Hier ist etwas, das die meisten Kleinunternehmer überrascht: Die IRS-Publikation, die jahrzehntelang abzugsfähige Betriebsausgaben definierte, gibt es nicht mehr. Wenn Sie heute die alte Seite der Publication 535 besuchen, landen Sie stattdessen auf einem „Guide to business expense resources" – die IRS hat Publication 535 nach der Überarbeitung von 2022 eingestellt und ihre Kapitel über ein Dutzend anderer Publikationen verteilt.
Doch der Zwei-Wörter-Test im Herzen dieser Publikation lebt weiter, denn er stammt aus dem Steuergesetz selbst, nicht aus der Broschüre. Section 162(a) erlaubt den Abzug „aller gewöhnlichen und notwendigen Ausgaben, die während des Steuerjahres bei der Ausübung eines Gewerbes oder Geschäfts gezahlt oder angefallen sind". Jeder Dollar, den Sie abziehen – Miete, Software, Fahrleistung, Versicherung –, muss diese beiden Wörter bestehen. Hier erfahren Sie, was sie tatsächlich bedeuten, wo die alten Regeln heute zu finden sind und wie Sie Ihre Abzüge verteidigungsfähig halten.
„Gewöhnlich" bedeutet normal für Ihre Branche, nicht für Unternehmen im Allgemeinen
Eine gewöhnliche Ausgabe ist eine, die in Ihrem Gewerbe oder Geschäft üblich und anerkannt ist. Der entscheidende Begriff ist Ihr Gewerbe oder Geschäft. Der Test ist branchenspezifisch, was in beide Richtungen wirkt.
Eine freiberufliche Fotografin, die für ein Hochzeitsshooting eine Objektivmiete von 3.000 $ abzieht? Gewöhnlich – Kunden erwarten professionelle Ausrüstung. Eine Buchhaltungsfirma, die Courtside-Saisontickets als „Kundenpflege" abzieht? Mit ziemlicher Sicherheit nicht gewöhnlich für Buchhalter, auch wenn Saisontickets für eine Sportmarketing-Agentur unauffällig sein mögen. Die IRS und die Gerichte fragen, wofür Unternehmen wie Ihres normalerweise Geld ausgeben, nicht wofür Unternehmer im Allgemeinen Geld ausgeben.
Deshalb überstehen branchenspezifische Ausgaben, die von außen seltsam wirken, in der Regel die Prüfung: Spezialwerkzeuge, Beiträge zu Branchenverbänden, Branchenzertifizierungen, Schutzausrüstung. Wenn alle Ihre Wettbewerber dafür zahlen, können Sie es einem Prüfer in einem Satz erklären. Wenn niemand in Ihrem Bereich jemals dafür gezahlt hat, brauchen Sie eine viel bessere Geschichte – was Ihr erstes Warnsignal dafür ist, dass die Ausgabe den Test möglicherweise nicht besteht.
„Notwendig" bedeutet hilfreich, nicht unentbehrlich
Eine notwendige Ausgabe ist eine, die für Ihr Gewerbe oder Geschäft hilfreich und angemessen ist. Sie muss nicht unentbehrlich sein. Sie müssen nicht beweisen, dass Ihr Unternehmen ohne sie zusammenbrechen würde – nur, dass ein vernünftiger Unternehmer in Ihrer Lage den Sinn darin erkennen könnte.
Dieses Projektmanagement-Abonnement, die Coworking-Mitgliedschaft, die Sie aus einer lauten Wohnung holt, der Weiterbildungskurs, der Ihre Kenntnisse aktuell hält: Nichts davon ist zwingend erforderlich, um den Betrieb am Laufen zu halten, und all das kann notwendig sein. Die IRS darf Ihr unternehmerisches Urteil nicht infrage stellen und eine billigere Alternative an ihre Stelle setzen. Wenn die Ausgabe dem Unternehmen wirklich dient, ist „Sie hätten es billiger haben können" kein gültiger Einwand.
Es gibt eine wichtige Einschränkung. Während das Gesetz nichts darüber sagt, dass eine Ausgabe „zu hoch" sei, unterliegen Vergütungen und einige andere Kategorien einer Angemessenheitsgrenze – Section 162(a)(1) erlaubt nur „eine angemessene Vergütung für Gehälter oder andere Entgelte für tatsächlich erbrachte persönliche Dienstleistungen". Wenn Sie Ihrem Teenager 60.000 $ Gehalt für gelegentliche Ablagearbeiten zahlen, erregt das genau die Aufmerksamkeit, die Sie erwarten würden. Notwendig gibt Ihnen Spielraum; es gibt Ihnen keinen Blankoscheck.
