El teu empleat vola a la seu d'un client el 2 d'octubre i tu reembosses el viatge amb la mateixa tarifa diària que has fet servir tot l'estiu. Res no sembla diferent, fins que la revisió de final d'any revela que cada reemborsament des de l'octubre s'ha calculat amb les tarifes de l'IRS de l'any passat, i el tractament de l'excés als teus llibres és incorrecte en la direcció oposada a la que esperaves. L'IRS ha apujat ara les tarifes per diem simplificades per a l'any de viatge d'octubre de 2026 a setembre de 2027, i si el teu pla responsable té els números antics escrits en dur, l'1 d'octubre és el dia que es queda obsolet en silenci.
El 24 de setembre de 2026, l'IRS va publicar la Notice 2026-60, que fixa les tarifes per diem especials per al període de l'1 d'octubre de 2026 al 30 de setembre de 2027. Aquí tens què ha canviat, com funciona el mètode alt-baix i les actualitzacions que necessiten la teva política de reemborsament i la teva comptabilitat abans del primer viatge d'octubre.
Què ha canviat l'1 d'octubre
El canvi principal és al mètode de justificació alt-baix, l'alternativa simplificada que permet als ocupadors reembossar allotjament, àpats i despeses incidentals (M&IE) amb una de dues tarifes diàries fixes per als viatges dins dels Estats Units continentals (CONUS), en lloc de buscar la tarifa federal per a cada ciutat.
| Tarifa | 2025–2026 (Notice 2025-54) | 2026–2027 (Notice 2026-60) |
|---|---|---|
| Localitat d'alt cost (allotjament + M&IE) | 319 $/dia | 329 $/dia |
| Altres localitats CONUS (allotjament + M&IE) | 225 $/dia | 230 $/dia |
| Porció d'àpats, alt cost (Sec. 274(n)) | 86 $ | 86 $ (sense canvis) |
| Porció d'àpats, altres CONUS | 74 $ | 74 $ (sense canvis) |
| Tarifa només M&IE | 86 $ / 74 $ | 86 $ / 74 $ (sense canvis) |
| M&IE del sector del transport | 80 $ CONUS / 86 $ OCONUS | Sense canvis |
| Només despeses incidentals | 5 $/dia | Sense canvis |
Hi ha unes quantes coses que destaquen. Les assignacions totals van pujar modestament — 10 dòlars al dia a les ciutats d'alt cost, 5 a la resta — mentre que tots els components d'àpats i incidentals es van mantenir exactament igual. Això vol dir que tot l'augment és atribuïble als costos d'allotjament. Per a un empleat que passa 20 nits l'any en ciutats d'alt cost, l'assignació addicional és d'uns 200 dòlars l'any: no és una quantitat que canviï decisions, però sí prou perquè una política que encara citi 319 $ reembossi de menys (o informi malament) cada viatge.
El llindar de què compta com a localitat d'alt cost també ha pujat. Una localitat ara qualifica quan la seva tarifa per diem federal és de 280 dòlars o més, per sobre dels 272 de l'any passat — un recordatori que la llista alt-baix segueix les tarifes federals d'allotjament subjacents, no un registre fix de ciutats cares.
La llista de localitats d'alt cost ha canviat
Com que els costos de viatge es desplacen cada any, l'IRS revisa anualment la llista de localitats d'alt cost. Per al 2026–2027:
Afegides a la llista d'alt cost:
- Tucson, Arizona
- San Mateo, Foster City i Belmont, Califòrnia
- Albuquerque, Nou Mèxic
- Cody, Wyoming
Eliminades de la llista:
- Panama City, Florida — ara es reembossa a la tarifa de 230 $ d'"altres localitats"
Les finestres estacionals han canviat per a quinze localitats que van mantenir l'estatus d'alt cost però només per a una porció diferent de l'any natural, incloent-hi Napa, South Lake Tahoe i el Parc Nacional de Yosemite a Califòrnia; Aspen, Steamboat Springs i Telluride a Colorado; Fort Myers a Florida; Falmouth a Massachusetts; Toms River a Nova Jersey; la ciutat de Nova York; Filadèlfia; i Hilton Head a Carolina del Sud.
