Quels temps de déplacement et de formation sont rémunérés ? Les règles de la fiche d'information 22 du DOL pour les employeurs

Votre technicien passe 45 minutes au volant pour rejoindre le premier chantier chaque matin, assiste à une certification de sécurité de deux heures le samedi, et répond aux appels clients depuis son camion sur le chemin du retour. Vous payez les huit heures passées sur site. La question qui devrait vous empêcher de dormir est de savoir si vous devez également payer les trois autres — car le ministère du Travail (DOL) a récupéré plus de 259 millions de dollars de salaires impayés pour près de 177 000 employés au cours de l'exercice 2025, et les temps de déplacement et de formation non rémunérés figurent parmi les violations les plus courantes à l'origine de ces chèques.

Les règles tiennent dans un court document intitulé fiche d'information 22 du DOL, qui résume la manière dont le Fair Labor Standards Act (FLSA) définit les « heures travaillées ». Le FLSA vous oblige à payer les employés non exemptés pour chaque heure travaillée, y compris les heures supplémentaires à taux majoré de moitié au-delà de 40 heures par semaine. Les déplacements et les formations se situent dans cette zone grise où les petits employeurs se trompent le plus souvent. Voici comment traiter correctement chaque scénario.

Le principe unique derrière chaque règle​

Les tribunaux et le DOL appliquent un seul critère : le temps compte comme heures travaillées lorsqu'il profite principalement à l'employeur. Un trajet domicile-travail ordinaire profite principalement à l'employé — il lui permet de vivre là où il le souhaite — c'est pourquoi le Congrès l'a exclu des heures travaillées dans le Portal-to-Portal Act. En revanche, un déplacement qui sert votre entreprise est votre temps et votre coût de paie.

Tout ce qui suit n'est qu'un cas particulier de ce principe. Deux remarques avant de commencer. Premièrement, il s'agit des règles fédérales pour les employés non exemptés (éligibles aux heures supplémentaires) ; les employés exemptés rémunérés au salaire perçoivent le même salaire hebdomadaire quel que soit le nombre d'heures. Deuxièmement, votre État peut être plus strict que le FLSA, et plusieurs le sont — nous y reviendrons vers la fin.

Le trajet domicile-travail ordinaire n'est pas du temps rémunéré​

Les déplacements entre le domicile et le travail en début et en fin de journée ne constituent pas des heures travaillées en vertu du 29 CFR 785.35. Les 45 minutes de trajet de votre employé entre son domicile et votre bureau ou votre atelier, ainsi que le trajet retour, relèvent de son temps, même si le trajet est long.

La mise à jour 2026 : les allers-retours à la mi-journée restent un trajet domicile-travail​

Les horaires hybrides ont soulevé une nouvelle question : si un employé non exempté travaille au bureau le matin, rentre chez lui pour déjeuner et travailler à distance l'après-midi, puis retourne au bureau pour une réunion en soirée, ce trajet de mi-journée est-il rémunéré ? Dans des lettres d'opinion de 2026, le DOL a répondu non. Un trajet domicile-travail ordinaire ne devient pas compensable simplement parce qu'il a lieu au milieu de la journée de travail. L'agence l'a même qualifié de troisième catégorie de temps non compensable pendant la journée de travail, aux côtés des véritables pauses repas et du temps de repos.

Le qualificatif essentiel est « ordinaire ». Le déplacement doit toujours ressembler à un trajet domicile-travail qui profite principalement à l'employé. Ce qui nous amène directement aux exceptions.

