دفتر حسابهای پرداختنی خود را باز کنید و هر تأمینکنندهای را که هر ماه به او پرداخت میکنید انتخاب کنید. حالا از خودتان سؤالی بپرسید که بیشتر صاحبان کسبوکارهای کوچک هرگز نمیپرسند: آیا قبلاً آن فاکتور را پرداخت کردهام؟ بر اساس برآوردهای صنعتی که دفتر بازرس ایالت واشینگتن نقل کرده است، سازمانها بین ۰.۸ تا ۲ درصد از کل پرداختهای خود را دو بار پرداخت میکنند. با ۵۰۰,۰۰۰ دلار هزینه سالانه تأمینکنندگان، این یعنی سالانه ۴,۰۰۰ تا ۱۰,۰۰۰ دلار از درِ خانه شما خارج میشود — نه به دلیل تقلب، نه به دلیل سرقت، بلکه به دلیل فرآیند پرداخت خودتان که یک صورتحساب را دو بار پرداخت میکند.
بدترین بخش آن این است که چقدر بیصدا است. هیچکس تماس نمیگیرد که به شما بگوید دو بار پول گرفته است. دفترهای شما متوازن است. تطبیق بانکی شما همخوانی دارد. پرداخت تکراری همانجا مینشیند، نامرئی، تا زمانی که کسی به دنبال آن برود — یا تا زمانی که پول در جای دیگری لازم شود. این راهنما کل چرخه عمر را پوشش میدهد: چگونه پرداختهای تکراری مخفیانه وارد میشوند، چگونه آنهایی را که قبلاً پرداخت کردهاید پیدا کنید، چگونه پول را پس بگیرید، و چگونه کنترلهایی بسازید که جلوی بعدی را بگیرد.
چرا پرداختهای تکراری رخ میدهند (بهندرت یک اشتباه واحد است)
هیچ کنترل واحدی وجود ندارد که پرداختهای تکراری را جلوگیری کند، زیرا پرداختهای تکراری از درهای زیادی وارد میشوند. در اینجا هفت مسیری که بازرسان بارها و بارها میبینند آمده است:
۱. همان فاکتور دو بار میرسد. یک تأمینکننده دوشنبه یک PDF ایمیل میکند، جمعه یک نسخه کاغذی پست میکند، و هفته بعد آن را در پورتال پرداخت خود بارگذاری میکند. سه نسخه از یک فاکتور، و اگر دو نسخه از آنها به دو نفر مختلف برسد، هر دو پرداخت میشوند.
۲. شمارههای فاکتور بهصورت ناهماهنگ وارد میشوند. نرمافزار شما تنها در صورتی میتواند درباره شماره فاکتور تکراری هشدار دهد که هر دو بار دقیقاً به یک شکل وارد شده باشد. یک بار INV-00417 را وارد کنید و بار بعد 417 — با حذف پیشوند و صفرهای ابتدایی — و بررسی تکراری بهراحتی از کنار آن عبور میکند. خط تیرهها، فاصلهها و پسوندهای اضافهشده توسط تأمینکننده مانند -A یا /R1 همان نقطه کور را ایجاد میکنند.
۳. تأمینکننده دو بار در سیستم شما وجود دارد. این پرنفوذترین شکست در بیشتر کسبوکارهای کوچک است. وقتی «Acme Supply Co.» و «ACME SUPPLY» دو رکورد تأمینکننده جداگانه هستند، هر بررسی شماره فاکتور در برابر نیمی از تاریخچه اشتباه اجرا میشود، و کارکنانی که به دنبال پرداختهای قبلی میگردند فقط نیمی از آنها را پیدا میکنند. رکوردهای تکراری تأمینکننده همچنین یک نشانه کلاسیک تقلب هستند، به همین دلیل بازرسان آنها را علامتگذاری میکنند.
