Anàlisi financera per a petites empreses: 7 mètriques essencials que realment importen

La vostra empresa genera muntanyes de dades cada dia. Xifres de vendes, informes de despeses, extractes bancaris, factures; pot semblar aclaparador. Aquí teniu una veritat que podria sorprendre-us: no cal fer un seguiment de tot. Un grapat de mètriques escollides amb cura poden dir-vos gairebé tot el que necessiteu saber sobre la salut financera de la vostra empresa.

El problema no és la falta de dades. És saber quins números mereixen la vostra atenció. Segons investigacions recents, el 65,3% de les petites empreses són rendibles, però molts propietaris tenen dificultats per entendre exactament per què, o per què no. Aquesta desconnexió sovint prové de centrar-se en les mètriques equivocades o d'ignorar l'anàlisi financera per complet.

Aquesta guia detalla les set mètriques financeres essencials que tot propietari de petita empresa hauria de supervisar, com calcular-les i què revelen sobre la trajectòria de la vostra empresa.

Per què l'anàlisi financera importa més que mai

Els propietaris de petites empreses que supervisen regularment la seva salut financera gestionen empreses amb més èxit i creixement. Malgrat això, aproximadament la meitat de totes les petites empreses ni tan sols tenen un pressupost per escrit, segons la investigació de Clutch. Anar a cegues amb les vostres finances no és només arriscat; és deixar diners sobre la taula.

L'anàlisi financera regular us ajuda a:

• Detectar problemes abans que es converteixin en crisis
• Prendre decisions informades sobre el creixement i la inversió
• Preparar projeccions fiscals precises
• Aconseguir finançament quan ho necessiteu
• Identificar les vostres ofertes més i menys rendibles

L'objectiu no és convertir-se en un comptable a temps complet. És entendre les constants vitals del vostre negoci prou bé com per prendre decisions intel·ligents ràpidament.

Les 7 mètriques financeres que tota petita empresa hauria de seguir

1. Flux de caixa i liquiditat

L'efectiu és la sang de la vostra empresa. Podeu mostrar beneficis sobre el paper i, tot i així, fracassar si us quedeu sense efectiu. La liquiditat mesura la vostra capacitat per cobrir despeses immediates, pagar deutes i gestionar costos inesperats.

Mètriques clau a vigilar:

• Ràtio de liquiditat: Actius corrents dividits per passius corrents. Això mostra si podeu pagar les obligacions a curt termini. Una ràtio superior a 1,0 significa que teniu més actius que deutes a vèncer. Els punts de referència del sector varien àmpliament: les empreses de biotecnologia tenen una mitjana de 5,12, mentre que les companyies aèries tenen una mitjana de només 0,57.

• Reserva de caixa (Runway): Quants mesos podeu operar amb les vostres reserves de caixa actuals? La investigació mostra que el 70% de les petites empreses mantenen menys de quatre mesos de reserves de caixa. Intenteu tenir entre 3 i 6 mesos de despeses operatives en reserva.

Per què és important: Una mala gestió del flux de caixa continua sent una de les principals raons per les quals les empreses fracassen. Superviseu la vostra posició de caixa setmanalment, no mensualment. Si espereu 60 dies per cobrar dels clients però les vostres factures vencen en 30, us enfrontareu a una crisi de liquiditat independentment de com de rendibles sigueu.

2. Marge de benefici

Els ingressos no signifiquen res sense beneficis. El vostre marge de benefici revela quants diners us queden realment de cada euro de vendes després de pagar totes les despeses.

Tres nivells de marge de benefici:

• Marge de benefici brut: Ingressos menys el cost dels béns venuts, dividit pels ingressos. Això mostra la rendibilitat abans dels costos d'estructura.

• Marge de benefici operatiu: Benefici brut menys les despeses operatives (lloguer, salaris, subministraments), dividit pels ingressos. Això revela amb quina eficiència gestioneu el vostre negoci.

• Marge de benefici net: El resultat final. Tots els ingressos menys totes les despeses, dividit pels ingressos. Una petita empresa saludable sol mantenir un marge de benefici net del 7 al 10%, tot i que això varia segons el sector. Un marge net del 20% es considera excel·lent.

Pas d'acció: Calculeu els tres marges mensualment. Si el vostre marge brut sembla saludable però el vostre marge net és escàs, teniu un problema de despeses operatives. Si el marge brut ja és baix, heu d'examinar els preus o reduir els costos de producció.

3. Ràtio d'endeutament

Contràriament al que podríeu pensar, una mica de deute és saludable. Les ràtios d'endeutament òptimes solen situar-se entre 0,3 i 0,6, el que significa que del 30 al 60% dels vostres actius totals es financen mitjançant deute.

Com calcular-ho: Passiu total dividit per actiu total.

