PCORI-Gebühr 2026: Selbstversicherte Pläne, HRAs und Formular 720 bis zum 31. Juli

Die meisten Arbeitgeber erfahren von der PCORI-Gebühr auf die gleiche Weise: Ein Versicherungsvermittler erwähnt sie beiläufig, oder ein CFO sieht einen Posten im Budget und fragt, was das ist. Die Gebühr ist pro Person gering – 3,84 $ für Planjahre, die nach dem 30. September 2025 und vor dem 1. Oktober 2026 enden – aber die Mechanik der Einreichung ist ungewöhnlich genug, dass selbst erfahrene HR-Teams darüber stolpern. Das Formular ist eine Verbrauchssteuererklärung. Es ist einmal im Jahr fällig, nicht vierteljährlich, obwohl das Formular selbst als „vierteljährlich“ bezeichnet wird. Und wenn Sie zusätzlich zu einem vollversicherten medizinischen Plan eine HRA sponsern, herzlichen Glückwunsch: Sie schulden die Gebühr gewissermaßen doppelt, da die HRA selbst als separater selbstversicherter Plan behandelt wird.

Die Gebühr für den Patient-Centered Outcomes Research Institute (PCORI) Trust Fund wurde 2010 durch den Affordable Care Act ins Leben gerufen, um die klinische Wirksamkeitsforschung zu finanzieren. Sie gilt für Krankenversicherer und für Sponsoren von selbstversicherten Gesundheitsplänen, einschließlich des überraschend großen Universums von Arbeitgebern, die eine eigenständige HRA, eine ICHRA, eine QSEHRA oder einen medizinischen Plan mit Pauschalfinanzierung (level-funded) betreiben. Ursprünglich sollte die Gebühr 2019 auslaufen, wurde jedoch durch den SECURE Act bis 2029 verlängert und ist nun ein jährliches Sommerritual für Compliance-Teams im Bereich Sozialleistungen. Wenn Sie etwas sponsern, das auch nur annähernd wie ein selbstversicherter medizinischer Plan aussieht, ist der 31. Juli eine Frist, die Sie sich nicht leisten können zu verpassen.

Was die Gebühr ist, in einfachem Deutsch

Die PCORI-Gebühr ist eine Verbrauchssteuer – keine Einkommensteuer und keine Steuer auf Prämien, sondern eine Steuer auf die Anzahl der Personen, die während des Planjahres im Rahmen eines Gesundheitsplans versichert sind. Multiplizieren Sie die durchschnittliche Anzahl der versicherten Personen mit einem inflationsbereinigten Dollarbetrag, und Sie haben die Gebühr. Das IRS veröffentlicht den Dollarbetrag jeden Herbst.

Die beiden Beträge, die Sie für die Einreichungen im Jahr 2026 kennen müssen, sind:

• 3,47 $ pro versicherte Person für Planjahre, die am oder nach dem 1. Oktober 2024 und vor dem 1. Oktober 2025 endeten.
• 3,84 $ pro versicherte Person für Planjahre, die am oder nach dem 1. Oktober 2025 und vor dem 1. Oktober 2026 endeten.

Für einen Kalenderjahr-Plan endet das Planjahr am 31. Dezember. Daher wird für das Kalenderplanjahr 2025 der Satz von 3,84 $ verwendet, und diese Gebühr wird bis zum 31. Juli 2026 gemeldet und gezahlt. Bei Nicht-Kalenderplanjahren wird der Satz verwendet, der dem Datum entspricht, an dem das Planjahr endete.

Wer die Gebühr tatsächlich zahlt, hängt davon ab, wer das Risiko versichert. Bei vollversicherten Kranken-, Zahn- und Sehversicherungen, die der Definition einer „festgelegten Krankenversicherungspolice“ entsprechen, reicht der Versicherungsträger die Erklärung ein und zahlt – der Arbeitgeber unternimmt nichts. Bei selbstversicherten Arrangements – einschließlich einer eigenständigen HRA, die über einen vollversicherten medizinischen Plan gestülpt wird – reicht der Plan-Sponsor (in der Regel der Arbeitgeber) die Erklärung ein und zahlt.

