Factures proforma: què són, quan utilitzar-les i en què es diferencien de les factures ordinàries
Heu acordat un tracte amb un nou client, però abans que els diners canviïn de mans, us demanen que envieu una factura proforma. Si mai n'heu creat cap, potser us preguntareu: en què es diferencia d'una factura ordinària? La pot utilitzar el client per pagar-me? I què passa si el preu final canvia?
Les factures proforma són un dels documents empresarials més comuns —i més malentesos—. Semblen factures, se senten com factures, però no són factures en el sentit tradicional. Entendre la distinció us pot estalviar maldecaps comptables, relacions tenses amb els clients i retards duaners si veneu a l'estranger.
Aquí teniu tot el que cal saber sobre les factures proforma i com utilitzar-les eficaçment en el vostre negoci.
Què és una factura proforma?
Una factura proforma és un document preliminar que un venedor envia a un comprador abans que s'enviïn les mercaderies o es prestin els serveis. Detalla els costos previstos, les quantitats i les condicions d'una transacció potencial. Penseu-hi com una vista prèvia detallada del que serà la factura final.
El terme "pro forma" prové del llatí i significa "per qüestió de forma". Fidel al seu nom, el document segueix la forma d'una factura sense tenir el mateix pes.
La distinció crítica: una factura proforma no és vinculant legalment. No crea una obligació de pagament, no compta com a ingressos en els vostres llibres i ambdues parts encara poden negociar els termes. És una estimació, no una factura de cobrament.
Quan s'ha d'utilitzar una factura proforma?
Les factures proforma serveixen per a diversos propòsits pràctics en diferents escenaris empresarials.
Comerç internacional i duanes
Aquest és el cas d'ús més habitual. En enviar mercaderies a través de les fronteres, les autoritats duaneres han de conèixer el valor d'allò que s'importa. Una factura proforma proporciona aquesta informació abans que es finalitzi la venda. Ajuda els funcionaris de duanes a determinar els drets i aranzels aplicables, i dóna als importadors la documentació que necessiten per concertar el finançament o obtenir llicències d'importació.
Als Estats Units, l'Oficina de Duanes i Protecció Fronterera (CBP) requereix una factura comercial per a totes les importacions. Tanmateix, si encara no es disposa d'una factura comercial, la CBP acceptarà temporalment una factura proforma, amb el requisit que proporcioneu la factura comercial final en un termini de 120 dies.
Formalització de pressupostos i estimacions
Quan un client sol·licita un pressupost, una factura proforma és més formal i detallada que una estimació de preus estàndard. Desglossa productes o serveis específics, inclou quantitats i preus unitaris, i especifica termes com ara les dates de lliurament i les expectatives de pagament. Aquest nivell de detall ajuda ambdues parts a confirmar que estan d'acord abans de comprometre-s'hi.
Obtenció de finançament per al comprador
De vegades, els compradors necessiten documentació per assegurar el finançament, obrir una carta de crèdit o obtenir l'aprovació del pressupost intern abans de fer una comanda. Una factura proforma ofereix als bancs i als qui prenen decisions els detalls que necessiten per avaluar i aprovar la compra.
Vendes en consignació
Quan les mercaderies s'envien en consignació —és a dir, el venedor envia els productes però el comprador només paga un cop s'han venut—, una factura proforma documenta el valor previst de la transacció. Això ajuda ambdues parts a fer un seguiment del que s'ha enviat i de com ha de ser la liquidació final.
Aprovacions de pressupostos interns
En organitzacions més grans, els equips de compres sovint necessiten un document formal per fer-lo passar pels processos d'aprovació interns. Una factura proforma serveix per a aquest propòsit, proporcionant prou detalls perquè els gestors i els equips financers avaluïn la compra sense crear un deute real.
Què cal incloure en una factura proforma
Una factura proforma hauria de contenir gairebé la mateixa informació que una factura estàndard, amb algunes addicions importants.
