Le crédit fédéral sur la taxe sur les carburants que la plupart des entrepreneurs, paysagistes et exploitations agricoles ne réclament jamais

Chaque gallon d'essence que vous mettez dans une tondeuse, une tronçonneuse ou un générateur de chantier comprend déjà 18,3 cents de taxe fédérale. Chaque gallon de diesel que vous brûlez dans une excavatrice, un chargeur compact ou un tracteur agricole comprend 24,3 cents. Cette taxe existe pour financer les autoroutes — que votre équipement hors route n'emprunte jamais. L'IRS vous la remboursera. La plupart des petits exploitants ne la réclament jamais.

Le mécanisme est le formulaire 4136, Credit for Federal Tax Paid on Fuels (Crédit pour la taxe fédérale payée sur les carburants). Il s'agit d'un crédit dollar pour dollar sur votre impôt sur le revenu, et si le crédit dépasse ce que vous devez, l'excédent vous est remboursé. Pour une équipe de paysagistes, une petite entreprise de terrassement ou une ferme familiale, il vaut régulièrement de plusieurs centaines à plusieurs milliers de dollars par an — pour du carburant que vous avez déjà acheté et dont vous avez déjà les reçus.

Voici comment fonctionne le crédit, qui y est admissible et comment le réclamer sans trébucher sur les règles.

Pourquoi l'utilisation de carburant hors route n'est pas imposable​

La taxe d'accise fédérale sur les carburants automobiles est un droit d'usage des autoroutes perçu à la pompe. Lorsque vous achetez de l'essence ou du diesel non coloré dans une station-service, la taxe est intégrée au prix, que le carburant finisse dans un camion routier ou dans une rogneuse de souches.

Le Congrès a reconnu cette inadéquation il y a des décennies : le carburant brûlé ailleurs que sur les voies publiques n'était jamais censé supporter la taxe routière. Le code fiscal traite donc l'usage commercial hors route et l'usage agricole comme des usages non imposables. Comme la taxe a déjà été perçue à la pompe, la correction se fait en aval — vous la récupérez sous forme de crédit (ou de remboursement) au moment de la déclaration.

Ce cadrage est important car il délimite les frontières du crédit. La question n'est jamais « ai-je exploité une entreprise ? ». C'est « une taxe d'accise fédérale a-t-elle été payée sur ce carburant, et a-t-il été brûlé ailleurs que sur une autoroute ? ». Obtenez ces deux bonnes réponses et le reste n'est qu'arithmétique.

Qui est admissible : la règle de l'acheteur ultime​

Le crédit revient à l'acheteur ultime — la personne ou l'entreprise qui a réellement acheté le carburant taxé et l'a utilisé d'une manière admissible. Vous n'avez pas besoin d'être une société C, vous n'avez pas besoin d'employés et, dans certains cas, vous n'avez même pas besoin d'une entreprise.

Les usages admissibles qui comptent le plus pour les petits exploitants incluent :

• L'usage commercial hors route. Le carburant brûlé dans un équipement qui n'est pas immatriculé — ou qui n'a pas à être immatriculé — pour un usage routier. Pensez aux excavatrices, bulldozers, chargeurs compacts, rétrocaveuses, chariots élévateurs, tondeuses commerciales, tronçonneuses, broyeurs, nettoyeurs haute pression, pompes, soudeuses et générateurs de chantier.
• Les fins agricoles. Le carburant utilisé dans une exploitation agricole à des fins agricoles — tracteurs, moissonneuses-batteuses, pompes d'irrigation, séchoirs à grain, VTT utilisés dans l'exploitation et camions utilisés exclusivement sur la propriété agricole.
• La machinerie mobile. Les véhicules spécialement conçus pour le hors route (grues, appareils de forage) qui circulent accessoirement sur les voies publiques. Si un tel véhicule parcourt moins de 7 500 miles par an sur les autoroutes, son carburant reste admissible — mais uniquement via le crédit annuel, et non le remboursement trimestriel décrit ci-dessous.
• Autres usages non imposables. Le carburant de chauffage, le carburant utilisé dans les bateaux dans certains contextes de pêche commerciale et les exportations ont chacun leurs propres lignes sur le formulaire.

Une surprise : l'usage d'essence hors route non commercial est également admissible. Le carburant que vous brûlez dans votre propre tondeuse autoportée, motoneige ou moteur hors-bord — sans aucune activité commerciale — est éligible au même crédit par gallon. Si vous remplissez déjà le formulaire 4136 pour l'entreprise, ajouter des gallons à usage personnel ne vous coûte qu'une ligne de plus.

Le calcul : ce que vaut un gallon​

Le taux du crédit dépend du carburant, et il équivaut à la taxe d'accise fédérale moins une infime fraction qui reste au gouvernement :

Le dixième de cent manquant est la redevance LUST (Leaking Underground Storage Tank — fuites de réservoirs de stockage souterrains), que le Congrès a rendue non remboursable. Tout le reste revient.

