Contabilitat per a Life Coaches: Una guia financera completa
La indústria del coaching de vida genera més de 5.000 milions de dòlars a tot el món, amb una mitjana d'ingressos per als coaches als Estats Units d'aproximadament 72.000 dòlars anuals. No obstant això, la majoria de coaches van entrar en la professió per ajudar la gent, no per gestionar estats de resultats, fer el seguiment de deduccions o conciliar comptes bancaris. El costat financer de gestionar una pràctica de coaching sovint es descuida fins que la temporada d'impostos crea una emergència.
Aquesta guia cobreix els conceptes essencials de comptabilitat que tot life coach necessita per mantenir una pràctica financerament saludable, des de la separació de fluxos d'ingressos fins a la maximització de les deduccions.
Per què la comptabilitat és important per als coaches
El coaching de vida sembla senzill des de fora: parles amb els clients, et paguen, i la diferència entre ingressos i despeses és el benefici. A la pràctica, la majoria de negocis de coaching impliquen múltiples fonts d'ingressos, ingressos variables i una àmplia gamma de despeses deduïbles que són fàcils de passar per alt sense un sistema.
Una bona comptabilitat fa tres coses per a una pràctica de coaching:
- Evita sorpreses fiscals. Els coaches autònoms han de pagar impostos trimestrals estimats. Sense un seguiment precís dels ingressos, els pagaments trimestrals són una endevinalla, i les penalitzacions per pagament insuficient s'acumulen.
- Revela la rendibilitat per servei. Saber si les vostres sessions individuals, els programes grupals o els cursos en línia realment generen diners (després de comptabilitzar el temps, el màrqueting i els costos de la plataforma) us permet centrar-vos en el que funciona.
- Fa possibles les decisions de negoci. Hauríeu de pujar les tarifes? Contractar un assistent virtual? Invertir en una certificació? Aquestes decisions requereixen conèixer la vostra posició financera real, no una estimació aproximada.
Configurar la vostra infraestructura financera
Separar les finances personals i les del negoci
Aquest és el pas més important per a qualsevol negoci de coaching. Obriu un compte corrent de negocis dedicat i utilitzeu una targeta de crèdit comercial per a totes les despeses relacionades amb el coaching. Barrejar transaccions personals i comercials crea un desordre a l'hora dels impostos i debilita la vostra posició si l'IRS qüestiona mai una deducció.
Si opereu com a empresari individual, podeu obrir un compte de negocis sota el vostre nom personal amb una designació de "nom comercial" (DBA). Les LLC i les S-corps tenen el seu propi EIN i poden obrir comptes sota el nom de l'entitat empresarial.
Trieu la vostra estructura empresarial
La majoria de life coaches comencen com a empresaris individuals perquè no requereix tràmits: simplement comenceu a treballar i informeu dels ingressos al Schedule C. A mesura que els ingressos creixen, altres estructures ofereixen avantatges:
- Empresari individual (Sole Proprietorship): La configuració més senzilla. Tots els ingressos van a la vostra declaració d'impostos personal. Pagueu l'impost sobre el treball autònom (15,3%) sobre tots els ingressos nets.
- LLC d'un sol membre: Proporciona protecció de responsabilitat sense canviar la vostra situació fiscal. Es tributa igual que un empresari individual per defecte.
- S-Corporation: Un cop els ingressos nets superen aproximadament els 40.000-50.000 dòlars, triar l'estat d'S-corp pot reduir els impostos sobre el treball autònom dividint els ingressos entre un salari raonable i distribucions. Requereix la configuració de nòmines i declaracions d'impostos més complexes.
L'estructura adequada depèn del vostre nivell d'ingressos i de la tolerància al risc. Consulteu un professional fiscal abans de fer el canvi.
Configurar un pla de comptes
El vostre pla de comptes organitza cada transacció en categories. Per a una pràctica de coaching, les categories clau inclouen:
Comptes d'ingressos:
- Sessions de coaching individuals
- Programes de coaching grupal
- Cursos en línia i productes digitals
- Ingressos per tallers i seminaris
- Honoraris per conferències
- Vendes de llibres o llicències
Comptes de despeses:
- Desenvolupament professional (certificacions, formació, conferències)
- Programari i eines (Zoom, plataformes de programació, CRM)
- Màrqueting i publicitat
- Allotjament i manteniment web
- Despeses de l'oficina a casa
- Viatges (reunions amb clients, conferències, retirades)
- Assegurança professional
- Subcontractistes (assistents virtuals, editors, dissenyadors)
- Comissions de processament de pagaments
- Membresies professionals (ICF, etc.)
Configurar aquestes categories des del primer dia evita les corregudes d'última hora a finals d'any per esbrinar per a què servia cada transacció.
Seguiment de múltiples fluxos d'ingressos
La majoria de pràctiques de coaching generen ingressos de diverses fonts, i cadascuna té característiques financeres diferents.
