هنگامی که ارائهدهنده حقوق و دستمزد شما در پرداخت مالیات شما ناکام میماند: چرا IRS همچنان شما را دنبال میکند

جمله که تقریباً هر مالک کسبوکار کوچکی که آن را به سختی یاد میگیرد این است: اگر شرکت حقوق و دستمزد شما پول مالیات را از حساب بانکی شما برداشت کند و هرگز آن را به IRS ارسال نکند، شما همچنان مالیات را بدهکار هستید. همه آنها، به اضافه جرایم و بهره.

مهم نیست که به موقع پرداخت کردهاید. مهم نیست که داشبورد ارائهدهنده علامتهای سبز نشان داده بود. مهم نیست که ارائهدهنده کلاهبرداری مرتکب شده بود. طبق قانون فدرال، کارفرما در نهایت مسئول واریز و پرداخت مالیات اشتغال فدرال است — و در اکثر ترتیبات حقوق و دستمزد، برونسپاری کار، برونسپاری مسئولیت نیست.

این راهنما توضیح میدهد که این مسئولیت دقیقاً کجا در هر نوع ترتیب حقوق و دستمزد قرار میگیرد، چگونه مجازات بازیابی صندوق اعتماد میتواند به داراییهای شخصی شما برسد، نشانههای هشدار اولیه که یک ارائهدهنده در مشکل است، و عادت بررسی پانزده دقیقهای که شما را محافظت میکند.

قاعده: مسئولیت کارفرما را دنبال میکند، نه چک حقوق​

هنگامی که حقوق و دستمزد پرداخت میکنید، سه جریان پول فدرال از کسبوکار شما خارج میشود:

• مالیات بر درآمد فدرال که از چک حقوق کارکنان کسر شده است
• سهم کارکنان از تأمین اجتماعی و مدیکر (FICA)، نیز کسر شده
• سهم کارفرما از FICA، به اضافه مالیات بیکاری فدرال (FUTA)

دو جریان اول مالیات صندوق اعتماد نامیده میشوند چون شما پول کارکنان خود را به صورت امانت برای دولت نگه میدارید. IRS از لحظه کسر شدن، آن دلارها را به عنوان مال خود میبیند. یک ارائهدهنده حقوق و دستمزد که آنها را از حساب شما جمع میکند و واریز نکند، به نظر دولت پولی را خرج کرده که هرگز به هیچکس متعلق نبود — و IRS از طرفی که قانون مسئول کرده است جمع میکند، که شما هستید.

اگر واریزها متوقف شوند، جرایم و بهره بر حساب شما جمع میشوند، نه حساب ارائهدهنده. مجازات عدم واریز با تأخیر مقیاس میشود: ۲٪ از کمپرداختی برای واریزهای ۱ تا ۵ روز دیر، ۵٪ برای ۶ تا ۱۵ روز، ۱۰٪ بیش از ۱۵ روز، و ۱۵٪ اگر مالیات بیش از ۱۰ روز بعد از ارسال اولین اطلاع IRS پرداخت نشده بماند. در یک کسبوکار که ماهانه ۶۰،۰۰۰ دلار مالیات حقوق و دستمزد دارد، یک ارائهدهنده که به آرامی در یک ربع سال واریزها را متوقف کند میتواند شما را با حدود ۱۸۰،۰۰۰ دلار مالیات به اضافه یک لایه مجازات ۱۸،۰۰۰ دلاری قبل از آنکه هرگز از مشکل مطلع شوید ترک کند.

کارفرمایانی که در فروپاشی ارائهدهنده گرفتار میشوند اغلب دو بار پرداخت میکنند: یک بار به ارائهدهنده که پول را گرفت، و یک بار به IRS که هرگز آن را دریافت نکرد. بازیابی پرداخت اول به معنی صف کشیدن در ورشکستگی یا تصفیه، معمولاً پشت بدهکاران با اولویت بالاتر، اغلب به چند سنت در دلار.

