دفترداری پیمانکار تعمیر و نگهداری آسانسور و پله‌برقی: استاندارد ASC 606 و هزینه‌یابی سفارش کار

صورتحسابی که با کار انجام شده مطابقت ندارد​

یک مدیر ساختمان قرارداد پنج ساله نگهداری کامل برای دوازده آسانسور در یک برج اداری در مرکز شهر امضا می‌کند. شرکت شما هر ماه ۴,۸۰۰ دلار، دوازده ماه سال، مانند یک ساعت صورتحساب صادر می‌کند. در دفاتر حسابداری، این موضوع ساده به نظر می‌رسد: ۴,۸۰۰ دلار وارد می‌شود، ۴,۸۰۰ دلار به عنوان درآمد شناسایی می‌شود، کار تمام است.

با این حال، به این سادگی نیست. درون آن هزینه ماهانه ثابت، یک منحنی هزینه بسیار ناهموار پنهان است. ماه اول ممکن است یک بازدید معمول روغن‌کاری و بازرسی باشد که ۶۰۰ دلار هزینه نیروی کار برای شما داشته باشد. ماه چهاردهم ممکن است تعویض کابل گاورنر باشد که ۳,۲۰۰ دلار قطعه و اضافه‌کاری می‌خورد. ماه سی و یکم ممکن است شامل خرابی برد کنترل باشد که بیش از یک سال کامل هزینه «متوسط» را در یک تماس واحد مصرف کند. اگر درآمد را به طور مساوی شناسایی کنید اما اجازه دهید هزینه‌ها هر جا که هستند ثبت شوند، صورت سود و زیان شما کسب و کاری را نشان می‌دهد که در ماه‌های آسان به شدت سودآور است و در ماه‌های سخت در حال ضرر دهی است - حتی اگر قرارداد پنج ساله زیرین به درستی قیمت‌گذاری شده باشد و کسب و کار سالم باشد.

این چالش اصلی دفترداری اداره یک شرکت تعمیر و نگهداری آسانسور یا پله‌برقی است: شما یک محصول نمی‌فروشید، بلکه قولی برای کار نگه داشتن یک قطعه از تجهیزات ایمنی تحت نظارت قانون برای سال‌ها می‌فروشید، و حسابداری باید این قول را صادقانه منعکس کند - هم برای شما، تا بتوانید قرارداد بعدی را به درستی قیمت‌گذاری کنید، و هم برای یک وام دهنده یا خریدار، تا بتوانند یک کارگاه خوب را از کارگاهی که بی‌صدا در حال حفر چاله است تشخیص دهند.

دو نوع قرارداد، دو مشخصات ریسک متفاوت - و دو دفتر متفاوت​

قراردادهای تعمیر و نگهداری آسانسور و پله‌برقی به طور کلی دو نوع هستند و باید جداگانه ردیابی شوند زیرا مشخصات ریسک مخالف دارند.

قراردادهای نگهداری کامل (FMA) تعمیر و نگهداری پیشگیرانه معمول را با تماس‌های تعمیر نامحدود با هزینه ماهانه ثابت ترکیب می‌کنند. شرکت شما اساساً تمام ریسک مالی را می‌پذیرد: اگر پمپ هیدرولیک خراب شود و تقصیر مشتری نباشد، شما آن را تعمیر می‌کنید و صورت حساب مشتری تغییر نمی‌کند. این عملاً یک محصول بیمه‌ای است که در اطراف یک برنامه نگهداری پیچیده شده است. قیمت گذاری ماهانه به ازای هر واحد برای FMAها معمولاً بسته به عمر تجهیزات، حجم ترافیک و جغرافیا از حدود ۱۵۰ تا ۶۰۰ دلار متغیر است، و کارگاه‌های مستقل (غیر از OEM) معمولاً ۲۰ تا ۳۰ درصد کمتر از چهار تولیدکننده بزرگ - اوتیس، کون، شیندلر و تی‌کی الواتور - برای تجهیزات قابل مقایسه قیمت گذاری می‌کنند.

