یک سوم از کسبوکارهایی که درهای خود را میبندند این کار را در حالی انجام میدهند که مالک هنوز معتقد است شرکت سودآور است. آنها در مورد تصویر بزرگ اشتباه نمیکنند - اعداد سالانه ممکن است در نهایت آن را تأیید کنند. مشکل زمانبندی است: تا زمانی که یک صورت مالی رسمی تأیید کند که مشکلی وجود دارد، معمولاً یک یا دو ماه از مشکل گذشته است و پول نقدی که میتوانست آن را حل کند، دیگر رفته است.
این شکاف بین «چیزی اشتباه است» و «من مدرک دارم که چیزی اشتباه است» دقیقاً همان چیزی است که یک گزارش فلش برای پر کردن آن ساخته شده است.
گزارش فلش در واقع چیست
گزارش فلش یک خلاصه کوتاه و با فرکانس بالا از چند عدد کلیدی است که به شما میگوید آیا کسبوکار شما همین الان سالم است - نه ماه گذشته، نه سهماهه گذشته. معمولاً یک صفحه است، به صورت هفتگی (گاهی روزانه، گاهی هر دو هفته یک بار برای هماهنگی با حقوق و دستمزد) تهیه میشود و از هر دادهای که بلافاصله در دسترس است، حتی اگر به طور کامل تطبیق داده نشده باشد، ساخته میشود.
این آخرین بخش، معامله کلیدی است. یک گزارش فلش سعی نمیدارد تا یک ریال دقیق باشد. این گزارش سعی دارد از نظر جهتگیری درست و سریع باشد، تا شخصی بتواند قبل از بسته شدن دفتر رسمی حسابها بر اساس آن اقدام کند. آن را مانند چراغ هشدار داشبورد در مقابل گزارش تشخیص کامل مکانیک در نظر بگیرید: چراغ هشدار دقیقاً به شما نمیگوید کدام سنسور خراب شده است، اما به شما میگوید قبل از اینکه موتور قفل کند، کنار بکشید.
این تمایز اهمیت دارد زیرا بسیاری از صاحبان کسبوکارهای کوچک «گزارشدهی» را با «صورت سود و زیان ماهانهای که حسابدارم برایم میفرستد» یکی میدانند. آن گزارش دقیق، کامل و حسابرسی شده است - و همچنین نسخهای از کسبوکار شما را توصیف میکند که سه تا پنج هفته پیش وجود داشته است. یک گزارش فلش برای پر کردن شکاف در بین این دو وجود دارد.
گزارش فلش در مقابل صورت مالی: یک جایگزین نیست
مفید است که مشخص کنیم گزارش فلش چه چیزی نیست. این گزارش جایگزینی برای صورت سود و زیان، ترازنامه یا صورت جریان نقدی شما نیست و چیزی نیست که به یک بانک، سرمایهگذار یا اداره مالیات تحویل دهید. این یک ابزار مدیریت داخلی است که معمولاً فقط توسط مالک و شخصی که مستقیماً مسئول اعداد ردیابی شده است دیده میشود.
رابطه بین این دو رابطهای متوالی است: گزارش فلش به شما یک خوانش جهتگیری همان هفته میدهد و صورت مالی کامل روزها یا هفتهها بعد با تصویر کامل و تطبیق داده شده دنبال میشود. اگر این دو هرگز داستانهای بسیار متفاوتی تعریف کنند، ارزش بررسی دارد - اما گزارشی فلش که به اندازه کافی «نزدیک» باشد تا یک تصمیم را راهنمایی کند، وظیفه خود را انجام داده است، حتی اگر اعداد نهایی پس از تطبیق کامل اندکی تغییر کنند.
چرا کسبوکارهای کوچک به طور خاص به این نیاز دارند
مورد گزارشدهی فلش برای دقیقاً همان نوع کسبوکاری که کمتر از همه میتواند از پس تأخیر گزارشدهی ماهانه برآید، قویتر است: یک کسبوکار کوچک که در آستانه بحران نقدی عمل میکند.
