Ремонт или подобрение: BAR тестът, който решава дали да приспаднете или да капитализирате

Покривният ви HVAC агрегат се разваля през юли. Подмяната струва $18 000 и инстинктът ви казва да приспаднете цялата сума като ремонт — в края на краищата сградата работи точно както преди. Но ако новият агрегат е основен компонент на HVAC системата на сградата, IRS го нарича подобрение и вашето приспадане от $18 000 се превръща в амортизация, разпределена върху 39 години. При данъчна ставка от 24% това е разликата между $4 320, върнати този април, и около $110 годишно през следващите четири десетилетия.

Това е най-скъпият въпрос за класификация в данъчното облагане на малкия бизнес: кога похарчените пари за поправка на материално имущество са приспадаем ремонт по Член 162 и кога са капитално подобрение по Член 263(a), което трябва да амортизирате. Окончателните разпоредби за материалното имущество — издадени през септември 2013 г. като Treasury Decision 9636 — обединиха десетилетия противоречива съдебна практика в една рамка. Ето как работи тя и трите сигурни убежища, които позволяват на повечето малки бизнеси да пропуснат трудните части.

Защо разграничението струва истински пари​

Член 162 ви позволява да приспаднете обичайни и необходими бизнес разходи, включително ремонти и поддръжка, в годината, в която ги платите. Член 263(a) изисква да капитализирате разходите за придобиване, създаване и подобряване на материално имущество — без значение колко малка е сумата — и да ги възстановите чрез амортизация за години или десетилетия.

Времевата разлика е това, което боли. Ремонт за $12 000, приспаднат тази година при пределна ставка от 24%, спестява $2 880 сега. Капитализиран като подобрение на нежилищна недвижима собственост, същите тези $12 000 връщат около $74 годишно в продължение на 39 години. Дори преди дисконтиране за времевата стойност на парите, чакате десетилетия, за да възстановите това, което ремонтът ви дава веднага.

Грешката реже и в двете посоки. Приспадането на това, което е трябвало да бъде капитализирано, подценява дохода ви и предизвиква корекция при проверка, плюс лихви и евентуално санкции. Капитализирането на това, което сте могли да приспаднете, надценява дохода ви и дава на правителството безлихвен заем. Разпоредбите съществуват, за да решат въпроса с повторим двустъпков анализ.

Стъпка 1: Определете единицата имущество​

Преди да попитате дали дадена работа е подобрение, трябва да знаете какво подобрява тя. Разпоредбите наричат това единица имущество и отговорът е по-тесен, отколкото повечето собственици очакват — особено за сградите.

За сградите единицата имущество обикновено е цялата сграда, включително нейните структурни компоненти. Но само за анализа на подобрението тествате структурата на сградата и всяка от осем ключови сградни системи поотделно:

• Водопроводна система
• Електрическа система
• HVAC система
• Асансьорна система
• Ескалаторна система
• Пожарозащитна и алармена система
• Система за разпределение на газ
• Система за сигурност

Това е капанът в примера с HVAC по-горе. Не питате „подобри ли това сградата?". Питате „подобри ли това HVAC системата?". Подмяната на всички покривни агрегати може да остави сградата да функционира както преди, но все още може да бъде възстановяване на HVAC системата — а подобрение на която и да е една система се брои за подобрение на сградата. Наемателите прилагат същия анализ към частта от структурата и системите, обхванати от техния договор за наем.

За имущество, различно от сгради, единицата имущество е всички компоненти, които са функционално взаимозависими — което означава, че не можете да въведете един компонент в експлоатация, без да въведете друг. Камионът и двигателят му са една единица; камионът и свалящото се ремарке може и да не са.

За заводско имущество като производствен или генериращ завод, всеки компонент или група компоненти, които изпълняват отделна и основна функция, е собствена единица.

Две правила за съответствие с амортизацията могат да разделят единица допълнително. Ако сте въвели правилно компонент в различен клас по MACRS или сте използвали различен метод на амортизация за него, когато единицата първо е влязла в експлоатация, този компонент е отделна единица имущество. И ако вие или IRS по-късно прекласифицирате имуществото — например след проучване за разделяне на разходите — определянето на единицата имущество трябва да следва новата класификация.

Стъпка 2: Изпълнете BAR теста​

Една единица имущество е подобрена само ако платените суми водят до подобряване, възстановяване или адаптиране към нова или различна употреба — BAR тестът. Тествайте разхода спрямо и трите. Провалът на едно не извинява останалите: работа, която не е подобряване, все още може да бъде възстановяване или адаптиране.