Faites le calcul pour une exploitation typique :

• Une entreprise de paysagisme à deux équipes brûlant 40 gallons d'essence par semaine sur une saison de 30 semaines utilise 1 200 gallons. À 0,183 $, cela représente 219,60 $ récupérés.
• Un petit entrepreneur en terrassement faisant tourner de l'équipement diesel sur 5 000 gallons par an récupère 1 215 $.
• Une ferme de cultures en rangées de taille moyenne brûlant 12 000 gallons de diesel non coloré dans les tracteurs, moissonneuses-batteuses et séchoirs récupère 2 916 $.

Rien de tout cela n'exige d'acheter quoi que ce soit de nouveau, d'embaucher qui que ce soit ou de changer votre façon de travailler. Cela exige seulement de compter les gallons que vous avez déjà brûlés.

Ce qui n'est pas admissible​

Le crédit a des arêtes vives, et les franchir est le moyen le plus rapide de s'attirer un redressement en cas de contrôle. Les principales exclusions :

• Le diesel et le kérosène colorés. Exonérés de taxe à l'achat, il n'y a donc rien à rembourser. Si vous achetez du diesel hors route coloré à la coopérative agricole, vous avez déjà obtenu votre avantage à la pompe — ne le réclamez pas aussi sur le formulaire 4136. Réclamer un crédit sur du carburant qui n'a jamais été taxé est exactement le type de double avantage que recherchent les vérificateurs.
• Le carburant brûlé dans les véhicules routiers. L'essence ou le diesel utilisé dans les camions, fourgonnettes et voitures immatriculés — y compris la conduite entre les chantiers — n'est pas admissible, peu importe à quel point le trajet est lié à l'activité professionnelle.
• Les déplacements personnels et les véhicules personnels. Se rendre au travail n'est ni un usage hors route ni un usage commercial.
• Le carburant déjà réclamé dans un remboursement trimestriel. Les gallons réclamés sur le formulaire 8849 pendant l'année ne peuvent pas être réclamés à nouveau sur le formulaire 4136. Le formulaire annuel est destiné aux restes.
• La redevance LUST. Ce 0,001 $ par gallon n'est créditable sur aucun carburant.

La règle sur le carburant coloré mérite d'être soulignée car c'est l'erreur coûteuse la plus courante. Les exploitations qui utilisent à la fois du diesel coloré (dans les tracteurs) et du diesel non coloré (dans les camions routiers, ou dans l'équipement rempli aux stations-service) doivent suivre les deux flux séparément. Seuls les gallons non colorés figurent sur le formulaire.

Deux façons de réclamer : le crédit annuel ou le remboursement trimestriel​

La plupart des petits exploitants réclament le crédit une fois par an sur le formulaire 4136, déposé avec la déclaration d'impôt sur le revenu. Le total est reporté à l'annexe 3 du formulaire 1040 pour les particuliers et les entreprises individuelles, ou à la ligne de crédit correspondante sur les déclarations de sociétés, de sociétés S et de fiducies. Il réduit l'impôt dollar pour dollar, et tout excédent est remboursé.

Mais si votre réclamation est suffisamment importante, vous n'avez pas à attendre jusqu'en avril. Les contribuables qui peuvent réclamer 750 $ ou plus pour un trimestre peuvent demander un remboursement trimestriel sur le formulaire 8849, annexe 1. Les montants inférieurs à 750 $ sont reportés au trimestre suivant, et tout ce qui reste non réclamé en fin d'année va sur le formulaire 4136. Au taux du diesel, le seuil trimestriel équivaut à environ 3 086 gallons par trimestre — atteignable pour une exploitation de terrassement ou agricole en pleine saison, mais la plupart des paysagistes et petits entrepreneurs se contenteront du crédit annuel.

Trois règles de timing à garder en tête :

1. Un trimestre réclamé sur le formulaire 8849 est clos. Ces gallons sont sortis du pool annuel — soustrayez-les avant de remplir le formulaire 4136.
2. L'usage de machinerie mobile est annuel uniquement. L'usage hors route dans une machinerie mobile qui circule sur les voies publiques ne peut pas passer par le remboursement trimestriel ; réclamez-le sur le formulaire 4136 en fin d'année.
3. Vous pouvez rectifier. Si vous découvrez ce crédit des années plus tard, vous pouvez généralement rectifier les années fiscales encore ouvertes pour ajouter le formulaire 4136 — généralement les trois dernières années. Cela transforme une année d'argent trouvé en trois.

Le piège fiscal : le crédit peut être imposable​

Voici la nuance qui surprend les gens. Si vous avez déduit le coût total du carburant — taxe comprise — comme dépense commerciale ordinaire, alors récupérer la taxe constitue une récupération d'un montant déduit. Selon la règle de l'avantage fiscal, vous incluez généralement le crédit ou le remboursement dans le revenu brut de l'année où vous le recevez ou le réclamez.

