Ho vas fer tot bé al desembre. La teva S corporation va tenir un bon any, el teu comptable va suggerir un bonus per a l'accionista per absorbir el benefici i documentar una compensació raonable, i el consell va autoritzar un bonus de 30.000 dòlars abans de la Nit de Cap d'Any. El comptable el va meritar al desembre. Després la nòmina es va executar a mitjans de gener — i la deducció s'hi va traslladar, cap a l'any nou.
Aquesta sorpresa costa diners de veritat quan comptaves amb la deducció en l'any en què vas generar els ingressos. El culpable és una regla de temporalitat de la Secció 267(a)(2) de l'Internal Revenue Code: quan la teva S corporation deu una compensació deduïble a una part relacionada, no pot deduir la despesa fins a l'any en què la part relacionada la declara com a ingrés. En una S corporation, tot accionista compta com a part relacionada — tant si posseeixes el 100 per cent de les accions com una sola acció. Merita el bonus al desembre però paga'l al gener, i la deducció pertany a l'any fiscal del gener.
Si ets propietari d'una S corporation i et pagues bonus, lloguer d'un edifici que posseeixes, o interessos d'un préstec que vas fer a l'empresa, aquesta guia explica com funciona la regla d'emparellament, per què el període de gràcia de 2,5 mesos que et va esmentar el teu CPA no salva un bonus d'accionista, què compta realment com a pagat, i com executar la nòmina de final d'any perquè la deducció caigui on esperes.
La regla d'emparellament: la teva deducció espera el teu ingrés
La majoria d'empreses en base de meritació dedueixen les despeses quan el passiu esdevé fix i determinable — la prova de tots els esdeveniments — encara que els diners surtin més tard. La Secció 267(a)(2) estableix una excepció per als pagaments entre parts relacionades que utilitzen mètodes comptables diferents: el pagador no pot deduir la despesa fins a l'any fiscal en què el beneficiari inclou l'import en el seu ingrés brut.
En termes planers, la deducció i l'ingrés han de coincidir en el mateix any. Una S corporation en base de meritació que deu un bonus al seu accionista en base de caixa no pot deduir allò que encara no s'ha pagat a l'accionista, perquè un contribuent en base de caixa només declara ingressos quan els rep efectivament o constructivament. L'IRS exposa la regla sense embuts: la S corporation només pot deduir la despesa en el mateix any fiscal en què el pagament es declara com a ingrés per la part relacionada.
Aquest no és un racó obscur de la llei. És el resultat per defecte de la maniobra de final d'any més comuna de les S corporation — meritar la compensació del propietari al desembre i pagar-la després de les festes.
Per què les S Corporations reben la versió més estricta de la regla
L'estatus de part relacionada és on les S corporations difereixen radicalment de les C corporations. Segons la Secció 267(e)(1)(B)(ii), qualsevol persona que posseeixi directament o indirectament qualsevol acció d'una S corporation és una part relacionada respecte d'aquesta corporació. No hi ha un percentatge mínim de participació. Un accionista-empleat amb un 3 per cent és una part relacionada. Un accionista que posseeix accions indirectament, com ara un participant d'un pla de propietat d'accions per a empleats que posseeix accions de la S corporation, també és una part relacionada — i per això l'IRS adverteix específicament que una S corporation propietat d'un ESOP no pot deduir la compensació meritada, els bonus, la paga de vacances o les contribucions a plans de jubilació basades en la compensació meritada dels participants.
Compareu-ho amb una C corporation, on la regla d'emparellament de parts relacionades generalment s'activa només per als accionistes que posseeixen més del 50 per cent. Una C corporation pot meritar un bonus per a un empleat ras — o fins i tot per a un accionista minoritari — i deduir-lo l'any de meritació sempre que el pagui dins del període de gràcia descrit a continuació. Una S corporation no té aquest marge per a cap accionista, punt.
Les societats i les LLC tributades com a societats viuen sota una disciplina d'emparellament similar per als pagaments als socis, de manera que els propietaris de múltiples entitats haurien d'assumir la mateixa disciplina a tot arreu en lloc d'aprendre's la versió de cada entitat per separat.
La regla dels 2,5 mesos que va esmentar el teu CPA — i per què no et salva
Molts propietaris han sentit que els bonus meritats són deduïbles si es paguen dins dels 2,5 mesos posteriors al final de l'any. Aquesta regla és real, però respon a una pregunta diferent.
