شما داوطلب شدید خزانهدار باشید چون هیچکس دیگری دستش را بالا نبرد — و حالا شخصاً مسئول هر دلاری هستید که از فروش شیرینی، سفارشهای لباس تیم، و باجههای بلیت کارناوال عبور میکند. بخش ناخوشایند ماجرا این است: اگر گروه شما سه سال پشت سر هم ارسال سالانه فرم IRS را از قلم بیندازد، وضعیت معاف از مالیات آن بهطور خودکار لغو میشود، بدون آنکه اول نامه هشداری بیاید. خبر خوب این است که حسابداری خزانهداری یک سیستم قابل یادگیری است، نه یک استعداد ذاتی. این کتاب راهنما شما را از راهاندازی دفاتر، مدیریت ایمن پول، گزارشدهی به والدین، و حفظ انطباق از اولین جلسه تا بازبینی مالی پایان سال همراهی میکند.
PTA در برابر PTO: چرا نوع گروه شما دفاتر را تغییر میدهد
پیش از ثبت حتی یک تراکنش، بدانید برای کدام نوع سازمان دفاتر نگه میدارید، چون مدارک مالیاتی متفاوت است.
یک PTA یک واحد منشوریافته از PTA ایالتی و ملی است. این عضویت برای شما یک چتر انطباق آماده میخرد: PTA یک معافیت مالیاتی گروهی دارد، و واحد شما بهعنوان زیرمجموعه پوشش داده میشود تا زمانی که در وضعیت مطلوب باقی بماند، فرم 990 سالانه خود را ارسال کند، و حق عضویت را به بالا بپردازد. PTA ایالتی شما همچنین اساسنامه، قالبهای خزانهداری، و گزینههای بیمه را در اختیارتان میگذارد.
یک PTO مستقل است. هیچکس معافیت شما را پوشش نمیدهد — شما باید خودتان برای وضعیت معاف از مالیات فدرال درخواست دهید، معمولاً بهعنوان یک خیریه عمومی 501(c)(3)، و آن را خودتان حفظ کنید. گروههایی با دریافتیهای اندک میتوانند از فرم سادهشده 1023-EZ بهجای فرم طولانی 1023 استفاده کنند.
هر دو نوع به همان انضباط حسابداری روزمره نیاز دارند. تفاوت در داربست کاغذبازی اطراف آن است، پس با خزانهدار پیشین خود و انجمن ایالتیتان دقیقاً تأیید کنید که واحد شما از قبل چه چیزهایی دارد: یک EIN، یک تعیین معافیت، ثبت شرکت ایالتی، و گواهی معافیت از مالیات فروش.
پیش از حرکت پول، دفاتر را راهاندازی کنید
خزانهداران وقتی به مشکل میخورند که جمعآوری کمک مالی پیش از وجود حسابداری شروع شود. این راهاندازی را در دو هفته اول خود انجام دهید.
یک حساب بانکی اختصاصی به نام گروه باز کنید
هرگز پول PTA یا PTO را از طریق حساب شخصی، حساب مدرسه، یا اپلیکیشن پرداخت کسی بهعنوان دفتر رسمی نگردانید. یک حساب جاری به نام قانونی سازمان با استفاده از EIN آن باز کنید، و سه افسر منتخب را بهعنوان امضاکنندگان مجاز روی حساب بگذارید — معمولاً خزانهدار، رئیس، و منشی. امضاکنندگان نباید با یکدیگر نسبت فامیلی داشته باشند. صورتجلسه انتخاب و نامه EIN خود را به شعبه ببرید؛ معمولاً هر امضاکننده باید شخصاً حاضر شود.
