2 публикации маркиран с/със "шаблони"

Всеки успешен собственик на бизнес трябва да разбира финансовото състояние на своята компания. Независимо дали управлявате стартиращ бизнес, развивате малък бизнес или планирате разширяване, ясната представа за това, което притежавате, което дължите и общата ви нетна стойност е от съществено значение за вземането на интелигентни бизнес решения.

Шаблонът на баланс предоставя структуриран начин за организиране на тази критична финансова информация. В това изчерпателно ръководство ще ви преведем през всичко, което трябва да знаете за балансите и как да ги използвате ефективно, за да укрепите финансовата основа на вашия бизнес.

Какво е баланс?​

Балансът е финансов отчет, който предоставя моментна снимка на финансовото състояние на вашия бизнес в определен момент от време. Мислете за него като за финансова снимка, показваща три ключови елемента: вашите активи (това, което притежавате), вашите пасиви (това, което дължите) и вашия собствен капитал (вашият дял в бизнеса).

За разлика от отчета за приходите, който показва представянето за определен период от време, балансът улавя вашето финансово състояние в един момент. Това го прави безценен инструмент за разбиране на текущото ви финансово състояние и вземане на информирани решения за бъдещето на вашия бизнес.

Балансът следва основно счетоводно уравнение, което винаги трябва да е вярно:

Активи = Пасиви + Собствен капитал

Това уравнение е в основата на двойното счетоводство и гарантира, че вашите финансови записи остават точни и балансирани.

Разбиране на трите основни компонента​

1. Активи: Какво притежава вашият бизнес​

Активите представляват всичко ценно, което вашият бизнес притежава или контролира. Това са ресурсите, които използвате, за да генерирате приходи и да управлявате бизнеса си. Активите обикновено се разделят на две основни категории:

Текущите активи са ресурси, които могат да бъдат превърнати в пари в рамките на една година. Те включват:

• Пари и парични еквиваленти: Пари във вашите банкови сметки и краткосрочни инвестиции, до които може бързо да се получи достъп
• Вземания: Пари, които клиентите ви дължат за стоки или услуги, които вече са доставени
• Запаси: Продукти или материали, които имате на склад за продажба или използване в производството
• Предплатени разходи: Плащания, които сте направили предварително за бъдещи ползи, като например застрахователни премии или наем

Дълготрайните активи (наричани още нетекущи активи) са дългосрочни ресурси, които осигуряват стойност в продължение на много години:

• Имот: Земя и сгради, собственост на вашия бизнес
• Оборудване: Машини, компютри, инструменти и друго оборудване, използвано в операциите
• Транспортни средства: Автомобили, камиони или други транспортни активи
• Мебели и обзавеждане: Офис мебели, стелажи и постоянни инсталации
• Нематериални активи: Патенти, търговски марки, авторски права и репутация

Когато записвате дълготрайни активи, не забравяйте да отчетете амортизацията - постепенното намаляване на стойността с течение на времето, тъй като тези активи се използват във вашия бизнес.

2. Пасиви: Какво дължи вашият бизнес​

Пасивите са финансовите задължения на вашия бизнес - дългове и плащания, които дължите на други. Подобно на активите, пасивите се категоризират въз основа на това кога трябва да бъдат платени:

Текущите пасиви са задължения, дължими в рамките на една година:

• Задължения към доставчици: Пари, които дължите на доставчици и продавачи за получени стоки или услуги
• Краткосрочни заеми: Бизнес заеми или кредитни линии, дължими в рамките на 12 месеца
• Салда по кредитни карти: Непогасен дълг по бизнес кредитна карта
• Начислени разходи: Разходи, които са направени, но все още не са платени, като например заплати или комунални услуги
• Данъчни задължения: Събран данък върху продажбите, данъци върху заплатите и прогнозни плащания на данък върху дохода

Дългосрочните пасиви се простират отвъд една година:

• Ипотеки: Заеми, обезпечени с имот или недвижим имот
• Заеми за оборудване: Финансиране за големи покупки на оборудване
• Дългосрочни бизнес заеми: Многогодишни споразумения за финансиране
• Отсрочени данъчни пасиви: Данъчни задължения, които ще бъдат платени в бъдещи периоди

Ефективното управление на вашите пасиви е от решаващо значение за поддържане на здравословен паричен поток и изграждане на силни взаимоотношения с кредитори и доставчици.