Wer einreichen und zahlen muss

Die Gebühr betrifft mehr Arbeitgeber, als die meisten erwarten. Sie schulden die Gebühr, wenn Sie einen „anwendbaren selbstversicherten Gesundheitsplan“ sponsern, einschließlich:

• Selbstfinanzierte Hauptkrankenversicherungspläne, einschließlich pauschalfinanzierter Pläne (level-funded), bei denen der Arbeitgeber technisch gesehen das Leistungsrisiko trägt.
• Health Reimbursement Arrangements (HRAs), einschließlich eigenständiger HRAs, integrierter HRAs, HRAs nur für Rentner, Individual Coverage HRAs (ICHRAs) und Qualified Small Employer HRAs (QSEHRAs).
• Multiple-employer welfare arrangements (MEWAs), die selbstversichert sind.
• Bestimmte Regierungs- und Kirchenpläne, mit begrenzten Ausnahmen.

Einige gängige Arrangements sind befreit, und dies falsch einzuschätzen, ist eine der größten Quellen für fehlerhafte Einreichungen:

• Health FSAs, die als „ausgenommene Leistungen“ (excepted benefits) gelten, unterliegen nicht der Gebühr. Die meisten FSAs erfüllen diese Kriterien, aber eine großzügig gestaltete FSA kann aus dem Safe-Harbor-Bereich herausfallen.
• HSAs sind individuelle Konten, keine Gruppenkrankenversicherungspläne, und unterliegen daher nicht der Gebühr.
• Pläne, die nur ausgenommene Leistungen abdecken, wie z. B. reine Zahn- und Sehversicherungen oder reine Unfallversicherungen, unterliegen nicht der Gebühr.
• Pläne, die nur Mitarbeiter abdecken, die außerhalb der Vereinigten Staaten arbeiten und wohnen, sind befreit.
• Staatliche Versicherungsprogramme wie Medicare, Medicaid, CHIP und militärische Gesundheitsleistungen sind befreit.

Der HRA-Teil ist der Punkt, an dem Arbeitgeber am häufigsten erwischt werden. Wenn Sie einen vollversicherten medizinischen Plan anbieten und eine HRA darüberlegen – selbst eine, die nur Zuzahlungen und Selbstbehalte erstattet – ist diese HRA ein separater selbstversicherter Plan. Der Versicherer zahlt die PCORI-Gebühr für den medizinischen Plan, und Sie zahlen die PCORI-Gebühr für die HRA.

Das „vierteljährliche“ Formular, das eigentlich jährlich ist

Die PCORI-Gebühr wird auf dem Formular 720, Quarterly Federal Excise Tax Return, Zeile 133 in Teil II, gemeldet. Das Formular 720 ist für andere Verbrauchssteuern tatsächlich vierteljährlich, aber die PCORI-Gebühr wird nur einmal im Jahr gemeldet – auf dem Formular 720 für das zweite Quartal des Kalenderjahres, in dem das Planjahr endete, welches bis zum 31. Juli eingereicht wird.

In der Praxis bedeutet das:

• Ein Planjahr, das am 31. Dezember 2025 endet → Meldung auf Formular 720 für das Quartal bis zum 30. Juni 2026 → Einreichung bis zum 31. Juli 2026.
• Ein Planjahr, das am 30. Juni 2025 endet → Meldung auf Formular 720 für das Quartal bis zum 30. Juni 2026 → Einreichung bis zum 31. Juli 2026.
• Ein Planjahr, das am 31. Juli 2025 endet → Dieselbe Frist am 31. Juli 2026; verwendet den Satz von 3,47 $, da das Planjahr vor dem 1. Oktober 2025 endete.

Ein häufiger Fehler besteht darin, das Formular 720 für das falsche Quartal einzureichen. Wenn Ihr Planjahr am 31. Dezember 2025 endete, reichen Sie nicht das Formular 720 ein, das das Quartal zum 31. Dezember 2025 aufführt – reichen Sie das Formular 720 ein, das das Quartal zum 30. Juni 2026 aufführt. Das IRS fordert hierfür in der Regel keine geänderten Steuererklärungen an, aber es bringt den Belegverlauf durcheinander und kann Rückfragen auslösen.

Wenn Sie noch nie ein Formular 720 eingereicht haben, müssen Sie sich im Allgemeinen nicht vorab registrieren und Sie reichen in den anderen drei Quartalen des Jahres keine Nullmeldungen für das Formular 720 ein, nur wegen der PCORI-Gebühr. Reichen Sie es nur ein, wenn eine Gebühr fällig ist. Sie können per Scheck mit einem Zahlungsgutschein Formular 720-V zahlen oder, was sauberer ist, über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS), indem Sie den Steuerzeitraum für das zweite Quartal auswählen.

