Réparation ou amélioration : le test BAR qui détermine si vous déduisez ou immobilisez

Votre unité de climatisation sur le toit tombe en panne en juillet. Le remplacement coûte 18 000 $ et votre instinct vous dit de déduire la totalité au titre d'une réparation — après tout, le bâtiment fonctionne exactement comme avant. Mais si cette nouvelle unité est un composant majeur du système de climatisation du bâtiment, l'IRS y voit une amélioration, et votre déduction de 18 000 $ devient un amortissement étalé sur 39 ans. À un taux d'imposition de 24 %, c'est la différence entre 4 320 $ récupérés en avril prochain et environ 110 $ par an pendant les quatre prochaines décennies.

C'est la question de qualification la plus coûteuse de la fiscalité des petites entreprises : quand l'argent que vous dépensez pour réparer un bien corporel est une réparation déductible au titre de la Section 162, et quand il s'agit d'une amélioration capitalistique au titre de la Section 263(a) que vous devez amortir. Les réglementations finales sur les biens corporels — publiées en septembre 2013 sous la Décision du Trésor 9636 — ont consolidé des décennies de jurisprudence contradictoire en un seul cadre. Voici comment cela fonctionne, et les trois safe harbors qui permettent à la plupart des petites entreprises d'éviter les parties difficiles.

Pourquoi la distinction coûte vraiment de l'argent​

La Section 162 vous permet de déduire les dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires, y compris les réparations et l'entretien, au cours de l'année où vous les payez. La Section 263(a) exige que vous immobilisiez les coûts d'acquisition, de production et d'amélioration de biens corporels — peu importe le montant — et que vous les récupériez par voie d'amortissement sur des années ou des décennies.

C'est le décalage temporel qui fait mal. Une réparation de 12 000 $ déduite cette année à un taux marginal de 24 % permet d'économiser 2 880 $ immédiatement. Immobilisée comme amélioration d'un bien immobilier non résidentiel, ces mêmes 12 000 $ rapportent environ 74 $ par an sur 39 ans. Même avant d'actualiser pour la valeur temps de l'argent, vous attendez des décennies pour récupérer ce qu'une réparation vous donne immédiatement.

Se tromper joue dans les deux sens. Déduire ce qui aurait dû être immobilisé sous-évalue votre revenu et vous expose à un redressement lors d'un contrôle, plus les intérêts et éventuellement des pénalités. Immobiliser ce que vous auriez pu déduire surévalue votre revenu et offre au gouvernement un prêt sans intérêt. Les réglementations existent pour trancher la question avec une analyse reproductible en deux étapes.

Étape 1 : identifier l'unité de property​

Avant de demander si des travaux constituent une amélioration, vous devez savoir ce qu'ils améliorent. Les réglementations appellent cela l'unité de property, et la réponse est plus étroite que la plupart des propriétaires ne l'imaginent — surtout pour les bâtiments.

Pour les bâtiments, l'unité de property est généralement le bâtiment entier, y compris ses composants structurels. Mais pour l'analyse d'amélioration uniquement, vous testez la structure du bâtiment et chacun des huit systèmes clés du bâtiment séparément :

• Système de plomberie
• Système électrique
• Système de climatisation (HVAC)
• Système d'ascenseur
• Système d'escalier mécanique
• Système de protection incendie et d'alarme
• Système de distribution de gaz
• Système de sécurité

C'est le piège dans l'exemple de la climatisation ci-dessus. Vous ne demandez pas « cela a-t-il amélioré le bâtiment ? ». Vous demandez « cela a-t-il amélioré le système de climatisation ? ». Remplacer toutes les unités de toit peut laisser le bâtiment fonctionner comme avant, mais cela peut tout de même constituer une restauration du système de climatisation — et une amélioration d'un seul système compte comme une amélioration du bâtiment. Les locataires appliquent la même analyse à la portion de la structure et des systèmes couverts par leur bail.

Pour les biens autres que les bâtiments, l'unité de property est l'ensemble des composants fonctionnellement interdépendants — c'est-à-dire que vous ne pouvez pas mettre un composant en service sans en mettre un autre en service. Un camion et son moteur forment une seule unité ; le camion et une remorque détachable peuvent ne pas en former une.

Pour les biens d'usine tels qu'une usine de fabrication ou de production, chaque composant ou groupe de composants assurant une fonction distincte et majeure constitue sa propre unité.

Deux règles de conformité à l'amortissement peuvent scinder davantage une unité. Si vous avez correctement mis un composant dans une classe MACRS différente ou utilisé une méthode d'amortissement différente pour lui lorsque l'unité a été mise en service pour la première fois, ce composant est une unité de property distincte. Et si vous ou l'IRS reclassez ultérieurement le bien — par exemple, après une étude de ségrégation des coûts — la détermination de l'unité de property doit suivre la nouvelle classification.

Étape 2 : appliquer le test BAR​

Une unité de property n'est améliorée que si les montants payés produisent un mieux (betterment), une restauration ou une adaptation à un usage nouveau ou différent — le test BAR. Testez la dépense par rapport aux trois. Échouer à l'un ne dispense pas des autres : des travaux qui ne constituent pas un mieux peuvent tout de même être une restauration ou une adaptation.