۴. افراد بیشازحدی میتوانند فاکتور وارد کنند. وقتی مدیر دفتر، سرپرست انبار و مالک همه صورتحسابها را وارد میکنند، همان فاکتور توسط دو نفر از آنها وارد میشود. ورود غیرمتمرکز همچنین مشکل شماره فاکتور را چند برابر میکند، زیرا هر فرد اختصار خودش را دارد.
۵. کسی از روی صورتحساب پرداخت میکند نه از روی فاکتور. صورتحساب تأمینکننده فاکتورهای باز را فهرست میکند — این یک خلاصه است، نه یک صورتحساب. پرداخت کل صورتحساب در حالی که فاکتورهای جداگانه نیز در صف هستند، همه چیز را دو بار پرداخت میکند. صورتحسابها برای تطبیق هستند، هرگز برای پرداخت.
۶. یک یادداشت اعتباری هرگز اعمال نمیشود. تأمینکننده برای یک مرجوعی یا اضافهدریافت اعتبار صادر میکند، اعتبار در سیستم شما بدون اعمال میماند، و شما به پرداخت فاکتورهای بعدی با قیمت کامل ادامه میدهید. اعتبارهای اعمالنشده پولی است که شما قبلاً مالک آن هستید و مدام دوباره خرجش میکنید.
۷. پرداخت فوری با پرداخت زمانبندیشده برخورد میکند. یک تأمینکننده تماس میگیرد و پرداخت فوری میخواهد، کسی آن را حواله میکند یا یک چک دستی صادر میکند، و هیچکس فاکتور اصلی را از اجرای پرداخت بعدی خارج نمیکند. پرداختهای اضطراری که صف عادی را دور میزنند، ماشینهای تولید پرداخت تکراری هستند.
به وجه اشتراک اینها توجه کنید: هر یک از آنها یک شکست فرآیندی است، نه شکست انسانی. سرزنش حسابدار موضوع را از دست میدهد. راهحل فرآیندی است که در آن خطا نتواند به بانک برسد.
نشت چقدر برای شما هزینه دارد (حساب کسبوکار خود را انجام دهید)
محدوده ۰.۸ تا ۲ درصد تا زمانی که آن را روی اعداد خودتان اعمال نکنید، انتزاعی به نظر میرسد. دوازده ماه گذشته پرداختهای تأمینکنندگان غیرحقوقی خود را بگیرید — هر چیزی که از حسابهای پرداختنی عبور کرده — و در ۱ درصد ضرب کنید. این نشت سالانه مورد انتظار شماست. یک پیمانکار که ۸۰۰,۰۰۰ دلار را از حسابهای پرداختنی عبور میدهد، تقریباً سالانه ۸,۰۰۰ دلار را پیش رو دارد. یک خردهفروش با ۲ میلیون دلار، ۲۰,۰۰۰ دلار را پیش رو دارد.
شرکتهای حسابرسی بازیابی، که بهصورت کمیسیونی به شکار اضافهپرداختها میپردازند، میانگین بازیابی بین ۰.۰۵ تا ۱ درصد درآمد را گزارش میکنند — و اینها فقط تکراریهایی هستند که میتوانند اثبات و وصول کنند، سالها بعد از واقعه، منهای درصد خودشان. هر دلاری که پیش از پرداخت میگیرید ارزش بیشتری از دلاری دارد که بعداً بازیابی میشود: بدون گفتگوی ناخوشایند با تأمینکننده، بدون اعتباری که شش ماه طول میکشد تا مصرف شود، بدون هزینه کمیسیون.
هزینه دیگری نیز وجود دارد که هیچکس در صفحهگسترده وارد نمیکند. پرداختهای تکراری هزینههای شما را متورم میکنند، که سود شما را کمنمایی میکند، که هر تصمیمی را که بر اساس صورتهای مالی شما بنا شده تحریف میکند — قیمتگذاری، استخدام، استقراض. حسابهای پرداختنی تمیز فقط درباره پول بازیابیشده نیست. درباره دانستن این است که واقعاً چقدر درآوردهاید.
