Imagineu-vos aquesta escena. Un dissenyador tanca l'any, mira el compte de resultats i veu 480.000 $ en ingressos. Mentrestant, l'efectiu al compte operatiu amb prou feines és suficient per cobrir les nòmines del mes següent. El comptable anomena "ingressos" a cada línia, "despesa" a cada comanda de producte i, en arribar el moment dels impostos, l'empresa paga per beneficis fantasma que el saldo bancari mai no va veure realment.
Aquest no és un cas exòtic. És el resultat per defecte quan un dissenyador d'interiors gestiona un negoci basat en projectes i amb una gran càrrega d'aprovisionament mitjançant un pla de comptes creat per a una cafeteria. La solució no és més programari. És entendre tres coses de les quals realment depèn el sector: els diners del client són un passiu fins que s'han meritat, les vendes de productes flueixen simultàniament a través dels ingressos i del COGS (cost de les mercaderies venudes), i el marge no és una línia d'ingressos pròpia. Si feu bé aquestes coses, els vostres números diran la veritat.
Per què es trenquen els llibres de disseny d'interiors
Una petita empresa típica ven un servei per una tarifa, registra els ingressos quan s'envia la factura i continua endavant. Els dissenyadors d'interiors fan quatre feines a la vegada: venen serveis de disseny, aprovisionen béns en nom dels clients, cobren bestretes importants abans que es faci cap feina i recapten un marge que se situa a mig camí entre la comissió i el marge de revenda. Si connecteu aquests quatre fluxos en un compte genèric de "Vendes", el compte de resultats esdevé un sense sentit.
El resultat és una llista de queixes que qualsevol comptable especialista sent cada setmana. L'empresa "sembla rendible" però no pot pagar les nòmines. Els pagaments trimestrals estimats d'impostos assumeixen ingressos que, en realitat, eren dipòsits de clients no meritats. Les compres de mobles es troben a "Subministraments d'oficina" o "Despeses operatives" en comptes del cost de les mercaderies venudes. El marge es registra dues vegades, un cop quan es factura el producte i un altre quan es calcula la tarifa, inflant tant els ingressos com la responsabilitat fiscal. Res d'això és exòtic. Tot prové de la mateixa arrel: els llibres no es van dissenyar per a l'aprovisionament més les bestretes més els marges.
Les bestretes dels clients pertanyen al balanç de situació, no al compte de resultats
Tracteu cada pagament anticipat com un passiu fins que l'hagueu meritat. Una bestreta de 20.000 $ per a un projecte de cuina que no ha començat no són els vostres diners. Són els diners del client asseguts al vostre compte, amb una obligació contractual associada. Registrar-ho com a ingressos distorsiona el benefici, infla l'impost sobre el treball autònom i lliura silenciosament a l'agència tributària més del que deveu en qualsevol any en què les bestretes creixin més ràpidament que l'execució dels projectes.
La mecànica
Creeu un compte de passiu circulant anomenat Dipòsits de clients o Ingressos no meritats. Quan arriba una bestreta, l'assentament és:
Dr Efectiu 20.000
Cr Dipòsits de clients 20.000Quan el client aprova una fase, es completa una instal·lació o el contracte estableix que una part de la bestreta s'ha meritat, reduïu el passiu i reconegueu l'ingrés:
Dr Dipòsits de clients 5.000
Cr Ingressos per honoraris 5.000Si rebeu un dipòsit del 50% per una comanda de mobles de 12.000 $, el dipòsit tampoc està meritat. No és vostre fins que el producte s'entrega i s'accepta, tot i que l'efectiu estigui al vostre compte operatiu. Algunes empreses creen un subcompte separat de Dipòsits de productes perquè les bestretes per serveis i els dipòsits per béns es rastregin per separat. Aquesta distinció us estalviarà temps més endavant en conciliar les ordres de compra (PO) obertes amb els passius dels clients.
El flux de caixa segueix l'estructura
Un cop les bestretes són un passiu, la imatge canvia. El balanç de situació mostra el que realment deveu al client en treballs no lliurats. El compte de resultats mostra només el que s'ha meritat. El flux de caixa esdevé llegible. Deixeu d'utilitzar la bestreta de demà per finançar les despeses generals d'avui, perquè els llibres fan visible que els diners encara no són vostres. Els dissenyadors que canvien a aquesta estructura descobreixen habitualment que l'empresa era solvent però amb poca liquiditat durant anys, fet que quedava emmascarat per un P&L que s'afalagava a si mateix amb dipòsits.
Les vendes de productes són ingressos i COGS, no una cosa o l'altra
Quan aprovisioneu un sofà de 10.000 per a un client i li factureu 13.000 \, passen dues coses al compte de resultats, no una. Els 13.000 que heu pagat al proveïdor són el Cost de les mercaderies venudes (COGS). La diferència, 3.000 $, apareix naturalment com a benefici brut sobre els béns. No necessiteu un compte separat d'"Ingressos per marges". No cal fer un assentament manual del marge. Les matemàtiques se n'ocupen soles.
