Un centre de col·lisions pot registrar un mes de sis xifres i, tot i així, perdre liquiditat si els llibres no separen el treball del Programa de Reparació Directa (DRP) dels treballs detallistes que no són DRP, si no fan un seguiment del marge de recanvis per categoria o si passen per alt cada suplement que s'ha colat sense autorització. La Society of Collision Repair Specialists representa més de 6.000 tallers i 58.500 professionals, i els operadors que sobreviuen als estrets marges del treball impulsat per les assegurances no són els pintors més ràpids. Són aquells el llibre major dels quals quadra perfectament amb CCC ONE, la reserva per a garanties dels quals està finançada abans que s'enviï la carta de garantia de per vida, i els KPIs dels quals coincideixen amb els números que els seus socis asseguradors revisen cada trimestre.
Aquesta guia repassa les decisions comptables que separen els tallers de col·lisions rendibles dels que tanquen després de la primera auditoria DRP: com reconèixer els ingressos directes de l'assegurança nets de concessions, assignar els marges dels recanvis OEM versus els del mercat secundari i LKQ, fer el seguiment dels suplements a través del sistema de peritatge, fer provisions per a treballs repetits, capitalitzar cabines de pintura i bancades sota la Secció 179, i mesurar el temps de cicle, el temps de treball efectiu i les xifres de severitat que esperen les companyies.
Els dos fluxos d'ingressos que tot taller de col·lisions ha de separar
El treball d'assegurances i el treball detallista de pagament directe per part del client semblen idèntics al taller. Comparteixen els mateixos tècnics, la mateixa pintura i, sovint, el mateix vehicle. En el llibre major, no haurien de barrejar-se mai.
Reconeixement d'ingressos DRP sota la norma ASC 606
Un acord de Programa de Reparació Directa (DRP) és un contracte entre un taller i una asseguradora que canalitza els sinistres cap a les instal·lacions participants a canvi de concessions negociades. Les concessions típiques del DRP inclouen descomptes en la taxa de mà d'obra, límits en pintura i materials, sostres en el preu dels recanvis i l'ús obligatori de peces del mercat secundari o reciclades quan la companyia ho permeti. La factura bruta d'una ordre de reparació DRP rarament coincideix amb el que el taller acabarà cobrant.
Sota la norma ASC 606, el preu de la transacció per al treball DRP és la contraprestació que l'entitat espera tenir dret a rebre després de la contraprestació variable. Això vol dir que els ingressos que registreu no són el total que apareix a l'ordre de reparació. És l'import net després de la concessió de la taxa, la reducció del preu dels recanvis i qualsevol taxa administrativa acordada. Registrar l'import brut i comptabilitzar les concessions com a despeses separades infla els ingressos, distorsiona el marge brut i fa que el compte de pèrdues i guanys sigui inútil per a l'anàlisi comparativa.
El tractament correcte és registrar els ingressos DRP nets de les concessions negociades en el moment de la factura, i després fer un seguiment de les concessions a través d'un compte corrector d'ingressos perquè la direcció pugui veure el diferencial entre els preus detallistes i els preus DRP. El compte corrector respon a una pregunta que tot gestor s'hauria de fer trimestralment: què ens està costant realment cada programa d'assegurances en ingressos perduts, i val la pena pel volum que genera?
Ingressos detallistes i no DRP
El treball pagat pel client, els sinistres d'assegurances que no són DRP i la reparació de flotes no comporten concessions de taxes ni sostres en el preu dels recanvis. Els marges d'aquests treballs solen ser més alts que els del treball DRP perquè el taller pot posar el preu dels recanvis OEM al detall complet, aplicar les taxes de mà d'obra publicades i facturar la pintura i els materials segons la taxa per hora publicada. Separar els ingressos detallistes en el seu propi compte permet al taller calcular la seva bretxa de marge DRP i decidir si ha d'abandonar els programes d'asseguradores amb baix rendiment.
Recanvis: tres fons de marge, no un
El cost individual més gran en una ordre de reparació de col·lisions són els recanvis. Agrupar tots els costos de recanvis en un sol compte de cost de les vendes amaga les raons estructurals per les quals els marges fluctuen mes a mes. Els tallers sofisticats divideixen els recanvis en almenys tres fons de marge.
