Com passar de la comptabilitat de caixa a la de meritació: Una guia pas a pas
El vostre negoci ha crescut més enllà dels seus inicis com a empresa emergent. Potser us esteu preparant per a una auditoria, cerqueu un préstec bancari o el vostre comptable us acaba de dir que l'IRS (l'agència tributària dels EUA) us demana que feu el canvi. Sigui quin sigui el motiu, passar de la comptabilitat de caixa a la de meritació pot semblar aclaparador, però no té per què ser-ho.
Aquesta guia desglossa tot el procés de conversió en passos clars i gestionables perquè entengueu exactament què canvia, per què és important i com fer-ho sense interrompre el vostre negoci.
Quina és la diferència entre la comptabilitat de caixa i la de meritació?
Abans de submergir-nos en la conversió, aclarim què fa realment cada mètode.
La comptabilitat de caixa registra els ingressos quan rebeu el pagament i les despeses quan les pagueu. És senzill i reflecteix l'activitat del vostre compte bancari. Si un client us paga al gener per un treball que vau fer al desembre, el gener és quan aquest ingrés apareix als vostres llibres.
La comptabilitat de meritació registra els ingressos quan es generen i les despeses quan es produeixen, independentment de quan els diners canvien de mans. Aquell mateix treball del desembre? Apareix com a ingressos de desembre, encara que el pagament no arribi fins al gener.
La diferència clau es redueix al moment del registre. La comptabilitat de meritació us ofereix una imatge més completa de la vostra situació financera en qualsevol moment donat perquè té en compte els diners que han d'entrar i sortir, no només els diners que ja s'han mogut.
Per què hauríeu de fer el canvi?
Diverses situacions poden desencadenar la necessitat de passar de caixa a meritació:
Requisits de l'IRS
L'IRS obliga a utilitzar la comptabilitat de meritació per a determinades empreses. Les corporacions de tipus C amb uns ingressos bruts anuals mitjans que superin els 30 milions de dòlars durant els tres exercicis fiscals anteriors han d'utilitzar el mètode de meritació. També es pot requerir el canvi a les empreses que tinguin un inventari significatiu.
Creixement i complexitat empresarial
A mesura que la vostra empresa creix, la comptabilitat de caixa pot oferir una imatge enganyosa. Un mes fantàstic sobre el paper podria incloure, en realitat, pagaments per treballs fets fa mesos, mentre que les obligacions actuals romanen invisibles fins que es paguen. La comptabilitat de meritació revela l'estat real de les vostres finances.
Parts interessades externes
Els bancs, els inversors i els possibles compradors solen voler veure estats financers basats en la meritació. Si sol·liciteu un préstec comercial, us prepareu per a una fusió o adquisició, o teniu previst sortir a borsa, generalment s'espera —o s'exigeix— la comptabilitat de meritació.
Compliment dels GAAP
Els Principis Comptables Generalment Acceptats (GAAP) requereixen la comptabilitat de meritació. Si el vostre negoci necessita estats financers que compleixin els GAAP per qualsevol motiu, la conversió no és opcional.
Els quatre ajustos clau
Passar de la comptabilitat de caixa a la de meritació es redueix a quatre categories principals d'ajustos. Cadascuna aborda una diferència temporal entre el moment en què es mou l'efectiu i el moment en què es produeix l'esdeveniment econòmic relacionat.
1. Afegir els comptes a cobrar
En la comptabilitat de caixa, els ingressos de les factures no pagades no apareixen als llibres. Amb el mètode de meritació, sí que hi apareixen.
Què cal fer: Identifiqueu totes les factures de clients pendents a la data de conversió. Aquestes representen ingressos que heu generat però que encara no heu cobrat. Afegiu aquests imports als vostres ingressos i creeu les entrades de comptes a cobrar corresponents al vostre balanç de situació.
Exemple: Vau completar un projecte de consultoria de 15.000 en ingressos i 15.000 $ en comptes a cobrar.
2. Afegir les despeses meritades
Són costos en què ha incorregut la vostra empresa però que encara no ha pagat. En la comptabilitat de caixa, no apareixen fins que es cobra el pagament. En la de meritació, cal registrar-los quan s'incorre en la despesa.