Aquest és el lloc on es cometen els errors més cars. Els dos errors comuns són imatges especulars l'un de l'altre.
Error 1: Registrar només el marge com a ingressos. El dissenyador tracta el client com un processador de targetes de crèdit, passa els 10.000 com a ingressos. Els ingressos estan infravalorats. El marge brut sembla correcte en termes percentuals, però les xifres d'ingressos absoluts són massa petites per donar suport a les decisions de personal, les converses amb entitats financeres o les declaracions precises d'impostos.
Error 2: Comptabilització doble. El dissenyador registra la factura del client de 13.000 com a ingressos addicionals. Ara els ingressos reportats són de 16.000 . Tots els formularis fiscals posteriors estan sobrevalorats. També ho està el marge brut fins que el comptable s'adona que els llibres ja no coincideixen amb el banc.
Tots dos errors desapareixen quan les compres de productes es canalitzen a través del COGS i les factures dels clients es registren per l'import total facturat.
Una estructura neta d'ingressos i cost de vendes (COGS)
Configureu el vostre pla de comptes amb, almenys, aquestes categories d'ingressos i costos:
- Ingressos per honoraris de disseny — honoraris per hores, tarifa fixa o ingressos per bestretes
- Ingressos per venda de productes — import total facturat de mobles, accessoris i acabats
- Ingressos per transport i lliurament — el que cobreu als clients per l'enviament
- Ingressos per instal·lació i servei prèmium — el que cobreu per la col·locació i muntatge
- COGS – Productes — cost del proveïdor dels béns que resaleu
- COGS – Transport d'entrada — el que us cobren els proveïdors per l'enviament
- COGS – Mà d'obra d'instal·lació — factures de subcontractistes per la col·locació
- COGS – Taller i fabricació a mida — cortinatges, entapissats, fusteria
La línia del marge brut us indica la rendibilitat per projecte sense complicacions amb els càlculs del marge de benefici. Si els llibres diuen que un projecte ha tingut 80.000 en COGS de producte, el benefici brut és de 19.000 $ i el percentatge de marge es calcula de forma neta. Si el marge sembla massa baix, la línia de transport o d'instal·lació us indicarà el motiu.
Descomptes comercials: Revelar, mantenir o compartir — I comptabilitzar-los de manera coherent
Un descompte comercial és una reducció de preu d'un fabricant o sala d'exposicions a la qual només poden accedir els professionals del sector. Si el preu de catàleg és de 3.200 i rebeu un preu professional de 2.240 \, teniu tres opcions honestes. Podeu traslladar el descompte total al client i facturar 2.240 $. Podeu mantenir el descompte com el vostre marge i facturar el preu de catàleg. O podeu compartir-lo explícitament, facturant el preu de catàleg i aplicant un crèdit per una part definida.
Sigui quina sigui l'opció que trieu, documenteu-la a l'acord i comptabilitzeu-la de manera coherent. La factura del proveïdor que registreu és sempre el vostre cost real. La factura del client és el que realment li factureu. No registreu el preu de catàleg com a COGS només perquè aparegui a la fitxa tècnica. No comptabilitzeu un "descompte fantasma" com a ingressos. Només la realitat. L'agència tributària (IRS), el vostre estat i qualsevol futur comprador de l'empresa esperaran veure el cost de la factura del proveïdor al compte de COGS, no el preu de catàleg menys un ajust inventat.
Comandes de compra, impostos sobre les vendes i l'hàbit del certificat de revenda
Cada compra de producte hauria de passar per una comanda de compra (PO) numerada. La PO vincula la factura del proveïdor, la factura del client, la disposició del dipòsit i les despeses de transport en un únic registre auditable. Quan es confirma el lliurament, la PO es tanca i el dipòsit corresponent del client passa de passiu a ingressos. Les PO obertes i no conciliades al final de l'any són la font més comuna de desquadraments entre ingressos i COGS en les empreses de disseny.
L'impost sobre les vendes mereix la seva pròpia disciplina. Si compreu amb un certificat de revenda, no pagueu l'impost sobre les vendes al proveïdor; el cobreu al client i el liquideu al vostre estat. Si oblideu el certificat de revenda i pagueu l'impost sobre les vendes en la compra, no podeu cobrar també l'impost al client, o haureu recaptat un impost que no calia i no l'haureu liquidat de manera que l'estat el pugui conciliar.
El flux de treball net:
- Presenteu un certificat de revenda a cada proveïdor abans de la primera comanda
- Feu un seguiment de cada estat on envieu mercaderies i registreu-vos on tingueu obligacions
- Configureu un compte de passiu d'Impostos sobre les vendes a pagar, no una despesa
- Cobreu l'impost sobre el preu marcat per al client, no sobre el cost a l'engròs, perquè és el que exigeixen la majoria dels estats
- Presenteu i liquideu mensualment o trimestralment segons el calendari del vostre estat
Saltar-se qualsevol d'aquests passos converteix una tasca comptable rutinària en un projecte de neteja de diversos anys.