3. Собствен капитал: Вашият дял на собственост​

Собственият капитал представлява интереса на собственика в бизнеса - по същество това, което би останало, ако продадете всичките си активи и изплатите всичките си пасиви. Това е нетната стойност на вашия бизнес и включва:

• Собствен капитал или капитал на собственика: Първоначалната инвестиция, която сте направили, за да започнете бизнеса
• Неразпределена печалба: Печалби, които са били реинвестирани в бизнеса, а не са разпределени на собствениците
• Допълнителен внесен капитал: Всички допълнителни инвестиции, направени от собственици или акционери
• Собствени акции: За корпорации, акции, които са били обратно изкупени от акционерите

Вашият собствен капитал нараства, когато бизнесът ви е печеливш, и намалява, когато понасяте загуби или правите разпределения. Наблюдението на собствения капитал с течение на времето ви помага да разберете дали вашият бизнес изгражда или губи стойност.

Защо балансите са важни за успеха на малкия бизнес​

Проследяване на растежа и напредъка​

Редовните баланси ви позволяват да видите как вашият бизнес се развива с течение на времето. Чрез сравняване на баланси от различни периоди - месечни, тримесечни или годишни - можете да идентифицирате тенденции, да забележите възможности и да уловите потенциални проблеми рано.

Растат ли вашите активи по-бързо от вашите пасиви? Това е знак за здравословно разширяване. Намалява ли вашата парична позиция, докато вземанията се увеличават? Може да се наложи да подобрите процесите си за събиране на вземания.

Осигуряване на финансиране и инвестиции​

Когато се обърнете към банки за заеми или се представите пред инвеститори, те ще искат да видят вашия баланс. Този финансов отчет демонстрира стабилността, кредитоспособността и потенциала за растеж на вашия бизнес. Силният баланс със здрав собствен капитал и управляеми нива на дълг прави кредиторите и инвеститорите по-уверени във вашата способност да успеете.

Вземане на информирани бизнес решения​

Трябва ли да закупите ново оборудване или да го вземете под наем? Можете ли да си позволите да наемете допълнителен персонал? Сега ли е подходящият момент да се разширите на ново място? Вашият баланс предоставя финансовия контекст, необходим за уверено отговаряне на тези въпроси.

Като разберете текущата си позиция на активи и дългови задължения, можете да вземате стратегически решения, които подкрепят растежа, без да надхвърляте ресурсите си.

Поддържане на финансово здраве​

Редовният преглед на баланса ви помага да поддържате подходящи нива на оборотен капитал, да управлявате ефективно дълга и да гарантирате, че имате адекватни ресурси, за да изпълните задълженията си. Това е система за ранно предупреждение за финансови затруднения и ръководство за поддържане на здравословни финансови съотношения.

Опростяване на данъчната подготовка​

Наличието на точен, актуален баланс прави данъчния сезон значително по-малко стресиращ. Информацията, от която се нуждаете за различни данъчни форми и графици, е лесно достъпна, организирана и проверима. Това спестява време, намалява грешките и може да ви помогне да идентифицирате законни данъчни облекчения, които иначе бихте пропуснали.

Как да създадете и поддържате своя баланс​

Стъпка 1: Избройте всичките си активи​

Започнете, като каталогизирате всичко, което вашият бизнес притежава. Прегледайте банковите си извлечения, записи на запасите и регистри на дълготрайните активи. Включете:

• Всички салда по банкови сметки
• Неплатени фактури (вземания)
• Текуща стойност на запасите
• Предплатени разходи
• Стойност на оборудването, транспортните средства и имотите
• Други инвестиции или активи

Не забравяйте да използвате текущата стойност на активите, като отчетете амортизацията на дълготрайните активи.

Стъпка 2: Документирайте своите пасиви​

След това избройте всички суми, които вашият бизнес дължи. Проверете:

• Неплатени сметки от доставчици (задължения към доставчици)
• Салда по кредитни карти
• Салда по заеми
• Неплатени заплати или данъци
• Всички други дългове или задължения

Бъдете задълбочени - липсващите пасиви ще ви дадат прекалено оптимистичен поглед върху финансовото ви състояние.