پرداختهای تکراری که قبلاً پرداخت کردهاید را پیدا کنید: پیمایش تشخیص
پیش از ساختن کنترلهای جدید، یک پیمایش به عقب انجام دهید. احتمالاً همین حالا روی پول قابل بازیابی نشستهاید، و پیدا کردن آن ابتدا دو کار انجام میدهد: هزینه تلاش پاکسازی را تأمین میکند، و دقیقاً نشان میدهد کدام مسیر ورودی در کسبوکار شما نشت میکند.
گام ۱: تاریخچه پرداخت خود را کاوش کنید
۱۲ تا ۲۴ ماه گذشته پرداختهای تأمینکنندگان را به یک صفحهگسترده صادر کنید و بر اساس تأمینکننده، سپس بر اساس مبلغ مرتب کنید. شما به دنبال چهار الگو هستید:
- همان تأمینکننده، همان مبلغ، تاریخهای نزدیک. دو پرداخت یکسان به یک تأمینکننده در فاصله ۳۰ تا ۴۵ روز، امضای کلاسیک پرداخت تکراری است. سفارشهای تکراری مشروع وجود دارند، پس هر مورد را بهعنوان یک مظنون ببینید، نه یک حکم — هر دو فاکتور را بیرون بکشید و تأیید کنید که برای کالاها یا خدمات متفاوتی هستند.
- همان تأمینکننده، همان شماره فاکتور، قالببندی متفاوت. بر اساس تأمینکننده مرتب کنید و شمارههای فاکتور را بهصورت چشمی برای نزدیکبههمها اسکن کنید:
1042وINV1042،88-113و88113. این مسیر ناهماهنگی ورود است، و حول تأمینکنندگانی که بیشترین فاکتور را ارسال میکنند خوشه میبندد. - ماندههای بدهکار در حسابهای پرداختنی. یک حساب تأمینکننده با مانده بدهکار خالص یعنی بیش از آنچه بدهکارید پرداخت کردهاید — یک اضافهپرداخت، یک اعتبار اعمالنشده، یا هر دو. هر مانده بدهکار یک مورد کار است، نه یک کنجکاوی.
- پرداختهای با اعداد رُند بدون فاکتور. پرداختهایی که به شماره فاکتور مشخصی گره نمیخورند — حوالهها، چکهای دستی، انتقالهای ACH فوری — جایی هستند که برخوردهای پرداخت فوری پنهان میشوند. هر یک را به فاکتورش تطبیق دهید یا علامتگذاری کنید.
از بزرگترین مبالغ به پایین کار کنید. ده دقیقه روی پنج تأمینکننده بزرگتان معمولاً بیشتر از یک ساعت روی دنباله بلند آشکار میکند.
گام ۲: هر صورتحساب تأمینکننده را، هر ماه، تطبیق دهید
تأمینکنندگان شما از قبل نیمه دیگر معما را برایتان میفرستند. صورتحساب تأمینکننده آنچه فکر میکند بدهکارید را فهرست میکند؛ دفتر شما آنچه فکر میکنید بدهکارید را فهرست میکند. وقتی این دو اختلاف دارند، یکی از شما اشتباه میکند — و وقتی مانده آنها کمتر از شماست، ممکن است چیزی را قبلاً پرداخت کرده باشید که در شرف پرداخت دوباره آن هستید. تطبیق صورتحساب را به یک وظیفه بستن ماهانه تبدیل کنید، و از تأمینکنندگان پرحجمتان شروع کنید. برای روال کامل، راهنمای همراه درباره تطبیق صورتحساب تأمینکننده را ببینید.