B comme Betterment (mieux)​

Immobilisez les montants payés qui font l'une des choses suivantes :

1. Corriger une condition ou un défaut matériel qui existait avant l'acquisition du bien ou est survenu lors de sa production. Acheter un terrain avec une cuve souterraine qui fuit, laissée par le propriétaire précédent, et payer le nettoyage est un mieux — vous corrigez un défaut préexistant, vous n'entretenez pas le bien.
2. Réaliser un ajout matériel, tel qu'un agrandissement physique, une expansion, une extension ou un composant majeur nouveau — ou une augmentation matérielle de capacité, y compris un espace cubique ou linéaire supplémentaire. Ajouter un escalier et une mezzanine à un bâtiment commercial pour gagner de l'espace de vente est l'exemple d'école.
3. Augmenter matériellement la productivité, l'efficacité, la solidité, la qualité ou le rendement. Ancrer la charpente d'un bâtiment à ses fondations avec des boulons d'expansion parasismiques est un mieux, car cela augmente la solidité de la structure.

« Matériel » est délibérément non défini — les réglementations indiquent d'utiliser le bon sens et un jugement raisonnable sur vos faits. Les pourcentages dans les exemples de la réglementation sont des illustrations, pas des seuils.

R comme Restoration (restauration)​

Immobilisez les montants payés pour restaurer l'unité de property, ce qui couvre cinq situations :

1. Remplacer un composant majeur ou une partie structurelle substantielle. C'est le cheval de trait du volet restauration et celui qui rattrape les systèmes de climatisation, les toits et les panneaux électriques. Remplacer toutes les fenêtres d'un bâtiment, par exemple, remplace un composant majeur de la structure du bâtiment.
2. Remplacer un composant après avoir tenu compte de sa base — vous avez déduit une perte pour celui-ci (autre qu'une perte de sinistre) ou avez tenu compte de sa base dans une vente ou un échange.
3. Restaurer des dommages de sinistre pour lesquels vous avez pris un ajustement de base au titre de la Section 165, limité à votre base dans le bien. Des dommages d'ouragan que vous avez passés en perte de sinistre, puis réparés avec les indemnités d'assurance, produisent une restauration immobilisée — pas une seconde déduction pour la même perte économique.
4. Remettre un bien en service après qu'il s'est détérioré jusqu'à un état de délabrement, où il n'était plus fonctionnel pour son usage prévu. L'exemple de la réglementation : un bâtiment agricole annexe laissé sans entretien jusqu'à ne plus pouvoir être utilisé, puis étayé et revêtu de neuf. L'entretien de routine que vous avez différé pendant des années ne reste pas de routine pour toujours.
5. Reconstruire à l'état neuf après la fin de sa durée de vie de classe, comme démonter des véhicules de flotte et les reconstruire aux spécifications d'usine une fois leur durée de vie de classe expirée.

A comme Adaptation​

Immobilisez les montants payés pour adapter une unité de property à un usage incompatible avec votre usage ordinaire de celle-ci lorsque vous l'avez initialement mise en service. Convertir un bâtiment de fabrication en salle d'exposition, ou un bateau de pêche en bateau d'excursion, est une adaptation — même si les étapes de construction individuelles ressemblent à des réparations ordinaires. La préparation cosmétique en vue de la vente, comme peindre les murs et refaire les planchers, n'est pas un usage nouveau ou différent.

Trois safe harbors qui contournent l'analyse​

Le test des faits et circonstances ci-dessus est exigeant, aussi les réglementations offrent-elles des alternatives simplificatrices. La plupart des petites entreprises vivront à l'intérieur de l'une d'elles.

1. Le de minimis safe harbor​

Élisez cette option annuellement et vous pouvez déduire les montants payés pour des biens corporels que vous déduisez également dans vos livres, jusqu'à 5 000 $ par facture ou article si vous disposez d'un état financier applicable (généralement un état audité déposé auprès de la SEC ou un état certifié similaire), ou 2 500 $ par article dans le cas contraire. Le montant de 2 500 $ s'applique aux années fiscales commençant le 1er janvier 2016 ou après, en vertu de la Notice 2015-82 ; auparavant, il était de 500 $.

Points clés que les propriétaires négligent :

• C'est une élection annuelle, pas un changement de méthode comptable. Joignez un état intitulé « Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election » à votre déclaration originale déposée dans les délais. Ne déposez pas le formulaire 3115 pour commencer ou cesser de l'utiliser.
• Sans état audité, vous avez besoin d'une politique écrite dans vos livres en place au début de l'année pour passer en charges les articles sous un montant en dollars spécifié.
• Cela ne couvre pas les stocks ni les terrains, et les montants supérieurs au seuil ne sont pas automatiquement immobilisés — ils retombent simplement dans les règles normales de réparation contre amélioration.