برای هر چک دو امضا الزامی کنید
دو امضایی بودن را به یک قاعده در سطح اساسنامه تبدیل کنید: هر چک کاغذی دو امضای مجاز دارد، و هر پرداخت الکترونیکی با یک فرم درخواست چک تأییدشده توسط دو افسر پشتیبانی میشود. هیچ امضاکنندهای هرگز چکی به نام خودش یا به «نقد» نمینویسد — اگر خزانهدار به بازپرداخت نیاز دارد، دو امضاکننده دیگر آن را صادر میکنند. از بانک بخواهید الزام دو امضا را روی حساب اجرا کند، و بدانید که برخی بانکها بههرحال چکهای تکامضا را پردازش میکنند، که دقیقاً به همین دلیل رد پاهای کاغذی از خود سیاست مهمتر است.
یک سیستم ثبت رسمی انتخاب کنید و آن را خستهکننده نگه دارید
اکثر واحدها با یک صفحهگسترده بهخوبی سازمانیافته با چهار برگه بهخوبی کار میکنند: بودجه، دفتر تراکنشها، گزارشهای ماهانه خزانهدار، و بودجه در برابر واقعی سالانه. ابزارهای ساختهشده برای گروههای والدین نیز وجود دارد. هر چه انتخاب کنید، الزامات یکسان است: یک دفتر مشترک که هر افسر بتواند بخواند، رسیدهای پیوست به هر پرداخت، و سوابق ذخیرهشده در مکانی متعلق به سازمان — یک پوشه بههمراه یک درایو ابری متعلق به سازمان — هرگز در ایمیل شخصی یک داوطلب.
از حسابداری نقدی به سبک صندوقی استفاده کنید
درآمد را وقتی ثبت کنید که پول به حساب میرسد و هزینهها را وقتی پول از آن خارج میشود. این مبنای نقدی با شیوه فکر والدین و صورتحساب بانکی شما همخوانی دارد. سپس هر دو طرف را بر اساس صندوق یا برنامه سازماندهی کنید — حق عضویت، جمعآوری کمک مالی پاییز، نمایشگاه کتاب، کمکهزینههای معلم، لباس تیم — تا هر فعالیت خط بودجه خودش و مجموع جاری خودش را داشته باشد. این حسابداری صندوقی در مقیاس کوچک است: دلارهای محدودشده بهطور مشهود از دلارهای عمومی حصارکشی میشوند، و هیچکس نباید نگران این باشد که آیا عواید کارناوال بهطور تصادفی هزینه لوازم روز پیتزا را پرداخته است.
با پول نقد طوری رفتار کنید که گویی حسابرس نظارهگر است
جمعآوریهای کمک مالی پر از پول نقد، با کارکنان داوطلب، و آشفتهاند — همان شرایط دقیقی که پول، بیگناهانه یا غیر آن، گم میشود. مدیریت محکم پول نقد به همان اندازه که از وجوه محافظت میکند، از داوطلبان نیز محافظت میکند.
- هر بار دو نفر همه چیز را بشمارند. در هر رویداد، دو داوطلب نامرتبط با هم پول نقد و چکها را میشمارند، فرم شمارش نقدی را پر میکنند، و هر دو آن را امضا میکنند. خزانهدار هنگام دریافت دوباره میشمارد و امضا میکند.
- برای هر ورودی رسید صادر کنید. برای پول دریافتی — حق عضویت، کمکهای مالی، تحویلهای کمک مالی — رسید کتبی صادر کنید و یک نسخه را به ترتیب شماره نگه دارید.
- بهسرعت واریز کنید. پول نقد را ظرف چند روز به بانک برسانید، نه در جلسه ماهانه بعدی. پول نقد واریزنشده که در خانه کسی میماند، تکترین مورد رایج در بازبینیهای مالی گروههای داوطلب است.
- با چک یا پرداخت الکترونیکی قابل ردیابی بپردازید، هرگز با پول نقد. هر پرداخت به یک فاکتور یا رسید بههمراه فرم درخواست تأییدشده نیاز دارد. داوطلبان را سریع بازپرداخت کنید تا بیسروصدا متوقف نشوند که هزینهها را خودشان بپذیرند، که بودجه سال بعد را بیصدا کمبرآورد میکند.