گام ۳: از تأمینکنندگان صورتحساب حساب بخواهید
برای تأمینکنندگان که به آنها زیاد پرداخت میکنید اما بهندرت از آنها خبری میشنوید، یک صورتحساب حساب بهصورت کتبی درخواست کنید — فهرست کامل فاکتورهای باز و اعتبارهای اعمالنشده در دفاتر آنها. آن را با دفاتر خودتان مقایسه کنید. این همچنین روشی است که اعتبارهایی را که هرگز از وجودشان خبر نداشتید آشکار میکنید: یک تأمینکننده ماهها پیش اضافهپرداخت شما را به حساب شما اعمال کرده، به کسی نگفته، و از آن زمان بیصدا آن را حمل میکند. یک درخواست فصلی مؤدبانه از ده تأمینکننده برتر شما هیچ هزینهای ندارد و بهطور معمول پول پیدا میکند.
پول خود را پس بگیرید: کتاب راهنمای بازیابی
پیدا کردن یک پرداخت تکراری گام اول است. تبدیل آن به پول گام دوم است، و سرعت اهمیت دارد — هرچه اضافهپرداخت قدیمیتر باشد، بازیابی سختتر است. هر پرداخت تکراری تأییدشده را از این توالی عبور دهید:
۱. پیش از تماس، آن را دو بار تأیید کنید. هر دو رکورد پرداخت و هر دو نسخه فاکتور را بیرون بکشید. شماره فاکتور، تاریخ، مبلغ و آنچه تحویل داده شده را تأیید کنید. سریعترین راه برای آسیب رساندن به رابطه با تأمینکننده، متهم کردن او به دو بار صورتحساب دادن است وقتی دو پرداخت برای دو سفارش تقریباً یکسان بودهاند. بسته شواهد شما باید به تأمینکننده اجازه دهد در پنج دقیقه موضوع را تأیید کند: هر دو فاکتور، هر دو تأییدیه پرداخت، و یک خلاصه یکپاراگرافی.
۲. بلافاصله با تأمینکننده تماس بگیرید، بهصورت کتبی. تماس بگیرید تا آن را علامتگذاری کنید، سپس با یک ایمیل پیگیری کنید تا ردپای کاغذی وجود داشته باشد. لحن را همکارانه نگه دارید — در بیشتر موارد کارکنان تأمینکننده یک خطای ثبت صادقانه مرتکب شدهاند، و فردی که به او ایمیل میزنید هیچ دخالتی در آن نداشته است. شماره فاکتور، هر دو تاریخ و مبلغ پرداخت را ذکر کنید و شواهد خود را پیوست کنید. صراحتاً یا بازپرداخت یا یادداشت اعتباری درخواست کنید، و مهلت پاسخ ده روز کاری تعیین کنید.
۳. تصمیم بگیرید: بازپرداخت یا اعتبار؟ برای تأمینکنندهای که بهطور منظم به او پرداخت میکنید، اعمال یک یادداشت اعتباری در برابر فاکتور بعدی اغلب سریعترین راه است — پول از طریق صورتحسابی که قرار بود بههرحال پرداخت کنید برمیگردد. بر یک سند رسمی یادداشت اعتباری اصرار کنید، نه یک وعده شفاهی، و آن را تا زمانی که کاملاً مصرف شود پیگیری کنید. برای مبالغ بزرگ، تأمینکنندگان کمتکرار، یا تأمینکنندگانی که سلامت مالیشان شما را نگران میکند، بازپرداخت را بگیرید. پول نقد امروز بهتر از اعتباری در برابر تأمینکنندهای است که ممکن است سهماهه بعد از او استفاده نکنید. در هر صورت، یک یادآور تقویمی تنظیم کنید: اعتبارهای اعمالنشده راهی برای کهنه شدن و تبدیل شدن به اعتبارهای فراموششده دارند.
۴. بازیابی را با یک یادداشت بدهکار مستند کنید. یک یادداشت بدهکار داخلی در برابر تأمینکننده برای مبلغ اضافهپرداختشده صادر کنید — تصویر آینهای یادداشت اعتباری او. این بیان میکند که چرا اضافهدریافت شدهاید و مبلغ اصلاحشده چقدر باید باشد، و به دفاتر شما یک سند منبع برای تعدیل میدهد بهجای یک ثبت دفتر خالی که هیچکس در پایان سال نمیتواند توضیح دهد.