مجازات بازیابی صندوق اعتماد: وقتی بدهی کسبوکار به بدهی شخصی تبدیل میشود​

تعرض فقط به کسبوکار متوقف نمیشود. طبق بخش 6672 قانون مالیات، IRS میتواند مجازات بازیابی صندوق اعتماد (TFRP) را علیه هر "شخص مسئول" که "عمداً" در جمعآوری یا پرداخت مالیات صندوق اعتماد قصور کند، ارزیابی کند. مجازات برابر با ۱۰۰٪ مالیات بر درآمد کسر شده و سهم کارکنان از FICA است — و به اشخاص متصل میشود: مالکان، افسران، و هرکس با اختیار امضای و کنترل بر این که کدام بیلها پرداخت شوند.

یک شرکت سهامی یا LLC شما را اینجا مصئون نمیکند. TFRP طراحی شده است که مستقیم از موجودیت به افرادی که پول را کنترل کردند نفوذ کند.

دو چیز در سناریوی شکست ارائهدهنده مهم است:

• عمدی بودن بار اثبات دولت است، و کلاهبرداری ارائهدهنده به نفع شما است. دادگاهها تشخیص دادهاند که یک کارفرما که به درستی یک ارائهدهنده حقوق و دستمزد را تأمین کرد، حساب را نظارت کرد، و به طور فعال فریب داده شد، دفاع قوی علیه عمدی بودن دارد. در یک قضیه شامل یک تولیدکننده که ارائهدهنده مالیات اشتغال را به جای واریز کردن، اختلاس کرد، افسران ابتدا با مجازات ششرقمی TFRP ارزیابی شدند و بعداً برائت گرفتند چون کلاهبرداری دلیل معقول داد.
• عمدی بودن شامل آنچه بعد از اطلاع یافتن انجام میدهید. لحظهای که مطلع شوید که واریزها از قلم افتادهاند، پرداخت به بدهکاران دیگر قبل از IRS — فروشندگان، کرایه، حتی حقوق خالص — میتواند یک کارفرمای بیگناه را به یک "عمدی" تبدیل کند. اگر یک کسری کشف کنید، مالیات صندوق اعتماد به جلوی صف میروند، فوراً.

اعتماد معقول بر یک ارائهدهنده ماهر نیز میتواند طلب برائت از مجازاتهای عدم واریز را حمایت کند. اما برائت یک راحت اختیاری است که بعد از خسارت، با اسناد، درخواست میکنید. هدف همه چیز در زیر این است که هرگز نیاز به آن نباشد.

چهار ترتیب حقوق و دستمزد — و چهکسی واقعاً مسئولیت را دارد​

"شرکت حقوق و دستمزد" یک دسته قانونی نیست. IRS چند ترتیب شخص ثالث متمایز را شناسایی میکند، و تصویر مسئولیت به شدت تغییر میکند بسته به آنکه کدام را امضا کردهاید.

ارائهدهنده خدمات حقوق و دستمزد (PSP): شما همه چیز را حمل میکنید​

ترتیب استاندارد، و چیزی که اکثر کسبوکارهای کوچک دارند. PSP چکهای حقوق را محاسبه میکند، فرمهای 941 و 940 را تحت EIN شما آماده میکند، W-2 ها را ارسال میکند، و واریزهای مالیات را از وجوه شما شروع میکند.

یک PSP هیچ مسئولیتی را برای تعهدات مالیات اشتغال شما نمیپذیرد. اگر آن واریز نکند، دیر ارسال کند، یا ناپدید شود، هر نتیجه بر شما میافتد. شما راحت اداری خریداری میکنید، نه محافظت.

عامل گزارشدهنده: هنوز شما​

یک عامل گزارشدهنده یک PSP با اجازه ارسال الکترونیکی است، که در فرم 8655 تعیین شده است. آن بازگشتها را به صورت الکترونیکی تحت EIN شما ارسال میکند و باید مالیات شما را از طریق سیستم پرداخت مالیات الکترونیکی فدرال (EFTPS) واریز کند.