Els canvis de finestres estacionals són el detall que més probablement farà ensopegar una petita empresa. Si el teu empleat assisteix a la mateixa conferència anual a la mateixa ciutat cada any, la tarifa correcta pot canviar d'un any a l'altre — o fins i tot dependre del mes en què cau l'esdeveniment. Quan un viatge travessa la frontera, la tarifa segueix l'estatus de la localitat en cada dia de viatge, de manera que un sol informe de despeses pot barrejar legítimament dies de 329 $ i dies de 230 $. El teu formulari de reemborsament hauria de capturar les dates de viatge per dia, no només un total del viatge, perquè la tarifa correcta s'apliqui a cada nit.
Com funciona realment el mètode alt-baix
El mètode alt-baix és una de les dues maneres d'utilitzar les tarifes per diem per a la justificació. El mètode regular utilitza la tarifa per diem federal exacta per a la localitat específica del viatge; el mètode alt-baix col·lapsa tot el país en les dues tarifes fixes esmentades. Els ocupadors trien per empleat i han d'aplicar el mètode escollit de manera coherent — no pots utilitzar l'alt-baix per a un viatge i les tarifes federals específiques de ciutat per al viatge següent del mateix empleat dins del mateix any natural.
Entendre què prova i què no prova el per diem és essencial:
El per diem justifica la quantitat — i només la quantitat. Quan reembosses a la tarifa federal aplicable o per sota sota un pla responsable, l'IRS considera justificada la quantitat monetària. No cal cap rebut d'hotel per justificar el número.
Encara has de justificar el temps, el lloc i el propòsit comercial. Per a cada viatge, els teus registres encara necessiten les dates de viatge, la destinació i la raó comercial. Un pagament per diem sense cap registre d'on ha anat ningú ni per què no està justificat, i l'escletxa de "paguem per diem, així que no necessitem registres" és una de les maneres més comunes que les petites empreses perden el tractament lliure d'impostos.
Les quantitats per sobre de la tarifa federal són sous. Si reembosses més que la tarifa aplicable, l'excés es tracta com a compensació subjecta a impostos: s'ha d'informar com a sous, subjectar-se a retencions i incloure's al Formulari W-2. Aquesta és la raó mecànica per la qual la teva política ha de fer un seguiment del canvi de l'1 d'octubre — la línia entre reemborsament lliure d'impostos i sous subjectes a impostos acaba de moure's 10 i 5 dòlars al dia.
Allotjament, àpats i incidentals van junts. Les xifres de 329 $ i 230 $ cobreixen allotjament més àpats i despeses incidentals (M&IE). Si reembosses l'allotjament a cost real i vols per diem només per als àpats, s'apliquen en el seu lloc les tarifes només M&IE (86 $ alt cost, 74 $ a la resta). Les despeses incidentals — propines a maleters, transportistes d'equipatge i personal d'hotel — també es poden reembossar soles a 5 $ al dia quan això és tot el que cobreixes.
Les regles del pla responsable que mantenen els reemborsaments lliures d'impostos
Les tarifes per diem només produeixen reemborsaments lliures d'impostos dins d'un pla responsable. Sense un, cada reemborsament és sou des del primer dòlar, independentment de la tarifa. Un pla responsable ha de complir tres requisits:
-
Connexió comercial. Els reemborsaments cobreixen només despeses incorregudes per al teu negoci — despeses comercials deduïbles dels empleats pagades o incorregudes mentre presten serveis per a tu.
-
Justificació. Els empleats han de retre comptes de cada despesa dins d'un termini raonable: la quantitat (considerada justificada a la tarifa federal o per sota), més el temps, el lloc i el propòsit comercial documentats tal com s'ha descrit més amunt.
