées link: dans votre transaction Beancount pour les référencer.
3. Enregistrez la requête factures-ouvertes.sql et intégrez son exécution à votre revue financière hebdomadaire.

La comptabilité en texte brut ne signifie pas renoncer à la précision ou au contrôle, cela signifie simplement que la base de données est interrogeable avec grep. Avec un modèle simple et les extraits ci-dessus, vous serez payé plus rapidement et vous garderez vos livres impeccables.

Beaucoup de nos clients nous demandent depuis février comment ajouter plusieurs fichiers à un seul grand livre. Ils ont besoin de la structure de fichiers pour archiver ou catégoriser les transactions. Ainsi, après plusieurs mois de travail, nous sommes heureux d'annoncer que cette fonctionnalité est désormais disponible gratuitement.

Voici comment l'utiliser :

Fichier > créer un nouveau fichier​

Accédez à l'onglet de l'éditeur de fichiers dans la barre latérale de navigation gauche. Ensuite, suivez le menu déroulant "Fichier" et cliquez sur "Créer un nouveau fichier".

Nommez votre nouveau fichier​

Donnez un nom de fichier valide à votre fichier et enregistrez-le. Tous les noms de fichiers doivent se terminer par ".bean".

Inclure le fichier​

Voici une étape cruciale : vous devez inclure le fichier nouvellement créé dans main.bean.

Par exemple, si vous avez ajouté stock.bean, spécifiez include "stock.bean" dans main.bean.

Actualiser et naviguer vers le fichier​

Actualisez la page, et vous verrez le fichier apparaître dans le menu déroulant "Fichier".

Renommer ou supprimer le fichier​

Une fois dans le fichier, vous pouvez le renommer ou le supprimer via le menu déroulant "Modifier".

Vous rencontrez des problèmes ?​

Posez vos questions sur https://t.me/beancount.

Nous sommes ravis d'annoncer une étape majeure dans l'évolution de Beancount : le lancement de nos applications mobiles dédiées pour les plateformes iOS et Android ! Cette version répond directement à l'une des demandes les plus fréquentes de notre communauté – la capacité de gérer votre grand livre efficacement sur les appareils mobiles.

Fonctionnalités Clés​

• Saisie Rapide des Transactions : Ajoutez facilement de nouvelles transactions en déplacement
• Rapports Financiers Mobiles : Accédez à vos informations financières n'importe où, n'importe quand
• Édition Directe du Grand Livre : Accès complet à votre fichier de grand livre via une vue web optimisée
• Synchronisation Multiplateforme : Maintenez la cohérence de vos données financières sur tous vos appareils

Développement Axé sur la Communauté​

Cette version ne marque que le début de notre parcours mobile. Nous nous engageons à faire évoluer ces applications en fonction de vos besoins et de vos retours. Rejoignez notre communauté dynamique sur Telegram à https://t.me/beancount pour discuter de Beancount, partager votre expérience et aider à façonner les fonctionnalités futures.

Notre Vision​

Chez Beancount, notre mission est de permettre à chacun d'atteindre un meilleur contrôle et une meilleure compréhension financière. Ces applications mobiles représentent une étape significative vers cet objectif, avec de nombreuses autres fonctionnalités et outils passionnants sur notre feuille de route.

On ne peut pas diriger une entreprise si l'on ne sait pas où va l'argent. Une comptabilité précise transforme les approximations en informations concrètes. (Investopedia)

Tout propriétaire d'entreprise, indépendant ou fondateur de startup est finalement confronté à la même réalité : le chaos financier est un frein à la croissance. Sans une image claire de vos flux de trésorerie, vous naviguez à l'aveugle. Mais que se passerait-il si vous pouviez gérer vos finances avec la même précision et le même contrôle que vous appliquez à votre code ? Découvrez Beancount, un système de comptabilité puissant et open-source qui fonctionne avec des fichiers texte brut.

Ce guide vous présentera les principes fondamentaux de la comptabilité et vous montrera comment créer un flux de travail financier robuste, léger et transparent à l'aide de Beancount.

Qu'est-ce que la comptabilité ?​

Fondamentalement, la comptabilité est l'enregistrement systématique et continu de chaque transaction financière effectuée par une entreprise. C'est la discipline quotidienne du suivi des revenus, des dépenses, de l'actif (ce que vous possédez) et du passif (ce que vous devez).