مثل PSP، عامل گزارشدهنده هیچ مسئولیت مالیات اشتغال را نمیپذیرد. ترتیب با دو محافظت ساختاری میاید که ارزش داشتن دارند: واریزهای EFTPS یک ردپای حسابرسی میسازند که شما میتوانید به استقلال تأیید کنید، و عاملهای گزارشدهنده ملزم هستند به شما یک اعلامیه نوشتهای بدهند که شما — نه عامل — مسئول ارسال و پرداخت به موقع هستید. اگر ارائهدهنده شما هرگز آن را ذکر نکرد، بپرسید چرا.

عامل بخش 3504: مسئولیت مشترک​

یک عامل بخش 3504 با فرم 2678 و تأیید IRS منصوب میشود. عامل بازگشتهای جمعی تحت EIN خودش ارسال میکند (با Schedule R که هر موکل را تفکیک میکند) و — این تفاوت کلیدی است — مسئولیت برای کسر مالیات بر درآمد فدرال و FICA را در کنار شما میپذیرد.

"در کنار" در این جمله کار واقعی انجام میدهد. مسئولیت مشترک است، نه انتقال یافته: IRS میتواند عامل، شما، یا هر دو را دنبال کند. این یک بهبود معنیدار نسبت به PSP است چون الان یک طرف دوم حلال مشکل روی قلاب است، اما یک سپر نیست. FUTA معمولاً مال شما میماند که تحت EIN خودتان ارسال کنید.

سازمان اشتغال حرفهای معتبر (CPEO): انتقال واقعی​

یک CPEO تنها ترتیبی است که در آن مسئولیت واقعاً جابجا میشود. CPEO ها توسط IRS تحت یک برنامه که نیازمند اوراق ضمانت، صورتهای مالی حسابرس شده مستقل، و اظهارنامههای سهماهه است، معتبر میشوند. رابطه در فرم 8973 گزارش میشود، و CPEO بازگشتهای جمعی تحت EIN خودش ارسال میکند.

برای مزدی که CPEO به کارکنان محل کار شما پرداخت میکند، CPEO به صورت انحصاری مسئول مالیات اشتغال است. اگر یک CPEO معتبر واریز نکند، آن مشکل CPEO با IRS است — نه شما — برای مزدی که پرداخت کرد.

دو قید این را صادق نگه میدارند. اول، "معتبر" یک وضعیت حقوقی خاص است، نه یک کلمه بازاری: بسیاری از شرکتها خود را PEO میخوانند و تحت قراردادهای اشتغال مشترک بدون تأیید IRS عمل میکنند، در آن صورت محافظت مسئولیت انحصاری اعمال نمیشود. هر کاندیدا را علیه فهرست منتشر شده IRS از CPEO های معتبر تأیید کنید. دوم، محافظت کارکنان محل کار تحت قرارداد CPEO را پوشش میدهد — مزدی که خارج از ترتیب پرداخت میکنید مال شما میماند.

روابط CPEO هزینه بیشتری دارند و خدمات HR را که ممکن است نخواهید بستهای میکنند. اما اگر تحمل ریسک شما برای شکست ارائهدهنده صفر است، تنها ترتیبی است که جواب به "چهکسی را IRS دنبال میکند؟" "شما" نیست.

هفت نشانه هشدار که ارائهدهنده شما در مشکل است​

شکستهای ارائهدهنده به ندرت یکشبه اتفاق میافتند. مشکلات پول ابتدا در علایم عملیاتی نشت میکنند:

