IRS erhöht High-Low Per Diem auf 329 $/230 $ zum 1. Oktober: Was Notice 2026-60 für Ihren Accountable Plan bedeutet

Ihr Mitarbeiter fliegt am 2. Oktober zu einem Kundentermin, und Sie erstatten die Reise mit demselben Tagessatz, den Sie den ganzen Sommer über verwendet haben. Nichts sieht anders aus — bis Ihre Jahresabschlussprüfung zeigt, dass jede Erstattung seit Oktober auf Basis der IRS-Sätze des Vorjahres berechnet wurde und die Behandlung des Überschusses in Ihren Büchern in die entgegengesetzte Richtung falsch ist als erwartet. Die IRS hat nun die vereinfachten Per-Diem-Sätze für das Reisejahr Oktober 2026 bis September 2027 erhöht, und wenn Ihr Accountable Plan die alten Zahlen fest einprogrammiert hat, ist der 1. Oktober der Tag, an dem er stillschweigend veraltet.

Am 24. September 2026 veröffentlichte die IRS die Notice 2026-60 und legte damit die speziellen Per-Diem-Sätze für den Zeitraum vom 1. Oktober 2026 bis zum 30. September 2027 fest. Hier erfahren Sie, was sich geändert hat, wie die High-Low-Methode funktioniert und welche Aktualisierungen Ihre Erstattungsrichtlinie und Buchhaltung vor der ersten Oktoberreise benötigen.

Was sich zum 1. Oktober geändert hat​

Die wichtigste Änderung betrifft die High-Low-Substantiierungsmethode — die vereinfachte Alternative, mit der Arbeitgeber Unterkunft, Mahlzeiten und Nebenkosten (M&IE) für Reisen innerhalb der kontinentalen Vereinigten Staaten (CONUS) mit einem von zwei Pauschalsätzen pro Tag erstatten können, anstatt den Bundessatz für jede Stadt nachzuschlagen.

Einige Dinge stechen hervor. Die Gesamtpauschalen stiegen moderat — 10 $ pro Tag in High-Cost-Städten, 5 $ anderswo — während alle Mahlzeiten- und Nebenkostenkomponenten exakt gleich blieben. Das bedeutet, dass die gesamte Erhöhung auf Unterkunftskosten zurückzuführen ist. Für einen Mitarbeiter, der 20 Nächte pro Jahr in High-Cost-Städten verbringt, beträgt die zusätzliche Pauschale etwa 200 $ pro Jahr: kein entscheidungsveränderndes Geld, aber genug, dass eine Richtlinie, die noch 319 $ angibt, jede Reise zu niedrig erstattet (oder falsch meldet).

Auch die Schwelle, ab der ein Gebiet als High-Cost-Gebiet gilt, hat sich nach oben verschoben. Ein Gebiet qualifiziert sich jetzt, wenn sein Bundessatz für Per Diem 280 $ oder mehr beträgt, gegenüber 272 $ im Vorjahr — eine Erinnerung daran, dass die High-Low-Liste den zugrunde liegenden Bundes-Unterkunftssätzen folgt, nicht einer festen Liste teurer Städte.

Die High-Cost-Gebietsliste wurde durchgeschüttelt​

Da sich die Reisekosten jedes Jahr verschieben, überarbeitet die IRS die High-Cost-Gebietsliste jährlich. Für 2026–2027:

Zur High-Cost-Liste hinzugefügt:

• Tucson, Arizona
• San Mateo, Foster City und Belmont, Kalifornien
• Albuquerque, New Mexico
• Cody, Wyoming

Von der Liste entfernt:

• Panama City, Florida — wird jetzt mit dem Satz von 230 $ für „sonstige Gebiete" erstattet

Saisonale Zeitfenster geändert für fünfzehn Gebiete, die den High-Cost-Status behielten, aber nur für einen anderen Teil des Kalenderjahres, darunter Napa, South Lake Tahoe und Yosemite National Park in Kalifornien; Aspen, Steamboat Springs und Telluride in Colorado; Fort Myers in Florida; Falmouth in Massachusetts; Toms River in New Jersey; New York City; Philadelphia; und Hilton Head in South Carolina.

Die Änderungen der saisonalen Zeitfenster sind das Detail, das einem Kleinunternehmen am ehesten zum Verhängnis wird. Wenn Ihr Mitarbeiter jedes Jahr dieselbe Jahreskonferenz in derselben Stadt besucht, kann der korrekte Satz von einem Jahr zum nächsten kippen — oder sogar davon abhängen, in welchen Monat die Veranstaltung fällt. Wenn eine Reise die Grenze überschreitet, folgt der Satz dem Status des Gebiets an jedem Reisetag, sodass eine einzelne Spesenabrechnung legitim 329 $-Tage und 230 $-Tage mischen kann. Ihr Erstattungsformular sollte Reisedaten pro Tag erfassen, nicht nur eine Gesamtsumme der Reise, damit der richtige Satz auf jede Nacht angewendet wird.