۵. آن را طوری ثبت کنید که حقیقت باقی بماند. نحوه ثبت بازیابی به روش شما بستگی دارد. در مبنای تعهدی، پرداخت تکراری در حسابهای پرداختنی بهعنوان یک مانده بدهکار مینشیند — پولی که تأمینکننده عملاً به شما بدهکار است. وقتی یادداشت اعتباری تأمینکننده میرسد، آن را بهعنوان یک بدهکار به حسابهای پرداختنی و یک بستانکار به حساب هزینه اصلی ثبت کنید، سپس آن را در برابر فاکتور بعدی آن تأمینکننده اعمال کنید تا اعتبار مصرف شود نه اینکه به یک مانده فراموششده کهنه شود. در مبنای نقدی، شما کل مبلغ دو بار پرداختشده را هنگام خروج پول کسر کردهاید — پس بازپرداخت را بهعنوان درآمد یا بهعنوان کاهش هزینه اصلی در سالی که دریافت میکنید ثبت کنید، و مطمئن شوید که آمادهکننده مالیات شما آن را میبیند. در هر صورت، هرگز بازیابی را بیصدا در برابر یک هزینه نامرتبط تسویه نکنید. فرد بعدی که آن حساب را میخواند باید بتواند پرداخت تکراری، ادعا و بازپرداخت را ردیابی کند.
۶. بدانید چه زمانی یک شرکت حسابرسی بازیابی را وارد کنید. اگر پیمایش شما یک الگو آشکار کرد — دهها مظنون در میان تأمینکنندگان متعدد، یا سالها تاریخچه تطبیقنشده — یک حسابرسی بازیابی کمیسیونی را در نظر بگیرید. این شرکتها برای درصدی از آنچه بازیابی میکنند کار میکنند، معمولاً بدون هزینه اولیه، و صورتحسابهای تأمینکنندگان، قراردادها و فایلهای پرداخت را با ابزارهایی حسابرسی میکنند که یک کسبوکار کوچک هرگز نخواهد خرید. اگر چیزی پیدا نکنند، اطمینان خریدهاید که کنترلهای شما کار میکنند. اگر پول پیدا کنند، علل ریشهای که شناسایی میکنند را برطرف کنید — گزارش حسابرسی بهاندازه چک ارزش دارد.
در حین بازیابی، پیگیری بیجلایی را که بازرسان توصیه میکنند انجام دهید: بفهمید کدام یک از هفت مسیر ورودی هر پرداخت تکراری را تولید کرده، و آن مسیر را پیش از اجرای پرداخت بعدی اصلاح کنید. بازیابی بدون پیشگیری، اشتراک در همان ضرر است.
جلوی بعدی را بگیرید: پنج کنترلی که در مقیاس کسبوکار کوچک کار میکنند
برای جلوگیری از پرداختهای تکراری به نرمافزار سازمانی نیاز ندارید. به پنج عادت نیاز دارید که بهطور مداوم اجرا شوند:
۱. یک تأمینکننده، یک رکورد
فهرست تأمینکنندگان خود را پاکسازی کنید تا هر تأمینکننده واقعی دقیقاً یک رکورد داشته باشد، سپس آن را به همین شکل نگه دارید. پیش از ایجاد هر تأمینکننده جدید، فایل را بر اساس نام قانونی، شناسه مالیاتی و آدرس جستجو کنید — هر سه، زیرا همان تأمینکننده زیر املاهای مختلف پنهان میشود. موارد تکراری را ادغام یا غیرفعال کنید، و دسترسی به افزودن یا ویرایش تأمینکنندگان را به یک یا دو فرد آموزشدیده محدود کنید. هر رکورد تأمینکننده تکراری که حذف میکنید، حفرهای را میبندد که بررسیهای شماره فاکتور شما نمیتوانند از آن عبور کنند.
