Pooled Employer Plans (PEPs): Wie kleine Unternehmen einen 401(k) teilen und Kosten unter dem SECURE Act 2.0 senken

Weniger als die Hälfte der kleinen Unternehmen in den USA bietet ihren Mitarbeitern einen Altersvorsorgeplan an. Die am häufigsten genannten Gründe sind Jahr für Jahr dieselben: 401(k)-Pläne sind teuer in der Einrichtung, kompliziert in der Verwaltung und bringen eine unangenehme rechtliche Haftung für den Eigentümer mit sich. Pooled Employer Plans (PEPs) waren die Antwort des Kongresses auf dieses Problem – und bis Ende 2024 hatten sich bereits mehr als 50.000 Arbeitgeber einem solchen Plan angeschlossen, wobei das PEP-Vermögen 21 Milliarden US-Dollar überschritt und die Teilnehmerzahlen innerhalb eines einzigen Jahres um 49 % stiegen.

Wenn Sie ein Unternehmen mit fünf oder fünfhundert Mitarbeitern führen und das Angebot eines 401(k) aufgeschoben haben, weil sich die Gebühren und der Papierkram wie ein Teilzeitjob anfühlten, ist dies die Struktur, die es zu verstehen gilt.

Was ist ein Pooled Employer Plan?

Ein Pooled Employer Plan (PEP) ist ein einzelner 401(k)-Plan, dem sich mehrere nicht miteinander verbundene Arbeitgeber zusammenschließen. Im Gegensatz zum älteren Multiple Employer Plan (MEP)-Format müssen die teilnehmenden Arbeitgeber in einem PEP nicht derselben Branche, demselben Verband oder derselben Region angehören. Ein Landschaftsgärtner in Ohio kann im selben PEP sein wie eine Marketingagentur in Texas und eine kleine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Oregon.

Der Plan wird von einem Pooled Plan Provider gesponsert, verwaltet und den teilnehmenden Arbeitgebern angeboten, oft als „PPP“ oder „P3“ bezeichnet. Der PPP ist der benannte Treuhänder (Fiduciary), der Planadministrator und die Einheit, die jedes Jahr das Formblatt 5500 im Namen des gesamten Plans einreicht.

PEPs wurden durch den SECURE Act von 2019 geschaffen und nahmen am 1. Januar 2021 den Betrieb auf. Der SECURE Act 2.0, der Ende 2022 verabschiedet wurde und dessen Bestimmungen schrittweise bis 2026 in Kraft treten, ergänzte dies um erhebliche Steuergutschriften und machte PEPs für kleine Arbeitgeber noch attraktiver.

Wie sich PEPs von einem eigenständigen 401(k) unterscheiden

Bei einem traditionellen 401(k) eines einzelnen Arbeitgebers ist der Unternehmensinhaber der Plansponsor. Das bedeutet, dass der Inhaber die Buchführungsstelle (Recordkeeper) wählt, die Anlageauswahl festlegt, das Formblatt 5500 unterschreibt und die ERISA-Treuhänderhaftung für fast jede Entscheidung trägt. Wenn etwas schiefgeht – eine verspätete Einzahlung, ein schlecht gewählter Fonds, eine verpasste Compliance-Prüfung – haftet der Inhaber persönlich.

In einem PEP verlagern sich die meisten dieser Verantwortlichkeiten auf den Pooled Plan Provider. Der PPP:

• Erstellt und pflegt das Plandokument
• Wählt die Anlageauswahl aus und überwacht sie (oft mit einem separaten ERISA 3(38) Investmentmanager)
• Führt jährliche Compliance-Prüfungen durch
• Reicht ein einziges konsolidiertes Formblatt 5500 für den gesamten Plan ein
• Übernimmt Planprüfungen (Audits), wenn die Vermögensschwelle erreicht wird
• Kommuniziert mit den Teilnehmern und verwaltet die Auszahlungen

Die Aufgabe des teilnehmenden Arbeitgebers schrumpft auf eine wesentlich kürzere Liste: die Lohnbeiträge pünktlich überweisen, den Mitarbeitern den Vorteil kommunizieren und den PPP selbst sorgfältig auswählen und überwachen.