Dans le monde de Beancount, ces enregistrements ne sont pas enfermés dans un logiciel propriétaire. Ils résident dans des fichiers texte brut simples et lisibles par l'homme. Cette approche vous permet de gérer l'historique de vos finances avec des outils comme Git, tout comme vous le feriez avec un projet logiciel. Chaque entrée est régie par la règle de la partie double, un système élégant qui vérifie automatiquement votre travail et garantit que vos comptes sont toujours corrects. (beancount)

Pourquoi est-ce important ?​

Une comptabilité méticuleuse n'est pas seulement une question d'ordre administratif, c'est un avantage stratégique.

• Confiance en matière fiscale : Lorsque la saison des impôts arrive, des registres propres sont votre meilleur allié. L'administration fiscale exige une documentation claire des revenus et des déductions. Un grand livre bien tenu signifie que vous pouvez déclarer vos impôts en toute confiance et réduire considérablement la durée de tout audit potentiel. (IRS)
• Des décisions plus éclairées : Vos prix sont-ils suffisamment élevés ? Un contrat de service spécifique est-il réellement rentable ? Les coûts d'abonnement deviennent-ils incontrôlables ? Les états financiers, tels que le compte de résultat et le bilan, révèlent les fuites de prix, les coûts excessifs et les problèmes de trésorerie, donnant aux gestionnaires et aux investisseurs les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions intelligentes. (Investopedia)
• Financement facilité : Les prêteurs et les investisseurs ne prennent pas de décisions basées sur leur intuition. Avant de virer des fonds, ils vous demanderont des états financiers. Une bonne comptabilité vous permet de générer un bilan ou un compte de résultat en quelques secondes, démontrant votre professionnalisme et votre santé financière. (Investopedia)
• Alertes aux fraudes et aux erreurs : Le rapprochement régulier de vos comptes avec vos relevés bancaires est votre première ligne de défense contre les erreurs. Cette simple habitude vous aide à détecter rapidement les frais en double, les erreurs bancaires ou les activités frauduleuses, avant qu'ils ne deviennent des problèmes importants. (IRS)

Un plan en sept étapes pour une comptabilité en texte brut​

Prêt à commencer ? Voici comment construire votre système de comptabilité Beancount à partir de zéro.

1. Séparer les comptes professionnels et personnels​

C'est la première étape non négociable. Ouvrez un compte courant professionnel dédié et, si nécessaire, une carte de crédit professionnelle. Le mélange des fonds crée un cauchemar pour la comptabilité et peut brouiller les lignes de responsabilité entre vous et votre entreprise. Une séparation nette est essentielle pour des déductions précises et une protection juridique. (Small Business Administration)

Dans Beancount, vous déclarez l'existence de ces comptes avec une directive open :

; Solde d'ouverture de vos comptes
2025-07-22 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-22 open Assets:Bank:Personal   USD

2. Choisir un système de comptabilité​

Beancount utilise la méthode de la partie double, la référence en matière de comptabilité depuis des siècles. Le principe est simple : chaque transaction affecte au moins deux comptes. Pour chaque débit d'un compte, il doit y avoir un crédit correspondant sur un autre. La magie de ce système est que la somme de tous vos comptes doit toujours être égale à zéro. Beancount applique cette règle automatiquement, ce qui signifie qu'une faute de frappe ou une erreur logique sera immédiatement signalée. Vous ne pouvez littéralement pas avoir de comptes déséquilibrés. (beancount)

3. Choisir une méthode comptable​

Vous avez deux choix principaux :

• Comptabilité de caisse : Vous enregistrez les revenus lorsque vous recevez l'argent et les dépenses lorsque vous les payez. C'est plus simple et reflète directement votre flux de trésorerie.
• Comptabilité d'engagement : Vous enregistrez les revenus lorsque vous les gagnez (par exemple, lorsqu'une facture est envoyée) et les dépenses lorsque vous les engagez (par exemple, lorsque vous recevez une facture). Cette méthode donne une image plus fidèle de la santé financière et de la performance d'une entreprise, en particulier pour les entreprises en croissance. (Investopedia)

Voici un exemple de transaction d'engagement dans Beancount. Vous comptabilisez le revenu lorsque la facture est envoyée, en déplaçant la valeur dans Assets:AccountsReceivable. Lorsque le client paie, vous déplacez l'argent de AccountsReceivable vers votre compte bancaire.

