Imagineu que arriben dos sobres de la vostra companyia d'assegurances d'accidents laborals vuit mesos després que la vostra pòlissa hagi vençut. Un conté un xec de 12.000 . Ambdós són completament normals, i tots dos provenen de la mateixa família d'acords d'assegurança que la majoria dels propietaris de petites empreses no han sentit mai a dir fins que arriba el correu.
Si la vostra empresa ha estat amb la mateixa companyia d'accidents laborals durant uns quants anys amb un historial de seguretat decent, hi ha moltes possibilitats que estigueu inscrits en un pla de dividends o un pla de tarifació retrospectiva ("retro") sense ser plenament conscients del que això significa per als vostres llibres. Cap dels dos és un frau, cap és un error, i cap hauria de prendre per sorpresa al vostre comptable, sempre que entengueu els mecanismes abans que els diners es moguin.
Dues maneres molt diferents de "regularitzar" una pòlissa d'accidents laborals
La majoria dels propietaris d'empreses assumeixen que la prima d'accidents laborals és fixa: pagueu una tarifa basada en la nòmina i la classificació de llocs de treball, i aquí s'acaba. Per a les empreses amb una pòlissa estàndard de cost garantit, això és en gran part cert; l'única regularització és l'auditoria de prima a final d'any que reconcilia la nòmina estimada amb la nòmina real.
Els plans de dividends i els plans retrospectius són animals completament diferents. Ambdós permeten que la vostra experiència real en sinistres canviï el que finalment pagueu, però es mouen en direccions oposades des de la perspectiva del lector:
- Els plans de dividends són un acord únicament a l'alça. Pagueu la prima estàndard per avançat i, si el vostre índex de sinistralitat és baix, el consell d'administració de la companyia pot votar per retornar una part d'aquesta prima en forma de dividend. Si les pèrdues són grans, simplement no rebeu cap dividend, no deveu res extra.
- Els plans de tarifació retrospectiva són un carril de doble sentit. Pagueu una "prima estàndard" més baixa per avançat precisament perquè la factura final es mourà amb les vostres pèrdues reals, tant a l'alça com a la baixa. Un bon any significa un ajust semblant a una devolució; un mal any significa una factura de prima addicional, de vegades considerable.
Confondre aquests dos plans és l'error de comptabilitat més comú que cometen els propietaris d'empreses amb aquests acords, perquè tots dos es manifesten com a moviments d'efectiu no programats lligats a una pòlissa d'accidents laborals que es va tancar fa molt de temps.
Com funcionen realment els plans de dividends
Un pla de dividends és l'estructura més senzilla de les dues. Durant el període de la pòlissa, seguiu pagant una prima d'accidents laborals normal i fixa: res canvia en els vostres pagaments mensuals o trimestrals de prima. El dividend és una bonificació separada i retrospectiva que s'hi afegeix.
Els mecanismes:
- La vostra pòlissa compleix el seu termini complet (normalment 12 mesos) i pagueu la prima estàndard durant tot el període.
- Aproximadament de sis a dotze mesos després que la pòlissa venci, la companyia calcula la vostra prima meritada final (després de l'auditoria de final d'any) i el vostre índex de sinistralitat: la proporció entre les reclamacions pagades i reservades i la prima meritada.
- Si compliu els llindars del pla (normalment una prima meritada mínima d'uns 10.000 $ i un índex de sinistralitat inferior a aproximadament el 50%), el consell d'administració de la companyia pot aprovar un pagament de dividend, sovint expressat com un percentatge de la prima meritada en una escala progressiva.
Per exemple, una empresa amb una prima meritada de 50.000 .
El problema que fa ensopegar la gent: els dividends són legalment discrecionals. El consell d'administració de l'asseguradora els aprova cada any; no són una garantia contractual, i un pla de dividends no és el mateix que una tarifa publicitària més baixa. Si una companyia té un mal any de subscripció en tota la seva cartera, fins i tot si el vostre compte va funcionar bé, pot significar que no es declari cap dividend. No registreu un compte per cobrar per un dividend anticipat abans que es declari realment.
Com funcionen els plans de tarifació retrospectiva
Els plans retrospectius són habituals per a empreses grans o mitjanes amb prou nòmina i historial de sinistres perquè la tarifació per experiència individual valgui la pena, però els empresaris més petits també hi poden ser inclosos, especialment a través de programes retrospectius de grup oferts per associacions comercials.
En lloc d'una prima plana, un pla retrospectiu calcula el vostre cost final amb una fórmula aproximadament com aquesta:
Prima retrospectiva = Prima bàsica + (Pèrdues incorregudes × Factor de conversió de pèrdues) × Factor fiscal
Desglossant-ho:
- La Prima bàsica cobreix les despeses generals i el marge de benefici de l'asseguradora, a més del cost de l'acord de tarifació retrospectiva en si: és el cost mínim de la cobertura fins i tot amb zero reclamacions.
- Les Pèrdues incorregudes són els costos reals de les vostres reclamacions durant el període, tant les quantitats pagades com les reservades (estimades però encara no pagades).
- El Factor de conversió de pèrdues afegeix el cost de la gestió i administració de sinistres.
- El Factor fiscal cobreix els impostos i avaluacions estatals sobre primes.
La majoria dels plans retrospectius també inclouen un límit de pèrdua, que limita quant pot comptar una única reclamació catastròfica en la fórmula, i tant una prima màxima com una mínima, de manera que una reclamació molt dolenta no pugui disparar la factura a una quantitat il·limitada, i un any molt bo no us permeti pagar gairebé res.