Wie die High-Low-Methode tatsächlich funktioniert​

Die High-Low-Methode ist eine von zwei Möglichkeiten, Per-Diem-Sätze zur Substantiierung zu nutzen. Die reguläre Methode verwendet den exakten Bundes-Per-Diem-Satz für das jeweilige Reisegebiet; die High-Low-Methode fasst das ganze Land in die beiden oben genannten Pauschalsätze zusammen. Arbeitgeber wählen die Methode pro Mitarbeiter und müssen die gewählte Methode konsequent anwenden — Sie können nicht High-Low für eine Reise und stadtsspezifische Bundessätze für die nächste Reise desselben Mitarbeiters im selben Kalenderjahr verwenden.

Zu verstehen, was Per Diem beweist und was nicht, ist wesentlich:

Per Diem substantiiert den Betrag — und nur den Betrag. Wenn Sie im Rahmen eines Accountable Plans zum oder unter dem anwendbaren Bundessatz erstatten, gilt der Dollarbetrag als substantiiert. Es ist keine Hotelrechnung erforderlich, um die Zahl zu belegen.

Sie müssen weiterhin Zeit, Ort und geschäftlichen Zweck substantiieren. Für jede Reise benötigen Ihre Unterlagen weiterhin die Reisedaten, das Ziel und den geschäftlichen Grund. Eine Per-Diem-Zahlung ohne Aufzeichnung darüber, wohin jemand gereist ist oder warum, ist nicht substantiiert, und die Abkürzung „wir zahlen Per Diem, also brauchen wir keine Unterlagen" ist eine der häufigsten Arten, wie Kleinunternehmen die Steuerfreiheit verlieren.

Beträge über dem Bundessatz sind Lohn. Wenn Sie mehr als den anwendbaren Satz erstatten, wird der Überschuss als steuerpflichtige Vergütung behandelt: Er muss als Lohn gemeldet, dem Lohnsteuerabzug unterworfen und in Formular W-2 aufgenommen werden. Dies ist der mechanische Grund, warum Ihre Richtlinie die Änderung zum 1. Oktober nachverfolgen muss — die Grenze zwischen steuerfreier Erstattung und steuerpflichtigem Lohn hat sich gerade um 10 $ und 5 $ pro Tag verschoben.

Unterkunft, Mahlzeiten und Nebenkosten gehören zusammen. Die Beträge von 329 $ und 230 $ decken Unterkunft plus Mahlzeiten und Nebenkosten (M&IE) ab. Wenn Sie die Unterkunft zu tatsächlichen Kosten erstatten und Per Diem nur für Mahlzeiten wünschen, gelten stattdessen die M&IE-only-Sätze (86 $ High-Cost, 74 $ anderswo). Nebenkosten — Trinkgelder an Gepäckträger, Kofferträger und Hotelpersonal — können auch allein mit 5 $ pro Tag erstattet werden, wenn dies alles ist, was Sie abdecken.

Die Accountable-Plan-Regeln, die Erstattungen steuerfrei halten​

Per-Diem-Sätze führen nur innerhalb eines Accountable Plans zu steuerfreien Erstattungen. Ohne einen solchen ist jede Erstattung ab dem ersten Dollar Lohn, unabhängig vom Satz. Ein Accountable Plan muss drei Anforderungen erfüllen:

1. Geschäftlicher Bezug. Erstattungen decken nur Ausgaben ab, die für Ihr Unternehmen anfallen — abzugsfähige betriebliche Aufwendungen von Mitarbeitern, die bei der Erbringung von Leistungen für Sie gezahlt oder angefallen sind.

2. Substantiierung. Mitarbeiter weisen jede Ausgabe innerhalb einer angemessenen Frist nach: den Betrag (gilt als substantiiert zum oder unter dem Bundessatz) sowie Zeit, Ort und geschäftlichen Zweck, wie oben beschrieben dokumentiert.

3. Rückgabe des Überschusses. Mitarbeiter geben jeden Betrag zurück, der über die substantiierten Ausgaben hinaus gezahlt wurde, und zwar innerhalb einer angemessenen Frist. Vorschüsse für eine stornierte Reise oder Vorschüsse, die die Pauschale nach Bundessatz übersteigen, müssen zurückgezahlt werden — andernfalls scheitert der Plan und die Zahlungen werden zu Lohn.