آمار این را تأیید میکند. دادههای نظرسنجی کسبوکارهای کوچک فدرال رزرو نشان میدهد که ۵۱٪ از کسبوکارهای کوچک جریان نقدی نامنظم را یک چالش تکراری ذکر میکنند و ۵۶٪ میگویند که صرفاً پرداخت هزینههای عملیاتی در یک ماه معین دشوار است. مشکلات جریان نقدی عاملی مؤثر در تقریباً ۸۲٪ از شکستهای کسبوکارهای کوچک هستند، طبق تحقیقاتی که توسط SCORE رایج شده است - نه همیشه علت اصلی، اما تقریباً همیشه مکانیسمی که توسط آن یک مشکل عمیقتر (قیمتگذاری بد، مشتریای که پرداخت نمیکند، توسعه بیش از حد) در واقع کسبوکار را نابود میکند.
دادههای CB Insights در مورد اینکه چرا استارتآپها شکست میخورند داستان مشابهی را از زاویهای متفاوت روایت میکند: تمام شدن پول نقد دومین دلیل رایج تعطیلی شرکتها است، درست بعد از «نیاز بازار وجود ندارد». قابل توجه است که تمام شدن پول نقد علامتی است که اغلب میتوانید چند هفته قبل از وقوع آن را ببینید - اگر به اعداد درست با فرکانس درست نگاه کنید. یک بسته شدن ماهانه به شما آن هشدار را نمیدهد. یک گزارش فلش هفتگی این کار را میکند.
چه چیزی در یک گزارش فلش گنجانده میشود
هیچ الگوی جهانی وجود ندارد، و این عمدی است - گزارش باید منعکسکننده چیزی باشد که واقعاً کسبوکار شما را هدایت میکند، نه یک چکلیست حسابداری عمومی. اما بیشتر گزارشهای فلش مفید از سه سطل استخراج میشوند:
نقدینگی - بخش «آیا میتوانم حقوق بدهم». معیارهای رایج: مانده نقدی فعلی، مصرف نقدی یا نقد تولید شده این هفته، سن حسابهای دریافتنی (چقدر معوق است و چه مدت)، و پرداختنیهای شناخته شده آتی.
بهرهوری - نبض عملیاتی کسبوکار. این بسته به صنعت بسیار متفاوت است: یک کسبوکار خدماتی ممکن است استفاده قابل صورتحساب یا عقبماندگی کارهای باز را ردیابی کند. یک خردهفروش ممکن است فروش به ازای هر مکان یا گردش موجودی را ردیابی کند. یک آژانس ممکن است ارزش خط لوله را ردیابی کند.
سودآوری - یک خوانش تقریبی و غیرتطبیقیافته از حاشیه سود. درآمد هفتگی در برابر یک هدف، درصد حاشیه سود ناخالص، یا واحدهای فروخته شده در یک نگاه. نه صورت سود و زیان کامل - فقط به اندازهای که پرچم «حاشیه سود این هفته غیرعادی به نظر میرسد» را بلند کند قبل از اینکه به یک سهماهه بد تبدیل شود.
یک روش مفید نمایش ۲-۳ هفته قبل در کنار هفته جاری، به علاوه همان هفته سال گذشته در صورت داشتن سابقه است. یک عدد یک هفته به تنهایی به ندرت معنی زیادی دارد. خط روند چیزی است که در واقع باعث اقدام میشود. دیدن افزایش حسابهای دریافتنی برای سه هفته متوالی یک سیگنال بسیار قویتر از یک هفته بد به تنهایی است.
ساختن یک گزارش بدون پیچیده کردن بیش از حد آن
رایجترین روشی که گزارشدهی فلش شکست میخورد، افزایش دامنه است - شخصی سعی میکند آن را جامع کند و به یک بسته شدن ماهانه دوم تبدیل میشود که هر هفته ساعتها زمان برای آمادهسازی میبرد. این هدف را کاملاً از بین میبرد.