Wo die Regeln der Publication 535 heute zu finden sind
Seit die IRS die Publication 535 eingestellt hat, ist ihr Material anderen Ressourcen zugeordnet. Die alten Kapitel haben sich inhaltlich nicht geändert – sie sind umgezogen. Hier finden Sie jetzt die Themen, nach denen Eigentümer am häufigsten fragen:
| Was Sie abziehen | Wo die Regeln heute zu finden sind |
|---|---|
| Allgemeine Betriebsausgaben (Schedule-C-Filer) | Publication 334, Tax Guide for Small Business |
| Löhne von Mitarbeitern und Beschäftigungsgutschriften | Publication 334, plus Formulare 5884, 8844, 8994 für Gutschriften |
| Miete, Zinsen und Steuern | Publication 334; Publication 550 für Investitionszinsen |
| Versicherungen, einschließlich Krankenversicherung | Publication 334; die Krankenversicherung für Selbstständige ist zu Formular 7206 geworden |
| Entscheidungen zwischen Abzug und Aktivierung | Publications 544 und 946; Anweisungen zu Formular 4562 |
| Uneinbringliche Forderungen | Publication 334; Tax Topic 453 |
| Reise-, Bewirtungs-, Geschenk- und Kfz-Kosten | Publication 463 |
| Homeoffice | Publication 587 |
| Aufzeichnungspflichten | Publication 583, Starting a Business and Keeping Records |
| Abschreibungen und Amortisation | Publication 946; Formular 4562 |
Zwei Verschiebungen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens: Das Arbeitsblatt zur Krankenversicherung für Selbstständige, das früher in Publication 535 stand, ist jetzt ein eigenes Formular – Formular 7206 –, sodass dort die Berechnung erfolgt, wenn Sie Krankenprämien für sich selbst abziehen. Zweitens: Publication 334 ist praktisch zum Standardausgangspunkt für Einzelunternehmer geworden; setzen Sie ein Lesezeichen, so wie Sie früher Publication 535 mit einem Lesezeichen versehen haben.
Was den Test in der Praxis besteht
Das meiste, was ein Kleinunternehmen ausgibt, fällt in eine Handvoll Kategorien, die eindeutig beide Hälften des Tests erfüllen:
- Gehälter, Löhne und Zahlungen an Auftragnehmer – abzugsfähig, wenn angemessen und für tatsächlich erbrachte Leistungen, einschließlich des Arbeitgeberanteils an den Lohnsteuern.
- Miet- und Leasingzahlungen – für Büro, Laden, Studio oder Ausrüstung, die Sie nutzen, aber nicht besitzen.
- Material, Software und Abonnements – von der Büroklammer bis zur Buchhaltungsplattform und zum Cloud-Hosting, die den Betrieb am Laufen halten.
- Professionelle Dienstleistungen – Rechts-, Steuererklärungs-, Buchhaltungs- und Beratungshonorare mit Bezug zum Unternehmen.
- Versicherungsprämien – Haftpflicht, Sach-, Betriebsunterbrechungs-, Arbeiterunfallversicherung und Krankenversicherung im Rahmen der geltenden Regeln.
- Werbung und Marketing – Website-Kosten, Online-Anzeigen, Beschilderung und Sponsoring, die das Unternehmen bewerben.
- Betriebssteuern und Lizenzen – abgesehen von der Umsatzsteuer, die Sie einziehen und abführen, umfassen abzugsfähige Steuern den Arbeitgeberanteil an Social Security und Medicare, die staatliche Arbeitslosensteuer und Gewerbelizenzgebühren.
- Zinsen auf Geschäftsschulden – vorbehaltlich der Zinsabzugsbegrenzung nach Section 163(j) für größere Unternehmen.
Beachten Sie, was diese gemeinsam haben: Jede ist in ihrer Branche üblich, für den Betrieb hilfreich und bei der Ausübung des Geschäfts angefallen. Der letzte Punkt ist wichtiger, als viele denken. Ausgaben vor der Geschäftseröffnung und hobbyähnliche Aktivitäten werden anders behandelt, was uns zu den Fallstricken bringt.