Què signifiquen els números:

• Per sota de 0,3: Potser sou massa conservadors. El deute estratègic pot impulsar el creixement sense diluir la propietat.
• De 0,3 a 0,6: El punt òptim per a la majoria d'empreses. Esteu aprofitant el deute de manera responsable.
• Per sobre de 0,6: Territori de major risc. Podeu tenir dificultats per obtenir finançament addicional o per superar períodes de recessió.

El context del sector és important: Les empreses financeres tenen ràtios de deute sobre capital propi d'uns 2,46 de mitjana, mentre que les empreses de tecnologies de la informació tenen una mitjana de 0,48. Compareu-vos amb els companys del sector, no amb punts de referència arbitraris.

4. Període mitjà de cobrament (DSO)

Quant de temps tarden els clients a pagar-vos? Aquesta mètrica, anomenada període mitjà de cobrament (Days Sales Outstanding), afecta directament el vostre flux de caixa.

Com calcular-ho: (Comptes a cobrar / total de vendes a crèdit) × nombre de dies del període.

El punt de referència: Teniu com a objectiu un PMC de 45 dies o menys. Si els clients tarden 60, 90 o 120 dies a pagar, bàsicament els esteu proporcionant finançament gratuït, mentre possiblement teniu dificultats per pagar les vostres pròpies factures.

Estratègies de millora:

• Oferiu petits descomptes per pagament immediat (2% de descompte per pagament en 10 dies)
• Envieu les factures immediatament després del lliurament
• Feu un seguiment sistemàtic dels comptes vençuts
• Considereu demanar dipòsits per a comandes grans
• Reviseu la solvència dels clients abans d'ampliar els terminis de pagament

5. Cost de les vendes (COGS)

El COGS representa els costos directes de producció dels vostres productes o de prestació dels vostres serveis. Això inclou matèries primeres, mà d'obra directa, despeses generals de fabricació i costos d'enviament per fer arribar els productes als clients.

Per què fer-ne un seguiment per separat: El COGS determina directament el vostre marge de benefici brut. Si el COGS augmenta mentre els preus es mantenen estables, els vostres marges es comprimeixen —de vegades sense que us en adoneu fins que és massa tard.

Estigueu atents a aquests senyals d'alerta:

• COGS creixent més ràpid que els ingressos
• Increments de preus dels proveïdors que redueixen els marges
• Ineficiències en la producció que afegeixen costos ocults
• Malbaratament o pèrdues d'inventari

Per a empreses de serveis: El vostre "cost de les vendes" és el cost de prestar els serveis, principalment els costos laborals del personal facturable. Feu un seguiment dels costos laborals com a percentatge dels ingressos per mantenir uns marges saludables.

6. Valor del temps de vida del client (CLV)

Quant val un client al llarg de tota la seva relació amb la vostra empresa? El CLV us ajuda a entendre quant us podeu permetre gastar per adquirir nous clients mantenint la rendibilitat.

Càlcul bàsic del CLV: Valor mitjà de compra × freqüència mitjana de compra × vida mitjana del client.

Per què és important: Si el vostre client mitjà gasta 100 € per visita, us visita 4 cops l'any i es queda amb vosaltres durant 3 anys, el seu CLV és de 1.200 €. Sabent això, podeu justificar una despesa de 200-300 € per adquirir aquest client i tot i així generar un bon rendiment.

Molts propietaris d'empreses descobreixen que el 20-30 % dels seus clients generen el 70-80 % dels seus ingressos. Identificar aquests clients d'alt valor us ajuda a centrar els esforços de retenció on realment importen.

7. Taxa de conversió

Per a les empreses amb qualsevol presència digital —que avui dia són gairebé totes—, la taxa de conversió mesura quin percentatge de clients potencials acaba comprant.

Taxa de conversió bàsica: Nombre de compres dividit pel nombre de visitants o clients potencials, multiplicat per 100.

Més enllà de les vendes al lloc web, penseu en la conversió en cada etapa:

• De visitants del lloc web a subscriptors de correu electrònic
• De subscriptors de correu electrònic a la primera compra
• De la primera compra a la compra recurrent
• De consultes a pressupostos
• De pressupostos a operacions tancades

Per què és important: Les petites millores en la conversió s'acumulen de manera espectacular. Augmentar la conversió del 2 % al 3 % significa un 50 % més de clients amb el mateix trànsit. Això sol ser més impactant que intentar duplicar la despesa en màrqueting.

Establir una rutina d'anàlisi financera

Saber quines mètriques cal seguir és només la meitat de la batalla. Necessiteu una rutina sostenible per revisar-les realment.

