Un contractista general tanca el trimestre amb 4,8 milions de dòlars en facturació. El compte bancari té bona salut. Tots els directors de projecte insisteixen que les seves obres van bé. Llavors, la companyia de fiança revisa els comptes financers i detecta 620.000 dòlars en sobrefacturacions que els llibres mai van reconèixer. La capacitat de fiança es redueix un 30 per cent, i el contractista perd una licitació de 3,2 milions de dòlars per a la reforma d'una escola perquè ja no pot obtenir fiança.
Aquest escenari no és inusual. La construcció té una de les taxes de fracàs empresarial més altes de qualsevol indústria als Estats Units. Segons l'Oficina d'Estadístiques Laborals dels EUA, només al voltant del 36 per cent de les empreses de construcció fundades el 2011 continuaven operant el 2022. Moltes no arriben al seu cinquè aniversari. La mala gestió del flux de caixa i les pèrdues invisibles en les obres són contribuïdors importants.
L'únic document que separa els contractistes que creixen dels contractistes que s'estanquen és el programa de treball en curs, o programa WIP. Quan es construeix i es llegeix correctament, revela si cada obra activa és realment rendible, si la facturació va per davant o per darrere del treball, i on s'està erosionant silenciosament el marge. Quan s'ignora o es prepara malament, amaga les pèrdues fins que els comptes anuals les fan innegables.
Què és Realment un Programa WIP
Un programa WIP és un informe financer que fa seguiment de cada projecte de construcció actiu en un sol punt en el temps. Compara quant val una obra, quant s'ha gastat en ella, quant es preveu que costi en total, quants ingressos s'han guanyat en funció del progrés real i quant s'ha facturat.
La idea clau és que la facturació no és el mateix que els ingressos. A la majoria d'indústries, enviar una factura significa que s'han guanyat els ingressos. A la construcció, la facturació és simplement un esdeveniment de flux de caixa. Els ingressos es guanyen en incórrer en costos i completar treball. Un contractista pot facturar 400.000 dòlars en una obra, però només haver guanyat 280.000 dòlars d'ingressos basant-se en el treball realment realitzat. Sense un programa WIP, aquest buit de 120.000 dòlars es torna invisible.
Un programa WIP eficaç inclou almenys aquests elements per a cada obra activa:
- Valor del contracte, més ordres de canvi aprovades
- Cost total estimat en finalitzar
- Costos incorreguts fins a la data
- Percentatge completat
- Ingressos guanyats
- Facturacions fins a la data
- Posició de sobrefacturació o subfacturació
- Benefici o pèrdua bruta projectada
Aquests números converteixen una pila de factures i sol·licituds de pagament en una història clara sobre la salut de cada projecte.
Per què la Comptabilitat Estàndard Fall a la Construcció
La comptabilitat de caixa reconeix els ingressos quan es rep el pagament. Si un contractista factura 400.000 dòlars al març i el client paga al maig, el compte de pèrdues i guanys de març mostra zero ingressos, tot i que s'han consumit mà d'obra i materials a l'obra. Això fa que la informació basada en caixa sigui gairebé inútil per gestionar obres actives.
La comptabilitat de meritació estàndard reconeix els ingressos quan es facturen. Això és millor, però encara enganyós en contractes de construcció a preu fet. Si un contractista carrega el calendari de facturació cap al principi, cosa que és habitual i sovint intel·ligent per al flux de caixa, els llibres mostren 400.000 dòlars en ingressos quan només s'ha completat treball per valor de 280.000 dòlars. L'empresa sembla més rendible del que realment és, i s'acumula un passiu ocult a la sobrefacturació.
La comptabilitat WIP resol això vinculant el reconeixement d'ingressos amb la finalització real. El mètode més comú és el mètode de percentatge de completat basat en el cost. Amb aquest enfocament, els ingressos es reconeixen en proporció als costos incorreguts en relació amb els costos totals estimats. Aquest és el mètode que generalment exigeix GAAP per a contractes de construcció a llarg termini i el que les companyies de fiança, bancs i avaladors esperen veure.
Les Matemàtiques Darrere del Percentatge de Completat
El càlcul és senzill, però cada entrada importa.
Pas 1: Calcular el percentatge completat.
Costos incorreguts fins a la data dividits pel cost total estimat en finalitzar és igual al percentatge completat.