1. اطلاعات IRS که انتظار نداشتید. یک اطلاع CP161 تراز منفی، یک اطلاع مجازات عدم واریز، یا هر نامهای که اشاره به واریزهای کم دارد یک سیگنال پنجآژیر است. کلاهبرداری ارائهدهنده بر این زنده است که کارفرما هرگز اینها را نمیبیند — که چرا بعضی ارائهدهندههای کلاهبردار از موکلان میخواهند که نامههای IRS به آدرس ارائهدهنده هدایت شوند. هرگز آدرس ثبت IRS خود را به دفتر شرکت حقوق و دستمزد خود تغییر ندهید. IRS به طور خاص هشدار میدهد که این کار میتواند شما را از همان مکاتباتی که یک مشکل را افشا میکردند قطع کند.
2. واریزهایی که در EFTPS نمییابید. اگر گزارشهای ارائهدهنده "پرداخت شده" گویند اما EFTPS هیچ چیزی نشان ندهد، EFTPS را باور کنید.
3. بدهکارهای حقوق و دستمزد که با مسئولیت مالیات شما مطابقت ندارند. یک ارائهدهنده که پول را میکشد ممکن است اعداد گرد بکشد، واریزها را دیر کند، یا دستهبندی عجیب کند.
4. خطوط زمانی در حال لغزش. واریزهای مستقیم یک روز دیر میرسند، W-2 ها در مهلت صادر میشوند، ارسالهای سهماهه "در جریان" — پردازندههای کمپول قبل از توقف کردن کند میشوند.
5. چرخش پرسونل و پشتیبانی غیرقابل دسترس. مدیر حساب شما میرود، تماسها به پیغام صوتی میروند، پاسخهای ایمیل مبهم میشوند.
6. فشار برای پیشپرداخت یا تغییر روشهای پرداخت. درخواستها برای ترازهای نگهداشت بزرگتر، تأمین زودتر، یا انتقال سیمی به جای ACH نشان دهنده یک ارائهدهنده است که از پول موکل جدید برای پوشش تعهدات قدیمی استفاده میکند.
7. خبر یک تملک، "بازسازی"، یا تغییر نام ناگهانی. به ذات بد نیست، اما فروپاشی پردازندهها اغلب توسط تغییرات مالکیت پیش میآید. یک فروپاشی 2019 یک پردازنده حقوق و دستمزد نیویورک — که چکهای حقوق کارکنان را برگشت داد و ترازهای مالیاتی را برای صدها کارفرمای کوچک یکجا سرگردان کرد — با تقریباً هیچ هشدار عمومی آمد؛ کارفرمایانی که بهترین کار کردند آنهایی بودند که از قبل به استقلال واریزها را تأیید میکردند.

عادت پانزده دقیقهای که شما را محافظت میکند: در EFTPS تأیید کنید​

تنها مؤثرترین محافظت هیچ هزینه ندارد و به طور رسمی توسط IRS توصیه شده است: خودتان، جدا از ارائهدهنده، در EFTPS ثبت نام کنید و بررسی کنید که واریزهای شما واقعاً میرسند.

EFTPS سیستم واریز رایگان خزانهداری است. حتی هنگامی که یک ارائهدهنده واریزها را به نمایندگی شما میکند، آن واریزها به EIN شما ثبت میشوند، و ثبت نام EFTPS خودتان به شما اجازه میدهد آنها را بیینید. شما ۱۶ ماه تاریخچه پرداخت آنلاین به صورت ۲۴/۷ دارید، با پشتیبانی تلفنی (800-555-4477).

آن را یک مراسم بستن ماهانه کنید:

1. بعد از هر تاریخ سررسید واریز به EFTPS وارد شوید.
2. هر واریز انتظار شده را با ثبت حقوق و دستمزد خود مقایسه کنید — تاریخ، دوره مالیاتی، و مبلغ.
3. هر فاصله را همان روز تحقیق کنید. یک واریز از قلم افتاده که در روز ۴ گرفتار میشود مجازات ۲٪ دارد؛ در روز ۴۵ گرفتار میشود ۱۰٪ به اضافه هرچه دیگری که ارائهدهنده پنهان کرده است.
4. اگر واریزها کم هستند، فوراً با IRS تماس بگیرید، در صورت شک به کلاهبرداری فرم 14157 (شکایت: آمادهکننده بازگشت مالیاتی) ارسال کنید، و قبل از هر تعهد دیگر مالیات صندوق اعتماد را پرداخت کنید.

در حین این کار، اصول اولیه رابطه را تأیید کنید: واریزها با EFT به جای چکهای شخصی ارائهدهنده، مکاتبات IRS به آدرس شما، و — برای عاملهای گزارشدهنده — اعلامیه مسئولیت نوشته مورد نیاز در پرونده شما.