Segons les regles de compensació diferida, un bonus meritats al final de l'any generalment és deduïble l'any de meritació si es paga abans del 15è dia del tercer mes natural després del final de l'any — el 15 de març per a una empresa amb any natural — i l'obligació de l'ocupador estava fixada al final de l'any. Una resolució de la IRS del 2011 fins i tot permet la deducció quan només el fons agregat de bonus està fixat al final de l'any i les assignacions individuals es decideixen més tard, tot i que condicions com exigir que l'empleat romangui empleat fins a la data de pagament encara poden anul·lar la deducció.
Aquí està la trampa: la regla dels 2,5 mesos determina quan un meritament és deduïble segons les regles generals de temporalitat. La Secció 267 després anul·la aquesta resposta per a les parts relacionades. Penseu-hi com dues portes consecutives. El bonus primer ha de satisfer la prova de tots els esdeveniments i la finestra de pagament de 2,5 mesos — i després, com que el receptor és un accionista d'una S corporation, la deducció es difereix de nou fins a l'any en què l'accionista rep realment els diners i els declara com a ingrés.
Així doncs, el pagament del 15 de març que preserva una deducció per als teus empleats no accionistes no fa res pel teu propi bonus. El teu bonus de desembre pagat l'1 de febrer és deduïble l'any nou, i punt. Planificar al voltant del 15 de març per a la compensació d'accionistes és planificar al voltant del termini equivocat. El teu termini és el 31 de desembre.
Què compta realment com a pagat
Com que la deducció segueix la inclusió d'ingressos de l'accionista, tot depèn de quan es considera que un accionista en base de caixa rep els diners. Aquest és el criteri de la recepció constructiva: l'ingrés compta quan se't posa a disposició sense restriccions substancials, no quan t'ho gastes.
A la pràctica, això significa:
- Un xec lliurat o un dipòsit directe liquidat abans del 31 de desembre compta per a l'any anterior. Un dipòsit directe de bonus iniciat el 30 de desembre que es liquida el 2 de gener és ingrés de gener — i una deducció de gener per a la corporació.
- El temps de tramitació de la nòmina és l'assassí silenciós. La nòmina estàndard per ACH triga un o dos dies hàbils a liquidar-se, i una execució de nòmina enviada el 31 de desembre potser no es processarà a temps per reflectir-se en l'any fiscal en curs. El teu W-2 només reflecteix els salaris que es van processar abans del final de l'any. Executa la nòmina del bonus a la primera meitat de desembre, no a l'última setmana.
- Un xec ha de ser més que datat al desembre. Un xec estès i guardat en un calaix, o emès quan el compte corporatiu no pot cobrir-lo, no posa l'accionista en possessió dels fons. Els diners han d'estar realment disponibles.
- La retenció ha de seguir el pagament. Un bonus d'accionista és salari W-2 subjecte a retenció d'impost sobre la renda i impostos laborals. La retenció, els dipòsits d'impostos sobre la nòmina i el W-2 pertanyen tots a l'any en què es paga el bonus — una altra raó per la qual un pagament de gener no pot produir una deducció de desembre.
El tema és la substància per sobre del paperam. Meritar el bonus als llibres de desembre, autoritzar-lo a les actes de desembre i datar el paperam al desembre tot importa per a les formalitats corporatives, però cap d'aquestes coses mou la deducció sense el pagament real.
No són només bonus
La Secció 267(a)(2) s'aplica a cada import deduïble que la S corporation deu a un accionista, no només als bonus W-2. El mateix patró de meritar al desembre i pagar al gener falla per a:
- El lloguer pagat a un accionista-propietari. Molts propietaris tenen el local comercial personalment i el lloguen a la S corporation. El lloguer de desembre pagat al gener és deduïble l'any nou.
- Els interessos de préstecs d'accionistes. Els interessos meritats sobre els diners que vas prestar a l'empresa són deduïbles només quan se't paguen i es declaren a la teva declaració.
- La paga de vacances i d'indemnització meritada per als accionistes-empleats.
- Les contribucions a plans de jubilació basades en la compensació meritada. L'IRS assenyala específicament aquesta: les contribucions calculades sobre una compensació que l'accionista encara no ha rebut no es poden deduir fins que el salari subjacent sigui incloïble. Això pot reduir silenciosament la deducció de pensió amb què comptava un propietari.
Cadascuna d'aquestes crea la mateixa diferència entre llibres i impostos: una despesa als estats financers de desembre que la declaració d'impostos ha de tornar a sumar fins a l'any del pagament.
Per què la temporalitat encara importa quan els ingressos de la S Corporation passen igualment
Una pregunta justa: si el benefici de la S corporation flueix a la teva declaració personal de totes maneres, importa quin any té la deducció? Importa més del que la majoria de propietaris esperen:
- El teu W-2 determina els teus límits de jubilació. Els límits de contribució del Solo 401(k) i del SEP es calculen a partir dels salaris W-2 realment pagats durant l'any natural. Un bonus que es cola al gener redueix el marge de contribució de l'any passat i no es pot restaurar retroactivament.