- هر حساب را ماهانه مغایرتگیری کنید. صورتحسابهای بانکی — و صورتحسابهای PayPal، Square، Stripe، و Venmo — باید هر ماه توسط کسی که امضاکننده مجاز نیست با دفتر مغایرتگیری شوند، و بازبینی با حروف اول یا ایمیل مستند شود.
آن کنترل آخر شایسته تأکید است: کسی که پول را خرج میکند هرگز نباید تنها کسی باشد که محاسبات را بررسی میکند. بازبینی ماهانه بیرونی توسط یک غیرامضاکننده خطاها را در حالی که هنوز قابل اصلاحاند میگیرد و وسوسه را پیش از شکلگیری از میان میبرد.
یکبار بودجهبندی کنید، ماهانه گزارش دهید، سالانه بازبینی کنید
بودجهای بسازید که اعضا واقعاً به آن رأی دهند
بودجه سالانه را با یک کمیته کوچک بودجه، با استفاده از واقعیهای سال گذشته بهعنوان نقطه شروع، تنظیم کنید. آن را در اوایل سال تحصیلی برای رأیگیری اعضا ارائه دهید، و بودجه تأییدشده را بهعنوان اختیار هزینهکرد در نظر بگیرید: افسران میتوانند در محدوده خطوط تأییدشده خرج کنند، اما هزینهکرد جدید یا خطوط فراتر از بودجه برای تأیید به اعضا بازمیگردد. هر تأیید را در صورتجلسه ثبت کنید — صورتجلسهها بخشی از دفاتر هستند.
در هر جلسه گزارش خزانهدار ارائه دهید
یک گزارش ماهانه خوب در یک صفحه جا میشود:
- مانده ابتدا و انتهای دوره
- درآمد و هزینهها به تفکیک خط بودجه، با مجموع از ابتدای سال تا کنون
- مقایسه بودجه در برابر واقعی تا تجاوزها زودتر آشکار شوند
- فهرستی از چکهای معوق و بازپرداختهای در انتظار
گزارش را حتی در ماههایی که جلسهای نیست تولید کنید، آن را در سوابق بایگانی کنید، و اعضا هر گزارش را با رأیگیری تأیید کنند. والدینی که اعداد را ماهانه میبینند هرگز مجبور نمیشوند بپرسند پول کجا رفت.
سال را با یک بازبینی مالی واقعی ببندید
در پایان سال مالی — ۱ ژوئیه تا ۳۰ ژوئن برای اکثر PTAها — دفاتر کامل را به یک کمیته بازبینی از غیرامضاکنندگان تحویل دهید. آنها تأیید میکنند که هر تراکنش به یک رسید مرتبط است، هر صورتحساب بانکی مغایرتگیری شده، فرم 990 ارسال شده، و بیمه معتبر است. اگر خزانهدار در میانه سال تغییر کند، در لحظه تحویل یک بازبینی موقت انجام دهید تا خزانهدار جدید از یک مانده تأییدشده شروع کند نه اینکه معمایی را به ارث ببرد.
اظهارنامههای مالیاتی که نمیتوانید از قلم بیندازید
گروههای داوطلب سر کاغذبازی معافیتهایشان را از دست میدهند، نه سر تقلب. سه اظهارنامه از همه مهمترند.
هر سال فرم 990 ارسال کنید، هر چقدر هم که کوچک باشید. نسخه بستگی به کل دریافتیها دارد: معمولاً ۵۰٬۰۰۰ دلار یا کمتر یعنی فرم الکترونیکی ساده 990-N ای-پستکارت؛ زیر ۲۰۰٬۰۰۰ دلار دریافتی با دارایی کمتر از ۵۰۰٬۰۰۰ دلار عموماً یعنی فرم 990-EZ؛ سازمانهای بزرگتر فرم کامل 990 را ارسال میکنند. مهلت، روز پانزدهم ماه پنجم پس از پایان سال مالی شماست — ۱۵ نوامبر برای پایان سال ۳۰ ژوئن. سه سال متوالی را از قلم بیندازید و IRS معافیت شما را بهطور خودکار لغو میکند و درخواست مجدد کامل را الزامی میسازد.
