Брутен срещу нетен метод за отчитане на покупки: Как търговските отстъпки променят задълженията ви и себестойността на продадените стоки

Плащането на фактура от доставчик десет дни по-късно може да ви струва еквивалента на 37 процента годишна лихва. Това е скритата цена на пропускането на стандартна търговска отстъпка 2/10, нето 30: задържате парите за още 20 дни, но се отказвате от 2 процента, за да го направите, което годишно се равнява на приблизително 37 процента. Щом видите тази сметка, следващият въпрос е как книгите ви трябва да отчитат отстъпката на първо място. Два метода се конкурират — брутен и нетен — и този, който изберете, променя салдото на задълженията ви, себестойността на материалните запаси и мястото, където пропуснатите отстъпки се появяват в отчета за приходите и разходите.

Какво представляват търговските отстъпки и защо методът на отчитане има значение​

Търговската отстъпка е намаление на цената, което доставчикът предлага за предсрочно плащане. Условия, изписани като 2/10, нето 30, означават, че можете да приспаднете 2 процента, ако платите в рамките на 10 дни от датата на фактурата; в противен случай пълната сума е дължима в рамките на 30 дни. Условие 1/15, нето 45 работи по същия начин с 1 процент отстъпка в рамките на 15 дни.

Тези отстъпки не са безплатни пари — те са решение за финансиране. Всеки път, когато платите в рамките на срока, печелите подразбираща се възвръщаемост, далеч по-висока от това, което свободните пари печелят в банкова сметка. Всеки път, когато пропуснете срока, плащате пълна цена за привилегията да задържите парите още няколко седмици.

Въпросът за отчитането е прост: когато фактурата пристигне, отчитате ли покупката по пълната фактурна цена и признавате отстъпката само ако я вземете, или я отчитате по намалената цена и признавате загуба само ако я пропуснете? Първият подход е брутният метод. Вторият е нетният метод. И двата са приети съгласно US GAAP, но разказват различни истории в главната ви книга и нетният метод прави пропуснатите отстъпки невъзможни за скриване.

Брутният метод: Отчитане по пълна цена, признаване на взетите отстъпки​

При брутния метод отчитате покупката и задължението по пълната фактурна сума, сякаш отстъпка не съществува. Ако платите в рамките на срока за отстъпка, отчитате спестяването в контраразходна сметка, наречена „Отстъпки при покупки". Ако платите късно, не е необходим допълнителен запис — задължението вече е изразено по пълната дължима сума.

Счетоводни записи при брутния метод​

Да предположим, че купувате материални запаси за $10 000 при условия 2/10, нето 30.

При покупката:

• Дебит Материални запаси (или Покупки, при периодична система) $10 000
• Кредит Задължения към доставчици $10 000

Платено в рамките на 10 дни — отстъпката е взета:

• Дебит Задължения към доставчици $10 000
• Кредит Отстъпки при покупки $200
• Кредит Парични средства $9 800

Платено след 10-ия ден — отстъпката е пропусната:

• Дебит Задължения към доставчици $10 000
• Кредит Парични средства $10 000

Забележете какво се случва при случая на закъсняло плащане: нищо не маркира пропуснатите $200. Разходът просто остава погребан в материалните запаси и се влива в себестойността на продадените стоки, когато стоките се продадат. Ръководството, разглеждащо финансовите отчети, не може да каже дали отстъпките са били уловени или пропиляни.

Къде „Отстъпки при покупки" се появява във финансовите отчети​

„Отстъпки при покупки" е контраразход (при периодична инвентарна система, контрасметка на покупките), който намалява себестойността на продадените стоки. В многостепенния отчет за приходите и разходите тя обикновено се появява като намаление на покупките в изчислението на себестойността на продадените стоки, което увеличава брутната печалба. Брутният метод следователно възнаграждава вземането на отстъпки с видимо по-ниска себестойност на продадените стоки — но никога не наказва пропускането на отстъпки с видим ред.

Нетният метод: Отчитане по намалената цена, маркиране на загубените отстъпки​

При нетния метод отчитате покупката и задължението по нетната сума — фактурната цена минус отстъпката — при допускането, че ще платите предсрочно. Ако го направите, записът за плащането е чист. Ако пропуснете срока, отчитате загубената отстъпка в разходна сметка, наречена „Загубени отстъпки при покупки".

Счетоводни записи при нетния метод​

Същата покупка за $10 000 при условия 2/10, нето 30. Нетната сума е $9 800.

При покупката:

• Дебит Материални запаси (или Покупки) $9 800
• Кредит Задължения към доставчици $9 800

Платено в рамките на 10 дни — отстъпката е взета:

• Дебит Задължения към доставчици $9 800
• Кредит Парични средства $9 800

Не е необходим запис за отстъпка, защото книгите вече са предвидили отстъпката.

Платено след 10-ия ден — отстъпката е пропусната:

• Дебит Задължения към доставчици $9 800
• Дебит Загубени отстъпки при покупки $200
• Кредит Парични средства $10 000

Тук пропуснатите $200 е невъзможно да се пропуснат — буквално. Те стоят в собствена разходна сметка, видима за всеки, който чете отчета за приходите и разходите или управленските отчети.

