Вашата организация с нестопанска цел току-що спечели грант от $250,000, писмото за отпускане е подписано и първият чек вече е в банката. Управителният съвет иска да го види в приходите за това тримесечие. Ето неудобния въпрос, който вашият одитор ще зададе, преди да отчетете и един долар от него: имате ли всъщност право да задържите тези пари, или дължите връщането им, ако не изпълните това, което грантът изисква?
Този въпрос е цялата същност на насоките на FASB за отчитане на грантове, ASU 2018-08. Сгрешете отговора в едната посока и ще надцените приходите, ще подцените задълженията и ще предоставите на одитора си основание за преизчисление. Сгрешете го в другата посока и ще отложите приходи, които сте имали пълното право да признаете, превръщайки добра година в недостиг. Това ръководство преминава през двукомпонентния тест, който стандартът изисква, какво се счита за бариера и счетоводните записи, които следват от всеки отговор.
Защо това разграничение определя момента на признаване на приходите
Всяко дарение, което вашата организация получава, попада в една от две категории, и категорията решава кога приходът се появява в отчета за дейността:
- Безусловните дарения се признават като приход незабавно — когато обещанието е направено или парите пристигнат, дори ако донорът е ограничил дарението за бъдеща програма или период.
- Условните дарения изобщо не са приход, докато условията не бъдат съществено изпълнени или изрично опростени от донора. Парите, получени междувременно, стоят в баланса ви като възстановим аванс, което е задължение, а не приход.
Забележете какво означава това на практика. Две организации могат да получат идентични чекове от $100,000 през декември и законно да отчетат различни декемврийски месеци: едната отчита $100,000 приход от дарение, другата отчита $100,000 задължение и нула приход. Разликата не е в чека. Тя е в условията, прикрепени към него.
Преди 2018 г. организациите прилагаха това разграничение непоследователно — особено при държавните грантове, където наистина беше неясно дали грантът е покупка на услуги или дарение. ASU 2018-08, сега кодифициран в ASC 958-605, реши и двата въпроса с последователност от решения, която всяко досие на грант трябва да документира: първо, това обменна транзакция ли е или дарение? Второ, ако е дарение, условно ли е или безусловно?
Стъпка първа: Обменна транзакция ли е или дарение?
Този първи въпрос обърква повече досиета на грантове от втория, така че не го пропускайте. Обменна транзакция означава, че доставчикът на ресурси получава нещо с равностойна стойност в замяна — вашата организация продава стоки или услуги и финансиращата страна е клиентът. Дарение означава, че финансиращата страна ви дава ресурси и ползата отива при някой друг, обикновено при широката общественост.
Тестът е кой се облагодетелства, а не как се нарича документът. Един "договор" може да е дарение, а един "грант" може да е обмен. Питайте: получава ли самият доставчик на ресурси стойност, приблизително равна на това, което е платил?
- Един град плаща на театралната ви трупа да изнесе безплатни концерти в обществени паркове. Градът получава добра репутация и доволни жители, но концертите облагодетелстват обществеността, а не градската управа като клиент. Дарение.
- Една корпорация плаща на изследователския ви институт да тества новата ѝ сплав и да докладва резултатите обратно на компанията поверително. Компанията получава пряката полза от работата. Обменна транзакция, отчитана съгласно стандарта за признаване на приходи (ASC 606), а не съгласно насоките за дарения.
- Федерална агенция възстановява на клиниката ви разходите за всеки отговарящ на условията пациентски преглед съгласно публикувани програмни правила. Агенцията финансира обществена програма, а не купува здравеопазване за себе си. Дарение — и, както е разгледано по-долу, обикновено условно.
Практическата полза от ASU 2018-08 беше изясняването, че повечето държавни грантове попадат в категорията на даренията, защото държавата рядко получава равностойна стойност като субект. Това премести огромна съвкупност от грантове от ASC 606 в анализа условно-срещу-безусловно. Ако счетоводството ви все още третира държавен грант с възстановяване на разходи като обменен договор с отложен приход, това е първото нещо, което трябва да преразгледате с вашия CPA.
Стъпка втора: Двукомпонентният тест за условни дарения
След като сте установили, че прехвърлянето е дарение, ASU 2018-08 ви дава строг двукомпонентен тест. Едно дарение е условно само ако споразумението съдържа и двете:
- Една или повече бариери, които трябва да преодолеете, преди да имате право на ресурсите, и
- Право на връщане на прехвърлените ви активи или право на освобождаване на донора от задължението му да прехвърли активи.