تطبیق حقوق و دستمزد در دفترهای خود​

تأیید مستقل تنها کار میکند اگر دفترهای شما یک عدد به شما بدهند که در مقابل آن تأیید کنید. آن معنی دارد که حقوق و دستمزد را طبق نحوی که مسئولیت واقعاً عمل میکند ثبت کنید، نه به عنوان یک بدهکار "مصرف حقوق و دستمزد" مبهم:

• مزد خام، کسرها، و مالیات کارفرما را جداگانه ثبت کنید. مالیات بر درآمد کسر شده و FICA کارکنان باید از لحظه اجرای حقوق و دستمزد در حسابهای بدهکار باشند — آنها پول صندوق اعتماد هستند، نه پول شما.
• آن حسابهای بدهکار را علیه واریزهای واقعی تسویه کنید، نه علیه گزارش ارائهدهنده. برداشت ارائهدهنده از بانک شما یک قابلیت پرداخت به ارائهدهنده را تسویه میکند؛ تنها یک واریز قابل رویت در EFTPS بدهکار به IRS را تسویه میکند. نگه داشتن آن دو به عنوان دو قدم مجزا در دفتر شما دقیقاً چیزی است که شکست ارائهدهنده را در بستن ماهانه شما رویت میکند به جای یک اطلاع IRS هجده ماه بعد.
• ارسالهای سهماهه را علیه دفتر خود تطبیق کنید. فرم 941 که ارائهدهنده ارسال میکند باید به حسابهای مزد و بدهکار شما به دلار مطابقت کند. هر سهماهه نسخههای ارسال شده را بخواهید و بررسی کنید.

یک دفتر که اینطور ساختار یافته است، تأیید ارائهدهنده را از یک تحقیق خاص به یک قلم تطبیق عادی تبدیل میکند — همان روالین مثل مطابقت صورت بانکی.

اگر بدترین اتفاق افتد: یک چکلیست پاسخ​

1. حفره را اندازهگیری کنید. تاریخچه EFTPS و ثبتهای حقوق خود را بکشید؛ هر واریز از قلم افتاده را به دوره و مبلغ فهرست کنید.
2. مالیات صندوق اعتماد را الان پرداخت کنید، حتی اگر دردناک است. هر دلار مالیات کسر شده که پرداخت میشود هر دو تراز و تعرض TFRP شخصی شما را کاهش میدهد — و پرداخت بدهکاران دیگر اول چیزی است که "عمدی بودن" به نظر میاید.
3. به صورت فعال با IRS تماس بگیرید به جای انتظار برای اطلاع بعدی. تماس فعال، ردپای کاغذی از ارائهدهنده تأمین شده، و پرداخت به موقع مواد خام یک درخواست برائت علت معقول برای مجازاتها هستند.
4. هر چیزی را حفظ کنید: قراردادها، تأییدهای تأمین، گزارشهای ارائهدهنده، داشبوردها، ایمیلها. دفاع شما علیه عمدی بودن اسنادی است که شما مالیاتها را تأمین کردید و فریب داده شدید.
5. شکایتها ارسال کنید — فرم 14157 با IRS، به اضافه دادستان کل ایالتی شما — و با یک وکیل مالیاتی درباره ادعاها علیه ارائهدهنده و اوراق ضمانت آن، اگر موجود است، مشوره کنید.
6. فوراً حقوق و دستمزد را به یک ترتیب جدید منتقل کنید، و این بار یک CPEO معتبر یا حداقل یک عامل گزارشدهنده با رویت EFTPS را وزن کنید.

هر واریز را کجا میتوانید بیینید نگه دارید​

کل دفاع علیه شکست ارائهدهنده حقوق و دستمزد به یک اصل میرسد: هرگز نگذارید یک شخص ثالث تنها منبع حقیقت درباره پول مالیات خودتان باشد. Beancount.io به شما حسابداری متن ساده میدهد که در آن هر تحقق حقوق، بدهکار کسر، و واریز مالیاتی یک قید صریح و قابل حسابرسی است که میتوانید در دقیقهها علیه EFTPS تطبیق کنید — شفاف، کنترل نسخه، و غیرممکن برای یک داشبورد فروشنده که آن را پنهان کند. رایگان شروع کنید و دفترهای خود را کجا نگه دارید که هیچ ارائهدهنده نمیتواند یک واریز از قلم افتاده را پنهان کند.