یک پیمانکار عمومی سهماهه را با ۴.۸ میلیون دلار صورتحساب به پایان میرساند. حساب بانکی سالم به نظر میرسد. هر مدیر پروژه اصرار دارد که پروژههایشان در مسیر درست است. سپس شرکت ضمانتنامه صورتهای مالی را بررسی میکند و ۶۲۰,۰۰۰ دلار صورتحساب بیش از حد را که هرگز در دفاتر شناسایی نشده بود، علامت میزند. ظرفیت ضمانتنامه ۳۰ درصد کاهش مییابد، و پیمانکار یک مناقصه ۳.۲ میلیون دلاری برای بازسازی مدرسه را از دست میدهد زیرا دیگر نمیتواند ضمانتنامه دریافت کند.
این سناریو غیرعادی نیست. ساختوساز یکی از بالاترین نرخهای شکست کسبوکار را در بین هر صنعتی در ایالات متحده دارد. طبق آمار اداره آمار کار ایالات متحده، تنها حدود ۳۶ درصد از شرکتهای ساختمانی که در سال ۲۰۱۱ تأسیس شدند، تا سال ۲۰۲۲仍 فعال بودند. بسیاری از آنها هرگز به پنجمین سالگرد خود نمیرسند. مدیریت ضعیف جریان نقدی و زیانهای نامرئی پروژه از عوامل اصلی هستند.
تنها سندی که پیمانکارانی را که رشد میکنند از پیمانکارانی که راکد میمانند جدا میکند، برنامه کار در حال انجام یا برنامه WIP است. وقتی به درستی ساخته و خوانده شود، مشخص میکند که آیا هر پروژه فعال واقعاً سودآور است، آیا صورتحساب جلوتر یا عقبتر از کار است، و حاشیه سود در کجا بیصدا در حال کاهش است. وقتی نادیده گرفته شود یا ضعیف تهیه شود، زیانها را تا زمانی که صورتهای مالی پایان سال آنها را غیرقابل انکار کند، پنهان میکند.
برنامه WIP در واقع چیست
برنامه WIP یک گزارش مالی است که هر پروژه ساختمانی فعال را در یک نقطه زمانی مشخص ردیابی میکند. این گزارش ارزش یک پروژه، آنچه برای آن خرج شده است، هزینه کل مورد انتظار، میزان درآمد کسب شده بر اساس پیشرفت واقعی، و میزان صورتحساب شده را مقایسه میکند.
نکته کلیدی این است که صورتحساب با درآمد یکسان نیست. در بیشتر صنایع، ارسال فاکتور به معنای کسب درآمد است. در ساختوساز، صورتحساب صرفاً یک رویداد جریان نقدی است. درآمد با متحمل شدن هزینهها و تکمیل کار کسب میشود. یک پیمانکار میتواند ۴۰۰,۰۰۰ دلار برای یک پروژه صورتحساب کند اما تنها ۲۸۰,۰۰۰ دلار درآمد بر اساس کار واقعی انجام شده کسب کرده باشد. بدون برنامه WIP، این شکاف ۱۲۰,۰۰۰ دلاری نامرئی میشود.
یک برنامه WIP مؤثر حداقل این موارد را برای هر پروژه فعال شامل میشود:
- ارزش قرارداد، به اضافه دستورات تغییر تأیید شده
- هزینه کل تخمینی در زمان تکمیل
- هزینههای انجام شده تا به امروز
- درصد تکمیل
- درآمد کسب شده
- صورتحسابها تا به امروز
- موقعیت صورتحساب بیش از حد یا کمتر از حد
- سود یا زیان ناخالص پیشبینی شده
این اعداد، انبوهی از فاکتورها و درخواستهای پرداخت را به یک داستان واضح در مورد سلامت هر پروژه تبدیل میکنند.
چرا حسابداری استاندارد در ساختوساز از کار میافتد
حسابداری نقدی، درآمد را زمانی که وجه دریافت میشود شناسایی میکند. اگر یک پیمانکار در ماه مارس ۴۰۰,۰۰۰ دلار صورتحساب کند و مشتری در ماه مه پرداخت کند، صورت سود و زیان مارس صفر دلار درآمد نشان میدهد حتی اگر نیروی کار و مواد در محل پروژه مصرف شده باشد. این امر گزارشدهی نقدی را برای مدیریت پروژههای فعال تقریباً بیفایده میکند.