Recanvis OEM
Els recanvis del Fabricant d'Equips Originals (OEM) provenen del fabricant del vehicle i solen tenir el cost d'adquisició més alt, però també el preu de llista més alt. Els marges OEM es redueixen quan les asseguradores només paguen un preu equivalent al del mercat secundari. Quan un DRP exigeix OEM però paga a la taxa del mercat secundari, el taller absorbeix la diferència. Aquesta diferència ha d'anar en una línia de "Variància de cost OEM DRP" perquè no erosioni silenciosament el marge global de recanvis en els llibres.
Recanvis del mercat secundari i LKQ
Els recanvis del mercat secundari són reemplaçaments produïts en massa certificats per grups com CAPA. LKQ (Like-kind-and-quality) es refereix a peces reciclades de qualitat equivalent extretes de vehicles de desballestament. Els recanvis del mercat secundari i LKQ tenen un cost d'adquisició significativament inferior als OEM i són la base de com es preserva la rendibilitat del DRP. Les companyies supervisen el percentatge d'utilització de mercat secundari i LKQ en els seus quadres de comandament DRP. Un taller que utilitzi el 100% d'OEM en sinistres DRP serà expulsat de la xarxa. Un taller que utilitzi el 100% de mercat secundari s'exposa a problemes de responsabilitat i de satisfacció del client. El KPI que la majoria de companyies esperen se situa en un punt intermedi, sovint al voltant del 30 al 50 per cent d'utilització de peces alternatives en aquells recanvis on l'OEM no és obligatori per llei.
Materials de pintura i subministraments de repintat
Els materials de repintat es facturen per hora de mà d'obra a una tarifa publicada, però el cost real del vernís, base, imprimació, film d'emmascarar i paper de vidre no escala linealment amb les hores facturades. Feu un seguiment del cost dels materials de repintat en un subcompte separat de les peces de col·lisió. Aquesta és l'única manera de veure si el càrrec de materials per hora realment cobreix el cost dels materials consumits, perquè el marge brut de pintura i materials tendeix a ser el més alt de qualsevol partida quan es fixa el preu correctament.
Els costos de subcontractació no són peces
L'alineació de rodes, la substitució de vidres, els treballs mecànics realitzats per un taller extern i la coordinació de cotxes de lloguer són despeses de subcontractació (sublet). Haurien d'estar en el seu propi compte, mai barrejades amb les peces. La subcontractació sol comportar un marge reduït (sovint del 10 al 25 per cent) i inflar el cost de les mercaderies venudes (COGS) de les peces amb la subcontractació oculta el marge real de les peces a la direcció.
Suplements i autoritzacions de sinistre total
Gairebé cap treball de col·lisió es tanca amb el pressupost original. Es descobreixen danys ocults durant el desmuntatge, el perit de l'asseguradora aprova operacions addicionals i l'ordre de reparació creix. Cada addició és un suplement, i cada suplement genera ingressos només quan està documentat i autoritzat en el sistema de valoració.
Seguiment de suplements mitjançant CCC, Mitchell i Audatex
CCC ONE, Mitchell i Solera Qapter (anteriorment Audatex) són els tres sistemes de valoració que utilitzen les asseguradores. Cada suplement ha de passar per la plataforma de valoració amb l'aprovació de l'asseguradora. Els suplements anotats a l'expedient però mai aprovats no es poden facturar. El risc comptable és que el cap de producció vegi el treball com a autoritzat, els tècnics el realitzin, les peces es demanin i es consumeixin, però l'asseguradora rebutgi el suplement durant l'auditoria de tancament. El taller assumeix llavors el cost sense ingressos compensatoris.
La disciplina comptable consisteix a conciliar cada ordre de reparació tancada amb el pressupost final aprovat abans de registrar els ingressos. El treball realitzat sense autorització aprovada no és una venda. És una pèrdua (shrinkage), i s'hauria de tractar com a tal en l'informe de marge brut.