Berechnung der durchschnittlich versicherten Personen — Methoden für selbstversicherte Pläne

Die IRS bietet Trägern von selbstversicherten Plänen drei zugelassene Methoden an, um die durchschnittliche Anzahl der während des Planungsjahres versicherten Personen zu berechnen. Sie wählen eine Methode pro Plan, können jedoch in verschiedenen Jahren unterschiedliche Methoden anwenden. Unabhängig von der gewählten Methode zählt jede während des Jahres versicherte Person: Mitarbeiter, Ehepartner, abhängige Angehörige, Rentner und COBRA-Teilnehmer.

Methode der tatsächlichen Zählung

Addieren Sie die Anzahl der versicherten Personen an jedem Tag des Planungsjahres und teilen Sie das Ergebnis durch die Anzahl der Tage im Planungsjahr.

Beispiel. Ein selbstfinanzierter medizinischer Plan hatte am 1. Januar 412 versicherte Personen, stieg bis zur Jahresmitte auf 438 an und fiel bis zum Jahresende wieder auf 421 zurück, da einige Personen aus der Versicherung ausschieden. Der Planträger verwendet Berichte aus dem HR-Informationssystem, um die täglichen Zählungen der versicherten Personen zu summieren: 153.720 Personentage. 153.720 ÷ 365 = 421,15 durchschnittlich versicherte Personen. Gebühr: 421,15 × 3,84 $= **1.617,22$**.

Die Methode der tatsächlichen Zählung ist die genaueste, aber auch die datenintensivste Methode. Sie funktioniert gut, wenn Ihr Leistungsadministrator oder TPA Ihnen tägliche Snapshots der Einschreibungen zur Verfügung stellen kann.

Snapshot-Methode

Wählen Sie ein Datum pro Quartal (jeweils derselbe Monat pro Quartal, plus oder minus drei Tage), zählen Sie die versicherten Personen an diesem Datum und bilden Sie den Durchschnitt der vier Zählungen.

Beispiel. Ein Planträger verwendet den ersten Tag im Februar, Mai, August und November als Snapshot-Termine. Zählungen: 415, 432, 438, 421. Durchschnitt: (415 + 432 + 438 + 421) ÷ 4 = 426,5. Gebühr: 426,5 × 3,84 $= **1.637,76$**.

Es gibt auch eine Snapshot-Faktor-Variante, die eine tarifstufenbasierte Zählung verwendet: Nehmen Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit Einzeldeckung (self-only) an jedem Snapshot-Termin, addieren Sie diese zur Anzahl der Mitarbeiter mit Nicht-Einzeldeckung multipliziert mit 2,35, und bilden Sie den Durchschnitt über die vier Termine. Dieser Faktor ist der IRS-Näherungswert für die durchschnittliche Haushaltsgröße in einem Familienplan. Die Faktormethode ist nützlich, wenn Ihr System nur Mitarbeiter und Tarifstufen erfasst, aber keine tatsächliche Anzahl von abhängigen Angehörigen.

Formular-5500-Methode

Wenn Sie ein Formular 5500 für den Plan einreichen, erlaubt Ihnen die IRS, die bereits auf diesem Formular gemeldeten Teilnehmerzahlen zu verwenden – konkret Zeile 5 (Teilnehmer zu Jahresbeginn) plus Zeile 6d oder 6e (Teilnehmer zum Jahresende), geteilt durch 2 für Pläne mit Einzeldeckung, oder addiert (nicht gemittelt) für Pläne, die auch abhängige Angehörige abdecken.

Beispiel. Ein Formular 5500 für einen selbstfinanzierten medizinischen Plan weist 415 Teilnehmer zu Beginn des Jahres und 438 am Ende aus. Da der Plan abhängige Angehörige abdeckt, lautet die Formel 415 + 438 = 853. Gebühr: 853 × 3,84 $= **3.275,52$**.

Der häufigste Fehler bei der 5500-Methode besteht darin, den Durchschnitt aus der Anfangs- und Endzählung zu bilden, wenn der Plan abhängige Angehörige abdeckt, was die Gebühr in etwa halbiert. Ein weiterer häufiger Fehler ist die Verwendung von TPA-Einschreibungsberichten anstelle der tatsächlich auf dem Formular 5500 eingereichten Zahlen. Die 5500-Methode kann nur angewendet werden, wenn das Formular 5500 bis zum Datum der Zahlung der PCORI-Gebühr eingereicht wurde; wählen Sie diese Methode also nicht, wenn Ihr Formular 5500 über den 31. Juli hinaus verlängert wurde.