„Angemessene Frist" hat regulatorische Safe Harbors, die viele Kleinunternehmen direkt übernehmen: Vorschüsse innerhalb von 30 Tagen nach der Ausgabe, Substantiierung innerhalb von 60 Tagen nach Zahlung oder Anfall der Ausgabe und Rückgabe des Überschusses innerhalb von 120 Tagen. Wenn Sie diese Fristen in Ihre Richtlinie aufnehmen, beseitigen Sie jede Diskussion darüber, was angemessen bedeutet.

Legen Sie den Plan schriftlich nieder. Die IRS verlangt nicht strikt ein schriftliches Dokument, aber eine nicht schriftliche „wir erstatten Reisen"-Vereinbarung ist nahezu unmöglich zu verteidigen, wenn die drei oben genannten Anforderungen geprüft werden. Eine einseitige Richtlinie, die die Sätze, die von Mitarbeitern einzureichende Substantiierung und die Fristen für Vorschüsse und Überschussrückgaben festhält, ist eine der wertvollsten Seiten in den Unterlagen eines Kleinunternehmens.

Wenn Sie selbstständig sind, sind die Regeln enger​

Die High-Low-Unterkunftspauschale ist für Arbeitgeber konzipiert, die Mitarbeitern Erstattungen zahlen. Wenn Sie Einzelunternehmer, Partner oder LLC-Mitglied mit Besteuerung als eines von beiden sind, können Sie Per Diem nicht verwenden, um Ihre eigene Unterkunft zu substantiieren — Ihre Hotelaufenthalte müssen zu tatsächlichen Kosten mit Belegen abgezogen werden.

Was Sie nutzen können, ist die M&IE-only-Methode: den Bundes-Mahlzeiten- und Nebenkostensatz für Ihr Reiseziel abziehen (86 $ in High-Cost-Gebieten, 74 $ anderswo für 2026–2027), anstatt jede Mahlzeitenrechnung nachzuverfolgen. Mahlzeiten unterliegen weiterhin der unten erläuterten 50%-Begrenzung, und Sie benötigen weiterhin Aufzeichnungen über Zeit, Ort und geschäftlichen Zweck jeder Reise.

Eine häufige Falle: ein S-Corporation-Eigentümer, der auch Angestellter ist. In dieser Doppelrolle kann die Corporation Sie als Angestellten im Rahmen ihres Accountable Plans erstatten — einschließlich Unterkunfts-Per-Diem — was ein deutlich besseres Ergebnis ist als die Einzelunternehmerregel. Aber die Corporation braucht einen echten Accountable Plan mit echter Substantiierung; Eigentümererstattungen ohne Spesenabrechnungen sind eine stehende Einladung zur Umqualifizierung.

Die 50%-Mahlzeitengrenze gilt weiterhin — also teilen Sie Ihre Bücher auf​

Selbst wenn das volle Per Diem für den Mitarbeiter steuerfrei ist, ist der Abzug des Arbeitgebers für den Mahlzeitenanteil nach Section 274(n) auf 50 % begrenzt. Deshalb gibt Notice 2026-60 die Mahlzeitenkomponenten von 86 $ und 74 $ separat an: Dies sind die Beträge, auf die der 50%-Abzug angewendet wird.

Konkret: Bei einer fünftägigen Reise in eine High-Cost-Stadt, die mit 329 $ pro Tag erstattet wird (insgesamt 1.645 $), gelten 430 $ dieser Summe als Mahlzeiten (86 $ × 5) und nur 215 $ davon sind abzugsfähig; die verbleibenden 1.215 $ sind voll abzugsfähig. Wenn Sie die gesamten 1.645 $ geltend machen, überzeichnen Sie den Abzug um 215 $ pro Reise — pro Reise klein, über ein reisendes Team über ein Jahr hinweg wesentlich.

Hier zählt Buchhaltungsdisziplin mehr als Steuerwissen. Ihre Bücher sollten die Unterkunfts- und Mahlzeitenkomponenten jeder Per-Diem-Erstattung von Anfang an als separate Buchungen erfassen, nicht als einzelne „Reise"-Position, die Sie versprechen, zur Steuerzeit aufzuteilen. Niemand rekonstruiert diese Aufteilung im April zuverlässig. Wenn Ihr Kontenplan getrennte Kategorien für Reise-Unterkunft und Reise-Mahlzeiten hat und jede Spesenabrechnung auf beide bucht, ergibt sich die 50%-Begrenzung automatisch aus dem Hauptbuch, anstatt eine fehleranfällige Übung zum Jahresende zu erfordern.