Les despeses reembossables són una operació neutra, no una font d'ingressos
El viatge a la sala d'exposicions d'un proveïdor, l'enviament de mostres, una taxa de permís pagada en nom d'un client... tot això són despeses reembossables. Gestioneu-les a través d'un compte pont del balanç o a través de línies d'ingressos i COGS coincidents perquè el resultat net sigui zero. No són beneficis. Si factureu 400 en rebuts, l'impacte en el vostre compte de P&G és de 0 com a ingressos sense el cost corresponent, estaríeu pagant impostos sobre la renda per una operació neutra.
El mètode més net és un parell de comptes: Ingressos reembossables i Despeses reembossables, ambdós passant pel compte de pèrdues i guanys. Sempre haurien de ser aproximadament iguals al final de l'any. Una diferència significativa significa que esteu assumint costos que el contracte us permetia facturar, o que esteu facturant per coses que mai han passat.
Els cinc hàbits comptables que separen els estudis rendibles dels estressats
Més enllà de l'estructura, el treball diari és normal i corrent. Els estudis que mantenen la rendibilitat fan aquestes cinc coses cada mes, en cada projecte, cada vegada.
-
Concilieu els comptes bancaris, de targetes de crèdit i de passarel·les de pagament mensualment. No trimestralment, no "quan les coses es calmin". Mensualment. Com més s'allarga la conciliació, més probable és que una transacció omesa amagui un error d'apuntament que s'hagi anat acumulant en els marges dels projectes.
-
Tanqueu cada comanda de compra. Quan el camió descarrega, la PO es tanca, el dipòsit passa de passiu a ingressos, s'imputa el COGS i es concilia el transport. Una PO deixada oberta és un projecte del qual els llibres no us poden dir si va ser rendible.
-
Mantingueu separats els comptes personals i els de negoci. Passeu les despeses del negoci per una targeta d'empresa, i punt. La drecera de "ja passaré la despesa de la targeta personal més tard" crea un acumulat de petits errors que es converteix en un malson en època d'impostos.
-
Genereu un informe de rendibilitat del projecte en cada fita. No al final de l'any. Quan l'any es tanca, el projecte no rendible ja s'ha acabat i no en podeu augmentar els honoraris. Els informes a meitat de projecte us permeten renegociar l'abast, ajustar el marge en la següent fase o acomiadar educadament un client que està dessagnant l'empresa.
-
Reviseu el balanç de situació, no només el compte de P&G. La majoria dels dissenyadors miren el compte de pèrdues i guanys. El balanç és on realment viuen els problemes: dipòsits de clients oberts, fons no dipositats, targetes de crèdit no conciliades, impostos sobre vendes pendents. Si el balanç de situació es veu net, el compte de pèrdues i guanys sol dir la veritat.
Càlcul de preus: què t'aporta realment un recàrrec del 40%
Una font comuna de confusió pel que fa als marges és la diferència entre el recàrrec (markup) i el marge (margin). No són la mateixa xifra. Un recàrrec del 40% sobre un producte de 100 dóna un preu de venda de 140 \, i el marge brut d'aquesta venda és de 40 ÷ 140 \, que és el 28,6%. Si, en canvi, l'objectiu és un marge brut del 40%, cal aplicar un recàrrec d'aproximadament el 66,7%, venent aquest producte de 100 .
Els dissenyadors que pressuposten un "40%" sense especificar a quin dels dos es refereixen solen fixar preus massa baixos de forma habitual. Si el llenguatge del vostre contracte és ambigu i cobreu un "recàrrec del 40%", no us sorprengueu quan el vostre marge brut real estigui molt per sota del 30%. Trieu una definició, escriviu-la al contracte i deixeu de fer la conversió mentalment cada vegada que un client es resisteixi. Els vostres llibres de comptabilitat reflectiran el que diguin els càlculs reals.
Manteniu les vostres finances organitzades des del primer dia
El disseny d'interiors és un negoci de compres amb una façana creativa. Els estudis que creixen són els que respecten les matemàtiques de l'aprovisionament: bestretes al balanç de situació, productes a través d'ingressos i cost de les vendes (COGS), impostos sobre les vendes que flueixen clarament i comandes de compra tancades en el moment de l'entrega. Els estudis que tenen dificultats tracten cada dòlar que arriba al banc com a ingressos i descobreixen en el moment de pagar impostos que l'agència tributària no hi està d'acord.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres: cada dipòsit de client, cada comanda de compra, cada entrada de COGS és una línia llegible en un fitxer de la vostra propietat, sense caixes negres ni dependència d'un proveïdor. Combineu-ho amb un quadre de comandament creat per al treball basat en projectes i podreu auditar qualseany xifra del compte de pèrdues i guanys fins a l'assentament que la va produir. Comenceu de franc i descobriu per què desenvolupadors, professionals de les finances i propietaris d'estudis de disseny s'estan passant a una comptabilitat en text pla en la qual realment poden confiar.