قراردادهای روغن و گریس (O&G) یا قراردادهای بازرسی و روغن‌کاری فقط روغن‌کاری معمول، تمیزکاری و تنظیمات اولیه را پوشش می‌دهند. تعمیرات - کنترلر، ماشین، کابل‌ها، اپراتور در - جداگانه صورتحساب می‌شوند، معمولاً به صورت زمان و مواد. این قراردادها حدود یک سوم هزینه یک FMA را دارند، اما ریسک مالی به مالک ساختمان منتقل می‌شود و درآمد شما به ازای هر واحد نامنظم‌تر و وابسته‌تر به تعداد بلیط‌های تعمیر قابل صورتحسابی است که می‌توانید تولید و جمع‌آوری کنید.

چرا این موضوع برای نمودار حساب‌های شما مهم است: شما حساب‌های درآمد جداگانه‌ای برای درآمد قرارداد FMA، درآمد قرارداد O&G و درآمد تعمیرات زمان و مواد می‌خواهید - نه فقط یک سطل «درآمد خدمات». هنگامی که می‌توانید سه مورد را در کنار هم ببینید، می‌توانید به سوالی که هر مالک شرکت آسانسوری در نهایت باید به آن پاسخ دهد پاسخ دهید: آیا قراردادهای نگهداری کامل ما در واقع برای پوشش ریسک تعمیراتی که جذب می‌کنیم قیمت‌گذاری شده‌اند، یا سه خرابی متوالی کنترلر در واحدهای هیدرولیک قدیمی بی‌صدا دفتر سودآور FMAهای سال گذشته را به رهبر ضرر امسال تبدیل کرده است؟ شما نمی‌توانید از یک خط درآمد واحد ترکیبی به آن پاسخ دهید.

شناسایی درآمد به روشی که کار واقعاً انجام می‌شود: استاندارد ASC 606​

اگر شرکت شما صورت‌های مالی را تحت استانداردهای حسابداری پذیرفته شده عمومی ایالات متحده ارائه می‌دهد - برای خط اعتباری بانکی، شرکت ضمانت نامه، یا فروش آتی - یک قرارداد نگهداری چند ساله یک تراکنش واحد نیست، بلکه مجموعه‌ای از وعده‌ها است که باید تحت مدل پنج مرحله‌ای در استاندارد ASC 606، «درآمد حاصل از قرارداد با مشتریان» باز شود:

1. شناسایی قرارداد - قرارداد امضا شده FMA یا O&G، از جمله مدت و مفاد تمدید آن.
2. شناسایی تعهدات عملکرد - برای یک FMA معمولی، این معمولاً یک تعهد واحد و ترکیبی است: نگهداری و کارکرد واحد در طول مدت قرارداد، زیرا بازدیدهای معمول و پوشش تعمیرات در دسترس خدمات جداگانه‌ای نیستند که مشتری بتواند به طور معناداری جداگانه خریداری کند.
3. تعیین قیمت تراکنش - ارزش کل قرارداد در طول مدت آن، از جمله هر گونه پله‌کشی برنامه‌ریزی شده (بسیاری از قراردادها سالانه ۳-۵٪ برای ردیابی تورم هزینه نیروی کار افزایش می‌یابند).
4. تخصیص قیمت تراکنش - زمانی که یک تعهد ترکیبی وجود دارد ساده است. زمانی که یک قرارداد نگهداری را با یک مرحله نوسازی برنامه‌ریزی شده ترکیب می‌کند کار بیشتری می‌طلبد، که معمولاً باید به عنوان تعهد خود جدا شود (در ادامه بیشتر در این مورد).
5. شناسایی درآمد در حین ایفای تعهد - برای یک وعده نگهداری «آماده به خدمت» مانند این، درآمد به تدریج در طول زمان شناسایی می‌شود، معمولاً به صورت خط مستقیم ماه به ماه در طول مدت قرارداد، زیرا مشتری به طور مساوی از داشتن یک آسانسور نگهداری شده و کارآمد بهره‌مند می‌شود، صرف نظر از اینکه در یک ماه خاص تعمیری رخ می‌دهد یا خیر.