Стъпка 3: Изчислете своя собствен капитал​

Определете своя собствен капитал, като добавите:

• Вашата първоначална инвестиция в бизнеса
• Всички допълнителни капиталови вноски
• Неразпределена печалба (натрупани печалби, запазени в бизнеса)

Или използвайте счетоводното уравнение: Собствен капитал = Активи - Пасиви

Стъпка 4: Проверете баланса​

Уверете се, че вашият баланс е балансиран, като използвате основното уравнение:

Активи = Пасиви + Собствен капитал

Ако те не съвпадат, прегледайте записите си, за да намерите грешки или пропуски.

Стъпка 5: Актуализирайте редовно​

Задайте график за актуализиране на вашия баланс - месечно за повечето малки фирми, тримесечно като минимум. Редовните актуализации ви помагат да забележите тенденции, да поддържате точност и да гарантирате, че вземате решения въз основа на текуща информация, а не на остарели данни.

Най-добри практики за управление на баланса​

Правете:

• Водете подробни, организирани записи на всички транзакции през цялата година
• Напълно отделете личните и бизнес финансите
• Актуализирайте баланса си по последователен график
• Категоризирайте елементите точно и последователно
• Преглеждайте промените от период на период, за да разберете тенденциите
• Обмислете работа с професионален счетоводител, докато вашият бизнес расте
• Използвайте счетоводен софтуер за автоматизиране на изчисленията и намаляване на грешките

Не правете:

• Смесвайте лични разходи с бизнес финанси
• Забравете да запишете малки активи или пасиви - те се натрупват
• Оставете баланса си да мине месеци без актуализиране
• Отгатвайте стойности - използвайте действителни цифри от вашите записи
• Объркайте баланса си с отчета за приходите (те служат за различни цели)
• Игнорирайте предупредителни знаци като намаляващи пари или увеличаващ се дълг
• Пренебрегвайте амортизацията на дълготрайните активи

Често срещани грешки в баланса, които трябва да избягвате​

Грешно класифициране на активи и пасиви

Поставянето на дългосрочен заем в текущи пасиви или изброяването на запаси като дълготраен актив хвърля вашите финансови съотношения и дава неточна картина на вашата ликвидност.

Забравяне на амортизацията

Дълготрайните активи губят стойност с течение на времето. Неуспехът да се запише амортизацията означава, че вашият баланс надценява стойностите на активите и собствения капитал.

Включване на лични активи

Вашият личен автомобил, дом или спестовни сметки не трябва да се появяват във вашия бизнес баланс, освен ако не се използват законно за бизнес цели и са надлежно документирани.

Не извършване на редовно съгласуване

Вашият баланс трябва да съвпада с вашите действителни банкови салда, извлечения за заеми и други финансови записи. Редовното съгласуване улавя грешки, преди да станат сериозни проблеми.

Използване на вашия баланс за финансов анализ​

След като имате точен баланс, можете да изчислите важни финансови съотношения, които разкриват здравето на вашия бизнес:

Текущо съотношение = Текущи активи ÷ Текущи пасиви

Това показва способността ви да плащате краткосрочни задължения. Съотношение над 1,0 означава, че имате повече текущи активи, отколкото текущи пасиви.

Съотношение дълг към собствен капитал = Общо пасиви ÷ Собствен капитал

Това показва колко от вашия бизнес се финансира с дълг спрямо инвестиция на собственика. По-ниските съотношения обикновено показват по-малък финансов риск.

Оборотен капитал = Текущи активи - Текущи пасиви

Това показва парите и ликвидните активи, налични за ежедневни операции. Положителният оборотен капитал е от съществено значение за безпроблемните бизнес операции.

Поемане на контрол над вашето финансово бъдеще​

Добре поддържаният баланс е нещо повече от просто изискване за съответствие или документ за вашия счетоводител. Това е мощен инструмент, който ви дава яснота относно финансовото състояние на вашия бизнес и ви помага да вземате уверени решения относно растежа, инвестициите и стратегията.

Като разберете трите основни компонента - активи, пасиви и собствен капитал - и поддържате точни записи, ще имате необходимата информация, за да насочите бизнеса си към дългосрочен успех. Независимо дали търсите финансиране, планирате разширяване или просто искате да разберете бизнеса си по-добре, вашият баланс е незаменимо ръководство.