Die realen Zahlen: Was PEPs kosten

Das Argument für den Beitritt zu einem PEP läuft oft auf einen einfachen Gebührenvergleich hinaus. Eigenständige kleine 401(k)-Pläne zahlen in der Regel eine Reihe von Gebühren, die sich unbemerkt summieren:

• Buchführungs- und Verwaltungsgebühren: 0,30 % – 0,80 % des Vermögens
• Anlageverwaltungsgebühren für das Fondsangebot: 0,40 % – 1,00 %
• Pauschalgebühren pro Teilnehmer: 30 $– 100$ pro Mitarbeiter und Jahr
• Prüfung des Formblatts 5500 (erforderlich, sobald ein Plan 100 berechtigte Teilnehmer überschreitet): 10.000 $– 20.000$ jährlich

Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und einem Planvermögen von 5 Millionen US-Dollar könnte ein schlecht verhandelter eigenständiger Plan insgesamt etwa 0,80 % berechnen – etwa 40.000 US-Dollar pro Jahr. Innerhalb eines wettbewerbsfähigen PEP kann derselbe Plan bei etwa 0,35 % oder rund 17.500 US-Dollar pro Jahr landen. Die Differenz von 22.500 US-Dollar ist echtes Geld, das auf den Konten der Mitarbeiter verbleibt und sich über Jahrzehnte verzinst.

Noch deutlicher ist der Vergleich bei den Prüfungskosten. Ein eigenständiger Plan, der die Schwelle von 100 Teilnehmern überschreitet, sieht sich mit einer jährlichen Prüfungsrechnung im fünfstelligen Bereich konfrontiert. Ein PEP reicht eine Prüfung für den gesamten Plan ein, und die Kosten werden auf Hunderte oder Tausende teilnehmende Arbeitgeber verteilt – Cent-Beträge pro Mitarbeiter anstatt Tausende pro Unternehmen.

Steuergutschriften des SECURE Act 2.0 kommen hinzu

Kleine Arbeitgeber, die einem PEP beitreten, können dieselben Steuergutschriften für die Einrichtung eines Altersvorsorgeplans beanspruchen, die auch für Pläne einzelner Arbeitgeber verfügbar sind. Für Arbeitgeber mit 50 oder weniger Mitarbeitern deckt SECURE 2.0 100 % der qualifizierten Einrichtungskosten ab, begrenzt auf 5.000 $pro Jahr für drei Jahre (insgesamt bis zu 16.500$). Arbeitgeber mit 51 bis 100 Mitarbeitern können 50 % der Einrichtungskosten geltend machen.

Zusätzlich zur Einrichtungsgutschrift erhalten berechtigte Arbeitgeber auch eine Beitragsgutschrift von bis zu 1.000 $ pro nicht hochvergütetem Mitarbeiter für die ersten fünf Jahre, die jedes Jahr schrittweise sinkt. Für einen Betrieb mit 20 Mitarbeitern, der pauschal 3 % des Gehalts einzahlt, kann diese Gutschrift die Kosten für den Arbeitgeberzuschuss in den ersten zwei Jahren effektiv auf Null senken.

Diese Gutschriften gelten unabhängig davon, ob der Arbeitgeber einem PEP beitritt oder einen eigenständigen Plan startet – aber die niedrigeren Basiskosten innerhalb eines PEP bedeuten, dass die Gutschriften proportional mehr der tatsächlichen Rechnung decken.

Die Treuhand-Story: Echte Entlastung, aber kein Freibrief

Das häufigste Missverständnis über PEPs ist, dass der Beitritt zu einem solchen Plan die treuhänderische Haftung vollständig eliminiert. Das ist nicht der Fall. ERISA verpflichtet den teilnehmenden Arbeitgeber weiterhin dazu, zwei Dinge sorgfältig zu tun:

1. Den Pooled Plan Provider auswählen (zu Beginn)
2. Den Pooled Plan Provider überwachen (fortlaufend)

Im Juli 2025 veröffentlichte das US-Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) eine formale Richtlinie, die bekräftigt, dass diese verbleibenden Pflichten real sind. Das DOL erwartet von Arbeitgebern, dass sie einen durchdachten Auswahlprozess dokumentieren: den Vergleich mehrerer PPPs, die Überprüfung von Gebühren, die Kontrolle der Compliance-Historie des Anbieters und die Bewertung der Servicequalität. Die Hürde ist nicht unerreichbar hoch, aber sie liegt auch nicht bei Null.