B е за Betterment (Подобряване)​

Капитализирайте платените суми, които правят някое от следните:

1. Отстраняват материално състояние или дефект, съществували преди да придобиете имуществото или възникнали по време на неговото производство. Купуването на земя с изтичащ подземен резервоар, оставен от предишния собственик, и плащането за почистването е подобряване — отстранявате предсъществуващ дефект, а не поддържате имуществото.
2. Правят материално допълнение, като физическо разширяване, разгъване, удължаване или основен нов компонент — или материално увеличение на капацитета, включително допълнително кубично или линейно пространство. Добавянето на стълбище и мецанин към търговска сграда, за да се спечели търговска площ, е учебникарският пример.
3. Материално увеличават производителността, ефективността, здравината, качеството или продукцията. Закотвянето на рамката на сграда към нейната основа със сеизмични анкерни болтове е подобряване, защото увеличава здравината на конструкцията.

„Материално" е умишлено недефинирано — разпоредбите казват да използвате здрав разум и разумна преценка въз основа на вашите факти. Процентните стойности в примерите на разпоредбите са илюстрации, а не прагове.

R е за Restoration (Възстановяване)​

Капитализирайте платените суми за възстановяване на единицата имущество, което обхваща пет ситуации:

1. Подмяна на основен компонент или съществена структурна част. Това е работният кон на клона за възстановяване и този, който хваща HVAC системите, покривите и електрическите табла. Подмяната на всички прозорци на сграда, например, подменя основен компонент на структурата на сградата.
2. Подмяна на компонент, след като неговата данъчна основа е взета предвид — приспаднали сте загуба за него (различна от загуба от бедствие) или сте отчели неговата основа при продажба или замяна.
3. Възстановяване на щети от бедствие, за които сте направили корекция на основата по Член 165, ограничено до вашата основа в имуществото. Щети от ураган, които сте отписали като загуба от бедствие, след което поправили с приходи от застраховка, водят до капитализирано възстановяване — не до второ приспадане за същата икономическа загуба.
4. Връщане на имущество в експлоатация след влошаване до състояние на неработоспособност, когато то вече не е било функционално за предвидената му употреба. Примерът в разпоредбите: стопанска постройка, оставена без поддръжка, докато не може да се използва повече, след което подкрепена и облицована наново. Рутинната поддръжка, която сте отлагали с години, не остава рутинна завинаги.
5. Възстановяване до състояние като ново след края на класовия му живот, като разглобяване на превозни средства от автопарк и възстановяването им до фабрични спецификации, след като класовият им живот изтече.

A е за Adaptation (Адаптиране)​

Капитализирайте платените суми за адаптиране на единица имущество към употреба, несъвместима с обичайната ви употреба на нея, когато първоначално сте я въвели в експлоатация. Превръщането на производствена сграда в шоурум или на риболовен кораб в кораб за разглеждане е адаптиране — дори ако отделните строителни стъпки изглеждат като обичайни ремонти. Козметичната подготовка за продажба, като боядисване на стени и освежаване на подове, не е нова или различна употреба.

Три сигурни убежища, които заобикалят анализа​

Тестът въз основа на фактите и обстоятелствата по-горе е взискателен, затова разпоредбите предлагат опростяващи алтернативи. Повечето малки бизнеси ще живеят в едно от тях.

1. Сигурното убежище de minimis​

Изберете това ежегодно и можете да приспаднете суми, платени за материално имущество, което също приспадате в счетоводните си книги, до $5 000 на фактура или артикул, ако имате приложим финансов отчет (обикновено одитиран отчет, подаден до SEC или подобен заверен отчет), или $2 500 на артикул, ако нямате. Сумата от $2 500 се прилага за данъчни години, започващи на или след 1 януари 2016 г., съгласно Notice 2015-82; преди това беше $500.

Ключови точки, които собствениците пропускат:

• Това е годишен избор, а не промяна в счетоводния метод. Прикрепете декларация, озаглавена „Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election", към своевременно подадената оригинална декларация. Не подавайте Form 3115, за да започнете или спрете да го използвате.
• Без одитиран отчет се нуждаете от писмена счетоводна политика, установена в началото на годината, за отчитане на разходи за артикули под определена парична сума.
• Не покрива инвентар или земя, а сумите над прага не се капитализират автоматично — те просто се връщат към нормалните правила за ремонт срещу подобрение.

2. Сигурното убежище за малък данъкоплатец​

Ако средните ви годишни брутни приходи са $10 милиона или по-малко, можете да изберете всяка година текущо приспадане на всички ремонти, поддръжка, подобрения и подобна работа по допустима сграда — дори работа, която иначе би била подобрение — при условие че:

• Некоригираната основа на сградата е $1 милион или по-малко, и
• Общите разходи за годината за тази сграда не надвишават по-малкото от 2% от некоригираната ѝ основа или $10 000.

