Heu trobat la contractista perfecta. Viu a Toronto, cobra la meitat de la tarifa local i lliura abans de termini cada vegada. Així que li feu una transferència de $4.000 al mes i assumeix que els impostos són problema seu — ni tan sols és nord-americana. Llavors el vostre comptable us fa una pregunta que us arruïna la setmana: li heu retingut el 30 per cent?
Benvinguts a la cantonada del codi tributari que la majoria de petites empreses descobreixen per accident. Quan pagueu a un estranger no resident — un contractista a l'estranger, un autònom estranger que vola cap aquí per a un projecte, o un empleat que treballa als Estats Units amb un visat — l'IRS us tracta a vosaltres com a agent de retenció. Aquest és un paper formal amb deures formals: determinar l'estatus del perceptor, recollir el formulari correcte abans del primer pagament, retenir al tipus correcte, ingressar l'impost i presentar les declaracions correctes. Si us salteu qualsevol d'aquests passos, l'impost que no heu retingut pot sortir de la vostra butxaca, més sancions i interessos.
La bona notícia és que les normes segueixen una lògica clara. Aquesta guia la recorre des del costat del pagador: qui compta com a estranger no resident, per què la ubicació del treball importa més que la ubicació del treballador, com es diferencien els contractistes dels empleats i la documentació que us manté segur.
Qui compta com a estranger no resident?
A efectes fiscals, un estranger és qualsevol que no sigui ciutadà ni nacional dels Estats Units. Un estranger no resident és un estranger que no ha superat cap de les dues proves de residència:
- La prova de la targeta verda. La persona tenia estatus de resident permanent legal en algun moment de l'any.
- La prova de presència substancial. La persona va ser present físicament als Estats Units prou temps, segons una fórmula ponderada de recompte de dies de tres anys, per ser tractada com a resident.
Si falla les dues proves, la persona és un estranger no resident per a aquell any fiscal. Si supera qualsevol de les dues, generalment es grava com una persona dels EUA, cosa que deixa de banda tota aquesta guia — la tractaríeu com qualsevol perceptor nacional.
Tres notes pràctiques per als pagadors. Primer, l'estatus de visat no és el mateix que l'estatus fiscal: algú pot viure i treballar als Estats Units durant mesos amb certs visats i seguir sent un estranger no resident a efectes fiscals. Segon, l'estatus pot canviar d'un any a l'altre a mesura que s'acumulen els recomptes de dies, de manera que un contractista que l'any passat era clarament estranger potser no ho és aquest any. Tercer, no s'espera que administreu vosaltres la prova de presència substancial — s'espera que demaneu documentació i la conserveu arxivada, i aquí és on entra en joc la sèrie de formularis W-8 més endavant.
La regla que sorprèn tothom: on es fa el treball ho decideix tot
Aquí teniu el concepte més important d'aquesta guia. Per als serveis personals — la feina que fan els vostres contractistes i empleats — la font dels ingressos és on es presten els serveis, no on viu el treballador, no on és la vostra empresa i no des d'on es fa la transferència dels diners.
Aquesta única regla produeix dos resultats oposats, i confondre'ls és l'error més comú de les petites empreses en aquest àmbit:
- El treball realitzat íntegrament fora dels Estats Units és renda de font estrangera. Generalment no està subjecte a impost dels EUA, ni a retenció dels EUA, ni a declaració informativa dels EUA. La vostra contractista de Toronto que ho fa tot des de Toronto: sense retenció, sense 1099, sense 1042-S.
- El treball realitzat dins dels Estats Units és renda de font nord-americana. Està subjecte a les normes fiscals dels EUA encara que el treballador visqui a l'estranger, cobri a l'estranger i només passi uns quants dies en territori nord-americà. Aquesta mateixa contractista que vola a Chicago per a un encàrrec presencial de dues setmanes té compensació de font nord-americana per aquestes dues setmanes.
El treball repartit entre tots dos costats de la frontera es prorrateja, normalment per dies treballats a cada lloc. Manteniu un registre simple de les ubicacions de treball per a cada perceptor estranger — dates i ciutats — perquè aquest registre és el que justifica les vostres decisions de retenció si l'IRS mai pregunta.
Pagar a un contractista estranger per treball fet als Estats Units
Quan un contractista estranger no resident presta serveis en territori nord-americà, esteu plenament en territori d'agent de retenció. Aquí teniu la seqüència.
