یک تیم جمعآوری وجوه (drop team) در ساعت ۳ صبح وارد سالن اسلات میشود، در حالی که فید نظارتی فعال است، یک افسر با لباس فرم در کنار چرخدستی حضور دارد و مانیفستی در دست دارند که هنوز هیچکس در بخش حسابداری آن را ندیده است. ظرف چهار ساعت، بیش از یک میلیون دلار اسکناس، بلیت و سکه از جعبههای واریز به یک اتاق شمارش پلمپشده منتقل میشود، توسط دوربین شمارش میگردد و در دفتر کلی ثبت میشود که یک ناظر فدرال میتواند بدون اطلاع قبلی آن را درخواست کند. جریان نقدینگی هرگز متوقف نمیشود. کنترلها نباید شکست بخورند. و تیم حسابداری آخرین خط دفاعی بین یک عملیات بازی سالم و یک "اخطار تخلف" است.
کازینوهای قبایلی بر پایه یک مثلث نظارتی اداره میشوند: استانداردهای حداقل کنترل داخلی کمیسیون ملی بازیهای بومی (NIGC MICS)، قوانین گزارشدهی ارز تحت ماده ۳۱ قانون رازداری بانکی، و محدودیتهای قانون مقررات بازیهای بومی (IGRA) بر آنچه قبایل میتوانند با درآمد خالص انجام دهند. اشتباه در هر یک از این موارد پیامدهای زنجیرهای دارد — از جریمه گرفته تا تعلیق مجوز و پرداختهای سرانه که به عنوان دستمزدهای گزارشنشده باز پس گرفته میشوند. این راهنما نحوه حسابداری عملیاتهای بازی کلاس II و III را برای برد (win)، واریز (drop) و حفظ (hold)، تطبیق قفسه (cage) و خزانه (vault) با اتاقهای شمارش نرم و سخت، رعایت پروندهسازی Title 31 CTR-C و گزارش صحیح توزیعهای سرانه تحت بخش 3402(r) IRC بررسی میکند.
دو کلاس بازی و کتاب قوانین جداگانه آنها
IGRA بازیهای بومی را به سه کلاس تقسیم میکند. کلاس I (بازیهای سنتی و اجتماعی) خارج از این بحث قرار میگیرد. کار روزانه تیم حسابداری بر دو کلاس دیگر متمرکز است:
- بازی کلاس II — بینگو و بازیهای مشتق شده از آن (شامل کمکهای الکترونیکی بینگو و بازیهای کارتی غیربانکی مانند پوکر). کنترلهای داخلی توسط 25 CFR Part 543 اداره میشوند که NIGC مستقیماً آنها را تدوین و اجرا میکند.
- بازی کلاس III — هر چیز دیگری به سبک "وگاس": دستگاههای اسلات، بلکجک، کرپس، رولت، باکارات. کنترلهای داخلی در 25 CFR Part 542 قرار دارند. کلاس III همچنین به یک قرارداد قبیله-ایالت (Tribal-State Compact) نیاز دارد و بیشتر قراردادها MICS را به عنوان مرجع میپذیرند یا استانداردهای آژانس بازی ایالتی را نیز بر آن اعمال میکنند.
قبایل آزادند که استانداردهای کنترل داخلی قبیلهای (TICS) بنویسند که فراتر از MICS باشد، اما هرگز کمتر از آن نباشد. هنگامی که TICS یک قبیله با MICS تضاد داشته باشد، کف استاندارد فدرال ارجحیت دارد. برای بخش حسابداری، این به این معنی است که سرفصل حسابها (chart of accounts)، کاربرگهای حسابرسی و تقویم حسابرسی داخلی همگی باید بر اساس کلاس برچسبگذاری شوند — درآمد کلاس II نباید با درآمد کلاس III در دفاتر مخلوط شود و حسابرس هر دو را به طور جداگانه در طول عملیات روشهای مورد توافق (AUP) نمونهبرداری میکند.