Pas 2: Calcular els ingressos guanyats.
Percentatge completat multiplicat pel valor revisat del contracte és igual als ingressos guanyats.
Pas 3: Calcular la posició de facturació.
Facturacions fins a la data menys ingressos guanyats és igual a sobrefacturació o subfacturació. Si el resultat és positiu, l'obra està sobrefacturada. Si negatiu, està subfacturada.
Considerem un condicionament d'oficina mèdica d'1,2 milions de dòlars amb un cost total estimat de 960.000 dòlars. El contractista ha gastat 576.000 dòlars i ha facturat 780.000 dòlars.
- 576.000 dòlars dividit per 960.000 dòlars és igual al 60 per cent completat.
- 60 per cent multiplicat per 1.200.000 dòlars és igual a 720.000 dòlars en ingressos guanyats.
- 780.000 dòlars facturats menys 720.000 dòlars guanyats és igual a 60.000 dòlars sobrefacturats.
El contractista ha cobrat 60.000 dòlars per davant del treball realitzat. Això no és benefici. És un passiu que es liquidarà realitzant la feina restant. El benefici real guanyat fins ara és de 144.000 dòlars, calculat com a ingressos guanyats menys costos incorreguts.
Ara imagineu la mateixa obra, però el contractista només ha facturat 440.000 dòlars.
- El 60 per cent completat encara produeix 720.000 dòlars en ingressos guanyats.
- 440.000 dòlars facturats menys 720.000 dòlars guanyats és igual a -280.000 dòlars, o 280.000 dòlars subfacturats.
El contractista ha fet treball per valor de 280.000 dòlars que no s'ha facturat. Els costos de mà d'obra, materials i subcontractistes ja s'han pagat, però els diners en efectiu no han tornat a entrar. La subfacturació crònica és una de les maneres més ràpides que un contractista rendible es quedi sense efectiu.
Llegir la Sobrefacturació i la Subfacturació Correctament
La sobrefacturació i la subfacturació no són judicis morals. Són diferències de temps entre quan es realitza el treball i quan es factura. Ambdues poden ser saludables o perilloses segons el context.
Quan la Sobrefacturació Ajuda
La càrrega intencionada cap al principi en un calendari de valors pot millorar el flux de caixa. La mobilització, la preparació del terreny i les cimentacions sovint apareixen al principi d'un calendari de facturació. Cobrar efectiu abans que arribin els costos més pesats dóna al contractista capital circulant sense necessitat de demanar prestat. Una posició de sobrefacturació moderada, especialment al principi d'un projecte, sovint és un senyal de gestió intel·ligent de l'efectiu.
Quan la Sobrefacturació MATA
La sobrefacturació es torna perillosa quan el propietari tracta l'efectiu excedent com a benefici. Si les distribucions, les compres d'equip o les bonificacions es financen amb efectiu sobrefacturat mentre les obres estan per sobre del pressupost, el contractista està efectivament demanant prestat a projectes futurs per pagar les pèrdues actuals. Aquest patró es coneix com a préstec d'obres. Pot fer que una empresa sembli forta al extracte bancari mentre sagna al programa WIP.
El senyal d'alerta és quan les sobrefacturacions continuen creixent mentre els marges d'obres tancades continuen caient. Una càrrega cap al principi saludable no amaga les pèrdues.
Quan la Subfacturació és Normal
La retenció, els calendaris de facturació carregats cap al final i el treball completat abans dels fites de facturació poden produir una subfacturació temporal. Una posició de subfacturació petita en una obra amb cobraments sòlids no sol ser una crisi.
Quan la Subfacturació és Perillosa
La subfacturació crònica significa que el contractista està finançant el client. Les causes habituals inclouen processos de facturació lents, ordres de canvi no facturades, treball en disputa i retencions no facturades. Segons l'Associació General de Contractistes d'Amèrica, els problemes de flux de caixa són una de les causes principals de fracàs dels contractistes. La subfacturació és un dels contribuïdors més comuns.
Si una obra està completada al 85 per cent i significativament subfacturada, el contractista ja ha realitzat la major part del treball però no l'ha cobrat. Això és un fracàs de procés que requereix atenció immediata.
