Една публикация маркиран с/със "журнални записи"

Журналните записи са гръбнакът на двойното записно счетоводство и в Beancount всяка транзакция, маркирана с *, е журнален запис. Това ръководство обяснява основните понятия — дебити и кредити, коригиращи записи и обратни записи — и показва как те се отразяват чисто в текстовия синтаксис на Beancount. Ще научите как да водите точни книги с минимална формалност.

Бърз преглед: Какво е журнален запис?​

Журналният запис е официалният, датиран запис на финансова транзакция. Той се изразява чрез дебити и кредити, които поддържат фундаменталното счетоводно уравнение в баланс:

$Assets = Liabilities + Equity$

В двойно записната система всяка транзакция засяга поне две сметки и общата сума на дебитите трябва да е равна на общата сума на кредитите. Това простото правило прави последващите финансови отчети като отчета за печалбата и загубата и баланса надеждни и точни.

Дебити и кредити за една минута​

Концепциите за дебити и кредити могат да бъдат объркващи в началото, но те се свеждат до няколко прости правила. Помислете по следния начин: „от къде дойде стойността?“ (кредит) и „къде отиде стойността?“ (дебит).

Ето кратка таблица за това как се увеличават петте основни типа сметки:

Как изглежда журнален запис в Beancount​

Beancount използва прости, четими за хора директиви, за да записва транзакции. Всяка транзакция трябва да се балансира до нула за всяка стока (например USD, EUR, акции AAPL). Ако не се балансира, Beancount ще генерира грешка.

2025-09-10 * "Coffee Bar" "Team coffee"
  Expenses:Food:Coffee          18.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -18.00 USD

Обърнете внимание как двете постинги (редове със сметки) се сумират до нула: $18.00 + (-$18.00) = 0.

Можете да добавяте мощен контекст директно в описанието, като използвате етикети (например #clientX) за филтриране и връзки (например ^INV-2025-001) за свързване на свързани записи.

Например, ето как можете да свържете фактура с нейното плащане:

; Първо, запишете фактурата, изпратена на клиента
2025-09-15 * "Acme Corp" "Invoice 2025-001 #clientX ^INV-2025-001"
  Assets:AccountsReceivable   1000.00 USD
  Income:Consulting         -1000.00 USD

; По-късно, запишете плащането и го свържете обратно към оригиналната фактура
2025-09-28 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-001"
  Assets:Bank:Checking       1000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable -1000.00 USD

Етикетът #clientX ви позволява лесно да филтрирате всички транзакции за този клиент, а връзката ^INV-2025-001 създава връзка между двата записа, която можете да проследявате в отчетите.

Чести журнални записи (готови за копиране)​

Тук са няколко често срещани бизнес транзакции, форматирани за Beancount.

Собственик внася кеш​

Собственик внася лични средства за стартиране на бизнеса.

2025-01-01 * "Owner" "Initial capital contribution"
  Assets:Bank:Checking        10000.00 USD
  Equity:Owner-Capital      -10000.00 USD

Продажба в брой с данък върху продажбите​

Клиент плаща в брой за продукт, включително 8 % данък, който по-късно трябва да бъде внесен към държавата.

2025-01-05 * "Walk-in Customer" "Cash sale with 8% tax"
  Assets:Cash                   108.00 USD
  Income:Sales                -100.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales         -8.00 USD

Продажба на кредит (фактура) и събиране​

Предоставяте услуга и фактурирате клиента, след което получавате плащане по-късно.

2025-01-10 * "Acme Corp" "Consulting invoice ^INV-2025-002"
  Assets:AccountsReceivable   2500.00 USD
  Income:Consulting         -2500.00 USD

2025-01-30 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-002"
  Assets:Bank:Checking       2500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable -2500.00 USD

Разход с кредитна карта​

Закупувате офис консумативи с фирмена кредитна карта.

2025-01-12 * "OfficeMax" "Supplies on credit card"
  Expenses:Office:Supplies       75.00 USD
  Liabilities:CreditCard        -75.00 USD

Заплата (опростен модел)​

Извършвате заплати, записвайки брутната заплата, удръжките за данъци и нетното плащане от банковата сметка.

2025-01-31 * "Payroll" "January wages and withholdings"
  Expenses:Payroll:Wages      2000.00 USD
  Liabilities:Taxes:Withheld   -400.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -1600.00 USD

Месечна амортизация​

Записвате месечната амортизационна разход за актив, например лаптоп.

2025-01-31 * "Depreciation" "Laptop, straight-line"
  Expenses:Depreciation          100.00 USD
  Assets:Equipment:AccumDepr    -100.00 USD

Предплатен разход и месечно отписване​

Плащате за цялогодишна застраховка предварително, след което признавате един месец от разхода.

; 1. Плащане за годишната полица
2025-01-01 * "InsureCo" "Annual insurance premium"
  Assets:Prepaid:Insurance     1200.00 USD
  Assets:Bank:Checking       -1200.00 USD

; 2. Признаване на един месец разход в края на януари
2025-01-31 * "InsureCo" "Amortize 1/12 of insurance"
  Expenses:Insurance             100.00 USD
  Assets:Prepaid:Insurance      -100.00 USD

Неприсъединени приходи и месечно признаване​

Клиент предплаща за 3‑месечен абонамент. Записвате парите и след това признавате един месец приход.