Reteniu el 30 per cent tret que un tractat digui el contrari
La compensació de font nord-americana pagada a un contractista estranger no resident està generalment subjecta a una retenció del 30 per cent, presa del pagament abans que surti. Es pot aplicar un tipus més baix — de vegades zero — si el país de residència del treballador té un tractat fiscal sobre la renda amb els Estats Units que cobreixi aquest tipus d'ingressos. Els Estats Units mantenen tractats amb més de 60 països, i les condicions varien àmpliament: alguns tractats eximeixen completament els serveis personals independents per sota d'un llindar de dòlars o un recompte de dies, d'altres només redueixen el tipus, i alguns no cobreixen els ingressos en absolut.
Els beneficis dels tractats mai són automàtics. Podeu concedir un tipus reduït només quan el perceptor us doni documentació vàlida que el reclami, i — amb excepcions estretes — només quan aquesta documentació inclogui el número d'identificació fiscal nord-americà del perceptor. Una reclamació de tractat sense un TIN arxivat no obté el tipus del tractat. Reteniu el 30 per cent complet fins que la documentació sigui correcta.
Declareu amb el formulari 1042-S, no amb el formulari 1099-NEC
Aquest és l'error que l'IRS veu constantment: una empresa envia un formulari 1099-NEC a un contractista estranger igual com ho fa amb els autònoms nacionals. No ho feu. Els pagaments a estrangers no residents es declaren amb el formulari 1042-S, Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding, una còpia presentada a l'IRS i una lliurada al perceptor, amb el formulari 1042 presentat com a declaració anual acompanyant. Tots dos es vencen generalment el 15 de març següent a l'any natural. Marqueu aquesta data ara — arriba un mes sencer abans del termini de la declaració individual i enganya els que presenten per primera vegada.
Recolliu el formulari W-8BEN abans del primer pagament
Abans de pagar a una persona estrangera, recolliu un formulari W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner signat. Estableix que el perceptor és estranger, identifica el seu país de residència i — a la part II — reclama qualsevol benefici de tractat. Si el contractista treballa a través d'una entitat estrangera en lloc d'una persona física, el formulari equivalent és el formulari W-8BEN-E.
Si el contractista reclama una exempció per tractat específicament sobre la compensació per serveis personals, pot donar-vos en el seu lloc el formulari 8233, Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services. La vostra feina com a agent de retenció és revisar-lo: si els fets semblen incorrectes o l'elegibilitat sembla dubtosa, heu de notificar l'IRS i començar a retenir. Acceptar de bona fe un formulari aparentment vàlid us protegeix; segellar un que hauríeu hagut de qüestionar no ho fa.
Entenga què està en joc si us ho salteu tot això
L'agent de retenció és personalment responsable davant l'IRS de l'impost que s'hauria hagut de retenir. Això significa que si vau pagar a un contractista estranger $50.000 per treball fet als EUA i no vau retenir res, l'IRS pot repercutir els $15.000 contra vosaltres, i després afegir sancions per no ingressar, sancions per declaracions informatives pel 1042-S que falta, i interessos. No ho podeu arreglar retroactivament demanant al contractista que us torni els diners. Recolliu els formularis primer, reteniu correctament, i la responsabilitat mai no us recau.
Pagar a un contractista estranger que treballa íntegrament a l'estranger
Ara el cas fàcil — i el més comú per a les petites empreses que contracten ajuda remota. Quan un estranger no resident presta tots els serveis fora dels Estats Units, la compensació és de font estrangera, i generalment no teniu cap obligació de retenció ni cap obligació de declaració informativa davant l'IRS. Sense 30 per cent, sense 1042-S, sense cap mena de 1099.
Però "sense declaració" no vol dir "sense documentació". Protegiu-vos amb dos hàbits:
- Recolliu igualment un formulari W-8BEN. És la vostra prova que vau verificar l'estatus estranger en lloc de donar-lo per suposat. Si l'IRS mai qüestiona per què no vau declarar res, un W-8BEN signat més el vostre registre d'ubicacions de treball tanquen la conversa. Sense ells, discutiu de memòria.
- Reconfirmeu l'estatus periòdicament. Les circumstàncies de les persones canvien — es muden, passen mesos visitant els Estats Units, constitueixen entitats nord-americanes. Un W-8BEN generalment continua sent vàlid fins al final del tercer any natural després de la signatura, així que incorporeu la renovació al vostre cicle de revisió de proveïdors.