Elements obligatoris:
- Etiqueta "Factura proforma" — Marqueu clarament el document a la part superior perquè no es pugui confondre amb una factura final
- Dades del vostre negoci — Nom de l'empresa, adreça, número de telèfon, correu electrònic
- Dades del comprador — Nom, empresa i adreça d'enviament
- Número de referència o de seguiment — Per al seguiment intern (no és un número de factura formal)
- Data i període de validesa — Quan s'ha emès la proforma i durant quant de temps és vàlid el preu (per exemple, "Vàlid durant 30 dies")
- Llista detallada — Descripció de cada producte o servei, incloent quantitats i preus unitaris
- Subtotal, impostos i total — Imports estimats, clarament etiquetats com a estimacions
- Condicions d'enviament i lliurament — Data de lliurament prevista, mètode d'enviament i qui paga les despeses d'enviament
- Condicions de pagament — Com i quan s'esperarà el pagament un cop s'emeti la factura final
Per al comerç internacional, incloeu també:
- Codis SA (Sistema Harmonitzat) — Necessaris per a la classificació duanera i la determinació dels aranzels
- Incoterms — Termes comercials internacionals (per exemple, FOB, CIF, DDP) que defineixen les responsabilitats d'enviament
- País d'origen — On s'han fabricat les mercaderies
- Pes i dimensions — Per als càlculs d'enviament i duanes
- Divisa — Especialment important quan es comercialitza entre diferents zones monetàries
Factura proforma vs. altres documents comercials
Els documents comercials poden ser confusos perquè sovint se solapen en forma i funció. A continuació, veurem com es compara una factura proforma amb els documents amb els quals es confon més habitualment.
Factura proforma vs. factura comercial
Aquesta és la distinció més important. Una factura comercial és el document final i legalment vinculant que registra una venda completada. És el que genera un apunt de comptes a cobrar (clients) en els teus llibres i un apunt de comptes a pagar (proveïdors) en els llibres del comprador.
| Característica | Factura proforma | Factura comercial |
|---|---|---|
| Estat legal | No vinculant | Legalment vinculant |
| Obligació de pagament | Cap | Crea l'obligació de pagar |
| Impacte comptable | Cap — no es registra | Es registra com a ingressos/comptes a pagar |
| Ús duaner | Estimació temporal | Necessària per al despatx de duanes |
| Preus | Estimats, subjectes a canvis | Finals i fixos |
Factura proforma vs. pressupost o estimació
Els pressupostos i les estimacions tenen una finalitat similar —comunicar els costos previstos—, però una factura proforma és més formal. Segueix un format de factura estandarditzat, inclou més detalls (condicions d'enviament, períodes de validesa) i sovint la requereixen les duanes o les institucions financeres on un simple pressupost no seria suficient.
Factura proforma vs. comanda de compra
Una comanda de compra (PO) l'emet el comprador al venedor per comprometre's formalment a una compra. Normalment és legalment vinculant. Una factura proforma va en la direcció contrària —del venedor al comprador— i no comporta cap compromís. En moltes transaccions, el flux és: factura proforma (el venedor proposa un preu) → comanda de compra (el comprador es compromet) → factura comercial (el venedor factura).
Factura proforma vs. rebut de venda
Un rebut de venda confirma que s'ha rebut el pagament. Una factura proforma s'emet abans que es produeixi qualsevol pagament. Es troben en punts oposats de la cronologia de la transacció.
Errors comuns a evitar
1. No etiquetar-la clarament
Si la teva factura proforma no diu "Factura proforma" de manera destacada a la part superior, un comprador —o pitjor encara, un funcionari de duanes— podria tractar-la com una factura final. Això pot generar confusió comptable, expectatives de pagament prematures o complicacions duaneres.
2. Ometre els períodes de validesa
Sense una data de caducitat, un comprador podria assumir que els preus indicats són vàlids indefinidament. Els costos dels materials, els tipus de canvi i les tarifes d'enviament fluctuen. Especifica sempre durant quant de temps es mantenen els teus preus —el més habitual són 15, 30 o 60 dies.
3. No incloure el càlcul d'impostos
Encara que una factura proforma sigui una estimació, saltar-se el càlcul d'impostos pot provocar discrepàncies significatives quan arribi la factura final. Inclou la teva millor estimació dels impostos aplicables perquè el comprador pugui pressupostar amb precisió.
