El vostre número d'identificació de l'empresari (EIN) és la clau de la identitat fiscal de la vostra empresa — i els lladres ho saben. El 2025, la FTC va rebre prop de 2,6 milions de denúncies de frau i robatori d'identitat, i el frau relacionat amb declaracions i dades de la línia directa de l'IRS va augmentar significativament. Podeu estar tancant la comptabilitat un dimarts qualsevol quan arribi un sobre de l'IRS amb una carta 5263C o 6042C. Us demana que confirmeu si esteu vinculats a una entitat, o que verifiqueu detalls d'una declaració que no heu presentat mai.
Aquesta guia us explica què és realment el robatori d'identitat empresarial, com obtenir una resposta correcta, quins passos exactes cal seguir per combatre-la i com establir un sistema de vigilància per detectar l'ús no autoritzat del vostre EIN aviat.
Què és el robatori d'identitat empresarial?
El robatori d'identitat empresarial es produeix quan algú utilitza el nom, l'adreça o la identificació d'una empresa — inclòs l'EIN — per cometre frau. Això pot incloure:
- Presentar declaracions d'impostos fraudulentes per obtenir reemborsos o crèdits.
- Obrir comptes bancaris o sol·licitar préstecs a nom de l'empresa.
- Presentar declaracions d'atur o reclamar beneficis governamentals.
- Utilitzar el nom de l'empresa per enganyar clients o proveïdors.
Per què l'IRS envia aquestes cartes?
L'IRS envia les cartes 5263C, 6042C i 6217C per verificar que una declaració o una entitat empresarial és legítima quan detecta possibles senyals de frau. Aquestes verificacions poden activar-se per diversos motius:
- Dades que no coincideixen amb els registres de l'IRS.
- Canvis recents en la informació de l'empresa.
- Indicadors de robatori d'identitat en altres declaracions.
- Canvis en la propietat o en la gestió de l'empresa.
És essencial respondre a aquestes cartes ràpidament per evitar retards en el processament de declaracions, reemborsaments i altres tràmits amb l'IRS.
Carta 5263C
La carta 5263C s'utilitza per verificar la identitat de l'empresa i la seva estructura de propietat. Sovint s'envia quan l'IRS té preguntes sobre qui controla l'empresa o sobre la legitimitat de la seva formació.
Carta 6042C
La carta 6042C està dissenyada per verificar la informació proporcionada en una declaració d'impostos. Es pot enviar si hi ha discrepàncies entre la declaració i els registres de l'IRS, o si hi ha indicis de possible frau.
Carta 6217C
La carta 6217C és similar a la 6042C i també es fa servir per verificar la identitat i la informació d'una empresa, especialment si hi ha indicis de robatori d'identitat.
Cadascuna d'aquestes cartes requereix una resposta immediata i específica per part de l'empresa per evitar interrupcions en els serveis fiscals.
Què heu de fer
Quan rebeu una d'aquestes cartes, heu de revisar-la detingudament i respondre dins del termini indicat (generalment 30 dies). En la majoria de casos, haureu de:
- Proporcionar informació de verificació de l'empresa, com ara el nom legal complet, l'adreça i l'EIN.
- Adjuntar documents de suport com ara l'escriptura de constitució, l'acord d'operació o el certificat de la secretaria d'estat.
- Enviar la resposta per fax o per correu a l'adreça indicada a la carta.
Si no responeu, l'IRS pot suspendre el processament de les vostres declaracions o considerar que la declaració és fraudulenta.
Com que cada cas pot tenir detalls diferents, és important llegir atentament la carta i seguir les instruccions específiques que s'hi indiquen.
Com prevenir el robatori d'identitat empresarial
Prevenir el robatori d'identitat empresarial és més fàcil que resoldre'l. Aquí teniu alguns passos pràctics:
- Mantingueu la informació de contacte de l'empresa actualitzada a l'IRS.
- Utilitzeu contrasenyes segures i autenticació de dos factors per als comptes financers i fiscals.
- Limiteu l'accés a la informació confidencial de l'empresa.
- Reviseu periòdicament els informes de crèdit de l'empresa.
- Desconfieu de correus electrònics o trucades no sol·licitades que demanin informació de l'empresa.
- Formeu els empleats sobre les pràctiques de seguretat i el reconeixement de frau.
Què fer si sospiteu que el vostre EIN s'ha utilitzat de manera fraudulenta
Si sospiteu que el vostre EIN s'ha vist compromès, actueu immediatament:
- Responeu a la carta de l'IRS seguint les instruccions.
- Presenteu una denúncia a la FTC (Comissió Federal de Comerç) a IdentityTheft.gov.
- Contacteu amb les agències de crèdit per alertar-les d'un possible frau.
- Informeu el vostre banc i altres institucions financeres si sospiteu un ús no autoritzat.
- Consulteu un professional fiscal per obtenir ajuda amb el procés.
Actuar ràpidament pot minimitzar els danys i accelerar la resolució del problema.
Com l'IRS està treballant per protegir les empreses
L'IRS ha implementat diverses mesures per protegir les empreses contra el robatori d'identitat:
- Filtres de detecció de frau més sofisticats en les declaracions.
- Programes de verificació com el Programa de Protecció d'Identitat Fiscal per a contribuents individuals i empreses.
- Col·laboració amb estats i indústria per compartir informació sobre amenaces.
- Nous requisits d'autenticació per a la presentació electrònica de declaracions.
Què cal fer després de respondre
Un cop hàgiu enviat la vostra resposta, l'IRS revisarà la informació i us contactarà si necessita més detalls. En cas contrari, no cal cap altra acció. Durant aquest període:
- Guardeu una còpia de totes les comunicacions amb l'IRS.
- Anoteu les dates límit i les referències de seguiment.
- Estigueu atents a qualsevol correspondència addicional de l'IRS.
- Considereu la possibilitat de contractar un professional fiscal per assessorar-vos si el cas és complex.
Si el robatori d'identitat ha provocat una declaració fraudulenta, el procés pot ser més llarg. L'IRS disposa de procediments específics per ajudar les empreses a resoldre aquestes situacions, com el Formulari 14039-B, que és específic per a empreses.
Com l'IRS està treballant per protegir les empreses
L'IRS ha intensificat els seus esforços per combatre el robatori d'identitat empresarial. Això inclou:
- Col·laboració amb els estats i la indústria fiscal per compartir informació sobre possibles fraus.
- Nous processos de verificació d'identitat per a les declaracions empresarials.
- Un portal específic perquè les empreses denunciïn el robatori d'identitat.
Reconeixement i agraïments
Aquesta guia s'ha elaborat a partir de la informació pública proporcionada per l'IRS i altres fonts fiables. Agraïm a tots els professionals i organitzacions que treballen per protegir les empreses del frau fiscal.
Recursos addicionals
- Lloc web de l'IRS sobre robatori d'identitat
- Publicació 4557 de l'IRS: Salvaguarda de les dades dels contribuents
- Federal Trade Commission (FTC): IdentityTheft.gov
- Small Business Administration (SBA) – Seguretat cibernètica per a petites empreses
Avís legal
Aquest document té finalitats informatives i educatives. No constitueix assessorament legal, fiscal o financer. Per a situacions específiques, consulteu un professional qualificat.