Wie Serviceunternehmen Retainer bepreisen sollten: Auslastung, Realisierungsquote und die Abschreibung, die die Marge untergräbt

Ein Retainer von 5.000 $, der 70 Stunden bei einem Kostensatz von 120$ erfordert, ist ein Verlust, selbst wenn die Rechnung 5.000 $ ausweist. Retainer verbergen zwei Kennzahlen – Auslastung und Realisierung – und die Abschreibung, die sie verbindet, ist der Punkt, an dem die Marge verschwindet.

Zwei Kennzahlen, die zählen​

• Auslastung = abrechenbare Stunden ÷ Gesamtkapazität. 1.200 abrechenbare ÷ 2.000 verfügbare = 60 %. Niedrige Auslastung bedeutet, dass der Retainer ungenutzte Kapazität tragen muss.
• Realisierung = eingezogener Betrag ÷ abrechenbar zum Standardsatz. 150 $/Std. × 40 Std. = 6.000$ Standard, 5.000 $ eingezogen = 83 % Realisierung. Die 17 % sind eine Abschreibung – geleistete Arbeit, die nicht zum Satz vergütet wurde.

Eine hohe Auslastung mit niedriger Realisierung ist Überarbeitung mit Rabatt. Die Lösung liegt im Preis, im Umfang oder in beidem.

Den Retainer bepreisen​

Preis = (erwartete Stunden × Standardsatz × Ziel-Realisierung) mit einem Auslastungspuffer. Beispiel: 30 Std. × 150 $× 90$ eingezogen. Bei 80 % Auslastung muss dieser Betrag von 4.050 $ auch 20 % Leerlaufzeit abdecken, sodass die effektiven Kapazitätskosten pro abrechenbarer Stunde steigen. Viele Firmen legen Retainer anhand der Preise von Wettbewerbern fest, statt auf Basis dieser Rechnung, und wundern sich dann, warum Einstellungen das Modell sprengen.

Die Abschreibungsfalle​

Abschreibungen entstehen durch Scope Creep: die zusätzliche Überarbeitung, der Notruf, das Meeting, das nicht im Leistungsumfang stand. Jedes ist klein; zusammen senken sie die Realisierung von 90 % auf 75 %, ohne eine einzige Preisänderung. Verfolgen Sie Abschreibungen pro Kunde und pro Retainer-Monat – ein Kunde mit 75 % Realisierung bei 5.000 $ist pro Stunde günstiger als ein Kunde mit 95$.

Halten Sie Ihre Finanzen von Anfang an organisiert​

Retainer benötigen ein Hauptbuch, das Stunden, Standardwert, eingezogene Beträge und Abschreibungen pro Kunde und Monat verknüpft. Ohne dies erhöhen Sie die Preise im Blindflug.

Beancount.io hält Zeit, Standard und eingezogene Beträge in einem versionierten Hauptbuch fest, sodass Auslastung und Realisierung pro Retainer vor der nächsten Verlängerung berichtbar sind. Starten Sie kostenlos und machen Sie den nächsten Retainer zu einer bepreisten Kapazität, nicht zu einer geschätzten Gebühr.