Construir un Programa WIP amb Múltiples Projectes
Un programa WIP real sol cobrir totes les obres actives en una pàgina. Aquí teniu com podria ser un programa de quatre projectes.
| Projecte | Valor del Contracte | Cost Total Est. | Costos Fins a Data | % Completat | Ingressos Guanyats | Facturat Fins a Data | Sobrefacturació/(Subfacturació) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Oficina Mèdica | 1.200.000 $ | 960.000 $ | 576.000 $ | 60% | 720.000 $ | 780.000 $ | 60.000 $ |
| Restaurant | 485.000 $ | 400.000 $ | 340.000 $ | 85% | 412.250 $ | 388.000 $ | (24.250 $) |
| Magatzem | 2.100.000 $ | 1.680.000 $ | 504.000 $ | 30% | 630.000 $ | 567.000 $ | (63.000 $) |
| Ampliació Escola | 875.000 $ | 700.000 $ | 665.000 $ | 95% | 831.250 $ | 840.000 $ | 8.750 $ |
Llegir aquest programa explica una història diferent de la del compte de pèrdues i guanys per si sol.
L'oficina mèdica és saludable. Té una sobrefacturació modesta que recolza el flux de caixa, i el marge segueix l'estimació original.
El restaurant està subfacturat per 24.250 $ al 85% completat. El contractista ha fet la major part del treball però no l'ha facturat tot. Cal enviar una factura immediatament.
El magatzem està subfacturat per 63.000 o més al final de l'obra. El director de projecte necessita accelerar el calendari de facturació.
L'ampliació de l'escola està gairebé acabada i lleugerament sobrefacturada. El marge segueix l'estimació i no cal cap acció.
Detectar la Disminució de Beneficis Aviat
La disminució de beneficis és quan el marge estimat d'una obra es redueix amb el temps. Un contractista licita una obra amb un 20 per cent de benefici brut. Al tercer mes, el cost estimat per completar ha augmentat i el marge projectat és del 18 per cent. Al cinquè mes és del 14 per cent. Al tancament és del 9 per cent.
El programa WIP és on la disminució de beneficis apareix per primera vegada. Es mostra com un augment dels costos totals estimats mes a mes sense un augment corresponent del valor del contracte. Detectar-ho aviat dóna opcions al contractista: ajustar equips, pressionar per a ordres de canvi aprovades, escalar el treball en disputa o, com a mínim, millorar la següent estimació.
Un programa WIP que només s'actualitza trimestralment està desfasat tres mesos. Una obra pot passar de saludable a dessagnar-se en 60 dies. Les actualitzacions mensuals són el mínim per a informació de gestió útil.
Errors Comuns del WIP que Creen Pèrdues Reals
Estimacions de Costos Desfassades
La columna de cost total estimat no és un número que es fixi i s'oblidi. Els preus dels materials, la productivitat laboral, els retards meteorològics i els canvis d'abast afecten el cost final. Si l'estimació no s'actualitza, el percentatge completat és incorrecte, els ingressos guanyats són incorrectes i el benefici projectat és incorrecte.
Ignorar les Ordres de Canvi
Les ordres de canvi aprovades s'han d'afegir al valor del contracte i a les estimacions de costos immediatament. Les ordres de canvi no aprovades necessiten un tractament acurat. L'enfocament més segur és incloure el cost si els diners s'estan gastant, però només incloure els ingressos si l'aprovació és altament probable. Reservar ingressos no aprovats crea benefici fantasma.
Tractar les Facturacions com a Benefici
Les facturacions no són benefici. El benefici és ingressos guanyats menys costos incorreguts. L'efectiu sobrefacturat és un passiu fins que es realitzi el treball. Gastar-lo prematurament és una de les maneres més habituals amb què els contractistes es fiquen en problemes d'efectiu prop del final d'una obra.
Construir el Programa Sense Directors de Projecte
Un programa WIP construït només a partir del llibre major de comptabilitat es perd el que el terreny ja sap. Els directors de projecte són els propietaris de l'estimació del cost per completar, la canonada d'ordres de canvi i la realitat de la facturació. Finances i operacions han de revisar el WIP junts cada mes.
No Conciliar amb el Llibre Major General
El programa WIP i el llibre major general haurien d'explicar la mateixa història. El total d'ingressos guanyats al WIP hauria de coincidir amb els ingressos al compte de pèrdues i guanys. El total de sobrefacturacions i subfacturacions hauria de coincidir amb els comptes de passiu i actiu al balanç de situació. Si no ho fan, un d'ells és incorrecte.