چند محدودکننده عملی:
- آن را به یک صفحه محدود کنید. اگر جا نمیشود، بیش از حد ردیابی میکنید. ۵-۸ عددی را انتخاب کنید که واقعاً میتوانند یک تصمیم را این هفته تغییر دهند و بقیه را حذف کنید.
- زمان آمادهسازی را محدود کنید. اگر جمعآوری گزارش بیش از ۲۰-۳۰ دقیقه طول بکشد، فرآیند بسیار دستی است یا لیست معیارها بیش از حد طولانی است. یا استخراج را خودکار کنید یا لیست را کوتاه کنید.
- از دادههای موجود استفاده کنید، نه دادههای کامل. یک گزارش فلش که از مانده حساب بانکی و یک گزارش فروش تطبیقنشده در صبح دوشنبه ساخته شده است، از یک عدد کاملاً دقیق که سه هفته بعد میرسد بهتر است.
- آن را برای افراد مناسب ارسال کنید. همه نیازی به دیدن همه چیز ندارند. یک مدیر تولید به بخش بهرهوری نیاز دارد. مالک احتمالاً هر سه بخش را میخواهد. یک کنترلکننده مالی که نگران وصول مطالبات است بیشتر به خط سن حسابهای دریافتنی اهمیت میدهد.
- آن را در یک بازه زمانی ثابت، به صورت شفاهی مرور کنید. یک گزارش فلش که تولید میشود اما مورد بحث قرار نمیگیرد، رفتار را تغییر نمیدهد. حتی یک جلسه ایستاده ده دقیقهای صبح دوشنبه بر روی اعداد برای تبدیل یک گزارش به یک تصمیم کافی است.
کجا عادتهای دفترداری این را موفق یا ناموفق میکند
گزارشدهی فلش فقط به اندازه سوابق اساسیای که از آن استخراج میشود خوب است. اگر دفترداری شما یک جعبه کفش از رسیدهایی است که سهماه یک بار تطبیق داده میشوند، هیچ مانده نقدی هفتگی تمیزی یا سن حسابهای دریافتنی برای گزارش وجود نخواهد داشت - شما روی دادههای کهنه گزارش فلش میدادید که هدف را از بین میبرد.
اینجاست که بهروز نگهداشتن، دستهبندی کردن و قابل پرسوجو بودن دفتر کل در تمام طول سال بیش از آنچه بیشتر مالکان انتظار دارند اهمیت پیدا میکند. این واقعاً در مورد تولید صورتهای مالی زیبا در زمان مالیات نیست. این در مورد توانایی پاسخ دادن به «وضعیت نقدی من این هفته واقعاً چگونه است» در عرض چند دقیقه است، نه چند روز. دفترهای کل متنمحور با کنترل نسخه، این کار را به روش خاصی آسانتر میکنند: زیرا دفتر فقط یک متن ساختاریافته است، میتوانید آن را پرسوجو کنید، فیلتر کنید یا با مانده هفته گذشته مقایسه کنید بدون اینکه منتظر بمانید کسی «یک گزارش» برای شما اجرا کند.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
یک گزارش فلش تنها در صورتی مفید است که اعداد پشت آن قابل اعتماد و بهروز باشند - یعنی عادتهای دفترداری شما بیشتر کار اصلی را هفتهها قبل از ساخته شدن هر گزارشی انجام میدهند. Beancount.io حسابداری متنمحوری به شما میدهد که شفاف و با کنترل نسخه است، بنابراین استخراج وضعیت نقدی یا سن حسابهای دریافتنی این هفته یک پرسوجو فاصله دارد، نه یک پروژه تطبیق. به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و مالکانی با ذهنیت مالی در حال تغییر به دفترهای متنمحور هستند.