نتیجه عملی: اگر مشتری یک سال کامل را پیش‌پرداخت کند یا یک قرارداد چند ساله با صورتحساب سالانه امضا کند، شما وجه نقد را به محض ورود به بانک به عنوان درآمد شناسایی نمی‌کنید. شما درآمد معوق (یک بدهی) ایجاد می‌کنید و آن را به تدریج با ارائه هر ماه پوشش آزاد می‌کنید. این همان الگوی مکانیکی است که مشاغل خدماتی مبتنی بر حق الزحمه استفاده می‌کنند - تفاوت در اینجا این است که سمت هزینه به طور غیرمعمولی نوسان دارد، و دقیقاً به همین دلیل است که تطبیق هزینه‌ها با دوره صحیح همان جایی است که پیمانکاران آسانسور دچار مشکل می‌شوند.

مشکل واقعی: تطبیق هزینه‌های ناپیوسته با درآمد روان​

شناسایی درآمد خط مستقیم نیمی از مشکل است. نیمه سخت‌تر این است که حسابداری هزینه خود را به شما حقیقت را در مورد سودآوری قرارداد بگوید، زیرا هزینه‌های تعمیر و نگهداری آسانسور در اطراف رویدادهای قابل پیش‌بینی اما نامنظم خوشه بندی می‌شوند:

• تعمیر و نگهداری پیشگیرانه برنامه‌ریزی شده - نسبتاً ثابت، عمدتاً نیروی کار و مواد مصرفی (روغن، تسمه، لوازم تمیزکاری).
• تماس‌های واکنشی - در زمان‌بندی غیرقابل پیش‌بینی، متمرکز بر اجزای قدیمی و آب و هوای شدید (موج گرما برای اتاق‌های ماشین و ویسکوزیته روغن هیدرولیک شدید است).
• تعویض اجزای اصلی - کابل‌های گاورنر، بردهای کنترل کننده، اپراتورهای در - به ازای هر واحد نامکرر اما زمانی که رخ می‌دهد پرهزینه است، و به شدت به سمت واحدهای بیش از ۱۵-۲۰ سال وزن دارد.

دو رویه از تحریف اعداد شما توسط این موارد جلوگیری می‌کند:

ردیابی هزینه به تفکیک قرارداد، نه فقط به تفکیک سفارش کار. هر ساعت تکنسین و هر قطعه باید به ساختمان/واحد و قرارداد مشخص کدگذاری شود، نه اینکه در یک حساب هزینه عمومی «خدمات میدانی» جمع شود. بدون این، شما نمی‌توانید حاشیه واقعی قرارداد را محاسبه کنید - شما فقط بر اساس مبلغ صورتحساب حدس می‌زنید. این همچنین اولین خط دفاعی شما در برابر تله قیمت‌گذاری FMA است: قراردادی که در یک صفحه گسترده در زمان امضا خوب به نظر می‌رسید، می‌تواند بی‌صدا سه سال بعد، زمانی که تجهیزات یک ساختمان به سال‌های تعمیرات پرهزینه خود وارد می‌شوند، به یک ضرردهنده تبدیل شود، و ردیابی هزینه در سطح سفارش کار تنها راهی است که قبل از تمدید خودکار قرارداد متوجه آن خواهید شد.

ذخیره تعهدی گارانتی/تعمیرات تعهدی را برای قراردادهای FMA در نظر بگیرید. برخی از پیمانکاران آسانسور یک ذخیره ماهانه در برابر هر قرارداد نگهداری کامل تعلق می‌گیرند - اساساً خودبیمه‌گری در دفاتر به همان روشی که قرارداد مشتری را خودبیمه می‌کند - و هر ماه بخشی از هزینه تعمیرات آتی برآورد شده را به جای اینکه فقط زمانی که صورت حساب تعمیر می‌رسد شناسایی می‌کنند. این امر حاشیه گزارش شده را هموار می‌کند و مهمتر از آن، شما را مجبور می‌کند تا نسبت ضرر را در دفتر FMA خود تخمین بزنید، همان انضباطی که یک بیمه‌گر اعمال می‌کند. اگر هرگز مدل‌سازی نکرده‌اید که چه درصدی از درآمد FMA را انتظار دارید برای تعمیرات غیرمعمول در طول عمر یک قرارداد خرج کنید، صورتحساب ماهانه ۴,۸۰۰ دلار شما یک حدس است که به عنوان قیمت پوشانده شده است.