حسابداری تعهدی استاندارد، درآمد را زمانی که صورتحساب میشود شناسایی میکند. این بهتر است، اما همچنان در قراردادهای ساختمانی با قیمت ثابت گمراهکننده است. اگر یک پیمانکار برنامه صورتحساب را جلو بیندازد، که رایج و اغلب برای جریان نقدی هوشمندانه است، دفاتر ۴۰۰,۰۰۰ دلار درآمد را نشان میدهند در حالی که تنها ۲۸۰,۰۰۰ دلار کار تکمیل شده است. شرکت سودآورتر از آنچه هست به نظر میرسد، و یک بدهی پنهان در صورتحساب بیش از حد انباشته میشود.
حسابداری WIP این مشکل را با پیوند دادن شناسایی درآمد به تکمیل واقعی حل میکند. رایجترین روش، روش درصد تکمیل مبتنی بر هزینه به هزینه است. تحت این رویکرد، درآمد متناسب با هزینههای انجام شده نسبت به کل هزینههای تخمینی شناسایی میشود. این روشی است که GAAP به طور کلی برای قراردادهای بلندمدت ساختمانی الزامی میکند و آنچه شرکتهای ضمانتنامه، بانکها و ضامنها انتظار دیدن دارند.
ریاضیات پشت درصد تکمیل
محاسبه ساده است، اما هر ورودی مهم است.
مرحله ۱: درصد تکمیل را محاسبه کنید.
هزینههای انجام شده تا به امروز تقسیم بر کل هزینههای تخمینی در زمان تکمیل برابر است با درصد تکمیل.
مرحله ۲: درآمد کسب شده را محاسبه کنید.
درصد تکمیل ضرب در ارزش قرارداد تجدید نظر شده برابر است با درآمد کسب شده.
مرحله ۳: موقعیت صورتحساب را محاسبه کنید.
صورتحسابها تا به امروز منهای درآمد کسب شده برابر است با صورتحساب بیش از حد یا کمتر از حد. اگر نتیجه مثبت باشد، پروژه بیش از حد صورتحساب شده است. اگر منفی باشد، کمتر از حد صورتحساب شده است.
یک پروژه ساخت مطب پزشکی به ارزش ۱.۲ میلیون دلار با هزینه کل تخمینی ۹۶۰,۰۰۰ دلار را در نظر بگیرید. پیمانکار ۵۷۶,۰۰۰ دلار هزینه کرده و ۷۸۰,۰۰۰ دلار صورتحساب کرده است.
- ۵۷۶,۰۰۰ دلار تقسیم بر ۹۶۰,۰۰۰ دلار برابر است با ۶۰ درصد تکمیل.
- ۶۰ درصد ضرب در ۱,۲۰۰,۰۰۰ دلار برابر است با ۷۲۰,۰۰۰ دلار درآمد کسب شده.
- ۷۸۰,۰۰۰ دلار صورتحساب شده منهای ۷۲۰,۰۰۰ دلار کسب شده برابر است با ۶۰,۰۰۰ دلار صورتحساب بیش از حد.
پیمانکار ۶۰,۰۰۰ دلار جلوتر از کار انجام شده جمع آوری کرده است. این سود نیست. این یک بدهی است که با انجام کار باقیمانده تسویه خواهد شد. سود واقعی کسب شده تا کنون ۱۴۴,۰۰۰ دلار است که به عنوان درآمد کسب شده منهای هزینههای انجام شده محاسبه میشود.
حالا همان پروژه را تصور کنید، اما پیمانکار تنها ۴۴۰,۰۰۰ دلار صورتحساب کرده است.
- ۶۰ درصد تکمیل همچنان ۷۲۰,۰۰۰ دلار درآمد کسب شده تولید میکند.