HRAs sind ein Sonderfall: Nur Mitarbeiter zählen

HRAs verdienen einen eigenen Absatz, da die Zählregel anders ist. Bei einer HRA – und nur bei einer HRA – zählen Sie nur den Mitarbeiter, nicht die Ehepartner und abhängigen Angehörigen. Die IRS behandelt jede durch eine HRA abgedeckte Person als ein einzelnes versichertes Leben, unabhängig davon, für wie viele Familienmitglieder die HRA Kosten erstattet.

Das bedeutet: Wenn Sie 200 Mitarbeiter haben, die in einer HRA eingeschrieben sind, die auch Kosten für Ehepartner und Kinder erstattet, zählen Sie 200 versicherte Personen – nicht 500 oder 600. Diese Regel gilt unabhängig davon, ob die HRA in einen vollversicherten medizinischen Plan integriert ist, über einen selbstfinanzierten medizinischen Plan gelegt wird oder eigenständig ist (ICHRA, QSEHRA oder HRA nur für Rentner).

Wenn Ihre HRA in Ihren eigenen selbstversicherten medizinischen Plan integriert ist, vermeiden Sie Doppelzählungen: Die IRS erlaubt es Ihnen, die HRA und den Hauptkrankenversicherungsplan als einen einzigen selbstversicherten Plan zu behandeln und eine Gebühr basierend auf den versicherten Personen des medizinischen Plans zu zahlen (der bereits abhängige Angehörige enthält). Die HRA wird für PCORI-Zwecke „absorbiert“. Wenn die HRA jedoch über einen vollversicherten medizinischen Plan gelegt wird, steht die HRA allein und Sie schulden eine separate Gebühr basierend auf der Mitarbeiterzahl.

Beispiel. Die Acme Corp bietet einen vollversicherten medizinischen Plan an (der Versicherer zahlt die PCORI-Gebühr direkt) und eine großzügige integrierte HRA, die 150 Mitarbeiter abdeckt. Acme schuldet die PCORI-Gebühr nur für die HRA. Unter Verwendung der Methode der tatsächlichen Zählung bei monatlichen Snapshots beträgt der Durchschnitt 148 Mitarbeiter. Gebühr: 148 × 3,84 $= **568,32$**, fällig am 31. Juli 2026.

Häufige Fehler, die echtes Geld kosten

Die meisten PCORI-Fehler sind vermeidbare Fehler. Achten Sie auf Folgendes:

• Einreichung für das falsche Quartal auf Formular 720. Die PCORI-Gebühr wird immer in der Steuererklärung für das zweite Quartal angegeben, auch wenn Ihr Planungsjahr in einem anderen Quartal endete.
• Verwendung von TPA-Einschreibungszahlen, wenn Sie die 5500-Methode anwenden wollten. Die IRS-Regel bezieht sich auf das tatsächlich eingereichte Formular 5500, nicht auf den Einschreibungsbericht Ihres Administrators.
• Mittelwertbildung der 5500-Anfangs- und Endzählungen bei einem Plan, der abhängige Angehörige abdeckt. Wenn abhängige Angehörige versichert sind, addieren Sie die beiden Zahlen, anstatt sie zu mitteln.
• Vergessen der HRA. Wenn Sie eine HRA zusätzlich zu einem vollversicherten medizinischen Plan anbieten, ist die HRA ein separater selbstversicherter Plan und löst eine eigene Gebühr aus.
• Zählen von abhängigen Angehörigen in einer reinen HRA-Berechnung. Bei HRAs werden nur Mitarbeiter gezählt.
• Verwendung einer Methode, die Daten erfordert, die Sie nicht haben. Wenn Ihr TPA keine täglichen Einschreibungszahlen liefern kann, ist die Methode der tatsächlichen Zählung unpraktisch. Die Snapshot-Faktor-Variante ist einfacher, wenn Sie nur tarifstufenbasierte Zählungen haben.
• Versäumen der Frist am 31. Juli. Die Strafe für die verspätete Einreichung beginnt bei 5 % der unbezahlten Steuer pro Monat und ist bei 25 % gedeckelt, zuzüglich Zinsen. Die Gebühr mag pro Person gering sein, aber die Verspätungsstrafe summiert sich bei einer großen Belegschaft schnell.
• Vergessen der Zahlung über EFTPS oder Beilegen des Formulars 720-V. Eine Steuererklärung ohne Zahlung gilt als offene Verpflichtung; die IRS wird Mahnungen versenden.