Започнете, като създадете първия си баланс днес. Съберете финансовите си записи, организирайте ги в подходящите категории и вижте къде се намира вашият бизнес. След това се ангажирайте с редовни актуализации, така че винаги да имате актуална, точна информация на една ръка разстояние.

Вашият финансов успех започва с разбирането на текущата ви позиция. Със солидна практика на баланса, вие ще бъдете оборудвани да се справите с предизвикателствата, да се възползвате от възможностите и да изградите процъфтяващия бизнес, който си представяте.

Разбирането откъде идват парите ви и къде отиват е от основно значение за управлението на успешен бизнес. Докато много собственици на бизнес се фокусират върху отчетите си за приходи и разходи, отчетът за паричните потоци често разкрива истинската история на финансовото здраве на вашата компания. В крайна сметка, можете да бъдете печеливши на хартия, но все пак да останете без пари, за да платите сметките си.

Какво представлява отчетът за паричните потоци?​

Отчетът за паричните потоци (наричан още отчет за движението на паричните средства) е финансов документ, който проследява всички пари, влизащи и излизащи от вашия бизнес през определен период от време - независимо дали е месец, тримесечие или година. За разлика от отчета за приходите, който показва приходите, когато са спечелени (дори ако плащането не е пристигнало), отчетът за паричните потоци се фокусира изключително върху действителните движения на паричните средства.

Мислете за него като за финансовия пулс на вашия бизнес. Той показва дали имате достатъчно пари, за да покриете заплатите, да платите на доставчици, да инвестирате в растеж и да поддържате светлините включени.

Защо вашият бизнес се нуждае от отчет за паричните потоци​

Проблемите с паричните потоци са една от водещите причини за провал на малкия бизнес. Дори печелившите предприятия могат да се провалят, ако нямат достатъчно пари под ръка, за да посрещнат своите незабавни задължения. Ето защо проследяването на паричните потоци е важно:

Разкрива истинската ликвидност: Вашият отчет за приходите може да показва печалба, но ако клиентите все още не са платили фактурите си, може да нямате действителни пари в наличност.

Позволява по-добро планиране: Като проследявате паричните модели, можете да предвидите недостига, преди да се превърне в кризи, и да планирате големи разходи или инвестиции.

Привлича инвеститори и кредитори: Заинтересованите страни искат да видят, че вашият бизнес генерира положителен паричен поток и управлява отговорно своите ресурси.

Идентифицира проблемни области: Може да откриете, че твърде много пари са обвързани в запаси или че периодите на събиране са твърде дълги.

Подкрепя решенията за растеж: Трябва ли да наемете този нов служител? Да наемете ново оборудване? Вашият отчет за паричните потоци помага да се отговори на тези въпроси.

Трите раздела на отчет за паричните потоци​

Всеки отчет за паричните потоци е организиран в три основни категории, всяка от които разказва различна история за вашия бизнес:

1. Оперативни дейности​

Този раздел обхваща вашите ежедневни бизнес операции - дейностите, които генерират вашите основни приходи. Оперативните дейности включват:

• Пари, получени от клиенти за продукти или услуги
• Пари, платени на доставчици и търговци
• Заплати и обезщетения на служителите
• Наем, комунални услуги и други оперативни разходи
• Плащания на лихви
• Плащания на данък върху дохода

Нетният паричен поток от операции е може би най-важният ред във вашия отчет. Той показва дали основните ви бизнес дейности генерират положителен паричен поток. Ако това число е постоянно отрицателно, това е червен флаг, че вашият бизнес модел може да се нуждае от корекция.

2. Инвестиционни дейности​

Този раздел проследява паричните потоци, свързани с дълготрайни активи и инвестиции:

• Покупка или продажба на имоти, заводи и оборудване
• Придобиване или отчуждаване на други предприятия
• Покупка или продажба на инвестиционни ценни книжа
• Заеми, предоставени на други организации (и получени погашения)

За развиващите се компании този раздел често показва отрицателен паричен поток, защото те инвестират в бъдещето си. Това не е задължително да е лошо - показва, че градите за утре. Въпреки това, се нуждаете от положителен паричен поток от операции или дейности по финансиране, за да подкрепите тези инвестиции.