- Els estats poden gravar la corporació directament. Diversos estats imposen impostos a nivell d'entitat o impostos de franquícia sobre les S corporations. Traslladar una deducció a través de la frontera de l'any canvia la factura estatal fins i tot quan el total federal s'iguala eventualment.
- La compensació raonable es documenta anualment. Si confies en un bonus de final d'any per donar suport a una compensació raonable dels directius per a l'any, un bonus pagat — i declarat al W-2 — l'any següent dóna suport a l'expedient de l'any següent, no a l'any que pretenies.
- Els impostos estimats i el flux de caixa segueixen l'any d'ingressos. Un bonus de gener significa retenció de gener i un panorama estimat més alt del primer trimestre, mentre que el benefici de desembre que havia de compensar ja va ser tributar a tu a través del K-1. Aquest desajustament pot produir una sorpresa de pagament insuficient.
- Les limitacions de pèrdues i la base interactuen amb la temporalitat. L'any en què cau una deducció afecta quina pèrdua del K-1 d'aquell any reclames, cosa que interactua amb la base, el risc i els límits d'activitat passiva a la teva declaració personal.
Cap d'aquestes és fatal si planifiques per a l'any del pagament. Totes fan mal quan assumies que la deducció pertanyia al desembre.
El teu manual de final d'any
Un cop entès el termini com el 31 de desembre en lloc del 15 de març, la planificació és senzilla. Repassa aquesta llista de comprovació al novembre, no a l'última setmana de desembre:
- Decideix l'import del bonus aviat. Autoritza amb el consell els bonus dels accionistes i documenta la resolució per escrit abans del final de l'any. Fixat i autoritzat al desembre encara és necessari; simplement no és suficient sense el pagament.
- Executa la nòmina del bonus a mitjans de desembre. Deixa un coixí per a la liquidació ACH, els talls del proveïdor de nòmines, els dies festius i les correccions. Confirma amb el teu proveïdor l'última data de processament que encara es liquida dins l'any natural — i supera-la per una setmana.
- Verifica els fons i el lliurament. Confirma que el compte corporatiu cobreix el pagament net més la retenció, i confirma que el dipòsit es va liquidar o que el xec es va lliurar abans del final de l'any. Guarda la confirmació de liquidació amb el teu expedient fiscal.
- Emparella el W-2 amb la realitat. El bonus pertany al W-2 de l'any en què es va pagar. Si un pagament es cola al gener, no el forcís al W-2 de l'any passat — corregeix el pla i els impostos estimats.
- Reconcilia el benefici comptable amb l'ingrés fiscal. Qualsevol compensació d'accionista meritada però no pagada al final de l'any és un clàssic addback de la Schedule M-1 al Formulari 1120-S: deduïda als llibres, tornada a sumar per a impostos, i després deduïda l'any del pagament. Assegura't que el teu preparador vegi el calendari d'imports no pagats a parts relacionades perquè l'addback sigui complet.
- Aplica la mateixa disciplina al lloguer i als interessos. Estén el xec del lloguer de desembre a tu mateix i paga els interessos meritats del préstec d'accionista abans del final de l'any si vols aquestes deduccions en l'any en curs.
- Coordina les contribucions de jubilació. Com que els límits de contribució segueixen els salaris W-2 pagats durant l'any, finalitza el bonus abans de calcular la contribució màxima de jubilació de l'ocupador — i recorda que les contribucions basades en compensació meritada però no pagada esperen amb el salari mateix.
Una nota final per als propietaris que també ocupen personal no accionista: el sistema de dues vies és tot el joc. Paga els bonus dels empleats abans del 15 de març per preservar la deducció de l'any de meritació sota la regla dels 2,5 mesos, i paga els bonus dels accionistes abans del 31 de desembre per satisfer la Secció 267. Posa tots dos terminis al mateix calendari de final d'any perquè el més fàcil no s'empassi el més estricte.
Mantén els teus llibres de final d'any nets
Les sorpreses fiscals de final d'any gairebé sempre es remunten al mateix buit: els llibres diuen desembre, però els diners es van moure al gener. Fer el seguiment de meritaments, dates de pagament i diferències entre llibres i impostos en un sol llibre transparent és el que converteix un març estressant en una presentació rutinària.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dóna transparència i control complets sobre les teves dades financeres — sense caixes negres, sense dependència de proveïdors. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances es passen a la comptabilitat en text pla.