Die gute Nachricht ist, dass das tägliche treuhänderische Risiko drastisch sinkt, sobald ein solider PPP ausgewählt wurde. Der PPP – nicht der Arbeitgeber – ist dafür verantwortlich, Investitionen auszuwählen, die Leistung der Anbieter zu überwachen und Compliance-Aufgaben abzuzeichnen. Wenn der Recordkeeper einen Fehler macht, kümmert sich der PPP um das Problem. Wenn die Investmentauswahl im Vergleich zu Benchmarks schlecht abschneidet, ist der PPP für die Überwachungs- und Ersetzungsentscheidungen verantwortlich.

Für einen Kleinunternehmer, der wegen der Formulierungen zur „persönlichen Haftung“ in ERISA schlaflose Nächte hatte, stellt dies eine wesentliche Entlastung dar.

Wer einen PEP in Betracht ziehen sollte

PEPs sind nicht für jeden Arbeitgeber die richtige Wahl, aber sie glänzen in einigen spezifischen Situationen:

Kleine Arbeitgeber ohne aktuellen Plan. Wenn Sie weniger als 100 Mitarbeiter haben und noch nie einen 401(k)-Plan angeboten haben, ist ein PEP wahrscheinlich der günstigste und schnellste Weg, einen Plan einzuführen. Die Einrichtungszeit beträgt oft nur zwei bis vier Wochen, und die SECURE 2.0-Gutschriften für die Gründung machen die ersten drei Jahre nahezu kostenlos.

Wachsende Unternehmen, die sich der Prüfungsschwelle nähern. Wenn Ihr Plan kurz davor steht, 100 Teilnehmer zu überschreiten, und Ihnen eine jährliche Prüfungsrechnung von 15.000 $ bevorsteht, kann der Wechsel in einen PEP diesen Posten vollständig eliminieren.

Inhaber, die schlichtweg keinen administrativen Aufwand wollen. Einige Gründer lagern gerne alles aus, was keinen Umsatz generiert. PEPs ermöglichen es Ihnen, einen wettbewerbsfähigen Benefit anzubieten, ohne zum Amateur-Administrator für Altersvorsorgepläne zu werden.

Situationen mit staatlicher Verpflichtung. Eine wachsende Liste von Bundesstaaten – darunter Kalifornien, Illinois, New York, Oregon und viele andere – verlangt mittlerweile von Arbeitgebern ab einer bestimmten Größe, entweder einen privaten Altersvorsorgeplan anzubieten oder Mitarbeiter in das staatlich geführte Roth-IRA-Programm einzuschreiben. Ein PEP erfüllt diese Verpflichtung mit wesentlich besseren Ergebnissen für die Mitarbeiter als das staatliche Minimalprogramm.

Wann ein eigenständiger Plan (Stand-Alone) immer noch gewinnt

PEPs tauschen Flexibilität gegen Einfachheit. Das Plan-Dokument, die Unverfallbarkeitsregelungen (Vesting), die Teilnahmebedingungen, die Formel für Arbeitgeberbeiträge und das Investment-Menü werden weitgehend vom PPP festgelegt. Wenn Sie einen stark maßgeschneiderten Plan benötigen – etwa einen Non-Elective Safe Harbor mit individuellem Integrationsniveau, eine Gewinnbeteiligungszuteilung (Profit Sharing) für spezifische Jobklassen, eine benutzerdefinierte Roth-Conversion-Leiter oder ungewöhnliche Darlehensregeln – bietet ein eigenständiger Plan oder ein maßgeschneiderter MEP in der Regel mehr Spielraum.

Inhaber, die einen Cash-Balance-Plan in Kombination mit einem 401(k) betreiben, um Beiträge für Gutverdiener zu maximieren (Contribution Stacking), benötigen im Allgemeinen ebenfalls ein eigenständiges Setup, da die versicherungsmathematische Integration schwer in einen standardisierten PEP passt.