- ۴۴۰,۰۰۰ دلار صورتحساب شده منهای ۷۲۰,۰۰۰ دلار کسب شده برابر است با منفی ۲۸۰,۰۰۰ دلار، یا ۲۸۰,۰۰۰ دلار صورتحساب کمتر از حد.
پیمانکار ۲۸۰,۰۰۰ دلار کار انجام داده است که فاکتور نشده است. هزینههای نیروی کار، مواد و پیمانکاران فرعی قبلاً پرداخت شده است، اما وجه نقد بازنگشته است. صورتحساب کمتر از حد مزمن یکی از سریعترین راههایی است که یک پیمانکار سودآور میتواند تمام پول نقد خود را از دست بدهد.
خواندن صحیح صورتحساب بیش از حد و کمتر از حد
صورتحساب بیش از حد و کمتر از حد قضاوتهای اخلاقی نیستند. آنها تفاوتهای زمانی بین زمانی هستند که کار انجام میشود و زمانی که فاکتور میشود. هر دو بسته به زمینه میتوانند سالم یا خطرناک باشند.
زمانی که صورتحساب بیش از حد کمک میکند
جلو انداختن عمدی در یک برنامه مقادیر میتواند جریان نقدی را بهبود بخشد. آمادهسازی سایت، آمادهسازی زمین و فونداسیون اغلب در اوایل برنامه صورتحساب ظاهر میشوند. جمعآوری وجه نقد قبل از رسیدن سنگینترین هزینهها، سرمایه در گردش را بدون استقراض در اختیار پیمانکار قرار میدهد. یک موقعیت صورتحساب بیش از حد متوسط، به ویژه در اوایل پروژه، اغلب نشانه مدیریت هوشمندانه نقدی است.
زمانی که صورتحساب بیش از حد میکشد
صورتحساب بیش از حد زمانی خطرناک میشود که مالک وجه نقد اضافی را به عنوان سود تلقی کند. اگر توزیعها، خرید تجهیزات یا پاداشها از وجه نقد صورتحساب بیش از حد تأمین شوند در حالی که پروژهها بیش از بودجه در حال اجرا هستند، پیمانکار عملاً از پروژههای آینده برای پرداخت زیانهای جاری قرض میکند. این الگو به عنوان قرض پروژه شناخته میشود. میتواند یک شرکت را در صورت حساب بانکی قوی نشان دهد در حالی که در برنامه WIP در حال خونریزی است.
علامت هشدار زمانی است که صورتحسابهای بیش از حد همچنان در حال رشد هستند در حالی که حاشیه سود پروژههای بسته شده همچنان در حال کاهش است. جلو انداختن سالم، زیانها را پنهان نمیکند.
زمانی که صورتحساب کمتر از حد عادی است
نگهداشت، برنامههای صورتحساب عقبافتاده، و کار تکمیل شده جلوتر از نقاط عطف صورتحساب همگی میتوانند صورتحساب کمتر از حد موقتی ایجاد کنند. یک موقعیت کوچک صورتحساب کمتر از حد در یک پروژه با وصول قوی معمولاً بحران نیست.
زمانی که صورتحساب کمتر از حد خطرناک است
صورتحساب کمتر از حد مزمن به این معنی است که پیمانکار در حال تأمین مالی مشتری است. علل رایج شامل فرآیندهای کند صورتحساب، دستورات تغییر فاکتور نشده، کار مورد اختلاف، و نگهداشت فاکتور نشده است. طبق انجمن پیمانکاران عمومی آمریکا، مشکلات جریان نقدی یکی از دلایل اصلی شکست پیمانکاران است. صورتحساب کمتر از حد یکی از رایجترین عوامل کمککننده است.
اگر یک پروژه ۸۵ درصد تکمیل شده و به طور قابل توجهی کمتر از حد صورتحساب شده باشد، پیمانکار بیشتر کار را انجام داده اما برای آن وجهی جمعآوری نکرده است. این یک شکست فرآیندی است که نیاز به توجه فوری دارد.
