Вашият доставчик предлага 2/10, нето 30: вземете 2% отстъпка, ако платите в рамките на 10 дни, или платете пълната сума по фактурата в рамките на 30. Това изглежда като просто решение за управление на паричните потоци. Във вашите книги обаче изборът променя къде се появява спестяването – в покупките, себестойността на продадените стоки или в отделна приходна сметка – и как оценявате стоките, които все още стоят на рафта в края на годината.
Добрата новина е, че малкият търговец на дребно не се нуждае от сложна система, за да се справи правилно с това. Трябва да разграничите два вида отстъпки, да изберете последователен метод за паричните отстъпки, да уловите условията за отстъпка, когато въвеждате фактурата, и да съгласувате резултата с инвентара, който реално притежавате.
Това ръководство се фокусира върху третирането за данък върху доходите в САЩ за бизнеси, които купуват стоки за препродажба. Правилата за финансово отчитане и местните данъчни изисквания могат да се различават, така че използвайте ръководството като рамка за счетоводство и попитайте вашия данъчен специалист, преди да промените установен счетоводен метод.
Първо, отделете търговските отстъпки от паричните отстъпки
Думата „отстъпка“ обхваща две различни сделки. Отнасянето към тях по един и същи начин е първият начин, по който търговецът на дребно може да направи инвентара и маржовете си по-трудни за разбиране.
Търговските отстъпки намаляват покупната цена
Търговската отстъпка е намаление от каталожната или списъчната цена на доставчика. Тя може да бъде част от договореното ценообразуване с вашия доставчик, ниво за търговия на едро или производителски бонус, който функционира като намаление на продажната цена. Вие не записвате каталожната цена и след това не осчетоводявате намалението като приход. Записвате нетната сума, която реално плащате, като цена на стоката.
Например, доставчик посочва кашон със стоки на цена 1,080. Разликата от $120 не е отделна печалба и не трябва да увеличава продажбите или други приходи.
Търговските отстъпки обикновено са известни, когато купувате стоките. Това ги прави част от първоначалното изчисление на разходите, включително разходите, определени за единиците, които остават в инвентара.
Паричните отстъпки възнаграждават своевременното плащане
Паричната отстъпка е свързана с това кога плащате. Условия като 2/10, нето 30 означават, че сумата по фактурата може да бъде намалена с 2%, ако бъде платена в рамките на 10 дни; в противен случай пълната сума се дължи до ден 30. Отстъпката не е налична просто защото доставчикът е цитирал по-ниска каталожна цена.
Паричните отстъпки създават счетоводно решение, защото спестяването зависи от вашето поведение при плащане. Можете да намалите покупките с отстъпките, които вземате, или да кредитирате отделна сметка за парични отстъпки. Избраният метод трябва да се използва последователно за всички отстъпки при покупка всяка година.
Двата разрешени подхода за паричните отстъпки
IRS описва два начина за отчитане на паричните отстъпки при покупки. И двата могат да работят, когато се прилагат последователно. Важната разлика е какво се случва с COGS и крайния инвентар.
Метод 1: Приспадане на отстъпките от покупките
При метода за намаляване на покупките записвате стоките по сумата, която очаквате да платите след прилагане на наличната отстъпка, или намалявате покупките, когато отстъпката реално е взета. Отстъпката намалява себестойността на стоките, което в крайна сметка намалява COGS за продадените единици и пренасяната стойност на единиците, които все още са на склад.
Да предположим, че фактура от 200, така че себестойността на стоките е 200 преминава през изчислението на себестойността. Ако някои единици останат, съответният дял остава в инвентара, докато тези единици не бъдат продадени.
Този подход може да направи икономиката на продукта по-лесна за четене. Купувачът може да сравни нетната себестойност на стоките при различни доставчици, без да помни, че отделна приходна сметка съдържа спестявания от покупки. Той също така прави връзката между по-ниската цена от доставчика и по-високия брутен марж видима в същата част от отчета за приходите и разходите.
Операционният риск е оценката на отстъпки, които в крайна сметка не вземате. Ако фактура е записана по нетна стойност, но е платена след крайния срок, имате нужда от ясен процес за записване на загубената отстъпка и възстановяване на задължението до реално дължимата сума. Малки разлики в много фактури могат да станат съществени, когато инвентарът се обръща бързо.
Метод 2: Кредитиране на отделна сметка за отстъпки
При метода с отделна сметка записвате покупките по сумата на фактурата и кредитирате сметка за парични отстъпки, когато вземете отстъпка. Кредитното салдо се третира като бизнес приход в края на годината. При този метод паричните отстъпки не намаляват COGS и не намалявате фактурната цена на стоките в края на годината със средна или прогнозна отстъпка.