Aufbau eines wiederholbaren PCORI-Workflows

Die Gebühr ist gering. Die Strafe für Fehler ist gering. Der Reputationsschaden durch ein IRS-Schreiben bezüglich Ihrer Compliance bei Sozialleistungen ist es jedoch nicht. Ein sauberer, wiederholbarer Workflow sieht wie folgt aus:

1. Im Dezember oder Januar identifizieren Sie jeden von Ihnen gesponserten Gesundheitsplan und klassifizieren Sie ihn als vollversichert, selbstversichert oder HRA. Bestätigen Sie für jeden Plan, ob der Versicherer oder Sie die PCORI-Gebühr schulden.
2. Bis April rufen Sie die Einschreibungsdaten für jeden selbstversicherten Plan ab und wählen Sie eine Berechnungsmethode. Dokumentieren Sie die Wahl und die zugrunde liegenden Daten in einer einzigen Arbeitsdatei. Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, müssen Sie diese konsequent über alle Planjahre für diesen Plan anwenden, es sei denn, Sie haben einen vertretbaren Grund für einen Wechsel.
3. Bis Juni führen Sie die Berechnung durch. Validieren Sie diese gegenüber der Gebühr des Vorjahres – eine Abweichung von mehr als 10 % pro versichertem Leben bedeutet, dass sich der Satz geändert hat oder die Kopfzahl sich wesentlich verändert hat, und Sie sollten erklären können, welcher Fall vorliegt.
4. Bis Mitte Juli bereiten Sie das Formular 720 (Version für das zweite Quartal) vor, mit der PCORI-Gebühr in Teil II, Zeile 133. Verwenden Sie den korrekten geltenden Dollarbetrag für das Jahr, in dem das Planjahr endete.
5. Bis zum 31. Juli reichen Sie das Formular 720 ein und zahlen Sie über EFTPS (wählen Sie den Steuerzeitraum Q2 aus) oder versenden Sie es per Post mit einem Formular 720-V Beleg.
6. Bewahren Sie die Unterlagen mindestens vier Jahre lang auf, einschließlich der Art und Weise, wie Sie die versicherten Leben berechnet haben, welche Methode Sie verwendet haben und alle Arbeitsblätter, die Ihr Benefits-Broker zur Verfügung gestellt hat.

Eine genaue Buchführung macht dies wesentlich einfacher. Die PCORI-Gebühr sollte auf ein Konto für Sozialleistungen oder Compliance-Ausgaben gebucht werden, nicht auf allgemeine Lohnsteuern, damit Ihr Trend im Jahresvergleich sichtbar ist. Wenn Sie HRA-Erstattungen auf einem dedizierten Passivkonto nachverfolgen, befinden sich die für die PCORI-Berechnung erforderlichen zugrunde liegenden Einschreibungsdaten direkt in Ihren Büchern.

Wichtige Termine für den Kalender

• 31. Juli 2026 — Formular 720 fällig für Planjahre, die zwischen dem 1. Oktober 2024 und dem 30. September 2025 endeten (Satz von 3,47 ), sowie für Planjahre, die zwischen dem 1. Oktober 2025 und dem 31. Dezember 2025 endeten (Satz von 3,84 \, einschließlich Plänen für das Kalenderjahr 2025).
• 31. Juli 2027 — Formular 720 fällig für Planjahre, die vom 1. Januar 2026 bis zum 30. September 2026 enden (Satz von 3,84 $, wobei voraussichtlich im Herbst 2026 ein aktualisierter Satz für später endende Planjahre bekannt gegeben wird).
• 30. September 2029 — Letztes Enddatum des Planjahres, das nach geltendem Recht der PCORI-Gebühr unterliegt, nach der Verlängerung der Sunset-Klausel von 2019. Für alles, was nach diesem Datum endet, ist keine Gebühr fällig.

Halten Sie Ihre Unterlagen zu Sozialleistungen und Compliance organisiert

Die PCORI-Compliance ist ein kleines Beispiel für eine größere Wahrheit: Die Kosten für die korrekte Abwicklung von Sozialleistungen für Mitarbeiter sind hauptsächlich die Kosten für eine saubere Aktenführung. Wenn Einschreibungs-, Planwahl- und Lohndaten in verschiedenen Systemen liegen, wird selbst eine Gebühr von 1.600 $ jeden Juli zu einer mehrstündigen Herausforderung. Beancount.io bietet Ihnen Plain-Text-Accounting, das transparent, versionskontrolliert und KI-bereit ist – perfekt für die Verfolgung von Ausgaben für Sozialleistungen, PCORI-Gebühren und anderen Compliance-Punkten neben dem Rest Ihrer Finanzen. Starten Sie kostenlos und machen Sie Ihre Bücher zu einer einzigen vertrauenswürdigen Quelle für die Steuersaison und darüber hinaus.