; 1. Клиентът предплаща за услугата
2025-02-01 * "Subscriber" "3-month plan prepaid"
  Assets:Bank:Checking           300.00 USD
  Liabilities:Unearned:Subs     -300.00 USD

; 2. Признаване на един месец приход след предоставяне на услугата
2025-02-28 * "Recognition" "Recognize month 1 of 3"
  Liabilities:Unearned:Subs      100.00 USD
  Income:Subscriptions          -100.00 USD

Резерв за лоши дългове и отписване​

Създавате резерв за потенциално неплатени фактури и по-късно отписвате конкретна лоша фактура.

; 1. Създаване на резерв от 2 % от вземанията
2025-03-31 * "Provision" "2% of A/R for doubtful accounts"
  Expenses:BadDebt               200.00 USD
  Assets:AllowanceForDoubtful   -200.00 USD

; 2. Отписване на конкретна фактура, която няма да бъде платена
2025-04-15 * "Write-off" "Customer XYZ invoice"
  Assets:AllowanceForDoubtful    150.00 USD
  Assets:AccountsReceivable     -150.00 USD

Периодичен инвентар и корекция на COGS​

В края на периода изчислявате себестойността на продадените стоки (COGS), като коригирате инвентарната сметка.

2025-03-31 * "COGS adjustment" "Periodic inventory method"
  Expenses:COGS                4500.00 USD
  Assets:Inventory           -4500.00 USD

Коригиращи записи vs. Обратни записи​

Коригиращите записи се въвеждат в края на счетоводен период (месец или тримесечие), за да се съгласуват приходите и разходите с периода, в който са действително спечелени или понесени. Това включва начисления, отлагания и оценки като амортизация.

Обратните записи са незадължителни записи, направени в първия ден от новия период, които точно обръщат конкретен коригиращ запис от предишния период. Целта им е да опростят счетоводството. Като обърнете начисление, можете да запишете последващата кеш транзакция по стандартен начин, без да се налага да я разпределяте срещу сметка за задължения.

Пример: Начисляване и обратен запис на комунални услуги​

Да кажем, че трябва да запишете разхода за комунални услуги за януари, но фактурата ще пристигне през февруари.

; 1. Начисляване на оценения разход в края на януари
2025-01-31 * "Accrual" "Estimate January utilities expense"
  Expenses:Utilities              500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities  -500.00 USD

; 2. (По избор) Обратен запис на начисленото в първия ден на следващия период
2025-02-01 * "Reversal" "Undo January utilities accrual"
  Liabilities:Accrued:Utilities   500.00 USD
  Expenses:Utilities             -500.00 USD

; 3. Записване на действителното плащане, когато фактурата пристигне през февруари
; Фактурираното е 520 USD. Поради обратния запис можете
; да запишете пълната сума в разходната сметка без проблем.
; Нетният разход за февруари ще бъде 520 - 500 = 20 USD.
2025-02-10 * "City Utilities" "Payment for January bill"
  Expenses:Utilities             520.00 USD
  Assets:Bank:Checking          -520.00 USD

Бележка: Примерът в плана показва разделяне на окончателното плащане. Методът с обратен запис е алтернатива, която опростява окончателния запис.

Контролен списък за всеки журнален запис в Beancount​

Следвайте тези стъпки, за да гарантирате чисти и правилни записи:

1. Започнете с датата (ГГГГ-ММ-ДД) и флага за транзакция (*).
2. Добавете получател и описателен текст. Използвайте #етикети и ^връзки за по‑лесно търсене.
3. Включете поне два постинга (редове със сметки), които се балансират до нула.
4. Уверете се, че всички комодити (например USD, EUR) са балансирани.
5. Прегледайте коментари и етикети за допълнителен контекст.
6. Проверете дали общата сума на дебитите е равна на общата сума на кредитите.
7. Потвърдете, че смятате правилната сметка за дебит или кредит.
8. При нужда, използвайте коригиращи или обратни записи.
9. Прегледайте за грешки и коригирайте преди да финализирате.
10. Запишете транзакцията в съответния файл.

Чести проблеми (и как Beancount помага)​

• Неизправен баланс – Ако сумата на дебитите не съвпада с сумата на кредитите, Beancount ще спре обработката и ще покаже къде е грешката.
• Грешно използване на етикети – Етикетите се прилагат към целия запис, а не към отделни постинги; използвайте ги за групиране, а не за корекция на суми.
• Пренебрегване на коригиращи записи – Без тях финансовите отчети могат да бъдат подвеждащи; Beancount изисква балансирани записи, което ви принуждава да ги включите.
• Пренаписване на коментари – Коментарите в кода са полезни за разбиране, но не влияят на валидността; Beancount ги игнорира, така че можете спокойно да ги оставяте или превеждате.

Къде да продължите​

• Прегледайте документацията – Официалната документация на Beancount съдържа подробни описания на всички функции.
• Изучете отчети – Научете как да генерирате отчети за печалба/загуба, баланс и паричен поток.
• Автоматизирайте – Използвайте скриптове за автоматично генериране на записи от вашите системи.
• Общувайте с общността – Форумите и чат групите на Beancount са отличен източник за съвети и решения.

Приложение: Счетоводен жаргон → Beancount карта​