4. Grans discrepàncies amb les factures finals
Tot i que les factures proforma són estimacions i s'espera certa variació, una factura final que sigui dràsticament diferent de la proforma erosiona la confiança. Si els costos canvien significativament entre l'etapa de la proforma i la factura final, comunica els canvis al comprador abans d'emetre la factura definitiva.
5. Ometre els codis HS en enviaments internacionals
La falta o l'error en els codis del Sistema Harmonitzat (HS) provoca retards a les duanes. Gairebé el 2% de totes les factures d'enviament contenen errors, i les errades en els codis HS es troben entre les més costoses. Defineix correctament la classificació des del principi per evitar retencions, multes o devolucions d'enviaments.
6. Registrar les factures proforma com a ingressos
Aquest és un error comptable. Les factures proforma no representen vendes completades, per la qual hor tant mai s'han de registrar com a ingressos o comptes a cobrar. Tenen un impacte nul en els teus estats financers fins que s'emet una factura comercial final i s'estableixen les condicions de pagament.
Bones pràctiques per a la facturació proforma
Utilitza una plantilla estandarditzada. Crea una plantilla consistent que inclogui tots els camps obligatoris. Això redueix les omissions i dona una imatge professional al teu negoci. La majoria del programari de comptabilitat inclou plantilles de factures proforma, o pots crear la teva pròpia en un full de càlcul o editor de documents.
Numera les factures proforma per separat. Utilitza una seqüència de numeració diferent de la de les factures ordinàries (per exemple, "FP-2026-001" vs. "INV-2026-001"). Això evita la confusió en els teus registres i deixa clar quins documents són estimacions i quins són factures finals.
Estableix dates de venciment clares. Inclou sempre un període de validesa. "Preus vàlids fins al [data]" et protegeix de quedar lligat a preus antics quan els costos han canviat.
Guarda còpies per a referència. Encara que les factures proforma no es registrin al teu sistema comptable, guarda'n còpies arxivades juntament amb la factura comercial final. Això crea una traçabilitat documental clara que mostra com ha evolucionat l'acord des de l'estimació fins al pacte final.
Converteix-les en factures comercials de manera eficient. Quan es tanqui el tracte, no hauries de començar de zero. Utilitza la factura proforma com a punt de partida per a la factura comercial, actualitzant les quantitats, els preus i les condicions segons sigui necessari. Moltes eines de facturació permeten convertir una proforma en factura final amb un sol clic.
Inclou els Incoterms per a operacions internacionals. Si fas enviaments transfronterers, especificar els Incoterms (com FOB, CIF o DDP) elimina qualsevol ambigüitat sobre qui és responsable de l'enviament, l'assegurança i els drets de duana. Això evita disputes i alinea les expectatives de totes dues parts.
Factures proforma i la vostra comptabilitat
Com que les factures proforma no són vinculants legalment i no representen transaccions completades, no afecten directament els vostres registres comptables. No les heu de registrar com a ingressos, i el vostre comprador no les ha de registrar com a compte a pagar.
No obstant això, les factures proforma continuen sent valuoses per a la planificació financera. Us ajuden a preveure els propers ingressos, estimar el flux de caixa i planificar les necessitats d'inventari o de recursos. Algunes empreses fan un seguiment de les factures proforma en un registre separat o en un informe de vendes en curs per monitorar els acords sense contaminar els seus estats financers reals.
Quan la transacció es finalitza i emeteu una factura comercial, és en aquell moment quan es produeixen els assentaments comptables: càrrec a comptes a cobrar i abonament a ingressos. La factura proforma passa a formar part de la documentació justificativa d'aquella transacció.
Optimitzeu la vostra facturació i els vostres registres financers
Tant si envieu factures proforma a compradors internacionals com si convertiu pressupostos en factures finals, mantenir els vostres registres financers organitzats és essencial. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre la vostra facturació, el seguiment dels ingressos i els informes financers: sense caixes negres ni dependència de proveïdors. Comenceu gratuïtament i creeu un sistema financer que creixi amb el vostre negoci.