3. Финансови дейности​

Този раздел показва как вашият бизнес набира капитал и го изплаща:

• Постъпления от заеми или емитиране на облигации
• Изплащане на главницата на дълга
• Пари, инвестирани от собственици или акционери
• Обратно изкупуване на акции
• Плащания на дивиденти

Този раздел разкрива как финансирате вашия бизнес и дали разчитате в голяма степен на външно финансиране или генерирате достатъчно пари вътрешно.

Как да създадете отчет за паричните потоци​

Съществуват два метода за изготвяне на отчет за паричните потоци: директният метод и индиректният метод. Повечето малки предприятия намират индиректния метод за по-лесен за прилагане.

Индиректният метод (препоръчва се за малки предприятия)​

Стъпка 1: Започнете с нетната печалба Започнете с нетната печалба от вашия отчет за приходите за периода.

Стъпка 2: Коригирайте за непарични елементи Добавете обратно разходи, които не са включвали плащания в брой:

• Амортизация
• Загуби от продажби на активи (или извадете печалби)

Стъпка 3: Коригирайте за промените в работния капитал

• Добавете намаления (или извадете увеличения) в вземанията
• Извадете увеличения (или добавете намаления) в запасите
• Добавете увеличения (или извадете намаления) в задълженията към доставчици

Например, ако вземанията са се увеличили с 2 000 долара, извадете това от нетната печалба, защото сте отчели приходи, но все още не сте събрали парите.

Стъпка 4: Добавете инвестиционни дейности Избройте всички парични потоци от покупка или продажба на дълготрайни активи и инвестиции.

Стъпка 5: Добавете финансови дейности Запишете всички парични потоци от дългови, капиталови и дивидентови транзакции.

Стъпка 6: Изчислете нетната промяна в паричните средства Съберете нетните парични средства от всичките три раздела. Това трябва да е равно на промяната в салдото ви в парични средства между началото и края на периода.

Директният метод​

Директният метод е по-ясен концептуално, но изисква по-подробно водене на записи. Вие просто изброявате всички парични постъпления и плащания:

Парични постъпления:

• Събирания от клиенти
• Получени лихви
• Други оперативни парични постъпления

Плащания в брой:

• Плащания към доставчици
• Плащания към служители
• Платени лихви
• Платени данъци върху дохода
• Други оперативни парични плащания

Извадете общите плащания от общите постъпления, за да получите нетните парични средства от оперативни дейности, след това добавете инвестиционните и финансовите раздели, както е описано по-горе.

Пример от реалния свят: Малка пекарна​

Да кажем, че притежавате квартална пекарна. Ето как може да изглежда един прост месечен отчет за паричните потоци:

Оперативни дейности:

• Нетна печалба: 4 000 долара
• Добавете: Амортизация: 500 долара
• Увеличение на вземанията: -1 000 долара (клиентите купуват на кредит)
• Намаление на запасите: 800 долара (изразходвани консумативи)
• Увеличение на задълженията към доставчици: 600 долара (забавени някои плащания към доставчици)
• Нетни парични средства от операции: 4 900 долара

Инвестиционни дейности:

• Покупка на нова фурна: -3 000 долара
• Нетни парични средства от инвестиции: -3 000 долара

Финансови дейности:

• Плащане на главницата по заем за пекарна: -500 долара
• Нетни парични средства от финансиране: -500 долара

Нетно увеличение на паричните средства: 1 400 долара

Ако сте започнали месеца с 5 000 долара в банката, ще завършите с 6 400 долара.

Най-добри практики за използване на вашия отчет за паричните потоци​

1. Преглеждайте го редовно​

Не просто създавайте отчет за паричните потоци веднъж годишно за вашия счетоводител. Преглеждайте го месечно поне и седмично, ако вашият бизнес има тесни маржове или бърз растеж. Колкото по-често го преглеждате, толкова по-бързо можете да забележите и отстраните проблемите.

2. Създайте прогнози за паричните потоци​

Използвайте исторически данни, за да прогнозирате бъдещите парични потоци. Това ви помага да предвидите сезонните колебания, да планирате големи разходи и да избегнете парични затруднения. Повечето предприятия създават 12-месечни текущи прогнози, които актуализират ежемесечно.