; Exemple d'engagement : facture émise, paiement ultérieur
2025-07-22 * "Facture de design #101"
  Assets:AccountsReceivable     3000.00 USD
  Income:Design

2025-08-15 * "Le client paie la facture #101"
  Assets:Bank:Business          3000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable

4. Rassembler vos outils​

La beauté de Beancount réside dans sa nature minimaliste et modulaire. Vos outils de base comprennent :

• Éditeur + Git : Votre éditeur de texte préféré pour enregistrer les transactions et Git pour le contrôle de version, vous donnant un historique complet et vérifiable de chaque modification.
• bean-report / bean-balance / Fava : Des outils en ligne de commande comme bean-report et la superbe interface web Fava vous offrent des états financiers instantanés, des tableaux de bord et de puissantes capacités de filtrage.
• Importateurs : Un riche écosystème d'importateurs créés par la communauté peut se connecter à vos flux bancaires via CSV, Plaid ou des API pour des services comme Stripe et PayPal, automatisant une grande partie de la saisie des données.

5. Catégoriser chaque transaction​

Un « plan comptable » bien organisé est l'épine dorsale d'un reporting pertinent. Définissez des catégories qui ont du sens pour votre entreprise, en utilisant des comptes hiérarchiques pour la granularité. Ensuite, lorsque vous enregistrez des transactions, catégorisez-les méticuleusement.

2025-07-30 * "Facture mensuelle AWS"
  Expenses:Hosting:AWS       124.50 USD
  Assets:Bank:Business
  tag: "ops"

Dans cet exemple, la dépense est clairement classée sous Expenses:Hosting:AWS. L'utilisation de tag: "ops" permet également des rapports transversaux, comme la visualisation de toutes les dépenses opérationnelles quelle que soit leur catégorie principale. (IRS)

6. Stocker les documents sources en toute sécurité​

L'administration fiscale accepte volontiers les copies numériques des reçus et des factures. Numérisez les reçus papier ou transférez les factures par courriel dans un dossier dédié dans un stockage cloud (comme Google Drive ou Dropbox). Ensuite, créez un lien vers le fichier directement dans votre entrée Beancount en utilisant les métadonnées. Cela crée un enregistrement hermétique et autonome.

; Image du reçu liée comme métadonnée
2025-07-18 * "Déjeuner d'équipe"
  Expenses:Meals              85.10 USD
  Assets:Bank:Business
  receipt: "receipts/2025-07-18-team-lunch.jpg"

7. Faire de la comptabilité une habitude​

La cohérence est essentielle. La procrastination transforme la comptabilité en une corvée stressante et chronophage. Réservez un créneau horaire récurrent - une « journée Bean » hebdomadaire ou mensuelle - pour importer les transactions, rapprocher les comptes et examiner vos rapports financiers. Cette simple routine transforme la comptabilité d'une course trimestrielle en un bilan de santé rapide et stimulant pour votre entreprise. (IRS)

Faire soi-même ou faire appel à un professionnel ?​

• Faire soi-même : Pour les indépendants ou les petites entreprises dont le volume de transactions est prévisible, une approche « faire soi-même » avec Beancount est incroyablement efficace. Il est toujours judicieux d'avoir une brève consultation ponctuelle avec un expert-comptable pour valider votre plan comptable et vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
• Examen professionnel : À mesure que votre entreprise se développe, que les transactions se complexifient ou que le risque de conformité augmente, faire appel à un comptable ou à un expert-comptable professionnel pour des examens périodiques est inestimable. Vous pouvez continuer à utiliser Beancount comme source principale de données et simplement exporter les rapports dont ils ont besoin.

Liste de contrôle de démarrage rapide​

• Ouvrir des comptes bancaires professionnels distincts.
• Cloner le référentiel de démarrage Beancount et définir vos comptes dans accounts.bean.
• Choisir la comptabilité de caisse ou d'engagement et s'y tenir.
• Configurer des importateurs pour automatiser la saisie des données de votre banque (CSV), Stripe, PayPal, etc.
• Étiqueter et rédiger des narrations claires pour chaque transaction.
• Rapprocher votre grand livre avec les relevés bancaires chaque semaine ou chaque mois.
• Générer des rapports mensuels sur les revenus, le bilan et les flux de trésorerie à l'aide de Fava ou de bean-report.
• Sauvegarder régulièrement vos fichiers .bean (Git + stockage hors site).

Lectures complémentaires​

• IRS Publication 583 - Démarrer une entreprise et tenir des registres
• Documentation Beancount - Langage et outils en ligne de commande

Prêt à commencer ? Installez Beancount, validez votre première entrée et troquez le brouillard des feuilles de calcul pour la clarté du texte brut. Bonne comptabilité !