Una publicación con la etiqueta "salario razonable"

Si dirige una S-corp y trabaja en ella, el IRS espera que reciba salarios W-2 antes de recibir distribuciones de propietario. La frase clave que rige todo este proceso es “compensación razonable”. Hacerlo mal puede llevar a costosos ajustes y multas fiscales.

Aquí le mostramos lo que significa "razonable" en la práctica, y cómo rastrearlo de forma limpia y defendible en su libro mayor de Beancount.

Lo que el IRS Realmente Requiere​

Las reglas son sencillas: los empleados-accionistas deben recibir una compensación razonable por sus servicios antes de recibir distribuciones que no sean salarios. Pagarse a sí mismo muy poco (o nada en absoluto) mientras recibe grandes distribuciones es una señal de alerta importante. El IRS puede, y a menudo lo hace, reclasificar esas distribuciones como salarios, lo que le afecta con impuestos atrasados sobre la nómina y multas.

Esta no es una regla nueva u oscura. El IRS la ha enfatizado durante años, especialmente en su Hoja Informativa FS-2008-25, que aclara que los funcionarios corporativos que realizan más que servicios menores deben ser tratados como empleados a efectos del impuesto FICA. En su Formulario 1120-S anual, la remuneración de los funcionarios se declara en la Línea 7 (“Compensación de Funcionarios”), y las instrucciones establecen explícitamente que estas cantidades se consideran salarios en la medida en que sean por una compensación razonable.

Los tribunales respaldan esto constantemente. En el caso histórico Watson v. United States, un CPA se pagó a sí mismo un salario de solo $24,000 mientras recibía importantes distribuciones de su rentable empresa. El tribunal se puso del lado del IRS, reclasificando la mayoría de esas distribuciones como salarios sujetos a impuestos sobre el empleo.

Cómo Estimar un Salario Razonable (Simple, Defendible)​

Entonces, ¿cómo se determina una cifra "razonable"? Piénselo de esta manera: ¿qué tendría que pagarle a otra persona para que hiciera el trabajo que usted realmente hace, en su mercado, con su experiencia? El IRS considera esto como un problema de valoración, y hay varias maneras de sentido común para llegar a una cifra defendible.

Aquí hay un flujo de trabajo pragmático:

1. Comience con las Comparaciones de Mercado: Este es su punto de referencia. Utilice recursos como Glassdoor, la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) o rangos salariales de reclutadores para encontrar datos de puestos comparables en su área geográfica.
2. Tenga en cuenta su Rol y División del Tiempo: La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas desempeñan múltiples funciones. Reconozca esto ponderando su salario en función del tiempo que dedica a las diferentes funciones. Por ejemplo, podría ser 60% ingeniero de software y 40% gerente de producto.
3. Realice una Comprobación de la Capacidad de Pago: La salud financiera de su empresa es importante. Una empresa con pérdidas puede no ser capaz de soportar un salario del cuartil superior. Sin embargo, reportar cero salarios mientras realiza servicios sustanciales rara vez es justificable.
4. Documente Todo: Guarde sus fuentes, notas y cálculos. Esta documentación es su primera línea de defensa en una auditoría. (Más sobre esto a continuación).

Hoja de Cálculo Rápida (Ilustrativa)​

Veamos un ejemplo:

• Salario de Mercado: Usted encuentra que el salario medio local para un Ingeniero Senior es de $140,000** y para un Gerente de Producto es de **$120,000.
• Su División del Tiempo: Usted estima que su tiempo es 60% ingeniería y 40% gestión de producto.
• Salario Base Ponderado: $(0.60 \\times$140,000) + (0.40 \times $120,000) =$84,000 + $48,000 =$132,000$.
• Decisión Final: Basándose en los márgenes actuales de su empresa, usted decide un salario de $125,000 y planea revisarlo anualmente.

Para contexto, las tasas de impuestos sobre la nómina de 2025 son 6.2% para el Seguro Social sobre salarios de hasta $176,100 y 1.45% para Medicare sobre todos los salarios. Tanto el empleado como el empleador pagan estas cantidades.