Per què les Companyies de Fiança s'Hi Interessen Tant
Les avaladores llegeixen els programes WIP amb més cura que molts contractistes. La capacitat de fiança determina a quins projectes pot licitar un contractista, i el programa WIP és el document principal que els subscriptors utilitzen per avaluar la solidesa financera.
Els subscriptors busquen diversos senyals:
- Anàlisi de disminució. Les obres tancades acaben al marge estimat o a prop, o els marges es redueixen constantment?
- Ràtio de sobrefacturació. Total de sobrefacturacions dividit pel patrimoni net. Si supera l'1,0, el valor net del contractista està efectivament prestat del rendiment futur.
- Concentració de subfacturació. Subfacturacions grans en un sol projecte senyalen risc de cobrament.
- Ràtio de cartera de comandes a patrimoni. Les avaladores solen limitar-ho a 10:1 o 15:1 per a contractistes ben gestionats.
Un contractista amb una comptabilitat WIP neta podria qualificar per a un programa de fiança molt més gran que el mateix contractista amb estimacions desfassades, sobrefacturacions no conciliades i cap disciplina mensual.
Consideracions Fiscals i de Compliment
L'IRS té regles específiques per a contractes de construcció a llarg termini. Segons la Secció 460 del Codi de Rendes Internes, els contractistes amb ingressos bruts anuals mitjans que superen el llindar ajustat per inflació, actualment 29 milions de dòlars, generalment han d'utilitzar el mètode de percentatge de completat per a efectes fiscals en contractes que abasten més d'un any fiscal.
Els contractistes més petits poden qualificar per al mètode de contracte completat o altres mètodes, però les companyies de fiança solen preferir el percentatge de completat independentment de l'elegibilitat fiscal. Per als estats financers GAAP, el percentatge de completat generalment es requereix per a contractes a llarg termini.
La regla del 10 per cent permet als contribuents que utilitzen el percentatge de completat ajornar el reconeixement d'ingressos fins que s'hagi incorregut almenys el 10 per cent dels costos totals estimats. Això pot proporcionar un ajornament fiscal modest en obres en fase inicial.
Una revisió del WIP a finals d'any al novembre, no a l'abril, dóna temps als contractistes per prendre decisions estratègiques sobre el temps dels costos, la facturació i els cobraments abans que tanqui l'any fiscal.
Com Començar Si No Teniu Cap Procés de WIP
Per a un contractista que ha estat operant sense comptabilitat WIP, el punt de partida és senzill però disciplinat.
Al primer mes, llisteu cada projecte actiu amb el seu valor de contracte, cost total estimat, costos incorreguts fins a la data i facturacions fins a la data. Construïu el primer programa. Espereu sorpreses. Gairebé sempre hi ha una obra que sembla rendible però s'està esvaint, o una subfacturació significativa que ningú va notar.
Al segon mes, actualitzeu cada estimació de costos amb informació honesta dels directors de projecte. Aquest és el pas més difícil perquè els líders de camp tendeixen a ser optimistes. Demaneu números reals, no tranquil·litat.
Al tercer mes, establiu un ritme mensual. Actualitzeu el programa WIP cap al desè de cada mes. Celebreu una reunió de revisió amb estimació, operacions i finances cap al quinze. Registreu qualsevol ajust comptable necessari cap al vint. Proporcioneu comptes financers actualitzats a la companyia de fiança trimestralment.
Simplifiqueu la Gestió Financera
La comptabilitat de la construcció és complexa perquè cada obra és diferent, els costos es mouen constantment i la facturació rares vegades coincideix amb el progrés. Un programa WIP net aporta ordre a aquesta complexitat i ofereix als propietaris, directors de projecte i prestadors una única font de veritat sobre on es troba realment el negoci.
Si esteu fent seguiment de múltiples projectes, ordres de canvi i contractes a llarg termini, la base de comptabilitat adequada fa la diferència entre detectar problemes aviat i descobrir-los a finals d'any. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i preparada per a IA, de manera que sempre sapigueu en què es basen els vostres números. Comenceu gratuïtament i vegeu per què desenvolupadors i professionals financers estan canviant a la comptabilitat en text pla.