Una advertència: la regla del "totalment a l'estranger" cobreix la compensació per serveis. Altres tipus de pagament segueixen regles de font diferents — els cànons, dividends, interessos i rendes de font nord-americana pagats a persones estrangeres generalment sí que afronten una retenció del 30 per cent encara que el receptor no trepitgi mai el país. Si els vostres pagaments a l'estranger van més enllà de factures de contractistes, comproveu la regla de font per a cada tipus d'ingrés en lloc de suposar que la regla de serveis ho cobreix tot.
Contractar un estranger no resident com a empleat
Els empleats són una via diferent de la dels contractistes, i les normes es divideixen segons on treballa l'empleat i si s'aplica un tractat.
Salaris per treball als Estats Units
Els salaris pagats a un empleat estranger no resident per serveis prestats als Estats Units són compensació taxable declarada amb el formulari W-2, igual que els salaris nacionals — amb dues giragonses importants a l'hora de la retenció.
Primer, l'empleat ha de completar el formulari W-4 seguint les instruccions especials de l'avís 1392 de l'IRS, no les instruccions estàndard del W-4. Les diferències clau: l'empleat marca Solter independentment de l'estat civil real, escriu "Nonresident Alien" o "NRA" sota el pas 4(c), i no pot reclamar el crèdit fiscal per fills ni el crèdit per altres dependents.
Segon, els estrangers no residents generalment no poden reclamar la deducció estàndard, però les taules de retenció estàndard assumeixen que tothom pot. Per compensar-ho, l'ocupador afegeix una quantitat extra als salaris de l'empleat abans de fer el càlcul de retenció, utilitzant les xifres per període de pagament publicades a la Publicació 15-T. Si us salteu aquesta addició, retindreu sistemàticament de menys a cada nòmina d'NRA — un error silenciós que es multiplica durant tot l'any.
Salaris exempts per tractat
Alguns tractats eximeixen certs salaris de l'impost dels EUA — habitualment per a estudiants, becaris, professors i investigadors del país del tractat, dins de límits de dòlars i de temps. Un empleat que reclami aquesta exempció us dona el formulari 8233 en lloc de dependre només del W-4, i declareu els salaris exempts amb el formulari 1042-S en lloc del formulari W-2. Els salaris per sobre de l'import exempt del tractat tornen a la via del W-2 amb la retenció normal d'NRA.
Una nota sobre els impostos de Seguretat Social i Medicare
La retenció de l'impost sobre la renda és només la meitat del panorama de nòmines. Com a regla general, els salaris pagats a empleats estrangers no residents als Estats Units estan subjectes als impostos de Seguretat Social i Medicare sota les mateixes normes que tothom. L'excepció principal cobreix estudiants, becaris, aprenents, professors i investigadors amb visats F, J, M o Q, que generalment estan exempts d'aquests impostos durant els anys naturals en què segueixen sent estrangers no residents. Confirmeu la categoria de visat i l'estatus de residència abans d'aplicar l'exempció — caduca tan bon punt la persona es converteix en estranger resident sota la prova de presència substancial.
Tractats fiscals: el descompte que heu de reclamar correctament
Els tractats són on els pagadors deixen diners sobre la taula o creen exposició, segons en quina direcció s'equivoquin. Uns quants principis us mantenen en terreny ferm:
- Consulteu l'article real del tractat. Els beneficis dels tractats són específics per al tipus d'ingrés i sovint comporten condicions de recompte de dies, sostres de dòlars o finalitat. L'IRS publica taules resumides de tractats, però el text del tractat és el que mana. No suposeu que, perquè el tractat d'un país eximeix les tarifes de consultoria, el d'un país veí també ho fa.
- Exigiu el TIN. Com s'ha indicat més amunt, generalment no podeu concedir un tipus reduït per tractat a un perceptor individual la documentació del qual no inclogui un número d'identificació fiscal nord-americà. Digueu als perceptors estrangers des del principi que necessiten un SSN o un ITIN per rebre beneficis de tractat — les sol·licituds d'ITIN triguen setmanes, i mentrestant s'aplica el 30 per cent complet.