За сграда на стойност $400 000 това означава до $8 000 разходи за сградата, приспаднати изцяло, без никакъв BAR анализ. Подобно на избора de minimis, той се прави с декларация, прикрепена към данъчната декларация — без Form 3115. Внимавайте с ръба на скалата: $10 001 разходи за допустима сграда дисквалифицира цялата сума, а не само излишния долар.

3. Сигурното убежище за рутинна поддръжка​

Приспаднете повтаряща се работа, която извършвате поради използването на имуществото, за да го поддържате в обичайно ефективно работно състояние, ако разумно сте очаквали към момента на въвеждане в експлоатация да я извършите повече от веднъж през:

• 10 години, за сградни структури и сградни системи, или
• Класовия живот на единицата, за друго имущество (вижте Appendix B на IRS Publication 946 за класови животи).

Две асиметрии имат значение. Сигурното убежище за рутинна поддръжка никога не покрива подобрения — повтарящият се ъпгрейд си остава ъпгрейд. Но то покрива някои възстановявания, включително подмяна на основен компонент или съществена структурна част, когато самата подмяна е рутинна поддръжка. HVAC компресор, който очаквате да смените на всеки осем години, може да бъде приспаднат, въпреки че подмяната на компресор изглежда като възстановяване в изолация.

Има и избор просто да капитализирате разходите за ремонт и поддръжка, следвайки счетоводните си книги и записи, което бизнесите с одитирани финансови отчети понякога предпочитат заради съответствието. Той работи в обратна посока на останалите — капитализация по избор — затова го използвайте съзнателно, а не по случайност.

Бонус ходът: Отпишете това, което сте подменили​

Ето разпоредбата, която собствениците най-често оставят на масата. Когато BAR тестът ви принуди да капитализирате подмяна — да речем, нов покрив — може да се окаже, че амортизирате както новия покрив, така и призрака на стария, все още погребан в основата на сградата. Изборът за частично освобождаване по Regulation Section 1.168(i)-8 ви позволява да признаете загуба върху остатъчната основа на извадената от употреба част в годината на подмяната, спирайки амортизацията на стария компонент.

Уловката е оценяването: трябва да определите основата на извадения от употреба компонент, често чрез дисконтиране на разходите за подмяна обратно или чрез проучване за разделяне на разходите. Но при подмяна на покрив в средата на живота му отписването на невъзстановената основа на стария покрив може да се равнява на първите години амортизация на новия. Направете избора в своевременно подадена декларация за годината на подмяната и обмислете да приспаднете свързаните разходи за премахване заедно с него, вместо да ги капитализирате в подобрението.

Шест грешки, които предизвикват корекции​

1. Тестване на сградата вместо системата. „Сградата работи както преди" не е тестът. Питайте дали HVAC, електрическата, водопроводната или друга система е била подобрена, възстановена или адаптирана.
2. Предполагане, че малките суми означават приспадаемост. Член 263(a) няма минимум — без избора de minimis дори артикул за $400 се тества по общите правила.
3. Пропускане на скалата от $10 000 при сигурното убежище за малък данъкоплатец. Проследявайте кумулативните разходи за сградата през годината; една фактура може да тласне целия общ размер над лимита.
4. Забравяне на годишните декларации за избор. Както сигурното убежище de minimis, така и това за малък данъкоплатец изискват прикрепена декларация за избор всяка година, в която ги използвате. Без декларация — без сигурно убежище.
5. Оставяне на имуществото да изгние, после наричане на спасяването ремонт. След като една единица се влоши до състояние на неработоспособност и спре да функционира, работата, която я съживява, е възстановяване по определение.
6. Амортизиране на стария покрив и на новия. Ако сте капитализирали подмяна, проверете избора за частично освобождаване, преди да приключите годината.

Поддържайте разходите си за имущество готови за проверка​

Всяко от тези правила зависи от записи: каква е била единицата имущество, кога е влязла в експлоатация, какво сте очаквали да поддържате и кога, какво е покривала всяка фактура и кои избори сте прикрепили към коя декларация. Приспадане за ремонт без документална следа е просто история, която разказвате на проверяващия. Маркирането на всяка фактура за имущество с нейната единица, система и BAR заключение в момента на осчетоводяването отнема секунди и е разликата между чиста проверка и реконструирана такава.

Beancount.io ви дава тази следа безплатно: счетоводство в обикновен текст, където всеки разход за имущество носи своите собствени експлицитни осчетоводявания, бележки и връзки към документи — версионирано, търсимо и готово за AI, така че BAR анализът на следващата година започва от доказателствата на тази година, а не от кутия с документи. Започнете безплатно и осчетоводете следващия си ремонт така, сякаш ще бъде проверен.