ساخت یک برنامه WIP چند پروژهای
یک برنامه WIP واقعی معمولاً هر پروژه فعال را در یک صفحه پوشش میدهد. در اینجا یک نمونه برنامه چهار پروژه ای آورده شده است.
| پروژه | ارزش قرارداد | هزینه کل تخمینی | هزینهها تا به امروز | درصد تکمیل | درآمد کسب شده | صورتحساب شده تا به امروز | صورتحساب بیش از حد/(کمتر از حد) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| مطب پزشکی | ۱,۲۰۰,۰۰۰ دلار | ۹۶۰,۰۰۰ دلار | ۵۷۶,۰۰۰ دلار | ۶۰٪ | ۷۲۰,۰۰۰ دلار | ۷۸۰,۰۰۰ دلار | ۶۰,۰۰۰ دلار |
| رستوران | ۴۸۵,۰۰۰ دلار | ۴۰۰,۰۰۰ دلار | ۳۴۰,۰۰۰ دلار | ۸۵٪ | ۴۱۲,۲۵۰ دلار | ۳۸۸,۰۰۰ دلار | (۲۴,۲۵۰ دلار) |
| انبار | ۲,۱۰۰,۰۰۰ دلار | ۱,۶۸۰,۰۰۰ دلار | ۵۰۴,۰۰۰ دلار | ۳۰٪ | ۶۳۰,۰۰۰ دلار | ۵۶۷,۰۰۰ دلار | (۶۳,۰۰۰ دلار) |
| الحاقیه مدرسه | ۸۷۵,۰۰۰ دلار | ۷۰۰,۰۰۰ دلار | ۶۶۵,۰۰۰ دلار | ۹۵٪ | ۸۳۱,۲۵۰ دلار | ۸۴۰,۰۰۰ دلار | ۸,۷۵۰ دلار |
خواندن این برنامه داستان متفاوتی را نسبت به صورت سود و زیان به تنهایی بیان میکند.
مطب پزشکی سالم است. این پروژه یک صورتحساب بیش از حد متوسط دارد که از جریان نقدی پشتیبانی میکند و حاشیه سود با برآورد اولیه مطابقت دارد.
رستوران ۲۴,۲۵۰ دلار در ۸۵ درصد تکمیل کمتر از حد صورتحساب شده است. پیمانکار بیشتر کار را انجام داده اما برای همه آن صورتحساب نکرده است. یک فاکتور باید فوراً ارسال شود.
انبار ۶۳,۰۰۰ دلار در تنها ۳۰ درصد تکمیل کمتر از حد صورتحساب شده است. این یک پرچم قرمز است. اگر این الگو ادامه یابد، صورتحساب کمتر از حد میتواند تا پایان پروژه به ۲۰۰,۰۰۰ دلار یا بیشتر برسد. مدیر پروژه باید برنامه صورتحساب را تسریع کند.
الحاقیه مدرسه تقریباً تمام شده و کمی بیش از حد صورتحساب شده است. حاشیه سود با برآورد مطابقت دارد و هیچ اقدامی لازم نیست.
تشخیص زودهنگام کاهش سود
کاهش سود زمانی است که حاشیه سود تخمینی یک پروژه در طول زمان کاهش مییابد. یک پیمانکار یک پروژه را با ۲۰ درصد سود ناخالص پیشنهاد میدهد. تا ماه سوم، هزینه تخمینی برای تکمیل افزایش یافته و حاشیه سود پیشبینی شده ۱۸ درصد است. تا ماه پنجم به ۱۴ درصد میرسد. تا زمان بسته شدن به ۹ درصد میرسد.
برنامه WIP جایی است که کاهش سود برای اولین بار ظاهر میشود. این به صورت افزایش هزینههای کل تخمینی ماه به ماه بدون افزایش متناظر در ارزش قرارداد نشان داده میشود. تشخیص زودهنگام آن به پیمانکار گزینههایی میدهد: تنظیم تیمها، تلاش برای دستورات تغییر تأیید شده، تشدید کار مورد اختلاف، یا حداقل بهبود برآورد بعدی.
یک برنامه WIP که فقط سهماه یکبار بهروزرسانی میشود، سه ماه قدیمی است. یک پروژه میتواند در ۶۰ روز از سالم به خونریزی برود. بهروزرسانیهای ماهانه حداقل برای اطلاعات مدیریتی مفید است.