نوسازی هزینه سرمایه‌ای است، نه تعمیر و نگهداری - آن را جدا کنید​

پروژه‌های نوسازی - تعویض یک سیستم کنترلر، ارتقا به فناوری بدون اتاق ماشین، افزودن یراق آلات مطابق با ADA - حیوان متفاوتی از تعمیر و نگهداری معمول هستند و ترکیب آنها با درآمد خدمات و بهای تمام شده خدمات شما، تحلیل حاشیه شما را خراب می‌کند.

طبق قوانین IRS در مورد تعمیر در مقابل بهبود، آسانسورها به عنوان سیستم ساختمانی خود برای اهداف سرمایه‌گذاری (در کنار HVAC، لوله‌کشی و برق) در نظر گرفته می‌شوند. سوال مرتبط تست «BAR» است: آیا کار شامل Betterment (بهبود)، Adaptation (سازگاری با استفاده جدید)، یا Restoration (بازسازی) است؟ نوسازی که عمر مفید را افزایش می‌دهد، ظرفیت را به طور معناداری افزایش می‌دهد، یا سیستم را به کد فعلی ارتقا می‌دهد، عموماً باید سرمایه‌گذاری و استهلاک شود - نه به عنوان هزینه تعمیر، و اگر شما پیمانکار انجام دهنده آن هستید، نه به عنوان درآمد خدمات معمول ثبت شود.

برای دفاتر خودتان، این به این معنی است:

• قراردادهای نوسازی خط درآمد و ردیابی هزینه سفارش کار خود را دریافت می‌کنند، جدا از درآمد خدمات FMA/O&G. اینها معمولاً پروژه‌های مبتنی بر صورتحساب مرحله‌ای هستند که به حسابداری ساخت و ساز نزدیک‌تر هستند تا درآمد خدمات مکرر - شناسایی درصد تکمیل یا مرحله‌ای، نه شناسایی تدریجی خط مستقیم.
• اگر نوسازی در یک قرارداد نگهداری موجود بسته بندی شده باشد (زمانی که مشتری معامله «ارتقا را انجام بده و قرارداد خدمات ما را تمدید کن» مذاکره می‌کند رایج است)، استاندارد ASC 606 شما را ملزم می‌کند که آن را به عنوان یک تعهد عملکرد جداگانه شناسایی کرده و بخشی از قیمت تراکنش را به آن اختصاص دهید که در جدول زمانی خود با تکمیل پروژه شناسایی می‌شود - نه اینکه با درآمد نگهداری ماهانه تدریجی ترکیب شود.
• برای دفاتر مشتری خودتان (شایان ذکر است که به مشتریان مدیر ساختمان اشاره کنید، زیرا بر نحوه بودجه بندی آنها تأثیر می‌گذارد)، همان تست بهبود/بازسازی/سازگاری تعیین می‌کند که آیا آنها هزینه نوسازی را سرمایه‌گذاری می‌کنند یا به عنوان هزینه ثبت می‌کنند - تعویض گاورنر که عملکرد اصلی را باز می‌گرداند تعمیر است. تعویض کامل سیستم کنترلر و درایو که عمر مفید را ۲۰ سال افزایش می‌دهد تقریباً همیشه یک بهبود سرمایه‌ای است.

مستندات انطباق، بهداشت دفترداری اختیاری نیست - حفاظت از مسئولیت است​

اکثر حوزه‌های قضایی از پیمانکاران آسانسور می‌خواهند که گزارش‌های تماس (تاریخ، زمان، شرح مشکل، اقدام اصلاحی)، سوابق نگهداری و مستندات انطباق با کد را برای حداقل چند سال، در محل برای بازرسان در دسترس نگه دارند. از دست دادن یک کار تعمیر و نگهداری مورد نیاز یا مهلت بازرسی می‌تواند باعث توقف واحد خروج از سرویس و جریمه مالک ساختمان شود. رد شدن از چرخه‌های تعمیر و نگهداری پیشگیرانه، صرف نظر از وضعیت واقعی تجهیزات، قرار گرفتن در معرض مسئولیت واقعی را در صورت بروز حادثه برای مسافر ایجاد می‌کند، زیرا نگهداری مستند نشده در یک ادعا به عنوان عدم نگهداری تلقی می‌شود.