Ingressos per autorització de sinistre total
Quan un vehicle es declara sinistre total després que el taller ja hagi començat les reparacions, l'asseguradora emet una autorització de desmuntatge i emmagatzematge que cobreix la mà d'obra realitzada, les peces consumides però no utilitzades i les tarifes diàries d'emmagatzematge fins que el vehicle és recollit. Els ingressos per sinistre total s'han de registrar en el seu propi compte. Són no recurrents, tenen un perfil de marge distint (sense pintura, sense mà d'obra de carrosseria, principalment desmuntatge i emmagatzematge), i combinar-los amb els ingressos per reparacions completades distorsiona la tendència del marge brut.
Reserves per retorns i garantia de mà d'obra de per vida
Una garantia de mà d'obra de per vida és l'estàndard en la reparació de col·lisions moderna. La majoria dels tallers prometen corregir qualsevol defecte en la mà d'obra mentre el client original sigui el propietari del vehicle. L'obligació financera darrere d'aquesta promesa és real, i pertany al balanç de situació.
Estimació de la reserva
La taxa de retorns (comebacks) és el percentatge de treballs completats que tornen per a una reparació en garantia. Les taxes de retorn de la indústria solen oscil·lar entre l'1 i el 4 per cent de les ordres de reparació completades. Cada retorn consumeix mà d'obra, materials i capacitat del taller que no produeixen ingressos. La qüestió comptable és quan reconèixer aquest cost.
Reconèixer el cost dels retorns només quan es produeixen distorsiona el benefici en el període en què es produeix el retorn i sobreestima el benefici en el període en què es va vendre la reparació original. L'enfocament més net és estimar el cost mitjà de retorn per ordre de reparació (OR) i dotar una reserva de garantia en el moment en què es factura cada treball completat. La reserva és un passiu en el balanç de situació, i els costos reals dels retorns es carreguen contra ella a mesura que es produeixen. Al tancament de l'exercici, la reserva es regularitza respecte als costos reals i s'ajusta de manera contínua.
Una fórmula útil: el cost mitjà de retorn per OR multiplicat pel nombre d'OR completades durant el període és igual a la despesa de garantia del període. Si l'OR completada mitjana produeix 0,025 retorns a un cost mitjà de 400 per OR. En un taller que produeix 200 OR al mes, això representa una acumulació de reserva mensual de 2.000 $.
La Secció 179 i la qüestió de la capitalització d'equips
La llista d'equips d'un taller de col·lisió és una de les més intensives en capital de qualsevol segment de petita empresa. Les cabines de pintura, les estacions de preparació amb flux descendent, els bancs d'estirament, els sistemes de mesurament computaritzats, els equips de soldadura MIG i per punts de resistència, els sistemes de barreja de pintura i els equips de recuperació poden sumar fàcilment entre 500.000 $ i 1,5 milions de dòlars per a una instal·lació de mida mitjana.
Amortització mitjançant la Secció 179
La Secció 179 permet a les empreses imputar com a despesa els béns aptes l'any en què es posen en servei en lloc de depreciar-los durant el seu període de recuperació, subjecte a límits anuals, eliminacions progressives i una limitació dels ingressos empresarials. Per a la majoria dels equips de col·lisió, el tractament de la Secció 179 millora dràsticament el perfil del flux de caixa lliure d'impostos d'una compra d'equips important. Una cabina de pintura de 120.000 i 40.000 $ d'efectiu que, d'una altra manera, quedaria bloquejat en una depreciació MACRS durant set anys.
Què hi entra
Les cabines de pintura, les bancades de redreçament, les soldadores, els elevadors, les sales de mescles, els sistemes de mesura, les eines d'escaneig i els ordinadors del taller generalment es consideren béns de la Secció 179 perquè són béns personals tangibles utilitzats en l'activitat comercial o empresarial. Les millores en els edificis, com ara la remodelació d'una oficina nova, normalment no entren a la Secció 179, però poden ser aptes per a l'amortització addicional depenent de l'any i del tipus de millora.
La qüestió de la fabricació
Una posició fiscal subtil però important: els tallers de reparació de col·lisions amb cabines de pintura, redreçament de xassís, soldadura i capacitats de repintat poden complir la definició de fabricació de l'IRS per a determinats propòsits. Aquesta classificació pot obrir oportunitats addicionals de planificació fiscal al voltant de l'edifici mateix, incloent-hi una possible segregació de costos a l'àrea de producció. Val la pena parlar-ne amb un assessor fiscal que conegui el sector de la reparació de col·lisions, ja que l'estalvi en la part de béns immobles pot ser molt superior a l'estalvi en equipament.