Die Grenzen, die sonst gute Abzüge schmälern
Den Test „gewöhnlich und notwendig" zu bestehen, ist notwendig, aber nicht immer ausreichend. Mehrere Kategorien bestehen den Test, unterliegen aber eigenen Obergrenzen und Ausnahmen:
- Geschäftliche Bewirtung ist in der Regel zu 50 % abzugsfähig. Der vorübergehende 100-prozentige Abzug für Restaurantmahlzeiten ist nach 2022 ausgelaufen. Die Mahlzeit muss weiterhin gewöhnlich und notwendig sein – und darf nicht üppig oder verschwenderisch sein –, und dann ziehen Sie die Hälfte ab.
- Unterhaltung ist praktisch verschwunden. Seit dem Tax Cuts and Jobs Act sind Aufwendungen für Unterhaltung, Vergnügung oder Erholung – Sportveranstaltungen, Theaterkarten, Golfausflüge – nicht abzugsfähig, selbst wenn Kunden anwesend sind. Etikettieren Sie sie nicht einfach als Bewirtung oder Marketing um.
- Geschäftsgeschenke sind auf 25 $ pro Empfänger und Jahr begrenzt. Diese Obergrenze hat sich seit Jahrzehnten nicht bewegt und deckt kaum mehr als eine Aufmerksamkeit ab. Beträge darüber sind schlicht nicht abzugsfähig.
- Pendeln und Alltagskleidung sind privat. Die Fahrt von zu Hause zu Ihrem regulären Arbeitsplatz ist Pendeln, nicht Geschäftsreise, und Kleidung, die für den Alltag geeignet ist, ist nicht abzugsfähig, selbst wenn Sie sie nur zur Arbeit tragen. Abzugsfähige Uniformen und Schutzausrüstung sind die Ausnahme, weil sie nicht für gewöhnliches Tragen geeignet sind.
- Bußgelder, Strafen und politische Beiträge sind ausgeschlossen. Staatliche Bußgelder, Parktickets für ein Geschäftsfahrzeug und Beiträge an politische Kampagnen oder Lobbyarbeit fallen durch, unabhängig vom geschäftlichen Motiv.
Gründungsausgaben haben eine eigene Sonderregel, die man kennen sollte, bevor man startet: In der Regel können Sie im ersten Jahr bis zu 5.000 $ Gründungskosten abziehen (dollar-für-Dollar reduziert, sobald die Gründungsausgaben 50.000 $ übersteigen), wobei der Rest über 15 Jahre amortisiert wird. Diese Wahlmöglichkeit existiert gerade deshalb, weil Kosten vor der Eröffnung anfallen, bevor Sie das Geschäft „ausüben".
Jetzt abziehen oder aktivieren? Die Timing-Frage
Selbst wenn eine Ausgabe eindeutig geschäftlich veranlasst ist, können Sie nicht immer den ganzen Betrag in diesem Jahr abziehen. Material und Kosten, die innerhalb des Jahres verbraucht werden, sind laufende Abzüge. Längerlebige Investitionen – Ausrüstung, Fahrzeuge, Gebäude und Verbesserungen, die die Lebensdauer eines Vermögenswerts verlängern oder seinen Wert erhöhen – müssen in der Regel aktiviert und über die Zeit durch Abschreibung zurückgewonnen werden.
Die Grauzone sind Reparaturen versus Verbesserungen. Ein leckendes Dach an Ihrem Mietstudio zu flicken, ist eine Reparatur; das gesamte Dachsystem zu ersetzen, ist eine Verbesserung. Das Büro neu zu streichen, ist Instandhaltung; es zu entkernen und umzubauen, ist eine Wertsteigerung. Die Unterscheidung folgt der Ökonomie: Ausgaben, die die Immobilie in einem gewöhnlich effizienten Betriebszustand halten, sind sofort abzugsfähig, während Ausgaben, die sie besser, größer oder langlebiger machen, aktiviert werden.
Dies in aggressiver Richtung falsch zu machen – einen 40.000-$-Ausbau als Aufwand zu verbuchen – ist eine der häufigsten Anpassungen bei Betriebsprüfungen von Kleinunternehmen. Wenn ein Projekt anfängt, wie eine Verbesserung auszusehen, treten Sie auf die Bremse, schreiben Sie es ordnungsgemäß über Formular 4562 ab und prüfen Sie, ob Ihnen die Sofortabschreibung nach Section 179 einen Großteil desselben Vorteils auf legitime Weise verschafft.