Revisions setmanals (15-20 minuts)

• Posició de tresoreria i obligacions properes
• Antiguitat dels comptes a cobrar
• Velocitat de vendes en comparació amb els objectius

Revisions mensuals (1-2 hores)

• Revisió completa de l'estat de pèrdues i guanys
• Càlcul i comparació de les set mètriques clau amb els mesos anteriors
• Previsió de flux de caixa per als propers 90 dies
• Anàlisi de desviacions pressupostàries

Revisions trimestrals (mig dia)

• Anàlisi de tendències de totes les mètriques
• Comparació amb els referents del sector (benchmarks)
• Planificació estratègica basada en coneixements financers
• Reunió amb el comptable o assessor financer

Programeu sessions d'assessorament trimestrals amb un professional fiscal per revisar el rendiment financer, ajustar els pagaments estimats en funció dels ingressos reals, identificar noves oportunitats de deducció i abordar qualsevol preocupació de compliment abans que es converteixin en problemes.

Errors comuns d'anàlisi financera que cal evitar

Fins i tot els propietaris d'empreses que fan un seguiment de les seves finances cometen errors crítics que soscaven la seva anàlisi.

Barrejar les finances personals i les de l'empresa

Més d'una quarta part dels propietaris de petites empreses barregen fons empresarials i personals. Això fa que l'anàlisi financera precisa sigui gairebé impossible. No podeu calcular els marges de benefici reals si les despeses personals estan enterrades als comptes de l'empresa. Obriu comptes separats i utilitzeu-los de manera coherent.

Confondre la caixa amb el benefici

El benefici és un concepte comptable. La caixa (cash) és el que realment hi ha al vostre compte bancari. Una empresa pot mostrar beneficis saludables mentre es queda sense liquiditat a causa de clients que paguen tard, inversions en inventari o el servei del deute. Feu un seguiment d'ambdós de manera independent.

Revisar les finances només a final d'any

Si només mireu els vostres números una vegada a l'any, esteu perdent oportunitats per rectificar el rumb. Els problemes que es podrien haver solucionat al segon trimestre es converteixen en desastres al desembre. Les revisions mensuals són el mínim; el seguiment setmanal de la caixa és millor.

Ignorar els referents del sector

Un marge de benefici del 10 % pot ser excel·lent en el comerç detallista d'alimentació, però preocupant en el programari. Compareu sempre les vostres mètriques amb referents específics del sector en lloc d'objectius genèrics.

Intentar seguir-ho tot

La paràlisi per anàlisi és real. Seguir 50 mètriques significa que probablement no en seguireu cap de manera constant. Centreu-vos en aquestes set mètriques essencials, domineu-les i afegiu complexitat només quan sigui necessari.

Eines per a una anàlisi financera optimitzada

Els càlculs manuals amb fulls de càlcul funcionen, però consumeixen molt de temps i són propensos a errors. El programari de comptabilitat modern automatitza la major part d'aquesta anàlisi.

Característiques clau a buscar:

• Càlcul automàtic de ràtios i mètriques clau
• Visualitzacions en taulers de control per a una comprensió ràpida
• Anàlisi de tendències al llarg del temps
• Informes personalitzables
• Integració amb comptes bancaris i processadors de pagaments

La base d'una bona anàlisi són les dades precises. Cap programari pot compensar un mal registre. Establiu hàbits per registrar les transaccions ràpidament —en un termini de 24-48 hores— i concilieu els comptes mensualment.

Prendre mesures basades en la vostra anàlisi

Les dades sense acció no són més que números en una pantalla. Utilitzeu la vostra anàlisi financera per orientar les decisions:

Si la liqüiditat és ajustada:

• Accelereu els cobraments
• Negocieu terminis de pagament més llargs amb els proveïdors
• Considereu una línia de crèdit abans de necessitar-la desesperadament

Si els marges de benefici estan disminuint:

• Auditeu els vostres costos línia per línia
• Reviseu els preus: quan va ser l'última vegada que els vau apujar?
• Identifiqueu productes o serveis no rendibles per eliminar-los

Si la ràtio d'endeutament és massa alta:

• Centreu-vos a pagar el deute amb els interessos més alts
• Milloreu la rendibilitat abans de contractar nou deute
• Considereu si algunes inversions finançades amb deute estan generant rendiments

Si el valor del cicle de vida del client és baix:

• Milloreu l'experiència del client per potenciar la retenció
• Creeu programes de fidelització o models de subscripció
• Identifiqueu per què els clients marxen i abordeu-ne les causes arrels

Simplifiqueu la vostra gestió financera

L'anàlisi financera no ha de ser aclaparadora. Comenceu amb aquestes set mètriques, reviseu-les constantment i deixeu que les dades guiïn les vostres decisions. Els propietaris de negocis que prosperen són els que entenen els seus números, no necessàriament els que tenen els sistemes més complexos.

Mantenir uns registres financers clars i precisos és el que fa possible l'anàlisi en primer lloc. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres ni dependència d'un sol proveïdor. Les vostres transaccions s'emmagatzemen en un format llegible per a humans, amb control de versions com el codi, i estan llistes per a qualsevol anàlisi que necessiteu. Comenceu de franc i establiu la base per a millors decisions financeres.