3. Следете ключови показатели​

Обърнете специално внимание на:

• Оперативен паричен поток: Трябва да е постоянно положителен
• Свободен паричен поток: Оперативен паричен поток минус капиталови разходи
• Цикъл на превръщане на парите: Колко време отнема да се превърнат инвестициите в запаси обратно в пари

4. Сравнете периоди​

Разгледайте тенденциите от месец на месец и от година на година. Расте ли вашият оперативен паричен поток? Ставате ли по-малко или повече зависими от финансиране? Тези тенденции разкриват траекторията на вашия бизнес.

5. Съгласувайте с други отчети​

Вашият отчет за паричните потоци трябва да разказва последователна история с вашия баланс и отчет за приходите. Промяната в паричните средства във вашия отчет за паричните потоци трябва да съответства на промяната в сметката за парични средства във вашия баланс.

Често срещани грешки, които трябва да избягвате​

Смесване на печалба с паричен поток: Само защото сте печеливши, не означава, че имате пари. Продажба за 10 000 долара при 60-дневни условия на плащане помага на вашия отчет за приходите днес, но не помага на паричния ви поток в продължение на два месеца.

Игнориране на оперативния раздел: Някои собственици на бизнес се фокусират само върху крайния резултат (обща промяна в паричните средства), без да анализират източниците. Искате положителен паричен поток от операции, а не само от поемане на повече дълг.

Забравяне на непарични транзакции: Амортизацията не използва пари, но намалява нетната ви печалба. Уверете се, че го добавяте обратно, когато използвате индиректния метод.

Не планирате за сезонните колебания: Много предприятия имат сезонни модели на парични потоци. Планирайте за оскъдните месеци по време на обилните.

Смесване на главница и лихва: Плащанията на лихви са оперативни дейности; плащанията на главницата по заеми са финансови дейности. Дръжте ги разделени.

Изтеглете вашия безплатен шаблон за отчет за паричните потоци​

За да ви помогнем да започнете да проследявате паричния поток на вашия бизнес, ние създадохме безплатен, лесен за използване шаблон на Excel, който включва:

• Предварително форматирани секции за оперативни, инвестиционни и финансови дейности
• Автоматични изчисления
• Както месечни, така и годишни изгледи
• Персонализируеми редове за вашия конкретен бизнес
• Професионално форматиране за презентации пред кредитори или инвеститори

Шаблонът използва индиректния метод, който работи добре за повечето малки предприятия. Просто въведете вашите финансови данни и шаблонът автоматично ще изчисли вашите парични потоци.

Предприемане на действия: Вашите следващи стъпки​

Разбирането и наблюдението на паричните потоци не е само оцеляване - това е вземане на информирани решения, които стимулират растежа. Ето как да приложите това знание на практика:

1. Започнете да проследявате сега: Не чакайте до следващия месец или следващото тримесечие. Изтеглете шаблона и създайте първия си отчет за паричните потоци тази седмица.

2. Задайте график за преглед: Отделете време в календара си за преглед на паричните потоци поне месечно.

3. Изградете паричен буфер: Стремете се да поддържате 3-6 месеца оперативни разходи в парични резерви.

4. Затегнете събиранията: Ако вземанията изяждат пари, приложете по-строги условия на плащане или процедури за проследяване.

5. Управлявайте запасите разумно: Прекомерните запаси обвързват пари. Използвайте поръчки точно навреме, където е възможно.

6. Договаряйте условия на плащане: Можете ли да удължите задълженията, без да навредите на отношенията с доставчиците? Можете ли да стимулирате клиентите да плащат по-бързо?

В заключение​

Управлението на паричните потоци не е бляскаво, но е от съществено значение. Вашият отчет за паричните потоци е един от най-мощните инструменти, които имате за разбиране на финансовото здраве на вашия бизнес и вземане на интелигентни решения. Като проследявате откъде идват парите ви и къде отиват, можете да избегнете парични кризи, да планирате растеж и да изградите по-устойчив бизнес.

Запомнете: приходите са суета, печалбата е разум, но парите са цар. Започнете да проследявате вашите днес.

---

Имате въпроси относно създаването или тълкуването на вашия отчет за паричните потоци? Оставете коментар по-долу и ние ще ви помогнем да намерите отговори.