Wie die technische Abwicklung in der Praxis funktioniert

Wenn Sie einem PEP beitreten, sieht der Ablauf in etwa so aus:

1. Auswahl und Beitritt. Sie bewerten zwei oder drei PPP-Kandidaten, vergleichen deren Gebühren und Servicemodelle und unterzeichnen eine Teilnahmevereinbarung. Der PPP stellt Ihnen eine individuelle Seite für den „beitretenden Arbeitgeber“ zur Verfügung, auf der Sie Ihre Auswahl bezüglich Teilnahmebedingungen, Unverfallbarkeit und Beiträgen innerhalb des vom PEP erlaubten Rahmens festlegen.
2. Onboarding. Der PPP stellt die Mitarbeiterkommunikation, Anmeldeunterlagen und eine Lohnbuchhaltungsschnittstelle zu Ihrem Anbieter zur Verfügung (Gusto, ADP, Rippling, Paychex und ähnliche Systeme verfügen mittlerweile über direkte PEP-Integrationen).
3. Laufender Betrieb. Sie laden die Lohnbeiträge pro Abrechnungszeitraum hoch. Der Recordkeeper ordnet diese zu. Der PPP kümmert sich um Compliance-Tests, das Partnermanagement und alle behördlichen Meldungen.
4. Jährliche Berichterstattung. Der PPP reicht ein einziges Formblatt 5500 für den gesamten Plan ein. Jeder teilnehmende Arbeitgeber erhält eine Ansicht seiner „Anlage MEP“ für die eigenen Unterlagen. Prüfungen werden, sofern erforderlich, auf Planebene durchgeführt.
5. Austritt. Wenn Sie aus dem PEP herauswachsen oder wechseln möchten, halten Sie die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist ein (in der Regel 60–90 Tage) und wechseln entweder zu einem eigenständigen Plan oder zu einem anderen PEP. Die Guthaben der Teilnehmer ziehen mit Ihnen um.

Der Pooled Plan Provider hat eigene Verpflichtungen

Das DOL führt ein öffentliches Register der Pooled Plan Provider. Bevor ein Anbieter einen PEP betreiben darf, muss er das Formblatt PR beim DOL einreichen – nicht nur einmal, sondern jedes Mal, wenn er einen PEP hinzufügt oder beendet, Registrierungsinformationen ändert oder den Betrieb einstellt. Dies ist einer der Prüfpunkte, die ein sorgfältiger Arbeitgeber bei der Auswahl beachten sollte: die Bestätigung, dass der PPP ordnungsgemäß registriert ist, und die Überprüfung etwaiger Offenlegungen in der Registrierung.

Auswirkungen auf Buchhaltung und Cashflow

Der Beitritt zu einem PEP ändert nichts an der grundlegenden Buchführung für die eigenen Beiträge des Arbeitgebers, vereinfacht die Buchhaltung jedoch in mehreren nützlichen Aspekten:

• Eine einzige Kreditorenrechnung anstelle von separaten Rechnungen für Recordkeeper, Drittverwalter (TPA), ERISA-Kaution, Prüfung und Berater.
• Ein einziger Lohnabzugsschlüssel sowohl für Entgeltumwandlungen der Mitarbeiter als auch für Arbeitgeberbeiträge.
• Ein einziges Formblatt 5500, das vom PPP unterzeichnet wird, sodass der Arbeitgeber nicht mehr der Unterschrift und der Einreichungsfrist (31. Juli für Kalenderjahr-Pläne) hinterherlaufen muss.
• Buchhaltung für Steuergutschriften, die direkt in das Formblatt 8881 für die Gründungsgutschrift und in Zeile 3 des Formblatts 8881 für die Beitragsgutschrift einfließen.