2. Le small taxpayer safe harbor​

Si vos recettes brutes annuelles moyennes sont de 10 millions de dollars ou moins, vous pouvez élire chaque année de déduire immédiatement l'ensemble des réparations, de l'entretien, des améliorations et des travaux similaires sur un bâtiment admissible — même les travaux qui seraient autrement une amélioration — à condition que :

• La base non ajustée du bâtiment soit de 1 million de dollars ou moins, et
• Les dépenses totales de l'année sur ce bâtiment ne dépassent pas le moindre de 2 % de sa base non ajustée ou 10 000 $.

Sur un bâtiment de 400 000 $, cela signifie jusqu'à 8 000 $ de travaux sur le bâtiment déduits en totalité sans aucune analyse BAR. Comme l'élection de minimis, elle s'effectue avec un état joint à la déclaration — pas de formulaire 3115. Attention au bord de falaise : 10 001 $ de dépenses sur un bâtiment admissible disqualifient la totalité du montant, pas seulement le dollar excédentaire.

3. Le routine maintenance safe harbor​

Déduisez les travaux récurrents que vous effectuez en raison de votre usage du bien pour le maintenir dans un état de fonctionnement ordinairement efficace, si vous vous attendiez raisonnablement, au moment de la mise en service, à les effectuer plus d'une fois sur :

• 10 ans, pour les structures de bâtiment et les systèmes de bâtiment, ou
• La durée de vie de classe de l'unité, pour les autres biens (voir l'Appendice B de la Publication 946 de l'IRS pour les durées de vie de classe).

Deux asymétries comptent. Le routine maintenance safe harbor ne couvre jamais les mieux — une mise à niveau récurrente reste une mise à niveau. Mais il couvre certaines restaurations, y compris le remplacement d'un composant majeur ou d'une partie structurelle substantielle, lorsque le remplacement lui-même est de l'entretien de routine. Un compresseur de climatisation que vous prévoyez de remplacer tous les huit ans peut être déduit, même si un remplacement de compresseur ressemble à une restauration isolément.

Il existe également une élection pour simplement immobiliser les coûts de réparation et d'entretien en suivant vos livres et registres, que les entreprises avec états financiers audités préfèrent parfois par conformité. Elle va à l'opposé des autres — immobilisation par choix — alors utilisez-la délibérément, pas par accident.

Le coup bonus : passer en perte ce que vous avez remplacé​

Voici la disposition que les propriétaires laissent le plus souvent sur la table. Lorsque le test BAR vous force à immobiliser un remplacement — par exemple, un nouveau toit — vous pourriez amortir à la fois le nouveau toit et le fantôme de l'ancien encore enfoui dans la base du bâtiment. L'élection de disposition partielle au titre de la Section 1.168(i)-8 du Règlement vous permet de reconnaître une perte sur la base restante de la portion mise hors service au cours de l'année du remplacement, arrêtant ainsi l'amortissement de l'ancien composant.

Le hic, c'est l'évaluation : vous devez déterminer la base du composant mis hors service, souvent en actualisant le coût de remplacement ou en utilisant une étude de ségrégation des coûts. Mais sur un remplacement de toit en milieu de vie, la radiation de la base non récupérée de l'ancien toit peut rivaliser avec les premières années d'amortissement du nouveau. Faites l'élection sur une déclaration déposée dans les délais pour l'année du remplacement, et envisagez de déduire les coûts de retrait associés avec elle plutôt que de les immobiliser dans l'amélioration.

Six erreurs qui déclenchent des redressements​

1. Tester le bâtiment au lieu du système. « Le bâtiment fonctionne comme avant » n'est pas le test. Demandez si le système de climatisation, électrique, de plomberie ou autre a été amélioré, restauré ou adapté.
2. Supposer que de petits montants sont déductibles. La Section 263(a) n'a pas de minimum — sans l'élection de minimis, même un article de 400 $ est testé selon les règles générales.
3. Manquer la falaise des 10 000 $ du small taxpayer safe harbor. Suivez les dépenses cumulées du bâtiment tout au long de l'année ; une facture peut faire basculer le total au-delà de la limite.
4. Oublier les états d'élection annuels. Les de minimis et small taxpayer safe harbors exigent tous deux un état d'élection joint chaque année où vous les utilisez. Pas d'état, pas de safe harbor.
5. Laisser un bien se dégrader, puis appeler le sauvetage une réparation. Une fois qu'une unité se détériore jusqu'à un état de délabrement et cesse de fonctionner, les travaux qui la raniment sont une restauration par définition.
6. Amortir à la fois l'ancien toit et le nouveau. Si vous avez immobilisé un remplacement, vérifiez l'élection de disposition partielle avant de clôturer l'année.

Gardez vos dépenses immobilières prêtes pour un contrôle​

Chacune de ces règles dépend des registres : ce qu'était l'unité de property, quand elle a été mise en service, ce que vous vous attendiez à entretenir et quand, ce que chaque facture couvrait, et quelles élections vous avez jointes à quelle déclaration. Une déduction de réparation sans piste documentaire n'est qu'une histoire que vous racontez à un vérificateur. Étiqueter chaque facture de bien avec son unité, son système et sa conclusion BAR au moment où vous l'enregistrez prend quelques secondes et fait la différence entre un contrôle propre et un contrôle reconstruit.

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