Използвайки същата фактура от 10,000 покупки или инвентар. Когато платите 200 се кредитира на сметка за парични отстъпки. Сметката може да бъде представена като други приходи или като отделна линия за спестявания от покупки, в зависимост от вашата политика за финансови отчети и насоките на вашия съветник. За данъчни цели ключът е, че не намалявате COGS с тази сума при този метод.
Този подход често е по-лесен, когато фактурите се въвеждат по брутната им стойност и екипът по плащанията обработва отстъпките отделно. Той също така избягва третирането на очаквана отстъпка като спечелена, преди плащането да отговаря на условията. Компромисът е, че продуктовите маржове и инвентарът остават базирани на фактурните цени, докато спестяването се появява другаде.
Защо последователността е важна в края на годината
Методът засяга повече от един запис на плащане. Той засяга връзката между покупките, COGS, облагаемия доход и крайния инвентар.
Представете си търговец на дребно, който купува стоки на стойност 2,000. В края на годината стоки на стойност $30,000 остават непродадени.
С метода за намаляване на покупките, $2,000 намаляват разходния пул. Крайният инвентар се измерва с помощта на намалените разходи за покупка, в зависимост от установения метод за оценка на инвентара на търговеца. Следователно отстъпката засяга както вече продадената част, така и частта, която все още е на склад.
С метода с отделна сметка, COGS и крайният инвентар не се намаляват със средна или прогнозна отстъпка. Кредитът от $2,000 се признава чрез отделната сметка за отстъпки съгласно приложимото данъчно третиране. Не можете да използвате един метод за продадените стоки и друг за стоките, останали на склад, просто защото резултатът изглежда по-добре в дадена година.
Последователността е важна и за управленската отчетност. Промяната на методите в средата на годината може да направи брутния марж да скочи, въпреки че цените от доставчиците, цените на дребно и обемът на покупките не са се променили. Чистото приключване в края на месеца трябва да обясни дали промяната в маржа идва от ценообразуване, продуктов микс, транспорт, загуби, условия на доставчика или промяна в счетоводния метод.
Практичен работен процес за фактури
Най-добрият метод е този, който вашият екип може да изпълни, без да пропусне крайния срок за плащане или да създаде неподкрепени оценки. Вградете решението за отстъпка във вашия процес за задължения към доставчици.
Уловете условията, когато фактурата пристигне
Запишете датата на фактурата, крайния срок за плащане, крайния срок за отстъпка, процента, доставчика, поръчката за покупка и дали транспортът или други такси отговарят на условията. „2% отстъпка“ не е достатъчна информация, ако отстъпката се прилага само за стоки, изключва транспорта или се изчислява след връщане или компенсация.
Ако вашата счетоводна система има поле за дата на отстъпка, използвайте го. В противен случай добавете кратка бележка или маркер, който ви позволява да идентифицирате фактури с възможност за отстъпка по време на седмичния преглед на плащанията. Календарното напомняне е полезно, но трябва да сочи обратно към фактурата и записа на задължението.
Решете дали отстъпката е реалистично постижима
Не записвайте всяка налична отстъпка като взета, ако бизнесът редовно плаща със закъснение. Сравнете годишната полза с разходите за използване на пари по-рано. Отстъпка от 2% за плащане 20 дни по-рано може да бъде привлекателна, но не трябва да ви кара да пропуснете заплатите, да отидете в овърдрафт на оперативната си сметка или да теглите скъп краткосрочен кредит.
Проследявайте решението отделно от счетоводния метод. Бизнесът може последователно да използва метода с отделна сметка, като същевременно избира да взема само отстъпки, които отговарят на паричния му план. Методът описва как се записват отговарящите на условията отстъпки; той не изисква всяка фактура да бъде платена рано.
Осчетоводете плащането и запазете доказателствата
Когато отстъпката е взета, плащането трябва да покрие задължението за пълната фактура, като същевременно показва сумата на отстъпката изрично. Когато е пропусната, запишете пълното плащане и запазете причината, ако това е било значително изключение. Не редактирайте тихо оригиналната фактура, за да съответства сумата в банката.
За метода за намаляване на покупките, записът за отстъпка трябва да намали разходите за покупка или инвентар. За метода с отделна сметка, той трябва да кредитира определената сметка за отстъпки. Вашият счетоводител трябва да може да идентифицира кое правило е приложено, като гледа сделката, а не да реконструира решението от банково извлечение месеци по-късно.
Съгласувайте отстъпките с инвентара и COGS
Счетоводството на паричните отстъпки става особено важно, когато поддържате физически инвентар. Използвайте месечно или тримесечно съгласуване, за да уловите грешките преди годишното приключване.
