Des del juliol de 2023, una nova deducció salarial ha estat apareixent a les nòmines de Washington, i la majoria d'empleats que la van notar tenien una sola pregunta per al seu ocupador: "Què és això, i per què no té un límit com la Seguretat Social?" Aquest mes, arriba finalment l'altra meitat de la història. A partir del juliol de 2026, el fons que alimenta aquesta deducció comença a pagar les seves primeres prestacions de cures de llarga durada, fins a $36,500 per treballador que hi tingui dret. Si gestiones la nòmina d'encara que sigui un sol empleat la feina del qual estigui radicada a Washington, el WA Cares Fund és ara un element permanent al teu calendari de compliment normatiu, i fer-ho malament comporta un risc financer real.
Aquesta guia repassa el que els ocupadors de Washington realment han de fer: per a qui deuen primes, quant han de retenir, com funcionen les exempcions, què ha canviat per al 2026 i què passa si es perd una presentació.
Què és realment el WA Cares Fund
WA Cares és un programa d'assegurança de cures de llarga durada gestionat per l'estat i finançat pels empleats, el primer del seu tipus al país. A diferència del programa de permís familiar i mèdic remunerat de Washington, en què els ocupadors poden compartir el cost, les primes de WA Cares les paguen íntegrament els empleats. El teu paper com a ocupador és retenir la prima del salari, mantenir-la i remetre-la a l'estat segons el calendari establert. No deus cap aportació equivalent per part de l'ocupador, tot i que pots cobrir voluntàriament la part de l'empleat si així ho decideixes.
El tipus de la prima és del 0,58% del salari brut de l'empleat, i, de manera crítica, no hi ha cap límit salarial. Els impostos de la Seguretat Social deixen d'aplicar-se un cop l'empleat supera la base salarial anual; WA Cares no funciona així. Cada dòlar de salari cobert està subjecte a la deducció del 0,58%, durant tot l'any, independentment de com de alta sigui la compensació de l'empleat.
Per a qui deus primes
El desencadenant no és on té la seu la teva empresa, sinó si la feina de l'empleat està "localitzada a Washington". A la pràctica, això significa:
- Empleats radicats a Washington — coberts per defecte, independentment d'on estigui constituïda la teva empresa o on hi hagi la seva oficina principal.
- Empleats remots que viuen i treballen a Washington — coberts, fins i tot si ets un ocupador de fora de l'estat sense cap altra presència a Washington.
- Empleats que reparteixen la seva feina entre diversos estats — generalment coberts si Washington és on es troba la base d'operacions o on es duu a terme la majoria de la feina.
- Empleats que viuen fora de Washington però que hi treballen ocasionalment — aquí és on la cosa depèn dels fets concrets, i val la pena fer una consulta legal ràpida si tens personal híbrid o repartit entre diversos estats.
Si qualsevol part de la teva plantilla té relació amb Washington, no donis per fet que el programari de nòmina ho gestiona automàticament — confirma que el teu proveïdor de nòmina realment presenta l'informe combinat de WA Cares/Paid Leave, i no només la part del permís remunerat.
Exempcions: què és automàtic i què no ho és
Els empleats poden estar exempts de les primes de WA Cares, però l'exempció mai és una decisió que l'ocupador prengui unilateralment. Requereix l'aprovació de l'estat, i has de tenir la carta d'aprovació arxivada abans de deixar de retenir.
Les categories d'exempció reconegudes inclouen:
- Empleats que van comprar una assegurança privada de cures de llarga durada qualificada abans de l'1 de novembre de 2021
- Empleats que viuen fora de Washington
- Cònjuges o parelles de fet de membres en servei actiu de les forces armades dels EUA
- Membres en servei actiu de les forces armades que treballen en un lloc civil
- Titulars de visats de treball temporal no immigrants — a partir de l'1 de gener de 2026, aquesta exempció es va tornar automàtica, la qual cosa significa que els ocupadors haurien de deixar de retenir per a aquests empleats per defecte, tret que l'empleat decideixi activament participar-hi
Aquest últim canvi és una de les actualitzacions més rellevants per al 2026. Si la teva plantilla inclou titulars de visats amb autorització de treball temporal, revisa ara les teves retencions — és possible que estiguis cobrant de més primes a empleats que ara estan exempts automàticament, i voldràs tenir documentació en qualsevol dels dos casos.
Un límit important: no pots retornar retroactivament les primes que no vas retenir de nòmines anteriors d'un empleat no exempt simplement deixant de retenir en el futur per compensar-ho. Les primes no retingudes són responsabilitat de l'ocupador i es recapten durant l'informe trimestral regular.