ایجاد سرفصل حسابهایی که با واژگان MICS صحبت میکند
دفتر کل یک کازینو باید با کلماتی که ناظر استفاده میکند مطابقت داشته باشد. سه اصطلاح همه چیز را هدایت میکنند:
- واریز (Drop) — مبلغ ناخالص شرطبندی شده در یک دستگاه یا میز، که توسط وجه نقد و بلیتهایی که به طور فیزیکی در جعبه واریز قرار میگیرند (به اضافه تراکنشهای تاییدکننده اسکناس و TITO که به صورت الکترونیکی ثبت میشوند برای اسلاتها) اندازهگیری میشود.
- برد (Win) (یا دلار حفظ شده) — واریز منهای مبالغی که به عنوان جکپات، شارژ میز (fills) و بازخرید بلیت پرداخت شده است. برد همان چیزی است که کازینو واقعاً نگه میدارد. این ردیفی است که در صورت سود و زیان به درآمد ناخالص بازی (GGR) تبدیل میشود.
- درصد حفظ (Hold percentage) — برد تقسیم بر واریز، که به صورت درصد بیان میشود. یک دستگاه اسلات یک سنتی ممکن است ۸ تا ۱۲ درصد حفظ کند؛ یک میز بلکجک ممکن است ۱۲ تا ۱۶ درصد حفظ کند. حفظی که بیش از چند درصد از محدوده نظری فاصله بگیرد، رایجترین شاخص اولیه برای نقص تجهیزات یا سرقت است.
یک سرفصل حساب کاربردی، درآمد را حداقل به بخشهای اسلات (کلاس III)، بازیهای میزی (کلاس III)، بینگو (کلاس II)، پوکر (کلاس II) و Pull-Tabs (کلاس II) تقسیم میکند، همراه با حسابهای فرعی برای هر گودال (pit)، بانک یا بخش. هر ردیف درآمد با یک حساب کاهنده درآمد برای تخفیفات تبلیغاتی جفت میشود — وعدههای غذایی رایگان (comps)، بازی رایگان، امتیازات بازخرید شده و انگیزههای توسعه بازیکن. تحت راهنمای حسابرسی بازی AICPA، بسیاری از کازینوهای قبایلی درآمد خالص بازی (NGR) را در متن صورت سود و زیان ارائه میدهند که همان GGR منهای انگیزههای فروش نقدی و تغییرات دورهای در ذخایر بدهی جکپات پیشرونده است. ارائه کاهنده درآمد از متورم شدن ارقام درآمدی جلوگیری میکند — این امر مهم است زیرا GGR هم هزینه نظارتی بدهی به NIGC و هم هرگونه پرداخت سهم درآمدی به ایالت تحت قرارداد را تعیین میکند.
جکپاتهای پیشرونده سزاوار پاراگراف خاص خود در پوشه مدیر مالی هستند: هر افزایش شمارنده در یک جکپات پیشرونده منطقهای یا داخلی، یک بدهی احتمالی تحت ASC 450 است و تغییر در آن بدهی از طریق "برد" در هر دوره حسابداری جریان مییابد تا زمانی که جکپات برنده شود. هنگامی که یک جکپات پرداخت میشود، بدهی انباشته تسویه میگردد و دوباره به عنوان هزینه ثبت نمیشود.
تخلیه و شمارش: جایی که سرقت پنهان میشود و حسابرسان ابتدا آنجا را بررسی میکنند
تخلیه و شمارش (Drop and Count)، فرآیندی است که پول نقد خام را به یک ثبت دفتر کل تبدیل میکند و استانداردهای حداقل کنترل داخلی (MICS)، آن را تا زاویه دوربینها نیز تعیین کردهاند.
پیش از تخلیه، باید به واحد نظارت اطلاع داده شود تا دوربینها در موقعیت مناسب قرار گیرند. حداقل دو نفر باید صندوقهای تخلیه را خارج کنند، که دستکم یک نفر از آنها باید خارج از دپارتمان بازی باشد. صندوقها در محل دستگاه قفل میشوند و تنها در داخل اتاق شمارش باز میگردند. کلیدهای صندوق تخلیه جدا از کلیدهای مکانیسم رهاسازی نگهداری میشوند و شخص ثالثی کلید خودِ اتاق شمارش را کنترل میکند؛ سه متولی مختلف، که هیچکدام به تنهایی نمیتوانند چرخه را کامل کنند.