اشتباهات رایج WIP که هزینه واقعی دارند
برآورد هزینههای کهنه
ستون هزینه کل تخمینی یک عدد یکبار تنظیم و فراموش شده نیست. قیمت مواد، بهرهوری نیروی کار، تأخیرهای آب و هوایی و تغییرات دامنه همه بر هزینه نهایی تأثیر میگذارند. اگر برآورد بهروزرسانی نشود، درصد تکمیل اشتباه است، درآمد کسب شده اشتباه است و سود پیشبینی شده اشتباه است.
نادیده گرفتن دستورات تغییر
دستورات تغییر تأیید شده باید فوراً به ارزش قرارداد و برآورد هزینه اضافه شوند. دستورات تغییر تأیید نشده نیاز به برخورد دقیق دارند. ایمنترین رویکرد این است که در صورت خرج شدن پول، هزینه را در نظر بگیرید، اما تنها در صورتی که تأیید بسیار محتمل باشد، درآمد را در نظر بگیرید. ثبت درآمد تأیید نشده، سود فانتومی ایجاد میکند.
رفتار با صورتحسابها به عنوان سود
صورتحسابها سود نیستند. سود، درآمد کسب شده منهای هزینههای انجام شده است. وجه نقد صورتحساب بیش از حد یک بدهی است تا زمانی که کار انجام شود. خرج کردن زودهنگام آن یکی از رایجترین راههایی است که پیمانکاران در نزدیکی پایان یک پروژه دچار مشکل نقدی میشوند.
ساختن برنامه بدون مدیران پروژه
یک برنامه WIP که فقط از دفتر حسابداری ساخته شده است، آنچه را که میدان از قبل میداند از دست میدهد. مدیران پروژه صاحب برآورد هزینه برای تکمیل، خط لوله دستورات تغییر و واقعیت صورتحساب هستند. امور مالی و عملیات باید هر ماه برنامه WIP را با هم مرور کنند.
عدم تطبیق با دفتر کل
برنامه WIP و دفتر کل باید یک داستان را بیان کنند. کل درآمد کسب شده در WIP باید با درآمد در صورت سود و زیان مطابقت داشته باشد. کل صورتحسابهای بیش از حد و کمتر از حد باید با حسابهای بدهی و دارایی در ترازنامه مطابقت داشته باشد. اگر مطابقت ندارند، یکی از آنها اشتباه است.
چرا شرکتهای ضمانتنامه اینقدر اهمیت میدهند
ضامنها برنامههای WIP را با دقت بیشتری از بسیاری از پیمانکاران میخوانند. ظرفیت ضمانتنامه تعیین میکند که یک پیمانکار میتواند روی کدام پروژهها پیشنهاد دهد، و برنامه WIP سند اصلی است که underwriterها برای ارزیابی قدرت مالی استفاده میکنند.
Underwriterها به دنبال چندین سیگنال هستند:
- تحلیل کاهش. آیا پروژههای بسته شده با حاشیه سود تخمینی یا نزدیک به آن به پایان میرسند، یا حاشیه سود به طور مداوم کاهش مییابد؟
- نسبت صورتحساب بیش از حد. کل صورتحسابهای بیش از حد تقسیم بر حقوق صاحبان سهام. اگر این نسبت از ۱.۰ بیشتر شود، ارزش خالص پیمانکار عملاً از عملکرد آینده قرض گرفته شده است.
- تمرکز صورتحساب کمتر از حد. صورتحسابهای کمتر از حد بزرگ در یک پروژه واحد نشاندهنده ریسک وصول است.
- نسبت backlog به حقوق صاحبان سهام. ضامنها معمولاً این را برای پیمانکاران با مدیریت خوب به ۱۰:۱ تا ۱۵:۱ محدود میکنند.
یک پیمانکار با حسابداری WIP تمیز ممکن است واجد شرایط یک برنامه ضمانتنامه بسیار بزرگتر از همان پیمانکار با برآوردهای کهنه، صورتحسابهای بیش از حد تطبیق نشده و بدون انضباط ماهانه باشد.