- Feu coincidir el formulari amb la reclamació. Les reclamacions de tractat sobre compensació per serveis personals generalment passen pel formulari 8233; les reclamacions de tractat sobre altres tipus d'ingressos (cànons, dividends, beques) passen pel W-8BEN. Utilitzar el formulari equivocat és el mateix que no utilitzar cap formulari.
- Vigileu els límits que caduquen a mitjan any. Moltes exempcions de tractat per serveis personals es limiten a un import en dòlars o un nombre de dies. Quan s'assoleix el límit, la retenció comença al dòlar següent — el vostre procés de nòmines o de comptes a pagar ha de fer un seguiment dels pagaments exempts per tractat acumulats per perceptor, no només accionar un interruptor una vegada.
La vostra llista de verificació abans del primer pagament
Convertiu les regles anteriors en una rutina repetible. Abans que es faci efectiu el primer pagament de qualsevol perceptor estranger nou, hauríeu de poder respondre sí a cada punt:
- Sé on es farà el treball? Territori nord-americà significa retenció i declaració; totalment a l'estranger generalment significa cap de les dues coses — documentat en tots dos casos.
- He recollit el formulari correcte? W-9 per a persones dels EUA, W-8BEN per a persones físiques estrangeres, W-8BEN-E per a entitats estrangeres, formulari 8233 per a serveis personals exempts per tractat.
- El formulari està complet i signat, amb un TIN si es reclama un benefici de tractat? Un formulari incomplet no concedeix res.
- He aplicat el tipus correcte? El 30 per cent complet per defecte en pagaments de font nord-americana; reduït només amb documentació vàlida de tractat.
- Conec les meves obligacions d'ingrés i presentació? L'impost retingut s'ingressa electrònicament, i els formularis 1042 i 1042-S es vencen generalment el 15 de març.
- Tot està arxivat on ho puc trobar d'aquí a tres anys? Els formularis, els registres d'ubicacions de treball i els registres de pagaments es conserven amb l'expedient del proveïdor o de l'empleat.
Errors comuns que costen diners de debò
Els auditors i els professionals veuen les mateixes fallades repetidament. Comproveu-vos contra aquesta llista:
- Enviar un 1099-NEC a un contractista estranger. Senyala a l'IRS que mai vau determinar l'estatus del perceptor. Els perceptors estrangers reben un 1042-S o res de res — mai un 1099.
- Retenir sobre treball estranger totalment remot. Una retenció del 30 per cent innecessària enfada els bons contractistes i crea documentació de devolucions per a tothom. Verifiqueu la ubicació del treball abans de retenir.
- No retenir res sobre treball fet als EUA. La imatge inversa, i molt més cara, perquè la responsabilitat recau sobre vosaltres.
- Concedir un tipus de tractat sense un TIN. La regla de documentació és explícita: sense TIN a la reclamació de tractat, generalment no hi ha tipus de tractat.
- Oblidar l'addició d'NRA als salaris dels empleats. Sense l'import addicional de la Publicació 15-T, cada nòmina d'NRA reté de menys.
- Tractar la qüestió contractista-versus-empleat com una drecera de retenció. La classificació dels treballadors segueix les mateixes regles de dret comú independentment de la nacionalitat. Anomenar algú contractista no el converteix en contractista, i la classificació errònia comporta les seves pròpies sancions a més de qualsevol fallada de retenció.
Manteniu els vostres pagaments transfronterers organitzats des del primer dia
Els pagaments transfronterers castiguen la documentació descuidada més que gairebé qualsevol altra cosa en una petita empresa: els formularis caduquen, els sostres dels tractats s'acumulen en silenci, i el termini de presentació del 15 de març arriba mentre encara esteu tancant l'any anterior. La solució és estructural — doneu a cada perceptor estranger un expedient complet de proveïdor que contingui el seu W-8BEN o 8233 signat, un registre d'ubicacions de treball i un total acumulat de pagaments exempts per tractat, i reconcilieu les vostres declaracions 1042-S amb aquests registres abans que res vagi a l'IRS.
Mantenir aquest tipus de rastre transparent i auditable és exactament per a què està feta la comptabilitat en text pla. Beancount.io us ofereix llibres controlats per versions on cada assentament de retenció, cada saldo de proveïdor estranger i cada conciliació de declaració és visible i revisable — sense caixes negres quan l'IRS fa preguntes. Comença gratis i poseu els vostres pagaments transfronterers sota el mateix llibre clar que tota la resta.