Die Nachweisfalle: Belege schlagen Anspruchsberechtigung
Fragen Sie Steuerberater, warum Abzüge in Betriebsprüfungen sterben, und die meisten geben dieselbe Antwort: schlechte Aufzeichnungen, nicht nicht förderfähige Ausgaben. Eine Ausgabe kann vollkommen gewöhnlich und notwendig sein und dennoch aberkannt werden, weil Sie sie nicht belegen können. Die Beweislast liegt bei Ihnen.
Der Kongress setzt für die missbrauchsanfälligsten Kategorien die Latte höher. Nach Section 274 erfordern Reise-, Bewirtungs-, Fahrzeug- und Geschenkausgaben einen erhöhten Nachweis: Für jeden Posten benötigen Sie den Betrag, Zeit und Ort, den geschäftlichen Zweck und die Geschäftsbeziehung der beteiligten Personen. Kreditkartenabrechnungen allein genügen nicht – sie zeigen Betrag und Ort, sagen aber nichts über den Zweck aus. Ein Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruiertes Fahrtenbuch lädt zur Skepsis ein; ein Fahrtenbuch, das Sie während der Fahrt führen, nicht. Die Gerichte wenden nur eine enge Ausnahme für gutgläubige Schätzungen an (die sogenannte Cohan-Regel), und diese deckt die Kategorien nach Section 274 überhaupt nicht ab – bei Reisen, Bewirtung und Fahrzeugen bedeuten unzureichende Aufzeichnungen keinen Abzug, Punkt.
Die Lösung ist meist Gewohnheit, nicht Aufwand. Erfassen Sie den Beleg im Moment der Ausgabe, notieren Sie den geschäftlichen Zweck, solange er frisch ist – „Mittagessen mit Lieferant betr. Q1-Preise" dauert zehn Sekunden –, und führen Sie ein laufendes Fahrtenbuch, statt im April eines neu zu erstellen. Digitale Kopien sind in Ordnung; die IRS akzeptiert elektronische Aufzeichnungen, solange sie lesbar und vollständig sind. Trennen Sie Geschäftsausgaben auf dedizierte Konten, damit private Transaktionen sich nie mit abzugsfähigen vermischen, und kennzeichnen Sie versehentliche private Belastungen sofort, statt sie zu vergraben.
Entwickeln Sie eine Aufzeichnungsgewohnheit, die eine Betriebsprüfung übersteht
Der Test „gewöhnlich und notwendig" belohnt Unternehmen, deren Bücher eine klare Geschichte erzählen. Wenn jede Ausgabe auf einem gekennzeichneten Konto mit Beleg und angegebenem geschäftlichen Zweck liegt, demonstrieren „in Ihrer Branche üblich und anerkannt" und „hilfreich und angemessen" sich praktisch von selbst. Wenn Ausgaben als nicht gekennzeichnete Kartenbelastungen in einem gemischten Privatkonto liegen, werden selbst legitime Abzüge schwer zu verteidigen.
Ein praktikables System hat vier Teile: dedizierte Geschäftskonten, damit Vermischung gar nicht erst beginnt, Erfassung im Moment der Ausgabe, damit Zwecknotizen zeitnah sind, eine monatliche Überprüfung, bei der Sie alles kategorisieren, solange die Erinnerung frisch ist, und eine Ablage – digital ist in Ordnung –, in der Belege mindestens so lange liegen, wie die IRS sie anfordern kann. Nichts davon erfordert Enterprise-Software. Es erfordert Beständigkeit, und genau die machen reine Text-, versionskontrollierte Bücher leicht zu pflegen.
Behalten Sie jeden Abzug, den Sie verdienen
Das Verständnis des Standards „gewöhnlich und notwendig" bringt Sie den meisten Steuerzahlern voraus, aber der Standard schützt nur Abzüge, die Ihre Aufzeichnungen belegen können. Beancount.io bietet Ihnen reine Text-Buchhaltung mit vollständiger Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten – jede Ausgabe kategorisiert, mit Zeitstempel versehen und durch Ihre eigene Versionshistorie belegt. Starten Sie kostenlos und bauen Sie den Papierweg auf, den Ihre Abzüge verdienen.