Започнете със списък на фактурите, които предлагат отстъпки. За всяка от тях сравнете:
- Първоначалната сума по фактурата.
- Условията за отстъпка и датата, отговаряща на условията.
- Реално платената сума.
- Сумата на отстъпката, записана в главната книга.
- Всички връщания, компенсации, транспорт, данъци или кредити от доставчика.
- Дали стоките са продадени, остават на склад или са отписани.
След това сравнете записите за покупки със субсметката за инвентар и главната книга. При система за постоянен инвентар отстъпката може да трябва да бъде разпределена към засегнатите артикули или партида за покупка. При периодична система тя ще премине през изчислението на покупките и преброяването на крайния инвентар. И в двата случая документирайте метода, така че годишното преброяване да не въвежда различно третиране.
Потърсете четири често срещани предупредителни знака:
- Банката е платила по-малко от записа в задълженията, оставяйки малко необяснимо дебитно или кредитно салдо.
- Паричните отстъпки намаляват COGS, въпреки че бизнес политиката казва, че те принадлежат на отделна сметка.
- Една и съща фактура е записана веднъж по брутната си стойност и отново по нетната си сума на плащане.
- Корекция на инвентара в края на годината използва прогнозни отстъпки, въпреки че бизнесът използва метода с отделна сметка.
Ясните имена на сметки помагат. Помислете за отделни сметки за връщания и компенсации при покупки, парични отстъпки, търговски отстъпки, включени в нетните разходи, и кредити от доставчици. Избягвайте да наричате сметка за парични отстъпки „други приходи“, защото това скрива модел на покупки, който може да ви помогне да договорите по-добри условия.
Често срещани грешки, които трябва да избягвате
Объркване на търговска отстъпка с отстъпка за своевременно плащане
Запишете известно намаление от търговия на едро или каталог в нетната цена на стоката. Обработвайте отстъпка, която зависи от плащането до краен срок, чрез вашата политика за парични отстъпки. Изходните документи може и двете да казват „отстъпка“, но счетоводният въпрос е различен.
Смесване на методи по доставчик
Използването на метода за намаляване на покупките за един доставчик и метода с отделна сметка за друг може да изглежда удобно, но насоките на IRS изискват последователност при всички отстъпки при покупка. Изберете политика и конфигурирайте сметкоплана и работния процес за фактури около нея.
Третиране на пропуснати отстъпки като разход за инвентар без политика
Ако отстъпка е била прогнозирана, но не е взета, разликата трябва да бъде обработена умишлено. Пропуснатата отстъпка може да отразява решение за паричния поток, спор за доставка, закъсняло одобрение или провал в процеса. Идентифицирайте причината и приложете документирания си метод; не позволявайте на счетоводния софтуер да реши тихо.
Промяна на метода без проверка на данъчната процедура
Ако искате да промените метода, използван за определяне на себестойността на инвентара, IRS казва, че обикновено трябва да подадете формуляр 3115, Заявление за промяна на счетоводния метод. Това е решение за данъчен метод, а не просто почистване на сметкоплана. Обсъдете времето, корекцията и ефектите върху финансовото отчитане с вашия данъчен съветник, преди да направите промяната.
Игнориране на отстъпките по време на планирането на паричния поток
Отстъпката е ценна само ако бизнесът може да спази крайния срок, без да създаде по-голям разход за финансиране. Отчет за възрастта на задълженията, който показва датите за отстъпка заедно с датите за плащане, може да превърне условията за покупка в реално решение за паричния поток, вместо в пропусната възможност.
Направете политиката видима във вашите книги
Напишете едностранична политика, която отговаря на пет въпроса: Кои отстъпки отговарят на условията? Кой метод използва бизнесът? Кой проверява крайния срок за отстъпка? Какво се случва, когато отстъпка е пропусната? Кой преглежда третирането на инвентара в края на годината? Включете работен пример, използвайки една от вашите реални фактури от доставчици.
Точното счетоводство е това, което свързва тази политика с реалността. Проследявайте фактурата, датата на плащане, отстъпката, продукта или партидата за покупка, кредита от доставчика и статуса на инвентара в главна книга, която може да бъде прегледана по-късно. Резултатът е по-добър анализ на брутния марж, по-малко необясними разлики при съгласуване и по-защитимо годишно приключване.
Опростете вашето финансово управление
След като условията с доставчиците, разходите за инвентар и плащанията са свързани, можете да видите дали отстъпката за ранно плащане наистина подобрява маржа и паричната позиция. Beancount.io предлага счетоводство с обикновен текст, което е прозрачно, с версии и готово за AI, като ви помага да поддържате финансовата следа разбираема и под ваш контрол.