Controls interns que tota petita empresa necessita per prevenir el frau i els errors

El robatori per part dels empleats contribueix a prop del 33% de les fallides corporatives als Estats Units, i les petites empreses són les més afectades. Segons l'Association of Certified Fraud Examiners (Associació d'Examinadors de Frau Certificats), les organitzacions amb menys de 100 empleats pateixen pèrdues mitjanes més elevades per cas de frau que les empreses amb més de 10.000 treballadors. La raó és senzilla: les petites empreses sovint manquen dels controls interns que les grans organitzacions donen per descomptats.

La bona notícia és que no cal un departament de compliment massiu per protegir el seu negoci. Uns quants controls interns ben implementats poden reduir dràsticament el risc de frau, detectar errors comptables a temps i donar-li la confiança que els seus registres financers reflecteixen la realitat.

Què són els controls interns?

Els controls interns són les polítiques, procediments i sistemes que una empresa estableix per salvaguardar els actius, garantir informes financers precisos i promoure l'eficiència operativa. Pensi en ells com els mecanismes de control que mantenen la integritat de les persones honestes i detecten les equivocacions abans que es converteixin en problemes costosos.

N'hi ha de dos tipus principals:

• Controls preventius: aturen els errors i el frau abans que succeixin (com requerir dues signatures en xecs que superin un determinat import).
• Controls detectius: identifiquen problemes un cop han ocorregut (com les conciliacions bancàries mensuals que detecten discrepàncies).

Un sistema de control intern sòlid utilitza ambdós tipus treballant conjuntament.

Els fonaments: la segregació de funcions

El control intern més important per a qualsevol empresa és la segregació de funcions. Això significa que cap persona sola hauria de controlar una transacció financera sencera des del principi fins al final.

Així és com es tradueix a la pràctica:

• La persona que emet els xecs no hauria de ser la mateixa que concilia l'estat bancari.
• L'empleat que aprova les factures dels proveïdors no hauria de ser qui les introdueix al sistema comptable.
• Qui gestiona els pagaments entrants no hauria de registrar-los també als comptes a cobrar.

En un equip petit, la segregació perfecta de funcions no sempre és possible. Si només té dues o tres persones gestionant les finances, consideri aquestes alternatives:

• Revisió del propietari: El propietari del negoci revisa personalment els estats bancaris, els xecs anul·lats i els extractes de les targetes de crèdit cada mes.
• Rotació: Roti periòdicament les responsabilitats financeres entre els empleats.
• Supervisió externa: Contracti un comptable extern a temps parcial per realitzar revisions mensuals independents del seu personal diari.

Controls d'efectiu i pagaments

L'efectiu és l'actiu més vulnerable en qualsevol negoci. Els controls sòlids d'efectiu inclouen:

Gestió física de l'efectiu

• Guardi l'efectiu en una caixa forta tancada amb accés restringit.
• Requereixi la presència de dues persones en comptar els calaixos d'efectiu.
• Emeti rebuts numerats seqüencialment per a totes les transaccions en efectiu.
• Conciliï les caixes enregistradores amb els rebuts al final de cada torn.

Controls de xecs

• Utilitzi xecs prenumerats i porti el compte de cada número de xec, inclosos els xecs anul·lats.
• Requereixi doble signatura per als xecs que superin un llindar establert (normalment 1.000 € o 5.000 €).
• Mai signi xecs en blanc.
• Guardi l'estoc de xecs no utilitzats en un lloc tancat sota clau.
• Endossi de manera restrictiva els xecs entrants immediatament ("Només per a dipòsit").

Controls de pagaments electrònics

• Requereixi fluxos de treball d'aprovació per a transferències ACH i bancàries.
• Estableixi límits de transacció a les targetes de crèdit i dèbit de l'empresa.
• Revisi els extractes de les targetes de crèdit mensualment, fent coincidir cada càrrec amb un rebut o factura.
• Desactivi immediatament l'accés als pagaments per als empleats que marxin de l'empresa.