داخل اتاق شمارش، دوربینها بهطور مداوم در حال ضبط هستند، اعضای تیم شمارش به جز در زمان استراحتهای برنامهریزیشده حق ورود یا خروج ندارند و تلفنهای همراه شخصی، کیفها و لباسهای بیرونی بیرون از اتاق میمانند. شمارش زیر نظر ویدئوهای ضبط شده انجام میشود، هرگونه مغایرت بیش از یک آستانه دلاری مشخص (معمولاً ۱ تا ۵ دلار برای هر صندوق) پیش از تایید نهایی شمارش بررسی میشود و اسناد شمارش همراه با پول نقد جابجا نمیشوند. مامور کیج (Cage) که وجوه را دریافت میکند، هیچ اطلاع قبلی از مجموع شمارش ندارد؛ این هسته اصلی اصل تفکیک وظایف است. اگر کیج از مجموع ورودی اطلاع داشته باشد، بررسی مغایرت استقلال خود را از دست میدهد.
تطبیق حسابداری در صبح روز بعد، سه رکورد را با هم مقایسه میکند: برگه اتاق شمارش، دفتر رسید کیج، و گزارشهای اعتبارسنج اسکناس و سیستم تیتو (TITO) در ماشینهای اسلات. هر دلار باید در هر سه مورد همخوانی داشته باشد. در صورت عدم همخوانی، وظیفه تیم حسابداری این است که مغایرت را تا منبع آن ردیابی کند؛ یک اعتبارسنج اسکناس گیر کرده، یک بلیت نقد نشده، یک جایزه (Jackpot) که اشتباه وارد شده، یا در بدترین حالت، یک شخص.
برای بازیهای میزی، روال مشابه شامل شارژ ژتون (انتقال ژتون از کیج به میز)، اعتبارات (بازگشت ژتونها) و موجودی تنخواه گردان میز است که دیلر در شروع و پایان هر شیفت با آن کار میکند. هر کدام از این موارد یک سند مجزا هستند، هر کدام نیاز به امضای دوگانه دارند و هر کدام بخشی از محاسبات تخلیه میز میشوند.
کیج، خزانه و کنترل کلید
کیج سرمایه در گردش کازینو و خزانه ذخیره آن است. استانداردهای MICS موارد زیر را الزامی میسازند:
- موجودی دائمی ارز، سکه، ژتونها در کیج، که در هر تغییر شیفت تراز میشود.
- شمارش خزانه ("بانک اصلی") که روزانه توسط دو کارمند مستقل انجام میشود و برگه شمارش توسط هر دو امضا شده و در واحد حسابداری بایگانی میگردد.
- دفتر ثبت کنترل کلید که هر کلید صادر شده و بازگردانده شده، زمان، کارمند صادرکننده، کارمند دریافتکننده و هدف را ثبت میکند. کلیدهای مناطق حساس (صندوقهای تخلیه، اتاق شمارش، خزانه، نظارت) هرگز بدون پروتکل مستند از ملک خارج نمیشوند.
وقتی کیج با کسری مواجه میشود، مغایرت کیج به عنوان هزینه ثبت میگردد؛ وقتی اضافه میآید، به عنوان سایر درآمدها ثبت میشود، اما تنها پس از بازبینی نظارتی و گزارش مکتوب مغایرت. الگوی کسریهای کوچک و غیرقابل توضیح در شیفتهای یک صندوقدار، دقیقاً همان سیگنالی است که تیم حسابرسی داخلی برای یافتن آن آموزش دیده و دقیقاً همان نوع شواهدی است که در رویههای مورد توافق (AUP) آشکار میشود.
تایتل ۳۱، فرم ۸۳۶۲ و تعهدات BSA
کازینوهای قبیلهای با درآمد ناخالص سالانه بازی بیش از ۱ میلیون دلار طبق بندهای ۳۱ CFR 1010.100(t)(5) و (t)(6) به عنوان "مؤسسات مالی" شناخته میشوند. این موضوع باعث فعال شدن کامل برنامه قانون رازداری بانکی (BSA) میشود: شناسایی مشتری، گزارش فعالیتهای مشکوک، برنامه مکتوب انطباق با قوانین ضد پولشویی (AML)، افسر انطباق تعیینشده، آموزش کارکنان و آزمایش مستقل.