Häufige Fehler, die Per Diem in steuerpflichtigen Lohn verwandeln​

• Erstattung über dem Satz ohne Lohnbehandlung. Der mechanischste Fehler: Die Richtlinie gibt noch 319 $ an, der tatsächliche Bundessatz ist 329 $, und niemand bemerkt es — oder umgekehrt, nachdem ein Gebiet von der High-Cost-Liste entfernt wurde. Panama-City-Reisen, die nach dem 1. Oktober mit 329 $ erstattet werden, überzahlen um 99 $ pro Tag, und der Überschuss ist Lohn.
• Kein schriftlicher Accountable Plan. Mündliche Vereinbarungen scheitern bei Prüfung an den Substantiierungs- und Überschussrückgabe-Tests. Schreiben Sie die einseitige Richtlinie.
• Fehlende Aufzeichnungen zum geschäftlichen Zweck. Per Diem deckt nur den Betrag ab. Spesenabrechnungen benötigen Daten, Reiseziel und geschäftlichen Grund für jede Reise.
• Verwendung von High-Low-Unterkunfts-Per-Diem für Eigentümer oder Auftragnehmer. Selbstständige und unabhängige Auftragnehmer können Per Diem nicht für Unterkunft nutzen. Die Zahlung eines „329 $/Tag all-in"-Satzes an einen 1099-Auftragnehmer schafft für diesen keinen Per-Diem-Abzug — es ist einfach Bruttoeinkommen, das er meldet und gegen das er tatsächliche Ausgaben abzieht.
• Methodenmix für denselben Mitarbeiter mitten im Jahr. Wählen Sie High-Low oder gebietsspezifische Bundessätze pro Mitarbeiter für das Kalenderjahr und bleiben Sie dabei, vorbehaltlich der Übergangsregeln für das letzte Quartal.
• Die 50%-Mahlzeitengrenze vergessen. Der Abzug des vollen Per-Diem-Betrags überzeichnet die Abzüge in jeder Steuererklärung, die das Unternehmen einreicht.
• Saisonale Zeitfenster ignorieren. Ganzjährige High-Cost-Behandlung für ein Gebiet, das die Notice auf einen Teil des Jahres beschränkt, überzahlt jede Reise außerhalb der Saison.

Was vor dem 1. Oktober zu aktualisieren ist​

Arbeiten Sie diese kurze Checkliste diese Woche durch, bevor der erste Oktober-Reisebericht auf Ihrem Schreibtisch landet:

1. Aktualisieren Sie die Sätze in Ihrer schriftlichen Richtlinie auf 329 $ High-Cost und 230 $ sonstiges CONUS für Reisen am oder nach dem 1. Oktober 2026, unter Beibehaltung der Mahlzeitenaufteilung 86 $/74 $ und des 5 $-Satzes für reine Nebenkosten.
2. Aktualisieren Sie die High-Cost-Gebietsliste in der Richtlinie — fügen Sie Tucson, San Mateo/Foster City/Belmont, Albuquerque und Cody hinzu; verschieben Sie Panama City auf den Standardsatz; und markieren Sie die fünfzehn saisonalen Zeitfensteränderungen für Städte, die Ihr Team tatsächlich besucht.
3. Bestätigen Sie, dass Ihr Spesenabrechnungsformular Daten und Reiseziele pro Tag erfasst, damit gemischte Sätze und saisonale Grenzen korrekt bepreist werden.
4. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Lohnprozess den Überschuss über den Bundessatz als Lohn behandelt, einschließlich Vorschüssen, die die Pauschale übersteigen, und nicht zurückgegebenem Überschuss.
5. Teilen Sie Unterkunft und Mahlzeiten in Ihrem Kontenplan auf, falls noch nicht geschehen, damit die 50%-Mahlzeitenbegrenzung aus dem Hauptbuch berechnet wird statt aus dem Gedächtnis.
6. Informieren Sie alle, die Reisen genehmigen — Manager, die Berichte unterzeichnen, müssen die neuen Zahlen kennen, nicht nur der Buchhalter, der sie bucht.

Wenn Sie die reguläre Bundes-Per-Diem-Methode statt High-Low verwenden, ist die begleitende Aktualisierung die GSA-Veröffentlichung der Sätze für das Haushaltsjahr 2027, die die Unterkunfts- und M&IE-Tabellen auf Gebietsebene im selben Zyklus zum 1. Oktober zurückgesetzt hat.

Halten Sie Ihre Reiseausgaben vom ersten Tag an prüfungssicher​

Per Diem vereinfacht die Betragsfrage, konzentriert aber alles andere — Daten, Reiseziele, geschäftlichen Zweck, die Unterkunft-Mahlzeiten-Aufteilung, Überschussbehandlung — in Ihren Unterlagen. Die Unternehmen, die eine Prüfung der Reisekosten mühelos bestehen, sind nicht die mit der cleversten Richtlinie; es sind die, deren alltägliche Buchhaltung die Komponenten jeder Reise vollständig und konsistent erfasst.

Während Sie Ihren Accountable Plan für die neuen Sätze aktualisieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzunterlagen Schritt halten. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt — keine Blackbox, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute zur Plain-Text-Buchhaltung wechseln.