ملاحظات مالیاتی و انطباق
IRS قوانین خاصی برای قراردادهای بلندمدت ساختمانی دارد. طبق بخش ۴۶۰ از قانون مالیات داخلی، پیمانکارانی که میانگین درآمد ناخالص سالانه آنها از آستانه تعدیل شده با تورم، که در حال حاضر ۲۹ میلیون دلار است، فراتر میرود، به طور کلی باید از روش درصد تکمیل برای اهداف مالیاتی بر روی قراردادهایی که بیش از یک سال مالیاتی را شامل میشوند، استفاده کنند.
پیمانکاران کوچکتر ممکن است واجد شرایط روش قرارداد تکمیل شده یا روشهای دیگر باشند، اما شرکتهای ضمانتنامه معمولاً بدون توجه به صلاحیت مالیاتی، درصد تکمیل را ترجیح میدهند. برای صورتهای مالی GAAP، درصد تکمیل به طور کلی برای قراردادهای بلندمدت الزامی است.
قانون ۱۰ درصد به مودیان مالیاتی که از درصد تکمیل استفاده میکنند اجازه میدهد تا شناسایی درآمد را تا زمانی که حداقل ۱۰ درصد از کل هزینههای تخمینی انجام شود، به تعویق بیندازند. این میتواند تعویق مالیاتی modestی در پروژههای مراحل اولیه فراهم کند.
یک بررسی WIP پایان سال در نوامبر، نه آوریل، به پیمانکاران فرصت میدهد تا قبل از بسته شدن سال مالیاتی، تصمیمات استراتژیک در مورد زمانبندی هزینه، صورتحساب و وصول بگیرند.
چگونه شروع کنید اگر فرآیند WIP ندارید
برای یک پیمانکار که بدون حسابداری WIP کار کرده است، نقطه شروع ساده اما منضبط است.
در ماه اول، هر پروژه فعال را با ارزش قرارداد، هزینه کل تخمینی، هزینههای انجام شده تا به امروز و صورتحسابها تا به امروز فهرست کنید. اولین برنامه را بسازید. انتظار شگفتی داشته باشید. تقریباً همیشه یک پروژه وجود دارد که سودآور به نظر میرسد اما در حال کاهش است، یا یک صورتحساب کمتر از حد قابل توجه که هیچ کس متوجه نشده است.
در ماه دوم، هر برآورد هزینه را با ورودی صادقانه از مدیران پروژه بهروزرسانی کنید. این سختترین مرحله است زیرا رهبران میدان تمایل به خوشبینی دارند. برای اعداد واقعی فشار بیاورید، نه اطمینانبخشی.
در ماه سوم، یک ریتم ماهانه ایجاد کنید. برنامه WIP را تا دهم هر ماه بهروزرسانی کنید. یک جلسه بررسی با برآورد، عملیات و امور مالی تا پانزدهم برگزار کنید. هر گونه ورودیهای تعدیل حسابداری را تا بیستم ثبت کنید. صورتهای مالی بهروز را به صورت سهماهه در اختیار شرکت ضمانتنامه قرار دهید.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
حسابداری ساختوساز پیچیده است زیرا هر پروژه متفاوت است، هزینهها دائماً در حال تغییر هستند و صورتحساب به ندرت با پیشرفت مطابقت دارد. یک برنامه WIP تمیز نظم را به این پیچیدگی میآورد و به مالکان، مدیران پروژه و وامدهندگان یک منبع واحد حقیقت در مورد وضعیت واقعی کسبوکار میدهد.
اگر چندین پروژه، دستورات تغییر و قراردادهای بلندمدت را ردیابی میکنید، پایه حسابداری صحیح تفاوت را بین تشخیص زودهنگام مشکلات و کشف آنها در پایان سال ایجاد میکند. Beancount.io حسابداری متنسادهای را ارائه میدهد که شفاف، با کنترل نسخه و آماده هوش مصنوعی است، بنابراین همیشه میدانید اعداد شما بر چه اساسی هستند. به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی در حال تغییر به حسابداری متنساده هستند.