قاعده اصلی: هر تراکنش ورودی نقد یا خروجی نقد (یا مجموع تراکنشهای انجام شده توسط یک شخص) که مجموعاً بیش از ۱۰,۰۰۰ دلار در یک روز بازی باشد، باید در فرم ۸۳۶۲، گزارش تراکنشهای نقدی توسط کازینوها (CTR-C) گزارش شود. وجوه ورودی و خروجی بهطور جداگانه تجمیع میشوند؛ مشتریای که ۱۱,۰۰۰ دلار ژتون میخرد و بعداً ۱۱,۰۰۰ دلار نقد میکند، باعث ایجاد دو CTR-C میشود، نه یک خالص صفر. گزارش باید ظرف ۱۵ روز تقویمی بهصورت الکترونیکی از طریق سیستم E-Filing سازمان FinCEN ارسال شود و کازینو باید یک نسخه از آن را به مدت پنج سال نگهداری کند.
کازینوهای قبیلهای که زیر آستانه ۱ میلیون دلار هستند، مؤسسات BSA محسوب نمیشوند؛ آنها در عوض معادل تایتل ۲۶، یعنی فرم ۸۳۰۰ را برای تراکنشهای نقدی بیش از ۱۰,۰۰۰ دلار در یک تجارت یا حرفه پر میکنند. این دو رژیم با هم تداخل ندارند؛ تکمیلکنندگان CTR-C برای همان تراکنشهای بازی، فرم ۸۳۰۰ را پر نمیکنند.
واحدهای حسابداری و انطباق در مسئولیت تایتل ۳۱ شریک هستند اما نباید یک شخص باشند. آزمایش مستقل (بازبینی سالانه الزامی BSA) معمولاً با یک موسسه حسابرسی خارجی (CPA) که با راهنمای بازی AICPA آشناست، قرارداد بسته میشود. یک برنامه ضعیف BSA چیزی بیش از یک ریسک نظارتی است؛ این موضوع یکی از دلایل اصلی در چندین دستور رضایت FinCEN علیه عملیاتهای بازی قبیلهای بوده که منجر به جریمههای هفت و هشت رقمی شده است.
توزیعهای سرانه و مالیات تکلیفی ۳۱ درصدی
قانون IGRA به قبایل اجازه میدهد تا درآمدهای خالص بازی را از طریق یک طرح تخصیص درآمد (RAP) مصوب وزارت کشور، بین اعضای خود توزیع کنند. زمانی که یک قبیله پرداختهای سرانه را از درآمدهای بازی کلاس II یا کلاس III انجام میدهد، بخش ۳۴۰۲(r) قانون IRC پرداختکننده را ملزم میکند که مالیات بر درآمد فدرال را کسر کند (مالیات تکلیفی) که این کار با استفاده از فرم W-4 گیرنده یا در صورت عدم وجود W-4، با استفاده از جداول ویژه مالیات تکلیفی قبیلهای (تا سقف ۳۱ درصد) انجام میشود.
گردش کار حسابداری:
۱. هر پرداخت سرانه در زمان پرداخت، و نه در زمان تحقق (Accrual)، در حساب بدهی مالیات تکلیفی ثبت میشود. ۲. مالیات تکلیفی طبق جدول سپردهگذاری فرم ۹۴۵ (ماهانه یا دو هفته یکبار بسته به بدهی سال قبل) واریز میشود. ۳. فرم سالانه ۹۴۵ تا ۳۱ ژانویه برای گزارش کل مالیات تکلیفی سرانه سال ارسال میشود. ۴. هر عضو یک فرم 1099-MISC (و نه W-2) دریافت میکند که کل توزیع سرانه و مالیات فدرال کسر شده را گزارش میدهد.