Quand un trajet domicile-travail devient du temps rémunéré​

Un trajet qui ressemble à un trajet domicile-travail peut tout de même être compensable lorsque les faits en modifient la nature :

• Le travail effectué pendant le trajet compte. Si votre employé prend des appels clients obligatoires, participe à une réunion ou effectue une course professionnelle en conduisant vers son domicile, le temps consacré à ce travail est rémunéré — encore que les tribunaux examinent si l'activité constitue véritablement un travail plutôt qu'un bref contact accessoire.
• Le déplacement en tant qu'activité principale compte. Pour les employés dont le métier est le déplacement lui-même — chauffeurs-livreurs, aides à domicile se déplaçant entre les patients, commerciaux itinérants — la conduite constitue le travail, et non le trajet pour s'y rendre.
• Les rappels d'urgence pendant le trajet peuvent compter. Si vous appelez un employé qui rentre déjà chez lui et l'envoyez sur une intervention d'urgence, le déplacement vers cette intervention est une extension de la journée de travail.
• Un arrêt obligatoire peut transformer le trajet. Si vous exigez que les employés se présentent d'abord à l'atelier — pour charger du matériel, récupérer le véhicule de société ou recevoir leurs affectations — le déplacement de l'atelier au chantier est du temps de travail rémunéré, et dans certaines situations le trajet domicile-atelier est également affecté.

En cas de doute, posez la question fondamentale : ai-je exigé ce déplacement pour mon entreprise, ou l'employé l'a-t-il choisi pour se rendre au travail ?

Les déplacements pendant la journée de travail sont du temps rémunéré​

Une fois la journée de travail commencée, les déplacements d'un chantier à un autre constituent des heures travaillées. Votre technicien CVC qui se rend entre trois interventions, votre aide-soignant qui passe d'un client à un autre, votre chef d'équipe qui transporte du matériel d'un projet à un autre — tous ces trajets sont sur le temps de travail, car ils font partie de votre activité principale.

Le début et la fin de la journée demandent plus d'attention. Les déplacements entre le domicile et le premier lieu de travail, puis entre le dernier lieu de travail et le domicile, sont généralement traités comme un trajet domicile-travail non compensable. Mais deux configurations courantes changent la donne :

• Les politiques de passage préalable à l'atelier. Si l'équipe doit se présenter à votre dépôt chaque matin avant d'être dispatchée, le compteur démarre vraisemblablement au dépôt. De nombreux entrepreneurs dans cette situation paient simplement du départ du dépôt jusqu'à la dernière dépose et ne traitent comme temps de trajet que les segments domicile-dépôt.
• Les affectations éloignées ou spéciales. Envoyer un employé qui travaille habituellement en ville sur un site éloigné pour une journée peut rendre le déplacement supplémentaire compensable, en particulier si vous auriez autrement payé les frais de déplacement.

Documentez votre politique par écrit, appliquez-la de manière cohérente et assurez-vous que votre système de suivi du temps permet de saisir séparément les déplacements vers les chantiers et les heures passées sur site. Cette séparation est importante lors d'un contrôle, comme nous le verrons ci-dessous.

Les déplacements d'une journée hors de la ville : payez tout sauf le trajet normal​

Lorsqu'un employé se rend dans une autre ville et revient dans la même journée — une session de formation, une réunion client, un approvisionnement — le DOL traite cela comme une affectation spéciale d'une journée. La règle : comptez tout le temps de déplacement comme heures travaillées, sauf le temps que l'employé aurait consacré à un trajet domicile-travail ordinaire.

Un exemple concret rend le calcul mécanique. Supposons que votre responsable de bureau effectue normalement un trajet de 30 minutes dans chaque sens. Vous l'envoyez à une formation fournisseur d'une journée à deux heures de route. Elle quitte son domicile à 7 h et rentre à 19 h. Son temps de déplacement compensable est de 12 heures hors de chez elle moins son trajet aller-retour normal d'une heure, soit 11 heures — plus les éventuelles conséquences en matière d'heures supplémentaires pour la semaine. La déduction du trajet domicile-travail est effectuée une seule fois, et non par segment, et elle reflète son trajet normal réel, non une moyenne.