Controls de comptes a pagar

Els pagaments a proveïdors representen una de les àrees més comunes de frau a les petites empreses. Els esquemes de proveïdors ficticis —on un empleat crea un proveïdor fals i es desvia els pagaments a si mateix— representen una part significativa dels casos de frau laboral.

Protegeixi's amb aquests controls:

• Verifiqui els nous proveïdors abans d'afegir-los al sistema. Requereixi la documentació fiscal pertinent, verifiqui la seva adreça comercial i confirmi que no estiguin vinculats a cap empleat.
• Implementi ordres de compra per a despeses per sobre d'un import determinat.
• Concordi tres documents abans de pagar: l'ordre de compra, l'albarà de recepció (confirmant que els béns han estat lliurats) i la factura del proveïdor.
• Requereixi l'aprovació de la direcció per a totes les factures abans del pagament.
• Revisi el fitxer mestre de proveïdors trimestralment per buscar proveïdors duplicats, proveïdors que comparteixin adreça amb empleats o proveïdors que només tinguin adreces d'apartat de correus.

Conciliació bancària

La conciliació bancària mensual és un dels controls detectius més potents disponibles. També és un dels més sovint descuidats.

Així és com es fa de manera efectiva:

1. Realitzi les conciliacions mensualment, pocs dies després de rebre l'estat bancari.
2. Assigni la conciliació a algú que no sigui la persona que gestiona les transaccions diàries.
3. Investigui totes les discrepàncies immediatament; no doni per perdudes les diferències no explicades.
4. Revisi els xecs pendents: s'ha d'investigar qualsevol xec pendent de cobrament durant més de 90 dies.
5. Busqui transaccions no autoritzades: cerqui beneficiaris desconeguts, imports rodons o patrons inusuals.
6. Faci que una segona persona revisi i signi les conciliacions completades.

Aquest mateix procés s'hauria d'aplicar als extractes de les targetes de crèdit, a la caixa petita i a qualsevol altre compte financer.

Controls d'accés i seguretat de la informació

En un món cada vegada més digital, controlar qui pot accedir als vostres sistemes financers és tan important com controlar qui pot accedir al calaix dels diners.

Seguretat del programari comptable

• Assigneu comptes d'usuari individuals; mai compartiu les credencials d'accés
• Establiu permisos basats en rols perquè els empleats només accedeixin al que necessiten
• Utilitzeu contrasenyes fortes i úniques, i activeu l'autenticació de doble factor
• Establiu una data de tancament amb protecció per contrasenya per evitar canvis en períodes anteriors
• Reviseu regularment la pista d'auditoria per detectar seients o canvis inusuals

Seguretat documental

• Realitzeu còpies de seguretat de les dades financeres automàticament en una ubicació externa segura o al núvol
• Xifreu els documents financers sensibles
• Establiu una política de retenció de documents que compleixi els requisits de l'IRS (o de l'agència tributària corresponent)
• Destruïu (no només elimineu) els documents sensibles quan finalitzin els períodes de retenció

Controls de despeses i rreemborsaments

Els informes de despeses dels empleats són una font comuna tant d'errors com de frau. Una política de despeses clara elimina l'ambigüitat i fa que els abusos siguin més fàcils de detectar.

La vostra política hauria de:

• Definir què es considera una despesa rreemborsable amb categories específiques
• Establir límits de despesa per categoria (àpats, viatges, subministraments, etc.)
• Exigir els rebuts originals per a totes les despeses per sobre d'un llindar mínim (normalment 25 $)
• Fixar un termini per a la presentació (com ara 30 dies)
• Requerir l'aprovació del gestor abans del rreemborsament
• Marcar imports duplicats, números rodons o despeses just per sota dels llindars d'aprovació

Seguiment i revisió

Els controls només funcionen si algú els supervisa activament. Incorporeu aquests processos de revisió a la vostra rutina:

Revisions mensuals

• Concilieu tots els comptes bancaris i de targetes de crèdit
• Compareu les despeses reals amb el pressupost i investigueu les variacions significatives
• Reviseu l'antiguitat dels saldos de clients per detectar problemes de cobrament aviat
• Verifiqueu que tots els assentaments manuals al llibre diari tinguin documentació justificativa i aprovació

Revisions trimestrals

• Auditeu el fitxer mestre de proveïdors per buscar anomalies
• Realitzeu recomptes físics d'inventari i concilieu-los amb els vostres registres
• Reviseu l'accés i els permisos dels usuaris al vostre programari comptable
• Avalueu si els vostres controls segueixen sent adequats a mesura que el negoci creix

Revisions anuals

• Contracteu un comptable o assessor extern per a una revisió independent
• Actualitzeu les vostres polítiques de control intern per reflectir els canvis en el negoci
• Verifiqueu que tots els formularis fiscals requerits (1099, W-2 o equivalents) s'hagin presentat correctament
• Poseu a prova els vostres procediments de còpia de seguretat i recuperació davant desastres

Crear una cultura de responsabilitat

Els controls interns més efectius són aquells recolzats per una cultura on la responsabilitat és la norma, no l'excepció.

• Lidereu amb l'exemple: Si el propietari ignora els controls, els empleats també ho faran
• Documenteu-ho tot: Les polítiques i els procediments per escrit eliminen l'ambigüitat
• Formeu de manera constant: Cada empleat que toqui diners o dades financeres ha d'entendre per què existeixen els controls i com seguir-los
• Incentiveu la comunicació: Establiu un canal clar i segur perquè els empleats informin de les seves preocupacions sense por a represàlies
• Actueu davant les infraccions: Quan s'eludeixin els controls, abordeu-ho immediatament. L'aplicació inconsistent debilita tot el sistema

Senyals d'alerta comuns de debilitats en els controls

Estigueu atents a aquests senyals d'alerta que suggereixen que els vostres controls podrien necessitar un reforç:

• Un empleat que mai agafa vacances o insisteix a gestionar-ho tot ell mateix
• Queixes de proveïdors sobre pagaments endarrerits o absents que no coincideixen amb els vostres registres
• Variacions inexplicables entre les despeses pressupostades i les reals
• Diferències en la conciliació bancària que es "regularitzen" repetidament en lloc de resoldre's
• Documentació absent o incompleta per a les transaccions
• Ingressos o efectiu que no coincideixen amb el patró esperat per al vostre negoci

Qualsevol d'aquests senyals requereix una mirada més profunda als vostres processos.

Primers passos: una llista de verificació pràctica

Si el vostre negoci té actualment pocs o cap control intern, no intenteu implementar-ho tot alhora. Comenceu amb aquests passos d'alt impacte:

1. Separeu la conciliació bancària de la comptabilitat diària (aquesta setmana)
2. Requeriu una doble aprovació per als pagaments que superin un llindar determinat (aquesta setmana)
3. Configureu comptes d'usuari individuals al vostre programari comptable amb els permisos adequats (aquest mes)
4. Creeu una política escrita de rreemborsament de despeses (aquest mes)
5. Programeu revisions financeres mensuals amb anàlisi de variacions (en curs)
6. Verifiqueu la vostra llista de proveïdors i elimineu qualsevol entrada inactiva o sospitosa (aquest trimestre)
7. Contracteu un revisor extern per a una revisió financera anual (aquest any)

Cada pas que implementeu redueix la vostra exposició al frau i als errors. Fins i tot uns controls imperfectes són molt millors que no tenir-ne cap.

Mantingueu els vostres registres financers transparents i segurs

Uns controls interns forts comencen amb uns registres financers nets i organitzats. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una pista d'auditoria completa i amb control de versions de cada transacció financera: sense caixes negres, sense canvis ocults. Amb registres transparents que controleu totalment, detectar discrepàncies i mantenir la responsabilitat es converteix en quelcom natural. Comenceu gratis i construïu el vostre negoci sobre una base d'integritat financera.