Ingressos basats en sessions
El coaching individual és normalment la font principal d'ingressos. Feu un seguiment de cada pagament del client per separat, anotant si es tracta d'una sessió única o part d'un paquet. Si veneu paquets (per exemple, 10 sessions per 2.000 dòlars), registreu el preu total del paquet quan es rebi i feu el seguiment de les sessions realitzades.
Per als coaches que facturen per hores, feu un seguiment minuciós del vostre temps. Aquesta dada revela la vostra tarifa horària efectiva, que pot ser inferior a la que penseu un cop teniu en compte la preparació, els correus de seguiment i el temps administratiu.
Programes grupals i cursos
Els programes de coaching grupal i els cursos en línia sovint impliquen costos de desenvolupament inicials (gravació, edició, tarifes de la plataforma) seguits d'ingressos recurrents. Feu-ne un seguiment com a línies d'ingressos separades per poder calcular el retorn de la vostra inversió en contingut.
Si utilitzeu plataformes com Teachable, Kajabi o Thinkific, aquestes plataformes es queden una part. Registreu els ingressos bruts i les comissions de la plataforma per separat, en lloc de registrar només el dipòsit net. Això us dóna dades precises sobre el que costa realment cada plataforma.
Ingressos passius i recurrents
Les comunitats de membres, el contingut basat en subscripció i les regalies de llibres creen ingressos mensuals previsibles. Realitzeu un seguiment d'aquests per separat perquè tenen una economia fonamentalment diferent del treball basat en sessions: menys ingressos per unitat però marges més alts i millor escalabilitat.
Deduccions fiscals que tot coach de vida hauria de conèixer
Els coaches autònoms sovint perden diners en no aprofitar deduccions legítimes. Aquí teniu les categories més rellevants per a les pràctiques de coaching.
Deducció per oficina a casa
Si feu coaching des de casa, podeu deduir una part del lloguer o dels interessos de la hipoteca, els subministraments i l'assegurança. L'IRS ofereix dos mètodes:
- Mètode simplificat: 5 com a màxim).
- Mètode ordinari: Calculeu el percentatge de la vostra llar utilitzat exclusivament per al negoci i apliqueu aquest percentatge als costos reals de l'habitatge.
El mètode ordinari sol generar una deducció més gran, però requereix més documentació. En qualsevol cas, l'espai s'ha d'utilitzar de manera regular i exclusiva per al negoci.
Desenvolupament professional
Les certificacions de coaching, la formació avançada, els llibres, les conferències i els tallers són deduïbles quan mantenen o milloren les habilitats en la vostra professió actual. La renovació d'una credencial de l'ICF, un curs de neurociència rellevant per a la vostra especialitat de coaching o un seminari de desenvolupament empresarial són conceptes aptes.
Tecnologia i programari
Les subscripcions a Zoom, el programari de programació (Calendly, Acuity), les eines CRM, les plataformes de màrqueting per correu electrònic, l'allotjament web i qualsevol altre programari que utilitzeu per al vostre negoci de coaching són deduïbles.
Despeses de viatge
Si viatgeu per a reunions amb clients, retirs, ponències o conferències, feu un seguiment dels vols, hotels, àpats (deduïbles al 50%), cotxes de lloguer i quilometratge. Guardeu els rebuts i anoteu el propòsit comercial de cada viatge.
La tarifa estàndard de quilometratge de l'IRS per al 2026 s'hauria de confirmar a principis d'any, però registrar cada quilòmetre comercial és essencial. Una aplicació de seguiment de quilometratge ho fa automàtic en lloc d'haver de refiar-se de la memòria.
Màrqueting i publicitat
Els costos del lloc web, la publicitat a les xarxes socials, les targetes de visita, la producció de pòdcasts, les eines de màrqueting per correu electrònic i qualsevol promoció pagada per a la vostra pràctica de coaching són totalment deduïbles.
Assegurances i quotes professionals
L'assegurança de responsabilitat civil, la cobertura d'errors i omissions, les quotes de membres de l'ICF i les taxes de les associacions empresarials locals són despeses comercials deduïbles.
Gestió del flux de caixa amb ingressos variables
La majoria dels coaches experimenten variabilitat en els ingressos: alguns mesos estan plens de clients i d'altres són més tranquils. Gestionar el flux de caixa requereix planificació anticipada.
Construïu una reserva d'efectiu
Reserveu almenys tres mesos de despeses operatives en un compte d'estalvis separat. Aquest matalàs evita que el pànic d'un mes fluix us porti a prendre males decisions empresarials (com ara rebaixar les vostres tarifes o acceptar clients que no encaixen bé).
Pagueu-vos de manera constant
Fins i tot amb ingressos variables, establiu un calendari de pagaments regular. Transferiu una quantitat constant al vostre compte personal cada mes (o cada dues setmanes) i deixeu que el compte de l'empresa absorbeixi les fluctuacions dels ingressos. Això crea estabilitat financera personal mentre el negoci gestiona els alts i baixos.