И двете. Ако споразумението има бариера, но няма право на връщане или освобождаване, дарението е безусловно — признайте го сега. Ако има право на връщане, но няма бариера, също е безусловно. Само комбинацията отлага признаването.
Две свързани правила изненадват хората, които са учили старите насоки:
- Не оценявате вероятността. Съгласно предишната практика счетоводителите преценяваха колко вероятно е организацията да изпълни условието. ASU 2018-08 премахна тази преценка изцяло: ако бариерата и правото на връщане са налице и двете, дарението е условно, дори ако преодоляването на бариерата е почти сигурно. Приходът се признава, когато бариерата бъде преодоляна, а не когато преодоляването ѝ започне да изглежда вероятно.
- Неяснотата се тълкува в полза на условното. Ако от споразумението наистина е неясно дали дадено условие е условие, и няма допълнителна информация, която да го изясни, третирате дарението като условно. Документирайте неяснотата в досието на гранта, така че одиторът да види преценка, а не пропуск.
Какво се счита за бариера
Стандартът дава три индикатора за идентифициране на бариера. Всеки един от тях може да установи такава:
1. Измерима бариера, свързана с изпълнението
Споразумението изисква да постигнете нещо измеримо: определено ниво на обслужване, идентифициран брой единици продукция, конкретен резултат или етап, или изискване за съответстващо финансиране. Примери:
- Фондация обещава $1 за всеки $1, който съберете от нови донори, до $100,000. Изискването за съответстващо финансиране е бариерата; признавате приход, докато съответстващото финансиране се събира, долар за долар.
- Грант за работна сила изплаща средства, докато настанявате обучаеми на работа, при фиксирана ставка за всяко потвърдено настаняване. Всяко настаняване преодолява част от бариерата.
- Предизвикателен грант освобождава средства само ако годишният ви гала събере $500,000 от продажба на билети. Прагът на резултата е бариерата.
2. Ограничена свобода на преценка относно начина, по който провеждате дейността
Условието ограничава начина, по който изпълнявате, а не само темата. Индикаторите включват изисквания да следвате конкретни насоки кои разходи са допустими, да наемете конкретни лица или да се придържате към конкретен протокол. Класическият случай е грантът с възстановяване на разходи: имате право на средствата само доколкото понасяте допустими разходи съгласно правилата на споразумението, така че всеки допустим похарчен долар преодолява част от бариерата и ви позволява да признаете долар приход.
3. Условие, свързано с целта на споразумението
Този индикатор е предимно филтър: той потвърждава, че бариерата е свързана с това, за което е дарението, и изрично изключва административни и тривиални условия. Подаването на годишен отчет, подлагането на одит или изпращането на благодарствено писмо до донора не са бариери, независимо колко строго е формулирано условието в споразумението. Нито са цели или бюджети, които не носят санкция при неизпълнение.
Условията са за момента; ограниченията са за класификацията
Най-объркващата двойка в счетоводството на организации с нестопанска цел е разграничението условие-срещу-ограничение, така че го фиксирайте с едно изречение: условието контролира кога признавате приход; ограничението контролира в кой клас нетни активи попада приходът.
- "Ще ви дадем $80,000 да проведете програмата след училище" е ограничение (цел) върху безусловно дарение. Отчетете $80,000 като приход от дарение незабавно, класифициран като с ограничения от донора, и го освободете от ограничението, докато харчите за програмата.
- "Ще възстановим до $80,000 от разходите ви за програмата след училище, докато ги понасяте" е условие (бариера: понасяне на допустими разходи, плюс право на връщане на непохарчените средства). Не отчитайте нищо като приход, докато не похарчите; парите в наличност са възстановим аванс.
- "Ще ви дадем $80,000 следващия юли" е ограничение (време), безусловно. Признайте го сега — с ограничения от донора за времевото условие — а не следващия юли.
Едно дарение може да носи и двете: условен грант, чиято изпълнена част след това е ограничена за определена цел. Първо бариерата определя признаването; след това ограничението определя класификацията. Следвайте последователността в този ред и счетоводството следва.
Счетоводните записи, един до друг
Да предположим, че донор прави безусловно обещание за $50,000 за програмата по ограмотяване през следващата година, а фондация изпраща чек за условен грант от $100,000 (с възстановяване на разходи) авансово.