اینجاست که دفترداری خوب و انطباق خوب مستقیماً همپوشانی دارند: اگر ساعات کار را توسط قرارداد و سفارش کار به روشی که در بالا توضیح داده شد ردیابی می‌کنید، از قبل بیشتر مستندات تماس و بازدید تعمیر و نگهداری را که یک بازرس کد یا وکیل خواهان درخواست می‌کند، دارید. سوابق هزینه سفارش کار خود را به عنوان سوابق انطباق خود نیز در نظر بگیرید و آنها را سازگار نگه دارید - یک گزارش تماس که می‌گوید یک تکنسین به مدت دو ساعت در محل بوده است اما یک دفتر کل نیروی کار که صفر ساعت صورتحساب شده به آن سفارش کار را نشان می‌دهد، نوعی مغایرت است که یک حسابرسی معمول را به یک مشکل واقعی تبدیل می‌کند.

یک چارچوب ساده برای شروع​

اگر دفاتر شما در حال حاضر هر دلاری که به حساب بانکی می‌رسد را به عنوان درآمد و هر هزینه‌ای را به عنوان یک خط «هزینه‌های میدانی» توده‌ای در نظر می‌گیرند، این حداقل ساختاری است که ارزش ساختن به سمت آن را دارد:

1. حساب‌های درآمد جداگانه برای قراردادهای FMA، قراردادهای O&G، تعمیرات T&M، و پروژه‌های نوسازی.
2. بدهی درآمد معوق برای قراردادهای نگهداری پیش‌پرداخت یا صورتحساب سالانه، که به تدریج طبق استاندارد ASC 606 آزاد می‌شود.
3. کدگذاری هزینه در سطح سفارش کار تا هر ساعت تکنسین و قطعه به یک قرارداد/واحد خاص مرتبط شود - این چیزی است که حاشیه واقعی به تفکیک قرارداد را ممکن می‌سازد.
4. یک خط لوله نوسازی که مانند یک پروژه ردیابی می‌شود، نه مانند یک تماس خدماتی - هزینه سفارش کار جداگانه، صورتحساب مرحله‌ای یا درصد تکمیل.
5. یک برآورد ذخیره تعمیرات تقریبی برای دفتر FMA خود، حتی یک برآورد غیررسمی، تا تمدید قیمت گذاری حدس و گمان نباشد.

هیچ یک از اینها به نرم‌افزار گران قیمت نیاز ندارد. این نیاز به یک نمودار حساب و یک فرآیند دفترداری دارد که نحوه عملکرد واقعی کسب و کار را منعکس می‌کند - که برای یک کسب و کار خدماتی با قراردادهای سنگین مانند تعمیر و نگهداری آسانسور و پله‌برقی، به معنای جداسازی خط درآمد روان و قابل پیش‌بینی از خط هزینه ناپیوسته و غیرقابل پیش‌بینی و دادن دید به خود برای دیدن جایی است که این دو از هم جدا می‌شوند.

دفاتر قرارداد خود را به اندازه گزارش‌های تماس خود قابل حسابرسی نگه دارید​

اگر از قبل گزارش‌های تماس دقیق و سوابق تعمیر و نگهداری را برای رضایت بازرسان کد نگه می‌دارید، سوابق مالی شما سزاوار همان دقت هستند - هر دلار از درآمد قرارداد و هر ساعت زمان تکنسین قابل ردیابی به منبع خود. Beancount.io حسابداری متن ساده و تحت کنترل نسخه را ارائه می‌دهد که دقیقاً همان نوع شفافیت را به شما می‌دهد: هر ورودی قابل حسابرسی، هر حاشیه واقعی قرارداد قابل مشاهده، بدون نرم‌افزار جعبه سیاه بین شما و اعدادتان. رایگان شروع کنید و ببینید چرا پیمانکاران و مشاغل مالی به حسابداری متن ساده روی می‌آورند.