Què cal fer: Reviseu totes les despeses que fan referència al període actual però que no s'han pagat. Els exemples habituals inclouen els salaris dels empleats meritats però encara no pagats, els subministraments consumits però encara no facturats i els interessos que s'han acumulat en els préstecs.
Exemple: Els vostres empleats van treballar les dues últimes setmanes de març, però el dia de pagament no és fins al 5 d'abril. Amb la comptabilitat de meritació, enregistraríeu aquests salaris com una despesa de març i crearíeu un passiu per salaris meritats.
3. Ajustar les despeses pagades per endavant
Si heu pagat alguna cosa per avançat —com una prima d'assegurança anual o sis mesos de lloguer—, la comptabilitat de caixa registra l'import total com a despesa en el moment del pagament. La comptabilitat de meritació el distribueix al llarg del període que cobreix.
Què cal fer: Identifiqueu qualsevol pagament realitzat per beneficis futurs. Moveu la part no utilitzada fora de les despeses i porteu-la al balanç de situació com un actiu de despeses pagades per endavant.
Exemple: Al gener, vau pagar 12.000 al gener. En la de meritació, només se n'imputen 1.000 es reclassificarien com a assegurança pagada per endavant.
4. Ajustar els ingressos diferits
Si els clients us han pagat per avançat per béns o serveis que encara no heu lliurat, la comptabilitat de caixa ho compta com a ingressos immediatament. La comptabilitat de meritació ho tracta com un passiu fins que compliu l'obligació.
Què cal fer: Identifiqueu els pagaments dels clients rebuts per treballs encara no finalitzats o productes encara no lliurats. Elimineu aquests imports dels ingressos i enregistreu-los com a ingressos diferits (un passiu) al vostre balanç de situació.
Exemple: Un client us ha pagat 6.000 al mes i mantindríeu la part no meritada com a ingressos diferits.
Un exemple pràctic de conversió
Vegem una conversió simplificada per veure com funcionen aquests ajustos en conjunt.
Suposem que els vostres llibres amb criteri de caixa mostren un benefici net de 100.000 $. Després de revisar els vostres registres, identifiqueu:
| Ajust | Import |
|---|---|
| Sumar: Comptes a cobrar | +10.000 $ |
| Sumar: Assegurança pagada per anticipat (reclassificació d'actius) | +6.000 $ |
| Restar: Ingressos diferits | -2.000 $ |
| Restar: Despeses meritades | -4.500 $ |
| Restar: Comptes a pagar | -1.500 $ |
Benefici net segons el principi de meritació: 108.000 $
La diferència de 8.000 $ representa ingressos i despeses que existien econòmicament però que encara no havien aparegut en els vostres registres de caixa. Els vostres estats financers de meritació reflecteixen ara una imatge més precisa del rendiment del vostre negoci.
Presentació a l'IRS: Formulari 3115
Si esteu canviant el vostre mètode comptable a efectes fiscals, no podeu començar a registrar les transaccions de manera diferent sense més ni més. L'IRS requereix que presenteu el Formulari 3115 (Sol·licitud de canvi de mètode comptable).
Això és el que cal saber:
Canvis automàtics vs. no automàtics
La bona notícia: la conversió de caixa a meritació es classifica com un canvi automàtic per part de l'IRS. Això vol dir que no necessiteu l'aprovació prèvia de l'IRS; només cal que presenteu el formulari correctament. A més, no hi ha cap taxa d'usuari pels canvis automàtics.
Com presentar-lo
Haureu d'enviar dues còpies del Formulari 3115:
- Adjunteu una còpia a la vostra declaració federal de l'impost sobre la renda de l'any del canvi
- Envieu la segona còpia directament a l'IRS a l'adreça especificada a les instruccions del formulari
L'ajust de la Secció 481(a)
Quan canvieu de mètode, es produeix un desfasament temporal entre el que ja heu informat i el que hauria mostrat el nou mètode. L'ajust de la Secció 481(a) concilia aquesta diferència.
- Ajust positiu (el vostre nou mètode mostra més ingressos): Els ingressos addicionals es reparteixen en quatre exercicis fiscals, començant per l'any del canvi. Això evita un augment sobtat de la vostra factura fiscal.
- Ajust negatiu (el vostre nou mètode mostra menys ingressos): Podeu aplicar la deducció total en l'any del canvi.