Errores Comunes que Debe Evitar​

Evite estos errores comunes que pueden atraer el escrutinio del IRS:

• Recibir Distribuciones Antes de los Salarios: Si prestó servicios a su S-corp durante el año, debe ejecutar la nómina para sus salarios razonables antes de recibir cualquier distribución.
• Establecer un Salario "Simbólico": Un salario nominal, como $10,000 para un funcionario a tiempo completo de una empresa altamente rentable, es un desencadenante casi seguro para la reclasificación, como se vio en el caso Watson.
• Manejo Incorrecto del Seguro Médico para Accionistas con >2%: Las primas pagadas por el seguro médico para los accionistas que poseen más del 2% de la empresa deben incluirse en sus salarios W-2. Estas cantidades están sujetas al impuesto sobre la renta, pero generalmente están exentas de los impuestos FICA. Coordine con su CPA o proveedor de nómina para asegurarse de que esto se maneje correctamente.

Una Configuración Limpia de Beancount​

Su libro mayor es la herramienta perfecta para mantener una línea clara entre salarios y distribuciones.

Plan de Cuentas Mínimo​

Assets:Bank:Operating
Expenses:Payroll:Wages
Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity
Expenses:Payroll:Employer:Medicare
Liabilities:Payroll:Withholding:Federal
Liabilities:Payroll:Withholding:SocialSecurity
Liabilities:Payroll:Withholding:Medicare
Equity:Distributions

Ejemplo de Contabilizaciones​

Este ejemplo muestra una ejecución de nómina mensual para un salario anual de $150,000 ($12,500/mes), seguido de una distribución separada del propietario. Observe cómo los salarios se registran como un gasto comercial, mientras que las distribuciones son una reducción del patrimonio.

; Ejecutar nómina mensual (lado de la empresa + retenciones)
2025-02-28 * "Nómina - Febrero"
  Assets:Bank:Operating                      -10350.00 USD
  Expenses:Payroll:Wages                      12500.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity      775.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:Medicare            181.25 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal     -3000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:SocialSecurity  -775.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Medicare    -181.25 USD

; Distribución del propietario (no salarial)
2025-03-10 * "Distribución de accionistas"
  Assets:Bank:Operating                      -5000.00 USD
  Equity:Distributions                        5000.00 USD

Comprobaciones Útiles con bean-query​

Periódicamente, debe comparar sus salarios del año hasta la fecha con las distribuciones. Esta consulta lo facilita:

; Comparar salarios vs. distribuciones del año hasta la fecha
SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ "Expenses:Payroll:Wages" OR account ~ "Equity:Distributions")
  AND year = 2025
GROUP BY account;

Registro en Papel (Protéjase)​

Si el IRS alguna vez pregunta, querrá que su razonamiento esté documentado.

• Cree una breve nota de compensación cada año. Detalle sus funciones, la división del tiempo, los enlaces a los datos de mercado que utilizó y el salario final que eligió.
• Guarde esta nota en su directorio de Beancount, por ejemplo: docs/comp/YYYY/comp-memo.md.
• Conserve copias de todos los informes de nómina oficiales y sus presentaciones anuales de W-2/W-3.
• Registre su decisión directamente en su libro mayor con una entrada note.

2025-01-15 note "Salario de funcionario establecido en 2025 en $125,000 según las comparaciones de mercado + división de funciones. Ver docs/comp/2025/comp-memo.md"

Preguntas Frecuentes (Rápidas)​

• ¿Puede mi salario ser $0 si mi empresa perdió dinero? 📉 Si realizó servicios significativos, el IRS aún espera que se le pague un salario razonable por ese trabajo. Si el flujo de caja es un problema grave, obtenga asesoramiento profesional sobre cómo proceder.
• ¿Con qué frecuencia debo revisar mi salario? 🗓️ Al menos anualmente. También debe reevaluarlo cada vez que su función, responsabilidades o el mercado cambien significativamente.
• ¿Qué sucede si soy la única persona en la empresa? 🙋 Incluso si es un operador único, sigue siendo un empleado de su S-corp. Debe ejecutar la nómina formal si trabaja en la empresa.

Esta guía proporciona información general y no sustituye el asesoramiento fiscal profesional. Siempre consulte con un CPA calificado para abordar su situación financiera específica.