Les déplacements avec nuitée : les heures normales comptent même les jours de repos​

Les déplacements qui éloignent un employé de son domicile pour la nuit obéissent à la règle la plus mal comprise de tout ce domaine, énoncée au 29 CFR 785.39. Le principe : un déplacement hors du domicile est compensable lorsqu'il empiète sur les heures de travail normales de l'employé — que ce déplacement ait lieu un jour travaillé ou un jour de repos.

Examinons les éléments :

• Les déplacements pendant les heures normales sont rémunérés, quel que soit le jour de la semaine. Si votre employé travaille normalement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, et prend l'avion pour un congrès le dimanche de 14 h à 18 h, les heures du dimanche de 14 h à 17 h sont compensables car elles tombent dans les heures de travail normales. L'heure de 17 h à 18 h ne l'est pas.
• Les passagers en dehors des heures normales ne sont pas sur le temps de travail. Le temps passé comme passager dans un avion, un train, un bus ou une voiture en dehors des heures de travail habituelles ne constitue pas des heures travaillées, tant qu'aucun travail n'est effectué.
• Les conducteurs sont toujours sur le temps de travail. Un employé qui conduit — plutôt que d'être passager — travaille quelle que soit l'heure, car la conduite est en soi un travail. Choisir de conduire plutôt que de prendre l'avion transforme les trajets en soirée et le week-end en temps rémunéré.
• Tout travail effectué pendant le déplacement est rémunéré. Répondre à des courriels depuis l'aéroport, préparer la présentation pendant le vol ou prendre un appel client depuis l'hôtel compte, quel que soit le moment.

Une cour d'appel fédérale a confirmé l'enjeu dans une affaire impliquant des employés en affectation éloignée : les déplacements pendant les heures de travail normales sont compensables et doivent être comptés dans les heures supplémentaires. Les employeurs supposent parfois que le versement d'une indemnité forfaitaire de déplacement ou d'une indemnité journalière couvre l'obligation salariale. Ce n'est pas le cas. Une indemnité journalière rembourse des frais ; elle ne rachète pas des heures travaillées.

Une nuance supplémentaire à connaître : le temps d'attente — à l'aéroport, pour un vol de correspondance — pendant les heures de travail normales lors d'un déplacement avec nuitée est généralement compensable, tandis que les véritables périodes de sommeil et de repas hors du domicile ne le sont généralement pas, dans les limites précisées par la réglementation.

Le temps de formation est rémunéré sauf si les quatre conditions sont réunies​

Les conférences, réunions, programmes de formation et activités similaires constituent des heures travaillées, sauf si chacune des quatre conditions du 29 CFR 785.27 est remplie :

1. La participation a lieu en dehors des heures de travail habituelles de l'employé.
2. La participation est en fait volontaire.
3. Le cours n'est pas directement lié à l'emploi de l'employé.
4. L'employé n'effectue aucun travail productif pendant la formation.

Si une seule condition fait défaut, toute la session est du temps rémunéré. Cette seule phrase résout la plupart des litiges. Votre certification de sécurité obligatoire du samedi échoue à la deuxième condition. L'atelier en soirée portant sur des compétences utilisées dans le rôle actuel de l'employé échoue à la troisième condition. Une formation programmée pendant le service échoue à la première condition. Une session après les heures de travail où les stagiaires traitent de vraies commandes clients échoue à la quatrième condition.

Deux situations méritent une attention particulière :

• La formation exigée pour l'emploi actuel est presque toujours rémunérée. Les cours que votre entreprise impose, la formation sur votre équipement ou vos procédures, et la préparation aux responsabilités que l'employé assume déjà sont directement liées à l'emploi. Même la formation continue exigée par l'État pour une licence que l'employé utilise dans votre entreprise est généralement compensable, car elle maintient les qualifications requises pour l'emploi que vous lui confiez.
• Un apprentissage véritablement volontaire et sans lien avec l'emploi peut ne pas être rémunéré. L'exemple classique est celui d'un employeur proposant un cours après les heures de travail portant sur des compétences destinées à une autre profession — par exemple, un cours de comptabilité proposé au personnel d'entrepôt — où personne n'est tenu d'assister et aucun travail n'est effectué. Les quatre conditions sont véritablement remplies, donc le temps ne constitue pas des heures travaillées.