Estimeu i reserveu els impostos trimestralment
Els autònoms deuen impostos estimats quatre vegades a l'any (15 d'abril, 15 de juny, 15 de setembre, 15 de gener). Un enfocament comú és reservar el 25-30% de cada pagament rebut en un compte d'estalvi fiscal dedicat. Quan arriben els terminis trimestrals, els diners ja hi són.
Pagar menys del compte en els impostos estimats genera sancions i interessos. Pagar de més significa que heu fet un préstec sense interessos al govern. Una comptabilitat precisa fa que les vostres estimacions siguin més exactes amb el temps.
Rutina mensual de comptabilitat per a coaches
Un procés mensual constant manté les vostres finances organitzades sense consumir un temps excessiu.
Setmanalment (15 minuts)
- Reviseu les transaccions recents i categoritzeu les que no s'hagin categoritzat automàticament
- Anoteu qualsevol pagament en efectiu o transaccions que requereixin entrada manual
- Arxiveu còpies digitals dels rebuts per a despeses superiors a 75 $
Mensualment (1 hora)
- Concilieu el compte bancari i la targeta de crèdit de l'empresa amb els vostres registres
- Reviseu els ingressos per font: estan funcionant els vostres fluxos d'ingressos segons el previst?
- Comproveu les properes renovacions de subscripció i cancel·leu qualsevol eina que no estigueu utilitzant
- Transferiu els estalvis per a impostos al vostre compte fiscal dedicat
- Reviseu els comptes a cobrar: feu un seguiment de les factures vençudes
Trimestralment (2 hores)
- Calculeu i pagueu els impostos estimats
- Reviseu el compte de pèrdues i guanys del trimestre
- Compareu els resultats reals amb el vostre pressupost o projeccions
- Avalueu els preus: les vostres tarifes cobreixen els costos i generen un benefici adequat?
Anualment
- Prepareu els estats financers de final d'any
- Recopileu la documentació per a la declaració d'impostos
- Reviseu la vostra estructura empresarial: continua sent la més adequada per al vostre nivell d'ingressos?
- Establiu objectius d'ingressos i despeses per a l'any vinent
Errors comuns de comptabilitat que cometen els coaches
Barrejar despeses personals i empresarials
Fins i tot les compres petites —un dinar de negocis amb una targeta personal, una subscripció personal a la targeta d'empresa— creen confusió. Manteniu les transaccions estrictament separades.
Ignorar càrrecs recurrents petits
Les subscripcions de programari de $10-$30 al mes semblen insignificants individualment. Amb una dotzena d'eines, sumen diversos milers de dòlars a l'any. Reviseu cada càrrec recurrent trimestralment i elimineu les eines que no estigueu utilitzant activament.
No fer un seguiment del temps
Encara que no factureu per hores, entendre com invertiu el vostre temps revela la vostra tarifa efectiva real. Si guanyeu $200 per sessió però dediqueu dues hores a la preparació i una hora al seguiment, la vostra tarifa efectiva és de $67 per hora — una xifra significativament diferent del que suggereix el preu de la sessió.
Oblidar facturar
Els coaches que operen de manera informal —acceptant pagaments per Venmo o en efectiu— sovint perden la pista de qui ha pagat què. Utilitzeu un sistema de facturació adequat, fins i tot per a transaccions senzilles. Això crea un registre documental que recolza la vostra declaració d'ingressos i fa que el seguiment financer sigui automàtic.
Esperar fins a la temporada d'impostos
Intentar reconstruir un any d'activitat financera al febrer és estressant, propens a errors i sovint comporta la pèrdua de deduccions. La comptabilitat mensual requereix molt menys temps total i produeix resultats molt millors.
Quan contractar un professional
Considereu la possibilitat de contractar un gestor o un comptable quan:
- Els vostres ingressos superin els $75.000 i el vostre temps s'aprofiti millor fent coaching
- Estigueu canviant l'estructura empresarial (d'empresari individual a societat limitada o S-corp)
- Tingueu empleats o subcontractistes (la gestió de les nòmines afegeix una complexitat significativa)
- Estigueu sent auditats o tingueu problemes d'impostos endarrerits
- L'estrès de gestionar les finances estigui afectant la vostra pràctica de coaching
Un gestor professional sol costar entre $200-$500 al mes per a una pràctica de coaching. Compareu-ho amb el valor del vostre temps i el cost potencial dels errors.
Construïu una pràctica de coaching financerament sòlida
Dirigir una pràctica de coaching d'èxit significa tractar la vessant empresarial amb la mateixa intencionalitat que apliqueu a les sessions amb els clients. Uns registres financers clars no només satisfan l'administració tributària — us proporcionen les dades per prendre decisions segures sobre preus, despeses i creixement.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres — amb control de versions, programable i dissenyada per a persones que volen entendre els seus números en lloc de delegar-los a una caixa negra. Comenceu de franc i construïu la base financera que la vostra pràctica de coaching mereix.