-
Retorn de l'excés. Els empleats han de retornar qualsevol quantitat pagada per sobre de les despeses justificades dins d'un termini raonable. Els avançaments per a un viatge que es cancel·la, o els avançaments que superen l'assignació de la tarifa federal, han de tornar — altrament el pla fracassa i els pagaments es converteixen en sous.
"Termini raonable" té ports segurs reglamentaris que moltes petites empreses adopten directament: avançaments dins dels 30 dies de la despesa, justificació dins dels 60 dies després que es pagui o s'incorri la despesa, i retorn de l'excés dins dels 120 dies. Escriure aquests terminis a la teva política elimina tota discussió sobre què significa raonable.
Posa el pla per escrit. L'IRS no requereix estrictament un document escrit, però un acord verbal de "reembossem els viatges" és gairebé impossible de defensar quan es posen a prova els tres requisits anteriors. Una política d'una pàgina que indiqui les tarifes, la justificació que han de presentar els empleats i els terminis per als avançaments i els retorns d'excés és una de les pàgines de més valor als arxius d'una petita empresa.
Si ets autònom, les regles són més estrictes
L'assignació d'allotjament alt-baix està pensada perquè els ocupadors reembossin els empleats. Si ets un empresari individual, un soci o un membre d'una LLC tributat com a qualsevol dels dos, no pots utilitzar el per diem per justificar el teu propi allotjament — les teves estades d'hotel s'han de deduir a cost real amb rebuts.
El que sí que pots utilitzar és el mètode només M&IE: deduir la tarifa federal d'àpats i incidentals per a la teva destinació (86 $ a les localitats d'alt cost, 74 $ a la resta per al 2026–2027) en lloc de fer el seguiment de cada rebut d'àpat. Els àpats segueixen subjectes a la limitació del 50% que es tracta més avall, i encara necessites registres del temps, el lloc i el propòsit comercial de cada viatge.
Una trampa comuna: un propietari d'una corporació S que també és empleat. En aquest doble rol, la corporació et pot reembossar com a empleat sota el seu pla responsable — incloent-hi el per diem d'allotjament — cosa que és un resultat significativament millor que la regla de l'empresari individual. Però la corporació necessita un pla responsable real amb justificació real; els reemborsaments al propietari sense informes de despeses són una invitació permanent a la requalificació.
El límit del 50% en els àpats encara s'aplica — així que divideix els teus llibres
Fins i tot quan el per diem complet és lliure d'impostos per a l'empleat, la deducció de l'ocupador per la porció d'àpats està limitada al 50% sota la Secció 274(n). Per això la Notice 2026-60 especifica per separat els components d'àpats de 86 $ i 74 $: aquestes són les quantitats a les quals s'aplica el retall del 50%.
Concretament, per a un viatge de cinc dies a una ciutat d'alt cost reembossat a 329 $ al dia (1.645 $ en total), 430 $ d'aquest total es consideren àpats (86 $ × 5) i només 215 $ són deduïbles; els 1.215 $ restants són plenament deduïbles. Reclamar els 1.645 $ sencers sobreestima la deducció en 215 $ per viatge — poc per viatge, material al llarg d'un any per a un equip que viatja.
Aquí és on la disciplina comptable importa més que el coneixement fiscal. Els teus llibres haurien de registrar els components d'allotjament i d'àpats de cada reemborsament per diem com a apunts separats des del principi, no com una sola línia de "viatges" que promets dividir a l'hora de fer la declaració. Ningú reconstrueix de manera fiable aquesta divisió a l'abril. Si el teu pla comptable té categories diferenciades de viatges-allotjament i viatges-àpats i cada informe de despeses hi apunta, la limitació del 50% surt del llibre major automàticament en lloc de requerir un exercici de final d'any propens a errors.