Il existe également une règle spéciale étroite au 29 CFR 785.31 : si un employé suit volontairement une école indépendante ou un cours du soir de sa propre initiative, en dehors des heures de travail, même un cours lié à l'emploi ne doit pas être compté — car la formation est le projet personnel de l'employé, non le vôtre. Le paiement d'une aide aux frais de scolarité pour un tel cours ne le transforme pas en lui-même en heures travaillées.

Le piège des heures supplémentaires : ces heures comptent pour le seuil de 40 heures​

C'est ici que les petites violations deviennent coûteuses. Chaque heure compensable de déplacement et de formation compte pour le seuil hebdomadaire de 40 heures donnant droit aux heures supplémentaires. Un employé qui travaille 38 heures sur site, puis conduit trois heures rémunérées entre les chantiers et assiste à deux heures de formation rémunérée, totalise 43 heures — dont trois à taux majoré de moitié.

Trois erreurs aggravent le préjudice :

• Exclure les déplacements et les formations du calcul des heures supplémentaires. Certains employeurs paient ces heures au taux normal dans un compartiment séparé. Le FLSA ne le permet pas ; les heures compensables sont des heures compensables.
• Faire une moyenne sur plusieurs semaines. Les heures supplémentaires sont calculées sur une seule semaine de travail. Une semaine de déplacement de 44 heures suivie d'une semaine de 36 heures génère tout de même quatre heures supplémentaires dues pour la première semaine.
• Oublier le taux horaire régulier. Les heures supplémentaires correspondent à une fois et demie le taux horaire régulier, qui inclut la plupart des primes non discrétionnaires et des majorations de poste — pas seulement le salaire horaire de base.

Les pénalités augmentent encore les enjeux. Les violations délibérées peuvent entraîner le paiement des salaires impayés plus un montant équivalent en dommages-intérêts liquidés, doublant effectivement la facture, et le délai de prescription passe de deux à trois ans. Le DOL a infligé près de 59 millions de dollars de sanctions civiles au cours de l'exercice 2025, en plus des salaires impayés. Des relevés de temps précis constituent votre meilleure défense, car sans eux les tribunaux peuvent accepter l'estimation raisonnable des heures par l'employé.

Votre État peut être plus strict que la loi fédérale​

Le FLSA est un plancher, non un plafond, et plusieurs États vont plus loin. La Californie en est l'exemple phare : son critère du « soumis au contrôle de l'employeur » peut rendre les déplacements compensables dans des situations que la loi fédérale excuserait, les tribunaux californiens ont jugé que les employeurs devaient payer essentiellement tout le temps de déplacement hors ville exigé, sans la limitation fédérale des heures normales, et la loi de l'État exige séparément le remboursement de tous les frais professionnels nécessaires. La Californie impose également des heures supplémentaires journalières au-delà de huit heures, de sorte qu'une longue journée de déplacement peut déclencher une majoration même lors d'une semaine courte.

L'Illinois, New York, le Massachusetts, Washington et d'autres ajoutent chacun leurs propres particularités en matière de rémunération des déplacements, de rémunération des formations, de remboursement des frais ou d'heures supplémentaires journalières. Avant de finaliser une politique à partir de cet article, consultez les arrêtés salariaux de votre État ou interrogez un conseil en droit du travail local. Si vous exercez dans plusieurs États, rédigez la politique selon l'État le plus strict où vous êtes présent — c'est moins coûteux que de maintenir cinq versions.

Un guide de conformité en cinq étapes pour les petits employeurs​

Vous n'avez pas besoin d'un service juridique pour bien faire les choses. Vous avez besoin d'une politique écrite, d'une habitude de suivi du temps et de comptes qui distinguent ces heures du reste.