Com i quan remetre les primes
L'informe de WA Cares segueix el mateix cicle trimestral que el permís familiar i mèdic remunerat — una única presentació combinada a través de l'Employment Security Department (ESD) cobreix ambdós programes (i, per a la majoria d'ocupadors, també l'informe de l'assegurança d'atur). Els terminis són:
| Trimestre | Període de l'informe | Data límit |
|---|---|---|
| T1 | gen.–març | 30 d'abril |
| T2 | abr.–juny | 31 de juliol |
| T3 | jul.–set. | 31 d'octubre |
| T4 | oct.–des. | 31 de gener |
Cada informe requereix els salaris, les hores treballades i les primes retingudes durant el trimestre. Els informes tardans o incomplets comporten sancions esglaonades — $25, $75 o $250 segons la gravetat — més un interès mensual de l'1% sobre qualsevol prima impagada. Un informe absent es considera morós i pot bloquejar l'accés del teu compte al teu avís habitual de tipus impositiu, cosa que genera complicacions addicionals per a altres presentacions no relacionades.
Què canvia per als empleats a partir del juliol de 2026
Entendre la part de les prestacions t'ajuda a respondre les preguntes que inevitablement et faran els teus empleats ara que el fons ja paga prestacions.
A partir del juliol de 2026, els treballadors que hi tinguin dret podran accedir a fins a $36,500 en prestacions vitalícies de cures de llarga durada (la quantitat s'indexa per créixer amb la inflació amb el temps). La prestació es pot fer servir per a una àmplia gamma de serveis: assistents professionals de cures a domicili, pagaments a un familiar qualificat (inclòs el cònjuge) que ofereixi cures, modificacions a la llar com barres de suport i rampes, repartiment de menjar, transport mèdic i equipament d'assistència.
Per tenir-hi dret, un treballador ha de superar dos requisits diferents:
- Un llindar de contribució. Hi ha tres vies: contribuir durant almenys 10 anys per tenir accés vitalici complet; contribuir durant 3 dels últims 6 anys en el moment de la sol·licitud per tenir accés complet; o, per als treballadors nascuts abans de l'1 de gener de 1968, obtenir un 10% prorratejat de la prestació per cada any de contribució (aproximadament $3,650 per any que hi doni dret), ja que els treballadors de més edat tenen menys temps per arribar als llindars estàndard abans de necessitar cures.
- Un llindar de necessitat de cures. Cal que l'avaluïn com a necessitat d'assistència pràctica en almenys tres activitats de la vida diària — coses com banyar-se, vestir-se, menjar, la gestió de la medicació o la mobilitat.
Un cop aprovat, el fons paga directament els proveïdors; no hi ha paperassa de reemborsament que el beneficiari hagi de gestionar. També és nou per al 2026: els treballadors que es traslladin fora de Washington després d'haver contribuït almenys tres anys (amb 500 hores o més treballades per cada any que hi doni dret) poden optar per mantenir la seva prestació de manera portàtil si actuen dins l'any posterior a haver deixat l'estat — un detall que val la pena esmentar si tens empleats que es traslladen.
Una llista de verificació de compliment normatiu per a aquest trimestre
- Confirma que el teu sistema de nòmina dedueix el 0,58% del salari brut sense cap límit, per a tots els empleats la feina dels quals estigui localitzada a Washington
- Revisa la teva llista de cartes d'exempció arxivades — creua-les amb els empleats als quals has deixat de retenir
- Si tens treballadors amb visats de treball temporal, revisa si s'aplica l'exempció automàtica de gener de 2026 i actualitza les retencions en conseqüència
- Verifica que el teu informe combinat del T2 de 2026 (salaris, hores, primes de WA Cares i de permís remunerat) es presenti abans del 31 de juliol
- Informa el teu contacte de recursos humans o de nòmina sobre la part de prestacions del programa — espera't preguntes dels empleats ara que ja s'han començat a pagar
Mantén organitzats els teus registres de nòmina
Programes com WA Cares recorden que el compliment normatiu de nòmina no és una configuració que es fa un sol cop, sinó una obligació contínua amb canvis de tipus, noves categories d'exempció i terminis trimestrals que evolucionen a mesura que el programa madura. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dona un registre clar i controlat per versions de cada obligació i remesa de nòmina, de manera que conciliar el que has retingut amb el que devies a l'estat mai és endevinar. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els propietaris de negocis amb visió financera prefereixen una comptabilitat que realment poden auditar.