Els KPI que exigeixen les revisions de rendiment de les asseguradores
Els quadres de comandament dels DRP i les auditories de les asseguradores se centren en uns quants indicadors operatius. Els tallers que no poden generar aquestes xifres a petició perden el seu lloc a la xarxa. Els tallers que superen els seus competidors en aquestes xifres reben més volum de feina.
Temps de cicle
El temps de cicle és el nombre de dies naturals entre l'assignació de l'asseguradora i la data en què es retorna el vehicle al client. És la mètrica DRP més controlada perquè determina la despesa del cotxe de substitució que l'asseguradora assumeix mentre el vehicle és al taller. Un temps de cicle mitjà d'entre 8 i 12 dies és competitiu en la majoria de mercats, i els tallers líders aconsegueixen baixar dels 7 dies mitjançant una programació més ajustada, la comanda prèvia de peces i l'automatització dels pressupostos complementaris.
Temps de contacte
El temps de contacte és el nombre d'hores que els tècnics estan treballant activament en un vehicle durant la reparació, dividit pel total d'hores naturals que el vehicle passa al taller. Un temps de contacte alt indica una programació eficient. Un temps de contacte baix significa que els vehicles estan aturats esperant peces, disponibilitat de la cabina de pintura o la revisió del perit. Un temps de contacte per sota del 30 per cent és habitual; els tallers de referència mundial superen el 50 per cent.
Severitat
La severitat és l'import mitjà en dòlars d'una ordre de reparació. Les asseguradores la segueixen de prop perquè una severitat creixent indica inflació, vehicles més complexos o comportaments d'inflat de reclamacions per part del taller. El registre de la severitat per programa d'asseguradora permet a un taller comparar-se amb les expectatives de la companyia i identificar si un programa concret està permetent que la severitat augmenti amb el temps.
Vendes per tècnic i dia
El total d'hores de mà d'obra facturades per tècnic i torn és la base de la productivitat. Un tècnic de xapa a preu tancat hauria de registrar entre 8 i 10 hores facturades per torn de 8 hores en una programació saludable. Qualsevol xifra substancialment inferior indica falta de feina, buits en la programació o ineficiència tècnica.
Net Promoter Score i CSI
L'Índex de Satisfacció del Client (CSI) de les enquestes de les asseguradores alimenta directament els quadres de comandament dels DRP. Un taller amb un CSI fort i un temps de cicle feble normalment rebrà més indulgència que un amb un temps de cicle fort i un CSI feble, perquè l'asseguradora valora més la retenció de clients que la velocitat pura.
Disciplina de conciliació: l'estructura que estalvia marge
Els tallers que sobreviuen als marges ajustats dels DRP executen tots un patró de conciliació similar. Un sistema de gestió de tallers (SMS) com CCC ONE, Mitchell Connect o Rome Technologies gestiona les operacions i els pressupostos. El programari de comptabilitat (QuickBooks, Xero o una opció de text pla) gestiona els llibres. Una capa de conciliació assegura que cada ordre de reparació de l'SMS quadre amb els ingressos del llibre major, que cada compra de peces quadre amb una factura de proveïdor i que cada pagament de l'asseguradora quadre amb una ordre de reparació específica.
La triple conciliació setmanal detecta les fugues: peces demanades però mai facturades, complements facturats però mai cobrats, franquícies cobrades però no registrades i ràpels dels proveïdors de pintura que haurien de reduir el cost de les vendes però que mai van arribar als llibres.
Mantingueu en ordre els registres financers del vostre taller de xapa i pintura
Un negoci de reparació de col·lisions funciona amb marges estrets i fluxos d'ingressos complexos, on cada concessió de DRP, cada complement i cada reserva per garanties s'ha de rastrejar amb precisió o la imatge del final d'any es converteix en ficció. Beancount.io ofereix als propietaris de tallers una comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i dissenyada per gestionar el tipus d'estructura de comptes detallada que els tallers de col·lisió necessiten per separar els ingressos per DRP, els fons de peces i les reserves de garantia. Comenceu de franc i descobriu per què els tallers confien en la comptabilitat en text pla per mantenir els marges honestos.