1. Mettez la politique par écrit. Précisez quels déplacements sont rémunérés, comment sont calculés les déplacements d'une journée et avec nuitée, quelles formations sont rémunérées et comment les employés déclarent leur temps. Faites signer une reconnaissance à chaque employé non exempté. Une politique écrite que vous suivez réellement constitue une preuve de bonne foi ; une pratique non écrite se réduit à un duel de témoignages.

2. Attribuez des codes de temps distincts aux déplacements et aux formations. Si votre application de suivi du temps ne propose que « pointer à l'arrivée » et « pointer au départ », les heures de déplacement seront estimées après coup — généralement de manière erronée. Ajoutez des codes pour les déplacements vers les chantiers, les déplacements avec nuitée et les formations, et exigez une saisie le jour même. Le pointage mobile avec notes de localisation est idéal pour les équipes terrain.

3. Planifiez autour du seuil d'heures supplémentaires. Vous pouvez réaménager les horaires au sein d'une même semaine de travail pour compenser les heures de déplacement prévues — par exemple, en faisant passer un employé à quatre journées de neuf heures avant une journée de formation le vendredi. Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est déplacer des heures vers une autre semaine ou les accumuler comme congés futurs (les employeurs privés ne peuvent généralement pas offrir de récupération au lieu d'heures supplémentaires).

4. Gardez la rémunération des déplacements visible dans vos comptes. Enregistrez le temps de déplacement, le temps de formation et les heures supplémentaires qui en résultent dans des catégories de paie distinctes plutôt que de les enfouir dans les salaires bruts. Lorsqu'un enquêteur du DOL ou votre comptable vous demande comment se décompose une semaine de 46 heures, la réponse doit être à un rapport de distance, non un projet de reconstitution. Des catégories claires révèlent aussi le coût réel des chantiers éloignés et des formations fréquentes, ce qui alimente de meilleures soumissions et budgets.

5. Faites un audit vous-même une fois par an. Prélevez un échantillon de semaines de déplacement et de listes de présence aux formations, recalculez les heures selon les règles ci-dessus et corrigez les sous-paiements avant qu'un enquêteur ne les découvre. Conservez les dossiers de paie pendant au moins trois ans et les relevés de temps pendant au moins deux ans, comme l'exigent les règlements. L'autocorrection ne garantit pas l'immunité, mais les efforts de conformité de bonne foi pèsent lourdement contre les dommages-intérêts liquidés.

Gardez vos dossiers de paie prêts pour un contrôle​

Les litiges liés aux déplacements et aux formations tiennent rarement à une mauvaise intention. Ils tiennent à des dossiers flous : un carnet de kilométrage sans heures, une liste de présence à une formation sans horaires, un rapport de paie incapable de distinguer le temps de conduite du temps de bureau. Lorsque les heures sont ambiguës, l'avantage va à l'estimation raisonnable de l'employé — et votre budget de défense passe à reconstituer ce que vos comptes auraient dû montrer.

C'est fondamentalement un problème de tenue de comptes, et il est soluble. Des catégories de paie distinctes pour les déplacements, les formations et les heures supplémentaires, rapprochées du suivi du temps à chaque période de paie, transforment un contrôle des salaires et des heures en un simple rapport. Si votre tenue de comptes repose sur la comptabilité en texte brut, chacune de ces catégories est un compte transparent et versionné que vous pouvez inspecter, comparer et expliquer — aucune boîte noire entre vous et vos propres données de paie. La documentation Beancount montre comment les employeurs structurent leurs comptes de paie et de dépenses, et les vues de tableau de bord dans Fava facilitent l'examen mensuel des rapports obtenus.

Simplifiez votre gestion financière​

Tandis que vous resserrez la rémunération des déplacements et des formations, tenir des dossiers financiers clairs est ce qui transforme une politique en preuve. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle complets sur vos données de paie et de dépenses — aucune boîte noire, aucun verrouillage fournisseur. Commencez gratuitement et découvrez pourquoi les développeurs et les professionnels de la finance passent à la comptabilité en texte brut.