EIN و نامه معافیت خود را جایی که جانشینان میتوانند بیابند نگه دارید. هر انتقال خزانهداری باید تأییدیه EIN، نامه تعیین IRS (یا مستندات معافیت گروهی)، اسناد ثبت شرکت ایالتی، و گواهی معافیت از مالیات فروش را تحویل دهد. گروهها ماهها را صرف بازسازی اینها از صفر میکنند.
تعهدات ایالتی را جداگانه بررسی کنید. اکثر ایالتها علاوه بر ارسال فدرال، گزارش سالانه خودشان، ثبت جمعآوری کمکهای خیریه، یا مجوز بختآزمایی خودشان را میخواهند. PTA ایالتی شما یا یک انجمن غیرانتفاعی ایالتی فهرست بازبینی را منتشر میکند — آن را در ماه اول خود به پایان برسانید.
اشتباهات رایج خزانهدار (و راهحل هر یک)
- قاطی کردن وجوه با مدرسه. PTA/PTO یک شخصیت حقوقی مستقل است. پول آن در حساب خودش زندگی میکند، نقطه.
- از قلم انداختن رأیگیری بودجه. خرج کردن بدون بودجه تأییدشده یعنی هر پرداخت از نظر فنی غیرمجاز است. اول رأی دهید، بعد خرج کنید.
- اجازه دادن به یک نفر برای انجام همه کارها. خزانهداران تنهایی که جمع میکنند، واریز میکنند، خرج میکنند، و بدون هیچ بازبینی مغایرتگیری میکنند، همانجایی است که هم خطاها و هم سرقت اتفاق میافتد. کار را تقسیم کنید.
- گم کردن رسیدها. بدون رسید، بدون بازپرداخت — آن را مهربانانه اما بهطور جهانی اجرا کنید، و از هیئتمدیره شروع کنید.
- فراموش کردن 990-N چون «ما برای ارسال خیلی کوچک هستیم.» سازمانهای کوچک ای-پستکارت را ارسال میکنند؛ دستهای به نام «خیلی کوچک برای ارسال» وجود ندارد.
- تحویلهایی بدون مستندات. رویهها را همانطور که یاد میگیرید بنویسید. جانشین شما یک پوشه و یک درایو را به ارث میبرد، نه یک شکار گنج.
همه چیز را در دفاتر متنساده ردیابی کنید
بزرگترین دشمن یک خزانهدار صفحهگستردهای است که فقط یک داوطلب آن را میفهمد. ثبت همان خطوط بودجه، حق عضویتها، درآمد جمعآوری کمک مالی، و بازپرداختها بهصورت تراکنشهای متنساده به گروه یک دفتر میدهد که هر کسی میتواند سالها بعد آن را بخواند، تفاوتگیری کند، و حسابرسی کند — ترازنامه همیشه تراز میشود، و بازبینی پایان سال به یک تمرین تأیید تبدیل میشود نه یک پروژه باستانشناسی.
امور مالی گروه والدین خود را شفاف نگه دارید
همانطور که PTA یا PTO خود را از میان جمعآوریهای کمک مالی، حق عضویتها، و کمکهزینههای معلم هدایت میکنید، حفظ سوابق مالی شفاف همان چیزی است که اعتماد والدین — و وضعیت معاف از مالیات شما — را دستنخورده نگه میدارد. Beancount.io حسابداری متنساده را فراهم میکند که به شما شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالیتان میدهد، با هر تراکنش تحت کنترل نسخه و قابل بازبینی. رایگان شروع کنید و ببینید چرا خزانهداران دقیق و متخصصان مالی به حسابداری متنساده روی میآورند.