Къде „Загубени отстъпки при покупки" се появява​

„Загубени отстъпки при покупки" се отчита като разход, обикновено в раздела за други разходи или административни разходи на отчета за приходите и разходите, а не в себестойността на продадените стоки. Концептуално това е финансов разход: цената, която плащате за използването на парите на доставчика за още 20 дни. Някои счетоводители го разглеждат като подобен на лихва точно поради тази причина. Държането му извън себестойността на продадените стоки също поддържа брутния марж чист — брутната печалба отразява какво струват стоките на най-добрата налична цена, а наказанието за бавно плащане се появява под чертата, където му е мястото.

Сравнение едно до друго​

Прегледайте икономиката на примера за $10 000 при всеки метод:

• Брутен, платено предсрочно: себестойност на материалните запаси $10 000, компенсирана от отстъпка при покупки $200, за нетен ефект върху себестойността на продадените стоки от $9 800. Брутната печалба е с $200 по-висока.
• Брутен, платено късно: себестойност на материалните запаси $10 000, ефект върху себестойността на продадените стоки $10 000. Надплащането от $200 е невидимо.
• Нетен, платено предсрочно: себестойност на материалните запаси $9 800, ефект върху себестойността на продадените стоки $9 800. Същата икономика като при брутен с предсрочно плащане, с един запис по-малко при плащането.
• Нетен, платено късно: себестойност на материалните запаси $9 800, плюс разход „Загубени отстъпки при покупки" от $200 под брутната печалба. Същата обща цена като при брутен със закъсняло плащане ($10 000), но загубата е обозначена.

Когато отстъпките са взети, и двата метода дават идентична обща печалба — просто стигат до нея чрез различни сметки. Когато отстъпките са пропуснати, общата печалба отново е идентична, но нетният метод разделя разхода на истинска себестойност на продукта и финансово наказание, което е далеч по-информативно.

Как всеки метод влияе на баланса в края на месеца​

Разликата не е само в отчета за приходите и разходите. Всяка неплатена фактура в края на месеца се изразява по различен начин в зависимост от метода ви:

• При брутния метод задълженията към доставчици отразяват пълните фактурни суми. Ако редовно вземате отстъпки, отчетените задължения са надценени — всъщност ще платите по-малко, отколкото показва балансът.
• При нетния метод задълженията към доставчици отразяват намалените суми. Ако редовно пропускате отстъпки, отчетените задължения са подценени — всъщност ще платите повече.

За повечето малки бизнеси разликата е несъществена в който и да е отделен краен период, но може да има значение за изчисления на ковенанти и коефициенти на оборотния капитал. Компания с $500 000 задължения при условия 2/10, нето 30 отчита до $10 000 по-малко в краткосрочни пасиви при нетния метод. Ако договор за заем тества текущия ви коефициент, знайте кое число произвеждат книгите ви.

Материалните запаси се влияят по същия начин: материалните запаси при нетния метод са изразени по намалената цена, което съответства на икономическия принцип, че материалните запаси трябва да се отчитат по тяхната цена на придобиване — а цената на придобиване, когато отстъпката е налична и обичайно се взема, е нетната цена. Това е една от причините счетоводната теория да клони към нетния метод, въпреки че практиката предпочита брутния.

Периодична срещу постоянна инвентарна система: Къде отиват записите​

Изборът брутен срещу нетен е независим от инвентарната ви система, но имената на сметките се променят:

• Постоянна система: покупките дебитират директно Материални запаси. Взетите отстъпки при покупки при брутния метод обикновено се кредитират срещу материалните запаси (или се проследяват отделно и се разпределят), поддържайки инвентарния запис по фактическа цена. При нетния метод материалните запаси се дебитират нето от самото начало.
• Периодична система: покупките дебитират сметката Покупки, а себестойността на продадените стоки се изчислява в края на периода като начални материални запаси плюс нетни покупки минус крайни материални запаси. „Отстъпки при покупки" е контрасметка на покупките, изваждана в това изчисление. При нетния метод Покупки започва нето, а „Загубени отстъпки при покупки" се появява като отделен разход.

Ако управлявате периодична система — често срещана за малки търговци на дребно, правещи тримесечни инвентаризации — контрасметките на брутния метод („Отстъпки при покупки", плюс „Връщания и намаления при покупки") всички преминават през изчислението на нетните покупки. Уверете се, че счетоводителят ви разбира, че „Отстъпки при покупки" намалява себестойността на продадените стоки, докато „Загубени отстъпки при покупки" добавя разход под брутната печалба. Объркването на двете е една от най-честите счетоводни грешки на малкия бизнес в тази област.