El calendari d'ajustos és la part més important per a la comptabilitat. Un pla retrospectiu típic recalcula la prima diverses vegades a mesura que les reclamacions es desenvolupen i es tanquen:
- Primer ajust: aproximadament 6 mesos després que la pòlissa venci
- Segon ajust: aproximadament 18 mesos després del venciment
- Tercer ajust: aproximadament 30 mesos després del venciment
- De vegades, ajustos addicionals anualment fins que totes les reclamacions d'aquell període de pòlissa estiguin tancades
Cada ajust pot moure la factura en qualsevol direcció a mesura que les reclamacions obertes es desenvolupen: una reclamació que semblava un esquinç de 5.000 als divuit mesos, i l'ajust de la vostra prima es mou al seu torn.
Registrar l'efectiu: què impacta realment al vostre llibre major
Aquí és on els dos plans divergeixen realment als vostres llibres.
Xecs de dividend
Com que un dividend no està garantit i el seu import no es pot estimar de manera fiable fins que es declara, el tractament més net és no meritar-lo per avançat. Quan arribi el xec, registreu-lo com una reducció de la despesa d'assegurança en lloc d'ingressos o "altres ingressos": no us estan pagant per serveis prestats, sinó que rebeu una devolució parcial de la prima que ja vau despesar.
Una entrada senzilla quan el xec de dividend es cobri:
Dèbit: Caixa 12.000
Crèdit: Despesa d'assegurança d'accidents laborals 12.000Algunes empreses prefereixen registrar-lo en un compte separat d'"Ingressos per dividend d'assegurança" en lloc de compensar la despesa, especialment si la direcció vol una visibilitat clara de quants ingressos per dividends ha generat el pla any rere any. Qualsevol opció és defensable: el punt és la coherència, i escollir la visió que sigui més útil per a un sistema de comptabilitat on cada transacció és una entrada de text pla i audible fa que sigui trivial veure tant la despesa bruta com la compensació del dividend al mateix llibre major sense que una amagui l'altra.
Factures d'ajust retrospectiu (i devolucions)
Els ajustos retrospectius són una història diferent, perquè, a diferència d'un dividend discrecional, un ajust de prima retrospectiva és una obligació contractual lligada a sinistres que ja han passat. Segons la comptabilitat de meritació, un cop és probable que un ajust generi una prima addicional i l'import es pot estimar de manera fiable, això és un passiu que ha de constar als vostres llibres abans que arribi la factura, no quan es cobri el xec.
A la pràctica, això significa:
- Si teniu reclamacions obertes d'un període de pòlissa amb tarifació retrospectiva, treballeu amb el vostre corredor o companyia per obtenir una estimació de desenvolupament de pèrdues (moltes companyies proporcionen una "prima retrospectiva indicada" informal entre les dates d'ajust formal).
- Meriteu la prima addicional estimada com un passiu i una despesa en el període en què es van produir les pèrdues, no en el període en què apareix la factura, perquè els vostres estats financers d'aquell any de pòlissa reflecteixin el seu cost real.
- Quan arribi cada ajust formal (als 6, 18 i 30 mesos), regularitzeu la meritació per ajustar-la a l'import facturat o retornat real.
Una entrada de meritació aproximada quan espereu una factura de prima addicional:
Dèbit: Despesa d'assegurança d'accidents laborals 18.000
Crèdit: Prima retrospectiva meritada per pagar 18.000I quan la factura real difereixi de la vostra estimació, ajusteu la diferència a través de la mateixa línia de despesa en lloc d'enterrar-la com un ajust miscel·lani: això és el que manté precises les comparacions any rere any del vostre cost laboral real.
Per què això importa més enllà dels mecanismes de comptabilitat
Els plans retrospectius en particular poden distorsionar la lectura que una empresa fa de la seva pròpia rendibilitat si els ajustos no es meriten. Una empresa de construcció o logística que va tenir un any de sinistres difícil pot semblar rendible sobre el paper durant divuit mesos, i després rebre una factura retrospectiva contundent que la fa semblar una pèrdua sobtada i inexplicable, quan en realitat el cost es va meritar en el moment en què van passar els sinistres, simplement encara no s'havia facturat.
Aquest és exactament el tipus de desajust temporal que els registres financers clars i controlats per versions estan dissenyats per detectar. Quan el vostre pla de comptes i les entrades de diari són de text pla i auditables, és senzill etiquetar les meritacions retrospectives de manera diferent, fer un seguiment de la variació entre l'estimació i el real a cada data d'ajust i veure d'un cop d'ull si les vostres inversions en control de pèrdues (programes de seguretat, programes de reincorporació al treball, gestió de sinistres) estan movent realment el vostre factor retrospectiu en la direcció correcta durant diversos anys de pòlissa.
Si la vostra empresa té un pla retrospectiu o de dividends, poseu al corrent al vostre comptable o gestor sobre l'estructura de la pòlissa específicament: no només "tenim accidents laborals", sinó quin tipus de pla, quines són les dates d'ajust i com és el desenvolupament de les pèrdues en qualsevol reclamació oberta. És aquesta informació la que converteix una factura sorpresa en un número que vau veure venir.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
Tant si feu un seguiment d'una prima senzilla com de les regularitzacions plurianuals d'una pòlissa amb tarifació retrospectiva, uns registres financers clars marquen la diferència entre ser enxampat desprevingut i estar preparat. Beancount.io ofereix una comptabilitat de text pla que us dona total transparència i control sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres, sense dependència del proveïdor. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i professionals financers estan canviant a la comptabilitat de text pla.