Exemple: Si el canvi a meritació afegeix 40.000 addicionals per any durant quatre anys en lloc dels 40.000 $ íntegres el primer any.
Quan presentar-lo
El canvi entra en vigor al començament de l'any fiscal en què es presenta. Encara que envieu el Formulari 3115 a meitat d'any, l'IRS tracta la conversió com si s'hagués produït l'1 de gener.
Errors comuns a evitar
Doble comptabilització d'ingressos o despeses
Aquest és l'error més freqüent durant la conversió. Si heu registrat un ingrés quan es va rebre l'efectiu amb el mètode antic i el torneu a registrar quan es merita amb el nou mètode, l'haureu comptabilitzat dues vegades. Mapegeu acuradament cada transacció per assegurar-vos que aparegui només un cop.
Oblidar els petits meritaments
És fàcil detectar partides grans com els comptes a cobrar, però es poden passar per alt meritaments més petits, com ara els interessos acumulats d'una línia de crèdit, les parts no utilitzades de subscripcions de programari o les factures de serveis públics que abasten el final del mes.
Ometre la presentació a l'IRS
Alguns negocis canvien la seva comptabilitat interna sense presentar el Formulari 3115. Això crea un desajust entre els vostres llibres i les declaracions d'impostos que pot comportar sancions durant una auditoria. Presenteu sempre la documentació requerida.
Intentar fer una conversió complexa pel vostre compte
Si el vostre negoci té un inventari significatiu, contractes a llarg termini o estructures multientitat, la conversió implica matisos que poden generar errors costosos. Aquest és un àmbit on l'assessorament professional s'amortitza sol.
Consells per a una transició fluida
Comenceu a l'inici d'un exercici fiscal. Convertir a meitat d'any afegeix una complexitat addicional. Si és possible, feu coincidir el canvi amb l'inici d'un nou any fiscal per tenir uns registres més nets.
Netegeu els llibres primer. Abans de fer la conversió, concilieu tots els comptes bancaris, resoleu qualsevol discrepància i assegureu-vos que els vostres registres de caixa siguin precisos. Els errors en el punt de partida es traslladen —i s'agreugen— amb el nou mètode.
Configureu el vostre pla de comptes. La comptabilitat de meritació requereix comptes que el criteri de caixa no utilitza, inclosos els comptes a cobrar, els comptes a pagar, els passius meritats, les despeses pagades per anticipat i els ingressos diferits. Configureu-los al vostre programari de comptabilitat abans de fer el canvi.
Documenteu-ho tot. Mantingueu registres detallats de cada ajust que feu durant la conversió. Aquesta documentació és essencial en cas de ser auditats i serveix de referència per a la vostra comptabilitat de meritació continuada.
Aprofiteu el programari de comptabilitat. Les eines de comptabilitat modernes gestionen gran part del seguiment de la meritació de manera automàtica: registrant els comptes a cobrar quan s'envien les factures, fent el seguiment dels comptes a pagar quan es reben els rebuts i amortitzant les despeses pagades per anticipat al llarg del temps. Aprofiteu aquestes funcions per reduir el treball manual i minimitzar els errors.
Heu de mantenir dos jocs de llibres?
Aquí teniu una bona notícia: no cal que gestioneu sistemes paral·lels de caixa i meritació. Moltes empreses petites mantenen els seus llibres diaris amb el criteri de caixa perquè és més senzill i intuïtiu. En el moment de declarar impostos o quan es necessiten estats financers, un comptable converteix els registres de caixa a meritació mitjançant els ajustos descrits anteriorment.
Aquest enfocament funciona bé per a negocis que només necessiten xifres de meritació periòdicament. Tanmateix, si necessiteu estats financers segons el principi de meritació de manera continuada —per exemple, per a informes mensuals per a inversors—, té més sentit fer la transició completa del vostre sistema comptable a la meritació.
Mantingueu les finances organitzades durant la transició
Canviar els mètodes de comptabilitat és una d'aquelles fites que indiquen que el vostre negoci està madurant. Tant si feu el canvi per satisfer l'IRS, impressionar els inversors o simplement per obtenir una visió més clara de la vostra salut financera, un registre precís és el fonament que fa que tot funcioni. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres, facilitant el seguiment dels comptes a cobrar, els comptes a pagar i cada ajustament entremig. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances confien en la comptabilitat en text pla per la seva claredat i precisió.