Die Überwachung des Zeitpunkts der Beitragszahlungen ist weiterhin wichtig. ERISA verlangt die Einzahlung durch den Arbeitgeber, „sobald dies administrativ machbar ist“ – mit einer Safe-Harbor-Regelung von sieben Geschäftstagen für Pläne mit weniger als 100 Teilnehmern. Wenn Sie in Verzug geraten, wird die verspätete Einzahlung zu einer verbotenen Transaktion und löst Selbstanzeigen zur Korrektur aus. Saubere, datierte Aufzeichnungen über jede Abführung der Entgeltumwandlung, idealerweise monatlich abgeglichen, machen es viel einfacher, diese Probleme zu erkennen und zu beheben.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Die Wahl des günstigsten PPP ohne Prüfung der Servicequalität. Gebühren sind wichtig, aber ein Anbieter, der eine Compliance-Prüfung versäumt oder Auszahlungen verzögert, verursacht mehr Ärger, als die Einsparungen wert sind. Verlangen Sie schriftliche Service-Zusagen.
• Verzicht auf den Preisvergleich. Die Überwachungserwartung des Arbeitsministeriums (DOL) setzt voraus, dass Sie Alternativen geprüft haben. Dokumentieren Sie mindestens zwei Vergleichsangebote, bevor Sie sich festlegen.
• Vergessen der verbleibenden Treuhandpflicht. Planen Sie eine jährliche Überprüfung Ihres PPP ein – Gebühren, Leistung, Beschwerden, regulatorische Änderungen. Zwanzig Minuten einmal im Jahr tragen viel dazu bei, den ERISA-Sorgfaltsmaßstab zu erfüllen.
• Die fehlende Synchronisation der Lohnabrechnung. Wenn Sie den Lohnabrechnungsanbieter wechseln, stellen Sie vor der Umstellung sicher, dass das neue System über eine funktionierende Integration mit dem PEP-Recordkeeper verfügt. Eine Lücke von zwei Abrechnungsperioden bei den Einzahlungen ist der häufigste operative Fehler bei kleinen Plänen.
• Die Wahl eines PEP für einen komplexen Plan, der Anpassungen erfordert. Wenn Sie tatsächlich einen Cash-Balance-Plan, eine spezielle Safe-Harbor-Formel oder etwas Ungewöhnliches benötigen, könnte ein standardisierter PEP zu einem schlechteren Ergebnis führen als ein individuell gestalteter Einzelplan.

Was sich 2026 und darüber hinaus ändert

Einige SECURE 2.0-Funktionen prägen in diesem Jahr die PEP-Landschaft:

• Die verpflichtende automatische Anmeldung gilt für die meisten neuen 401(k)-Pläne, die nach dem 29. Dezember 2022 eingerichtet wurden (einschließlich der meisten PEPs, die von neuen Arbeitgebern übernommen wurden). Dabei gilt eine Standard-Sparrate von mindestens 3 %, die schrittweise auf mindestens 10 % ansteigt.
• Die Abdeckung für langfristige Teilzeitbeschäftigte erfordert nun, dass Pläne Mitarbeitern mit mindestens 500 Stunden in zwei aufeinanderfolgenden Jahren freiwillige Entgeltumwandlungen ermöglichen. PEPs verwalten diese Regel zentral, anstatt dass jeder Arbeitgeber eine separate Berechtigungserfassung aufbauen muss.
• Roth-only Catch-up-Beiträge für Mitarbeiter mit einem Verdienst von über 145.000 $ (FICA-Lohn) traten für Planjahre ab 2026 in Kraft. PEPs sind gut aufgestellt, um die zweigleisige Beitragsbehandlung zentral zu verwalten.
• Saver's Match (der 2027 den Saver's Credit ersetzt) leitet staatliche Zuschüsse direkt auf die Konten von Geringverdienern – eine administrative Komplexität, die PEPs auf Planebene abfangen.

Mehrere große Recordkeeper und Vermögensverwalter haben Ende 2025 PEPs der „nächsten Generation“ eingeführt, die zusätzliche Funktionen wie Financial-Wellness-Tools, integrierte Notfallsparkonten und Arbeitgeberzuschüsse zu Studienkrediten unter einem Dach bündeln.

Halten Sie Ihre Bücher vom ersten Tag an sauber

Unabhängig davon, ob Sie einen eigenen 401(k)-Plan sponsern oder einem PEP beitreten, ist eine zuverlässige Buchhaltung das Fundament von allem: Die Lohnabrechnung muss sauber mit den Beiträgen im Hauptbuch verknüpft sein, Lieferantenrechnungen müssen monatlich abgeglichen werden und die Berechtigung für Steuergutschriften muss getrackt werden, damit Sie kein Geld verschenken. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das transparent, versionskontrolliert und bereit für KI ist – so haben Sie volle Sichtbarkeit über jeden Dollar, der zwischen Lohnabrechnung, Sozialleistungsanbietern und dem Finanzamt fließt. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und finanzorientierte Unternehmensinhaber Plain-Text-Accounting bevorzugen.