En pratique, cela signifie que le crédit vaut son montant nominal moins votre taux marginal d'imposition sur cette inclusion — cela vaut toujours largement la peine d'être réclamé, mais ce n'est pas tout à fait de l'argent gratuit. L'IRS détaille exactement ce traitement dans ses directives sur la taxe d'accise : déduisez le carburant, réclamez le crédit, comptabilisez le crédit comme revenu. Gardez la séquence correcte dans vos livres et la déclaration se prépare pratiquement toute seule.

Des documents qui résistent à un contrôle​

Le formulaire 4136 demande des gallons par type de carburant et par usage — pas des reçus joints à la déclaration. Mais les chiffres doivent être réels, et « réels » signifie documentés. Mettez en place un système qui produit les chiffres du formulaire comme sous-produit de l'exploitation :

• Consignez les gallons par machine, pas seulement les dollars par mois. Un journal de carburant avec date, équipement et gallons est le document central. Les relevés de cartes de flotte et de cartes à puce qui indiquent les gallons fonctionnent ; les tickets de carte de crédit indiquant seulement des dollars ne fonctionnent pas, car le prix par gallon doit être extrait.
• Séparez le carburant taxé du non taxé. Si vous achetez à la fois du diesel coloré et non coloré, tenez des journaux séparés — idéalement des réservoirs séparés ou un stockage clairement identifié. Les dossiers mélangés sont le point de départ des refus des vérificateurs.
• Séparez l'usage routier de l'usage hors route. L'équipement rempli à partir d'un réservoir mobile dans la benne d'un pick-up doit voir ses gallons séparés du carburant propre du pick-up. Les entreprises avec des flottes mixtes procèdent avec des compteurs horaires d'équipement, des relevés de ravitaillement séparés ou une méthode d'allocation raisonnable appliquée de façon constante.
• Conservez les preuves d'achat pendant au moins trois ans. Les factures et reçus montrant que le carburant a été acheté taxé (non coloré, au détail) bouclent la boucle entre ce que vous avez acheté et ce que vous réclamez.

C'est aussi là que une comptabilité propre paie deux fois. Un plan comptable qui répartit les dépenses de carburant par catégorie d'équipement — flotte routière, équipement hors route, usage agricole — transforme le formulaire 4136 d'un projet d'archéologie de février en un rapport de dix minutes. Si chaque achat de carburant atterrit dans un seul compte de dépenses indifférencié, reconstituer les gallons admissibles signifie relire une année de reçus.

N'oubliez pas le remboursement d'État​

Le crédit fédéral ne représente que la moitié de l'opportunité dans de nombreux États. La plupart des États prélèvent leur propre taxe sur les carburants automobiles — souvent 30 cents ou plus par gallon — et la plupart offrent un remboursement ou un crédit parallèle pour l'usage hors route et agricole, généralement réclamé auprès du département du revenu de l'État sur son propre formulaire et son propre calendrier.

Les programmes des États varient considérablement : formulaires différents, échéances différentes, définitions différentes de l'usage admissible et, dans certains États, un choix entre acheter du carburant coloré exonéré en amont ou acheter du carburant taxé et réclamer un remboursement plus tard. Les montants en dollars sont fréquemment plus élevés que le crédit fédéral car les taux des États sont plus élevés. Lorsque vous mettez en place votre journal fédéral des gallons, concevez-le pour satisfaire en même temps le formulaire de réclamation de votre État — un journal, deux remboursements.

Erreurs courantes à éviter​

• Réclamer le diesel coloré. L'erreur la plus courante. Si aucune taxe n'a été payée, aucun crédit n'existe.
• Réclamer le carburant des véhicules routiers. Les miles professionnels sont déductibles ; ce n'est pas un usage hors route.
• Double réclamation des gallons trimestriels et annuels. Suivez quels gallons sont allés sur le formulaire 8849 et excluez-les du formulaire 4136.
• Oublier l'inclusion dans le revenu. Si vous avez passé le carburant en charges, le crédit revient généralement comme revenu. L'oublier crée une inadéquation, pas un gain inattendu.
• Estimer les gallons au hasard. Les estimations en chiffres ronds sans journal justificatif ne résistent pas à un contrôle. Consignez au fur et à mesure.
• Laisser d'anciennes années sur la table. Si c'est votre première réclamation, vérifiez s'il vaut la peine de rectifier les années antérieures encore ouvertes avant qu'elles ne se referment.

Gardez vos journaux de carburant (et tout le reste) organisés​

Le crédit sur la taxe sur les carburants récompense une habitude avant tout : savoir exactement où chaque gallon est allé. Cette même habitude — des dossiers granulaires et contemporains plutôt qu'une reconstruction en fin d'année — est aussi ce qui fait fonctionner le reste de vos finances, de la rentabilité de l'équipement à la défense en cas de contrôle. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous donne une transparence et un contrôle complets sur vos données financières — pas de boîtes noires, pas de dépendance à un fournisseur. Commencez gratuitement et découvrez pourquoi les développeurs et les professionnels de la finance passent à la comptabilité en texte brut.