Errors comuns que converteixen el per diem en sous subjectes a impostos
- Reembossar per sobre de la tarifa sense tractament de sous. L'error més mecànic: la política encara cita 319 $, la tarifa federal real és 329 $, i ningú no se n'adona — o al revés després que una localitat s'elimini de la llista d'alt cost. Els viatges a Panama City reembossats a 329 $ després de l'1 d'octubre paguen de més 99 $ al dia, i l'excés és sou.
- Sense pla responsable escrit. Els acords verbals fallen les proves de justificació i de retorn de l'excés en una inspecció. Escriu la política d'una pàgina.
- Falten registres del propòsit comercial. El per diem cobreix només la quantitat. Els informes de despeses necessiten dates, destinació i raó comercial per a cada viatge.
- Utilitzar el per diem d'allotjament alt-baix per a propietaris o contractistes. Els autònoms i els contractistes independents no poden utilitzar el per diem per a l'allotjament. Pagar a un contractista 1099 una tarifa "tot inclòs de 329 $/dia" no crea una deducció per diem per a ell — és simplement ingrés brut que declara i contra el qual dedueix despeses reals.
- Barrejar mètodes per al mateix empleat a mitjan any. Tria l'alt-baix o les tarifes federals específiques de localitat per empleat per a l'any natural i mantén-t'hi, subjecte a les regles de transició per al darrer trimestre.
- Oblidar el límit del 50% en els àpats. Deduir el total complet del per diem sobreestima les deduccions en cada declaració que presenta el negoci.
- Ignorar les finestres estacionals. El tractament d'alt cost durant tot l'any per a una localitat que la notice limita a part de l'any paga de més cada viatge fora de temporada.
Què cal actualitzar abans de l'1 d'octubre
Recorre aquesta breu llista de verificació aquesta setmana, abans que arribi a la teva taula el primer informe de viatge d'octubre:
- Actualitza les tarifes a la teva política escrita a 329 $ alt cost i 230 $ altres CONUS per als viatges de l'1 d'octubre de 2026 en endavant, mantenint la divisió d'àpats de 86 $/74 $ i la tarifa de 5 $ només per a incidentals.
- Refresca la llista de localitats d'alt cost a la política — afegeix Tucson, San Mateo/Foster City/Belmont, Albuquerque i Cody; passa Panama City a la tarifa estàndard; i marca els quinze canvis de finestres estacionals per a les ciutats que el teu equip visita realment.
- Confirma que el teu formulari d'informe de despeses captura les dates i destinacions per dia, perquè els viatges amb tarifes mixtes i les fronteres estacionals es valorin correctament.
- Verifica que el teu procés de nòmines tracta l'excés per sobre de la tarifa federal com a sous, incloent-hi els avançaments que superen l'assignació i l'excés no retornat.
- Divideix allotjament i àpats al teu pla comptable si encara no ho has fet, perquè la limitació del 50% dels àpats es calculi des del llibre major i no de memòria.
- Informa tothom qui aprova viatges — els gestors que signen informes han de conèixer els nous números, no només el comptable que els registra.
Si utilitzes el mètode regular de per diem federal en lloc de l'alt-baix, l'actualització complementària és la publicació de tarifes de l'exercici 2027 de la GSA, que va restablir les taules d'allotjament i M&IE a nivell de localitat en el mateix cicle de l'1 d'octubre.
Mantén la teva despesa de viatges a punt per a una auditoria des del primer dia
El per diem simplifica la qüestió de la quantitat, però concentra tota la resta — dates, destinacions, propòsit comercial, la divisió allotjament-àpats, el tractament de l'excés — als teus registres. Les empreses que surten airoses de l'escrutini de despeses de viatge no són les que tenen la política més enginyosa; són les que la seva comptabilitat quotidiana captura els components de cada viatge de manera completa i coherent.
A mesura que actualitzes el teu pla responsable per a les noves tarifes, assegura't que els teus registres financers segueixin el ritme. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dona transparència i control totals sobre les teves dades financeres — sense caixes negres, sense dependència de proveïdor. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals financers es passen a la comptabilitat en text pla.