عدم کسر مالیات، مسئولیت را به عضو منتقل نمیکند، بلکه آن را به عنوان یک مالیات پرداختنشده از نوع استخدامی، به همراه جریمه و بهره، در دفاتر قبیله باقی میگذارد. زمانی که پرداختهای سرانه به افراد زیر سن قانونی طبق طرح RAP به یک صندوق امانی منتقل میشود، واقعه مالیاتی فدرال زمانی رخ میدهد که توزیع از صندوق امانی انجام شود، نه زمانی که مبلغ اختصاص مییابد. تیم حسابداری باید موجودی انباشته هر عضو، تعهد مالیات تکلیفی در هنگام توزیع، و گزارشدهی ۱۰۹۹ را بهطور جداگانه از دفاتر عملیاتی کازینو دنبال کند؛ یعنی مجموعهای مجزا از حسابها در دفتر کل دولت قبیله، و نه کازینو.
پنج مورد استفاده مجاز از درآمد خالص طبق IGRA
یک سوال حسابداری که اغلب نادیده گرفته میشود این است که قبیله واقعاً مجاز به انجام چه کارهایی با درآمد خالص کازینو است. بخش 11(b)(2)(B) قانون IGRA (قانون مقررات بازیهای بومیان) استفاده از درآمد را به پنج دسته محدود میکند:
۱. تأمین بودجه عملیاتها و برنامههای دولت قبیلهای. ۲. تأمین رفاه عمومی قبیله و اعضای آن. ۳. ارتقای توسعه اقتصادی قبیله. ۴. اهدای کمک به سازمانهای خیریه. ۵. کمک به تأمین بودجه عملیاتهای آژانسهای دولتی محلی.
توزیع درآمد خارج از این پنج دسته — یا پرداختهای سرانه بدون یک طرح تخصیص درآمد (RAP) تأیید شده — میتواند منجر به اقدامات اجرایی NIGC (کمیسیون ملی بازیهای بومیان) و پیامدهای مالیاتی برای قبیله و اعضای آن شود. تیم حسابداری کازینو معمولاً این تصمیمات تخصیص را اتخاذ نمیکند، اما گزارشهایی را تهیه میکند که شورای قبیله برای تصمیمگیری از آنها استفاده میکند، و رویههای توافقشده (AUP) انتقال وجه از کازینو به دولت قبیلهای را برای تأیید طبقهبندی صحیح ردیابی میکنند.
نظارت، حسابرسی فناوری اطلاعات و سیستم حسابداری اسلات
سالنهای مدرن کلاس III بر روی سیستمهای حسابداری اسلات (SAS، سیستمهای مدیریت کازینو، رهگیری بازیکن) اجرا میشوند که هر تراکنش ورود سکه (coin-in)، خروج سکه (coin-out)، جکپات و تراکنشهای TITO را به صورت الکترونیکی ثبت کرده و مستقیماً از طریق یک سند روزنامه شبانه به دفتر کل ارسال میکنند. سه نقطه کنترلی شایسته توجه مستمر در حسابرسی داخلی هستند:
- لاگهای تغییر سیستم. هر وصله (patch)، تغییر پیکربندی و تنظیم ذخیره نظری بازی (theoretical-hold) ثبت شده و به یک دستور کار مستند متصل میشود. یک تغییر ثبتنشده در ذخیره نظری اسلات میتواند اختلاس را برای ماهها پنهان کند.
- بدهیهای رهگیری بازیکن. امتیازات وفاداری یک بدهی درآمد معوق محسوب میشوند — هر امتیاز کسب شده، یک تعهد بازخرید در آینده است. فرض ابطال (درصد امتیازاتی که انتظار میرود بدون استفاده منقضی شوند) به یک مبنای مستند و بررسی دورهای نرخهای واقعی بازخرید نیاز دارد.
- شناوری بلیطهای TITO. بلیطهای پرداختنشده بدهیهای کوتاهمدت هستند تا زمانی که بازخرید شوند یا منقضی گردند (معمولاً ۳۰ تا ۱۸۰ روز بسته به قوانین ایالتی و قراردادها). ارزش بلیطهای منقضی شده تنها پس از مستندسازی تحلیل انقضا به حساب درآمد منتقل میشود.