۲. دریافت فاکتور را متمرکز کنید
هر فاکتور را — ایمیل، کاغذ، دانلود از پورتال — به یک نقطه دریافت هدایت کنید، ایدئال یک آدرس ایمیل واحد حسابهای پرداختنی و یک سینی فیزیکی واحد، که توسط کمترین تعداد افراد ممکن پردازش شود. فاکتورهایی که مستقیماً به فردی میرسند که کالا را سفارش داده، بدون اینکه کسی بررسی کند آیا حسابهای پرداختنی از قبل نسخهای دارد، وارد، تأیید و پرداخت میشوند. یک درِ ورودی یعنی یک فرصت برای گرفتن هر پرداخت تکراری.
۳. شمارههای فاکتور را دقیق وارد کنید، و بگذارید نرمافزار کمک کند
یک قاعده ساده اتخاذ کنید: شماره فاکتور تأمینکننده را کاراکتر به کاراکتر وارد کنید، از جمله صفرهای ابتدایی، خط تیرهها و پسوندها. سپس هشدار فاکتور تکراری نرمافزار حسابداری خود را روشن کنید — بیشتر بستههای نرمافزاری، از جمله QuickBooks، میتوانند شماره صورتحساب تکراری را برای هر تأمینکننده علامتگذاری کنند، اما این ویژگی اغلب بهصورت پیشفرض خاموش است و فقط درون یک رکورد تأمینکننده واحد کار میکند، به همین دلیل کنترل شماره یک اول میآید. هر هشدار را تا زمانی که بیگناهی اثبات نشود، مجرم بدانید.
۴. پیش از پرداخت، تطبیق دهید
هرگز فاکتوری را که به چیزی تطبیق ندادهاید پرداخت نکنید. برای کالاها، این به معنای تطبیق سهطرفه است: سفارش خرید، رکورد دریافت و فاکتور باید در تأمینکننده، اقلام، مقادیر و قیمت پیش از تأیید پرداخت توافق داشته باشند. برای خدمات بدون مرحله دریافت، تطبیق دوطرفه قرارداد یا برآورد تأییدشده در برابر فاکتور کار را انجام میدهد. تطبیق بیش از پرداختهای تکراری را میگیرد — محمولههای کم، تغییرات قیمت، و فاکتورهای جعلی همه در این گام از بین میروند. گردش کار دقیق در راهنمای تطبیق سهطرفه پوشش داده شده است.
۵. ورود، تأیید و پرداخت را جدا کنید
فردی که فاکتور را وارد میکند نباید همان فردی باشد که آن را تأیید میکند، و هیچکدام نباید بهتنهایی پرداخت را آزاد کنند. در یک شرکت پنجنفره این غیرممکن به نظر میرسد، اما معمولاً فقط به این معناست که مالک دسته پرداخت را پیش از ارسال تأیید میکند — یک بررسی دهدقیقهای از دریافتکننده، مبلغ و شماره فاکتور که بیشتر خطاها و همه تقلبهای معمولی را میگیرد. و وقتی کسی در تیم شما یک پرداخت تکراری را پیش از پرداخت میگیرد، آن را بلند بگویید. بازرسان صراحتاً توصیه میکنند که نگهبانان شناسایی شوند، زیرا تیمی که برای گرفتنها تحسین میشود به گرفتن ادامه میدهد.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
پرداختهای تکراری یک مشکل دفترداری با یک راهحل دفترداری است: رکوردهای تأمینکننده تمیز، ورود منظم فاکتور، و یک عادت تطبیق ماهانه که خطاها را در زمانی که هنوز قابل بازیابی هستند آشکار میکند. کسبوکارهایی که نشت را متوقف میکنند، آنهایی نیستند که فانتزیترین نرمافزار را دارند — آنهایی هستند که دفاترشان بهقدر کافی سازمانیافته است که بتوان از آنها بازجویی کرد. Beancount.io حسابداری متنساده را ارائه میدهد که به شما شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالیتان میدهد — بدون جعبه سیاه، بدون قفل شدن به فروشنده. بهصورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متنساده روی میآورند.