Кой метод трябва да използва вашият бизнес?​

US GAAP позволява и двата метода, така че изборът е по-скоро практичен, отколкото продиктуван от нормативни изисквания. Обмислете тези фактори:

Изберете брутния метод, когато:

• Малко от вашите доставчици предлагат търговски отстъпки. Ако отстъпките са рядкост, отчитането на всичко бруто и обработката на случайната отстъпка е просто по-малко работа.
• Счетоводният ви софтуер го използва по подразбиране. Повечето пакети за малък бизнес отчитат фактурите по пълна фактурна стойност от самото начало, а борбата с настройката по подразбиране струва повече, отколкото спестява.
• Екипът ви е малък и простотата печели. Брутният метод има по-малко концепции за обучение: една контрасметка, без нов разходен ред.

Изберете нетния метод, когато:

• Отстъпките са съществени за маржовете ви. В търговията на едро и дистрибуцията, където условията от 2 процента са стандартни и маржовете са тънки, систематичното пропускане на отстъпки може да изтрие печалбата. Сметката „Загубени отстъпки при покупки" на нетния метод превръща този теч в месечен KPI.
• Искате да държите процеса си за задължения отговорен. Растящото салдо на „Загубени отстъпки при покупки" е недвусмислен сигнал, че фактурите стоят твърде дълго — било то от бавни одобрения, проблеми с паричния поток или служител по задълженията, който групира плащанията месечно по навик.
• Вече отчитате материалните запаси по нетна цена. Ако дисциплината ви за калкулиране на разходите предполага снабдяване на най-добра цена, нетният метод поддържа главната книга в съответствие с това допускане.

Съществува прагматичен среден път: използвайте брутния метод в счетоводния си софтуер за оперативна простота, но създавайте месечен отчет за предложените спрямо взетите отстъпки от разпределението на задълженията ви по давност. Получавате по-голямата част от ползата за контрол на нетния метод, без да променяте сметкоплана си. Каквото и да изберете, прилагайте го последователно от период в период — преминаването между методите, за да се разкраси брутният марж за едно тримесечие, е точно видът непоследователност, който одиторите отбелязват.

Често срещани грешки, които да избягвате​

Отчитане на отстъпката върху грешна база. Търговските отстъпки се прилагат към сумата на стоките, а не към транспорта, данъка върху продажбите или предишни салда по фактурата. Ако фактура за $10 000 включва $500 транспорт при условия 2/10, нето 30, отстъпката е 2 процента от $9 500, или $190 — освен ако условията изрично не посочват, че транспортът е включен. Прочетете фактурата.

Приспадане на отстъпки върху върнати стоки. Ако върнете $2 000 от пратката за $10 000 преди плащане, базата за отстъпката пада до $8 000 и отстъпката е $160. При брутния метод отчитайте връщането по брутните $2 000 (дебит Задължения към доставчици, кредит Материални запаси или „Връщания и намаления при покупки"), след което вземете отстъпката върху остатъка. Вземането на 2 процента от първоначалните $10 000 след връщане е свръхприспадане, което доставчикът ви ще хване.

Объркване на търговските отстъпки с отстъпките от списъчната цена. Отстъпката от списъчната цена — 30 процента от цената по каталог, отпечатана в офертата — никога не се отчита изобщо; отчитате покупката по договорената цена след нея. Само търговските отстъпки за бързо плащане създават въпроса брутен срещу нетен.

Пропускане на срока по оперативни причини. Най-скъпата грешка изобщо не е счетоводна: фактури, които стоят в пощенска кутия, докато отстъпката изтече. Ако сметката ви „Загубени отстъпки при покупки" (или отчетът ви за взети отстъпки) непрекъснато расте, поправете процеса — насочвайте фактурите за одобрение при пристигане, планирайте плащания два пъти месечно вместо веднъж и давайте приоритет на фактурите с отстъпки при всяко плащане. Никой метод на отчитане не възстановява отстъпка, след като 10-ият ден е отминал.

Забравяне на частичните плащания. Ако платите част от фактура в рамките на срока, печелите отстъпка само върху платената част. Документирайте разделянето, така че остатъчното задължение да отразява правилното неотстъпено салдо.

Влагане на дисциплина за отстъпките в счетоводната ви рутина​

Търговските отстъпки се намират на пресечната точка на счетоводната точност и управлението на паричните средства, което ги прави добър месечен навик за изграждане. При всяко приключване сверявайте разпределението на задълженията си по давност със сроковете за отстъпки: кои фактури са предлагали условия, кои сте платили навреме и какво са ви стрували пропуснатите. Ако използвате нетния метод, салдото на „Загубени отстъпки при покупки" ви дава този отговор директно. Ако използвате брутния метод, сравнете взетите „Отстъпки при покупки" с общите отстъпки, предложени от доставчиците ви — детайлът на задълженията или извлеченията от доставчиците имат второто число.

Проследяването на тези суми отделно от оперативните разходи също изостря представата ви за истинската себестойност на продукта. Когато пропуснатите отстъпки се крият в себестойността на продадените стоки, брутният ви марж изглежда по-зле, отколкото снабдяването ви заслужава, и може да вдигнете цени или да притиснете доставчиците, за да поправите проблем, който всъщност е бавна опашка за одобрение. Чистите книги сочат истинската причина.