Получено безусловно обещание:
- Дебит Вземания по дарения — $50,000
- Кредит Приход от дарение, с ограничения от донора — $50,000
Получени пари по условен грант преди изпълнение на бариерите:
- Дебит Пари — $100,000
- Кредит Възстановим аванс (задължение) — $100,000
Забележете какво не направихте във втория запис: никакъв приход, никакви игри с вземания. Сметката за задълженията в идеалния случай трябва да се проследява по грант, така че неизпълненият остатък по всяко отпускане да е видим с един поглед.
Минава месец; понасяте $30,000 допустими разходи по условния грант:
- Дебит Възстановим аванс — $30,000
- Кредит Приход от грант (приход от дарение) — $30,000
И ако бариерата никога не бъде преодоляна и финансиращата страна си върне парите, възстановимият аванс се дебитира срещу пари, без нито един запис за приход да докосне отчета за дейността — точно затова съществува третирането като задължение.
Още един случай: условно обещание, при което все още не е пристигнал никакъв пари не получава никакъв счетоводен запис. Не отчитате вземане за пари, на които все още нямате право да получите. Оповестяването в бележките към финансовите отчети е подходящото третиране, докато условието бъде изпълнено.
Пет грешки, които водят до одиторски корекции
1. Отчитане на приход на датата на отпускане. Обявяването на гранта, подписаното писмо за отпускане и пресъобщението не са събития за признаване на условно дарение. Приходът се признава, когато бариерата падне. Всяка година одиторите сторнират приход, който екипите за развитие на ресурси са отчели в деня, в който е пристигнало писмото за отпускане.
2. Третиране на изискванията за отчетност като бариери. "Подавайте тримесечни финансови отчети и годишен одит" звучи взискателно, но административните условия не създават условни дарения. Свръхотлагането на тази основа подценява приходите също толкова сигурно, колкото ранното отчитане ги надценява.
3. Оценяване на вероятността въпреки всичко. "Със сигурност ще съберем съответстващото финансиране, така че нека отчетем целия съответстващ грант сега" е изрично забранено. Вероятността не влиза в анализа. Съответстващите долари, които още не сте събрали, не са приход.
4. Объркване на ограничение за цел с условие. "Използвайте това за стипендии" ви казва как да го похарчите, а не дали може да го задържите. Това е ограничение върху безусловно дарение — признайте го сега, с ограничения от донора — а не причина да го паркирате във възстановими аванси.
5. Пълен пропуск да прочетете споразумението. Най-честата констатация от всички: финансите отчитат гранта въз основа на резюмето на екипа за развитие на ресурси, действителното споразумение изплува по време на теренната работа с право на връщане, което никой не е споменал, и финансовите отчети се нуждаят от съществена корекция. Решението е процес, а не счетоводни знания — прекарайте всяко писмо за отпускане и споразумение за грант през човека, който решава счетоводното третиране, преди да се отчете нещо.
Контролен списък за досието на гранта, който одиторът ви ще хареса
За всеки грант дръжте едностраничен меморандум в досието, отговарящ на тези въпроси по ред:
- Обмен или дарение? Кой получава равностойна стойност — финансиращата страна или обществеността? Цитирайте раздела от споразумението.
- Бариера? Назовете измеримото препятствие или ограничението на свободата на преценка, с номера на страницата. Ако единствените условия са отчети, одити или цели без санкции, кажете го изрично.
- Право на връщане или освобождаване? Цитирайте клаузата. Няма клауза — няма условие.
- Условно или безусловно? Наличието и на двата елемента означава условно; всичко друго означава признайте сега.
- Ограничения? Цел, време или безсрочно — те определят класа нетни активи, след като приходът бъде признат.
- Модел на признаване. Една дата (достигнат праг на съответстващо финансиране, проведено събитие) или във времето (понесени разходи)? Проследявайте задействащото събитие по грант, така че записът за всеки месец да е обвързан с доказателство.
Този меморандум е разликата между чисто одиторско запитване и предложена корекция. Одиторите тестват точно тази последователност; да им предоставите документираните си отговори превръща една преценъчна област във верифицирана.
Поддържайте грантовите си книги готови за одит от първия ден
Приходите от грантове са толкова защитими, колкото са записите зад тях: проследяване на задълженията по грант, доказателства за бариери, обвързани с всеки запис за признаване, и писма за отпускане, съхранени там, където финансите действително могат да ги намерят. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