ضبطهای نظارتی (Surveillance) دارای الزامات نگهداری هستند (اغلب حداقل هفت روز، و برای موارد تحت بازرسی طولانیتر). حسابداری مرتبط با آن ضبطها — گزارشهای مغایرت، پرداختهای جکپات، تراکنشهای قفسه (Cage) — رشته مستنداتی را حفظ میکند که حسابرس میتواند از هر دو طرف آن را ردیابی کند.
حسابرسی داخلی، حسابرسی مستقل و AUP
استانداردهای MICS (حداقل استانداردهای کنترل داخلی) مستلزم یک واحد حسابرسی داخلی مستقل از عملیات هستند که به کمیسیون بازی قبیلهای یا یک کمیته حسابرسی گزارش دهد و حداقل به صورت سالانه آزمونهای مستندی از قفسه، شمارش، اسلات، میزها، نظارت، کنترل کلیدها، یکپارچگی EPROM/نرمافزار و انطباق با عنوان ۳۱ (Title 31) انجام دهد. یافتهها به صورت کتبی گزارش میشوند، پاسخ مدیریت الزامی است و گزارش در صورت درخواست در اختیار NIGC قرار میگیرد.
یک بار در سال، یک حسابدار رسمی (CPA) مستقل، رویههای توافقشده MICS (AUP) را اجرا میکند — که یک حسابرسی صورتهای مالی نیست، بلکه یک آزمون رویهای برای انطباق با MICS است. CPA یافتهها را به کمیسیون بازی قبیلهای، قبیله و NIGC گزارش میدهد. یک حسابرسی سالانه صورتهای مالی مجزا تحت استانداردهای GAAS ظرف ۱۲۰ روز پس از پایان سال مالی به NIGC ارائه میشود. در کنار هم، AUP و حسابرسی مالی روشی هستند که NIGC از طریق آنها آنچه را که دوربینهای نظارتی در زمان واقعی کنترل میکنند، بر روی کاغذ تأیید میکند.
دفاتر کازینوی خود را آماده حسابرسی نگه دارید
چه مدیریت قفسه را بر عهده داشته باشید، چه دفاتر را در پایان هر ماه ببندید یا در کمیته حسابرسی حضور داشته باشید، دفتر کل جایی است که کنترلها در آن قابل اثبات میشوند. Beancount.io حسابداری دوطرفه و متن-سادهای را فراهم میکند که شفاف، دارای کنترل نسخه و آماده برای هوش مصنوعی است — به طوری که هر طبقهبندی مجدد، سند مغایرت و ردیف کسر مالیات سرانه، یک اثر دائمی و قابل مقایسه (diff-able) بر جای میگذارد که یک رگولاتور یا حسابرس داخلی میتواند بدون کمک فروشنده نرمافزار آن را ردیابی کند. به صورت رایگان شروع کنید و همان نظمی را که تیم نظارتی شما در سالن اجرا میکند، به دفترهای پشتیبان آنها بیاورید.
منابع:
- ارزیابی کنترل داخلی | کمیسیون ملی بازیهای بومیان
- eCFR :: ۲۵ CFR بخش ۵۴۲ -- استانداردهای حداقل کنترل داخلی
- eCFR :: ۲۵ CFR بخش ۵۴۳ -- استانداردهای حداقل کنترل داخلی برای بازیهای کلاس II
- سوالات متداول برای دولتهای قبیلهای بومی در مورد کازینوها | IRS
- قانون مالیات بازیها و مسائل قانون رازداری بانکی برای دولتهای قبیلهای بومی (نشریه ۳۹۰۸ IRS)
- عنوان ۳۱ ضد پولشویی | IRS
- سوالات متداول برای دولتهای قبیلهای بومی در مورد توزیع درآمد بازیها | IRS
- کنترلهای داخلی و تفکیک وظایف در قفسه کازینو — ACGCS
- مقررات کازینو تحت قانون رازداری بانکی — ویکیپدیا
- کازینوهای قبیلهای اطلاعات درآمد بازی خود را با NIGC به اشتراک میگذارند — CLA